8.

Proses Audit Di Tapak

Terdapat sembilan komponen EICC pada Audit Disahkan di tapak:

8.1 Mesyuarat Persediaan Pasukan Audit

8.2 Mesyuarat Pembukaan
8.3 Lawatan Orientasi
8.4 Penilaian Terperinci
8.5 Temu Bual Pengurusan
8.6 Temu Bual Pekerja
8.7 Analisis Dapatan
8.8 Mesyuarat Kesimpulan setiap hari
8.9 Mesyuarat Penutup

8.1 Mesyuarat Persediaan Pasukan Audit

Manual Pengendalian tersedia kepada semua ahli EICC dan tersedia kepada Pihak Diaudit
semasa menjadualkan Audit EICC oleh APM.
Agenda audit akan dihantar kepada Pihak Diaudit oleh Ketua Juruaudit 14 hari sebelum
mesyuarat pembukaan.
Mesyuarat persediaan Audit, diketuai oleh Ketua Juruaudit dan dihadiri oleh semua ahli pasukan
Audit, perlu berlaku pada waktu petang sebelum Audit.Tujuan mesyuarat ini adalah untuk
memastikan setiap ahli pasukan Audit saling diperkenalkan serta untuk menyelaraskan peranan
dan tanggungjawab pasukan.
Jadual temu bual permulaan (ahli yang menemubual pekerja tertentu dan masa) juga
disemak. Bagaimanapun, perubahan terhadap jadual boleh dilakukan apabila Audit berjalan
dan ketidakpatuhan yang disyaki memerlukan penyiasatan selanjutnya.
Ketua Juruaudit kemudiannya akan menyemak templat EICC dengan pasukan Audit untuk
memastikan setiap Juruaudit memahami peranan mereka, pelaksanaan dan bertanggungjawab
sepanjang Audit serta perkara yang dijangka dalam output mereka.

Perhatian:Jika pekerja dari subkontraktor di tapak hadir, Ketua Juruaudit akan memastikan bahawa
Pihak Diaudit memaklumkan subkontraktor SEBELUM Audit di tapak bahawa pekerja yang mereka
ambil bekerja akan terlibat (ditemu bual) dan waktu bekerja dan semakan gaji/faedah mungkin
berlaku. Pihak Diaudit akan memastikan bahawa maklumat yang diperlukan tersedia untuk
semakan.

Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja 1
 8.2 Mesyuarat Pembukaan
Tujuan mesyuarat pembukaan adalah untuk pasukan Audit memperkenalkan diri mereka kepada
pengurusan dan kakitangan Pihak Diaudit dan menyemak aspek penting Audit seperti jadual,
kawasan khusus yang perlu ditekankan dan cara laporan akan disediakan dan dihantar.
8.2.1 Pembentangan Pasukan Audit
Ketua Juruaudit akan menyemak agenda Audit, proses dan skop Audit dan sebarang item lain
seperti yang diminta oleh Pihak Diaudit.Mesyuarat pembukaan dengan pengurusan Pihak
Diaudit tidak akan berlanjutan lebih dari sejam.

Ketua Juruaudit perlu menggunakan templat pembentangan PowerPoint, “Templat

Mesyuarat Pembukaan Audit EICC.”Set slaid boleh diubah suai apabila perlu.Agenda
biasa untuk sidang pembukaan termasuklah:
• Tujuan dan objektif Audit
• Skop Audit
• Pendekatan Audit
- Lawatan, temu bual, semakan rekod, mengambil nota lapangan
- Tekankan fakta bahawa bukan semua rekod atau operasi akan perlu disemak
secara terperinci dan bahawa pasukan hanya akan melihat sampel perwakilan
item bagi menentukan kepatuhan.
- Nota lapangan akan disemak oleh Ketua Juruaudit bagi memastikan bahawa
ia mengandungi kenyataan fakta sahaja dan bukan anggapan atau komen
yang tidak wajar
- Menjadualkan mesyuarat kesimpulan dan penutup setiap hari
• Jadual Audit
• Penyediaan laporan dan proses QA
• Proses respons pengurusan Pihak Diaudit
• Carta aliran proses Audit memastikan bahawa Pihak Diaudit memahami garis masa
8.2.2 Pembentangan Pihak Diaudit
Pihak Diaudit perlu membentangkan gambaran keseluruhan kemudahan, termasuklah:
• Organisasi program CR
• Penugasan tanggungjawab
• Isu, matlamat dan prestasi CR
• Ringkasan semakan operasi kemudahan
• Pengenalpastian aktiviti penting tapak yang berlaku pada minggu tersebut
• Perubahan besar sejak Audit terakhir (Audit susulan)
• Semakan dokumentasi sebelum Audit termasuklah SAQ dan sebarang laporan Audit
terdahulu
• Pengenalpastian calon temu bual utama dan ketersediaan (termasuk carta organisasi
yang relevan)
• Pengenalpastian bilik kerja berpasukan Audit dan protokol telefon
Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja 2
 • Pengenalpastian waktu kerja tapak dan protokol keselamatan dan sekuriti pelawat
• Pengenalpastian sokongan komputer/pencetak
• Perbincangan protokol pengiring tapak untuk pelawat
• Maklumat kemungkinan kepentingan lain terhadap Juruaudit dan yang hadir

8.3 Lawatan Orientasi

Pihak Diaudit perlu mengetuai pasukan Audit dalam lawatan orientasi ringkas (tidak lebih dari sejam),
yang akan perlu serta-merta dijalankan selepas mesyuarat pembukaan.Tujuan lawatan adalah untuk:
a) Membiasakan pasukan Audit dengan tataletak kemudahan dan pengendalian utama;
b) Memerhatikan keadaan fizikal dan kerja umum;
c) Memerhatikan kawasan kemungkinan berisiko tinggi seperti yang dikenal pasti dalam
penilaian Pihak Diaudit (SAQ) dan dokumentasi sebelum Audit yang lain; dan
d) Kenal pasti dan utamakan kawasan dan aspek pengendalian setempat lain yang
mungkin memerlukan pemeriksaan dan semakan lebih terperinci semasa Audit.
Lawatan orientasi perlu memberikan gambaran keseluruhan umum dan lintas semak semua
bangunan dan operasi dalam skop Audit.

8.4 Penilaian Terperinci

Manual ini dan Kriteria Audit EICC bertujuan sebagai panduan proses penilaian.
Perancangan dan persediaan Audit harian untuk aktiviti Audit setiap hari adalah penting untuk
Audit yang berkesan.Temu bual, pemeriksaan kemudahan dan semakan program perlu dijadualkan
dengan teliti berdasarkan skop Audit, keutamaan yang dikenal pasti semasa persediaan sebelum
Audit dan mengikut pemerhatian yang dibuat semasa lawatan tapak dan semakan rekod.
Lawatan dan temu bual adalah bertujuan untuk memberikan pemahaman mengenai dasar
dan amalan CR, pelaksanaan prosedur, kesedaran peranan dan tanggungjawab dan penglibatan
pengurusan.
Semakan dokumentasi dan rekod memberikan maklumat tentang tahap sistem pengurusan
CR ditakrifkan, dilaksanakan dan dikekalkan.

8.4.1 Bukti Objektif yang Boleh Diperhatikan

Apabila menjalankan temu bual, membuat pemerhatian dan menyemak dokumen dan
rekod yang relevan, Juruaudit perlu bergantung semata-mata terhadap pemerhatian,
data dan fakta objektif (bukannya inferens).Fakta adalah maklumat yang:
• Objektif dan boleh disahkan;
• Dinyatakan atau didokumenkan; dan
• Tidak terjejas akibat emosi atau prejudis.
Walaupun fakta boleh disahkan dengan mudah dengan memeriksa sumbernya, inferens
adalah pendapat atau anggapan berdasarkan maklumat yang tidak lengkap.Walaupun
kedua-duanya memainkan peranan dalam pemerhatian dan hasil Audit, inferens memerlukan
penilaian dan pengesahan selanjutnya sebelum kesimpulan boleh dibuat.

Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja 3
 Sokongan Data
Berbilang titik data perlu digunakan untuk mengesahkan dapatan kepatuhan dan
ketidakpatuhan.Tujuan sokongan ini adalah untuk memastikan bahawa dapatan Audit
menggambarkan dasar kemudahan, amalan dan keadaan tempat kerja dengan tepat
pada masa Audit. Sokongan membantu memastikan dapatan Audit akan boleh dipercayai
dan boleh dipertahankan.
Satu proses untuk sokongan adalah penyegitigaan, yang melibatkan penumpuan data
daripada sumber koleksi data berbilang. Tujuannya adalah agar kita boleh menjadi lebih yakin
dengan hasil jika sumber dan jenis data yang berbeza memberikan hasil yang sama.Selain itu,
lebih banyak data memudahkan Pihak Diaudit untuk menentukan punca sebenar isu dan
melaksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan yang berkesan.
Dalam kebanyakan kes, dapatan Audit perlu disahkan dengan sekurang-kurangnya tiga titik
data.Titik data boleh merupakan jenis data berlainan ataupun jenis data yang sama, tetapi
diterbitkan daripada sumber bebas.
Peraturan umum: Tiga titik data sentiasa diperlukan apabila sama ada kenyataan
pengurusan atau dokumentasi bercanggah dengan maklumat yang
diberikan oleh pekerja.
Jenis data berlainan termasuklah:dokumen; rekod; temu bual pengurusan; temu bual
pekerja; dan pemerhatian fizikal.Sumber bebas bermakna data diperoleh daripada bahagian
kemudahan yang berbeza; kawasan kefungsian berbeza; atau syif kerja yang berbeza.
Contoh:
 Pemerhatian visual oleh Juruaudit, dokumen yang disemak dan temu bual
pengurusan adalah tiga titik data bebas kerana ia mempunyai tiga jenis data
yang berbeza
 Semakan dokumen dan temu bual dengan dua pekerja dari jabatan berbeza juga
merupakan tiga titik data bebas.Walaupun dua titik data adalah jenis yang sama
(temu bual kerja), ia diperoleh daripada sumber yang berbeza
 Pemerhatian fizikal dan temu bual dua pekerja dalam kawasan kerja yang sama
adalah bukan tiga titik data.Temu bual dua pekerja dari kawasan kerja yang
sama adalah jenis yang sama dan daripada sumber yang sama.

Bilangan Titik Data yang diperlukan untuk tahap kepatuhan berlainan:

 Kepatuhan atau Ketidakpatuhan Kecil:Satu titik data diperlukan untuk setiap aspek
kenyataan pematuhan
 Kesimpulan Ketidakpatuhan Besar atau Ketidakpatuhan Utama:tiga titik data
diperlukan.
 Risiko Ketidakpatuhan:
o Tiga titik data diperlukan untuk menunjukkan bahawa sistem semasa tidak
membenarkan pembuktian kepatuhan atau ketidakpatuhan disebabkan
sistem pengurusan yang lemah
o Situasi apabila ketidakpatuhan disyaki yang tidak boleh disahkan dengan
sekurang-kurangnya tiga titik data
Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja 4
  Untuk T/B — satu titik data diperlukan dan justifikasi T/B dalam kesimpulan

Bukti Sokongan:
Bukti sokongan hanya diperlukan apabila ketidakpatuhan ditemui
 Jika Juruaudit mengambil lebih banyak bukti sokongan dari tapak (walaupun untuk
kepatuhan) maka ini perlu diberikan kepada APM apabila draf VAR diserahkan
Rujukan Undang-undang:
 Rujukan undang-undang hanya diperlukan apabila ketidakpatuhan undang-undang
dikenal pasti

Pengecualian
Ini adalah beberapa situasi apabila dua titik data bebas adalah mencukupi. Kriteria berikut
perlu ditepati apabila kurang daripada tiga titik data diberikan:
 Untuk soalan yang mengesahkan adanya dokumen (cth. permit alam sekitar), titik
data ketiga tidak diperlukan.Adalah mencukupi untuk mengesahkan melalui semakan
dokumen bahawa dokumen tiada berserta dengan kenyataan yang menyokong
daripada pengurusan.
 Untuk soalan berdasarkan pemerhatian fizikal oleh Juruaudit (cth. Adakah bahan
kimia atau bahan berbahaya dilabel dengan betul?), titik data ketiga adalah tidak
perlu.Adalah mencukupi untuk hanya memberikan pemerhatian dan kenyataan
pengurusan yang menyokong.
 Untuk soalan yang memerlukan input pekerja; jika mana-mana dokumentasi atau
kenyataan pengurusan menyokong maklumat yang diberikan oleh pekerja, titik data
ketiga tidak diperlukan.
▬ Jika dokumen dan/atau kenyataan pengurusan bercanggah dengan maklumat
yang diberikan oleh majoriti pekerja, ini menunjukkan kemungkinan kegagalan
sistem (pelaksanaan atau keberkesanan) dan titik data ketiga diperlukan
8.4.2 Mencari Punca Sebenar
Dalam menilai maklumat dan bukti, Juruaudit perlu mencari kaitan sistem pengurusan
dan punca sebenar.Jangan pertimbangkan isu yang dikenal pasti secara berasingan.
Punca isu tempat kerja yang diperhatikan adalah berkemungkinan kekurangan dalam proses
sistem pengurusan, seperti penilaian risiko tidak lengkap atau proses tindakan pembetulan
yang tidak mencukupi.
Menyelidik punca sebenar dan mengenal pasti kaitan sistem adalah penting untuk Juruaudit
serta Pihak Diaudit.Sebab utamanya adalah:
• Pemerhatian sering hanya merupakan simptom isu sebenar; dan
• Masalah hanya boleh dibetulkan dan mencegah pengulangan dengan
mengetengahkan punca sistem yang tersembunyi.
Contoh: Pertimbangkan kes pekerja yang diperhatikan tidak memakai pelindung pendengaran
di kawasan hingar tinggi.Mungkin mudah untuk merumuskan bahawa sebabnya adalah
kerana pelindung pendengaran tidak diberikan.Bagaimanapun, dengan penilaian bukti yang
lebih teliti, Juruaudit mungkin mendapati bahawa Pihak Diaudit tidak biasa dengan peraturan
yang memerlukan penggunaan pelindung pendengaran, atau pekerja tidak dilatih mengenai
Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja 5
 keperluan untuk memakai pelindung pendengaran atau Pihak Diaudit kekurangan proses
penguatkuasaan/pengukuhan.Terdapat sebab yang lebih penting atau punca sebenar bagi
kekurangan yang diperhatikan.

8.4.3 Dokumentasi Program dan Semakan Rekod

Seperti yang dinyatakan dalam bab Pasukan Audit, bahagian Perancangan Sebelum Audit,
pasukan Audit perlu menyemak semua dokumen yang tersedia; seperti penilaian kendiri,
laporan Audit sebelumnya, pelan tindakan pembetulan dll., sebelum Audit di tapak.Sebab
untuk ini adalah untuk mensasarkan risiko yang tinggi/kawasan yang berkenaan bagi
membolehkan penggunaan lebih baik bagi masa di tapak yang terhad.
Sesetengah semakan dokumen di tapak akan diperlukan, walau bagaimanapun, maklumat
sulit, seperti rekod senarai gaji dan kad waktu biasanya tidak disediakan dalam fasa sebelum
Audit.
Penting agar pasukan Audit meluangkan masa menyemak rekod pematuhan tapak
(cth. permit, pelan, prosedur, rekod) sebelum menemu bual kakitangan atau memeriksa
kemudahan pengendaliannya.Ini adalah kerana banyak keperluan pematuhan ditemui
dalam rekod ini.Pasukan Audit akan menyemak rekod untuk keperluan yang berkenaan dan
mengesahkan pematuhan melalui temu bual, pemeriksaan atau semakan data pematuhan.
Juruaudit perlu teliti dalam semakan rekod.Bagaimanapun, ini tidak bermakna bahawa setiap
rekod perlu dinilai.Juruaudit bebas menggunakan persampelan statistik ataupun perwakilan
dalam semakan.Apabila Juruaudit tidak menyemak sebarang rekod dan terdapat dapatan
ketidakpatuhan, Juruaudit perlu menggambarkan kaedah persampelan dalam kenyataan
dapatan.
Dokumen dan rekod yang perlu tersedia di tapak untuk Juruaudit semak merangkumi
sekurang-kurangnya 12 bulan sebelumnya diberikan dalam Bahagian 7.3.13 DAN
Bahagian 7.3.2.
Minimum tiga bulan rekod gaji dan masa (bulan puncak, rendah dan purata) akan disemak
untuk setiap pekerja bagi tempoh 12 bulan kepada Audit. Untuk Audit Penutup, tiga bulan
rekod gaji dan masa akan disemak untuk setiap pekerja dari tempoh pelaksanaan tindakan
pembetulan hinggalah tarikh Audit (tidak melebihi setahun).
Perhatian:Bilangan rekod setiap bulan yang disemak perlu sentiasa bersamaan dengan punca
kuasa dua jumlah bilangan pekerja di tapak, walaupun jika anda telah menemu bual kurang
daripada bilangan itu.

Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja 6
 Perhatian: Audit Penutup TIDAK BOLEH dijalankan melainkan terdapat sekurang-kurangnya
tiga bulan pada data pelaksanaan CAP yang konsisten (melainkan Audit Penutup adalah
berkaitan dengan Ketidakpatuhan Utama) atau jika Audit Penutup akan berlaku SELEPAS
audit awal tamat tempoh (2 tahun selepas mesyuarat penutup Audit Awal). Dalam yang
kedua, Audit Awal baharu diperlukan.

8.4.4 Pemeriksaan Kemudahan

Pemeriksaan tapak, dengan perhatian khas diberikan terhadap kemungkinan risiko
tinggi/bidang ketidakpatuhan, perlu dijalankan berikutan daripada semakan rekod dan temu
bual dengan kakitangan pengurusan Pihak Diaudit.Pemeriksaan fizikal boleh menyertakan
kawasan yang berkenaan dengan:
• Pelepasan udara dan sistem kawalan pelepasan;
• Penjanaan dan penyimpanan sisa berbahaya;
• Penyimpanan bahan api, bahan kimia dan minyak, pengangkutan dan penggunaan;
• Rawatan air buangan, pembuangan dan pelupusan enap cemar;
• Penyimpanan dan pengendalian bahan berbahaya;
• Operasi pengilangan dan pemprosesan;
• Stesen kerja;
• Kantin pekerja, dapur dan kemudahan penyimpanan makanan;
• Kemudahan rekreasi;
• Tandas/kemudahan bilik mandi;
• Pusat perubatan/klinik dan
• Kemudahan asrama.
Temu bual pekerja perlu dibuat semasa menjalankan lawatan tapak terperinci ini.Malah,
dengan keizinan daripada pengurusan kemudahan, fotograf digital mungkin diambil untuk
menyokong selanjutnya data yang diperoleh.

8.5 Temu Bual Pengurusan (Kakitangan Pihak Diaudit)

Menemu bual secara wajar mungkin unsur tunggal paling penting dalam proses ini. Juruaudit
perlu fokus untuk mendapatkan respons yang membolehkan penilaian tepat terhadap amalan
pengendalian lalu dan semasa.Temu bual perlu dijalankan dalam cara yang sensitif terhadap
pemahaman dan kegusaran pihak yang ditemu bual. Calon temu bual perlu menyertakan pengurus
kanan, pengurus program dan penyelia.
Juruaudit perlu mengesahkan kenyataan yang dibuat oleh kakitangan tapak melalui semakan
dokumen, rekod, pemerhatian fizikal dan temu bual pekerja. Langkah "pengesahan" ini digunakan
secara rutin dalam Pengauditan dan Juruaudit perlu memastikan bahawa kakitangan tapak
menyedari bahawa ia tidak bermaksud sebagai cabaran terhadap kebenaran kenyataan mereka.
Pasukan Audit akan menjalankan temu bual, secara sewajarnya, dengan:
 Pengurus tapak;
 Pengurus pengeluaran
 Pengurus alam sekitar;
 Pengurus Kesihatan & Keselamatan;
Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja 7
  Pengurus kualiti;
 Pengurus Audit Dalaman/Juruaudit;
 Pengurus sumber manusia;
 Pengurus kewangan/pengurus senarai gaji;
 Undang-undang;
 Pengurus pemerolehan (untuk memahami sebarang dasar CR rangkaian bekalan
yang relevan);
 Pengurus rangkaian bekalan; dan
 Kakitangan perubatan di tapak yang bersesuaian.

8.6 Temu Bual Pekerja

Temu bual pekerja memberikan pasukan Audit pelengkap penting untuk mesyuarat pembukaan,
temu bual kakitangan, pemerhatian tapak dan semakan dokumentasi.Mendengar dan memahami
bahawa pekerja boleh memberikan pandangan realistik mengenai keadaan kehidupan dan bekerja.
Pandangan mereka adalah penting untuk mendapatkan pelbagai perspektif penuh untuk program
dan prestasi kemudahan.
Temu bual pekerja merupakan topik yang sangat sensitif. Juruaudit perlu sentiasa bertanya kepada
pengurusan Pihak Diaudit bagi memastikan temu bual pekerja boleh dijalankan secara peribadi,
tanpa kehadiran pengurus Pihak Diaudit atau kakitangan yang lain.Input pekerja perlu sulit dan
Pihak Diaudit perlu bersetuju pada tahap pengurusan kanan bahawa mereka akan menggalakkan
pekerja agar terbuka dan jujur semasa temu bual dan secara aktifnya melindungi mana-mana
pekerja yang ditemu bual. Pekerja yang ditemu bual perlu kekal tanpa nama dan gaji mereka tidak
boleh dipotong atau menghadapi hukuman lain sebagai akibatnya.Bagaimanapun, pengurusan
mungkin mengesyaki aktiviti tersebut dan pekerja mungkin risau akan akibat yang akan berlaku
jika pengurusan menyedari tentang penglibatan mereka.APM perlu dimaklumkan serta-merta
sekiranya pengurusan tapak keberatan untuk membenarkan temu bual, atau jika pasukan
merasakan bahawa pekerja berbicara secara terbuka dengan Juruaudit akan menjejaskan pekerja
tersebut.APM akan menilai situasi, termasuk menghubungi Pihak Diaudit, untuk menentukan jika
Audit perlu diteruskan atau jika Juruaudit perlu menggunakan kaedah penyiasatan lain jika boleh.
Kriteria Audit EICC dan Protokol Audit mengandungi soalan temu bual pekerja biasa untuk bahagian
tersebut yang memerlukan maklum balas pekerja bagi mengesahkan kepatuhan kemudahan.
Untuk memberikan hasil yang sah mengikut statistik, bilangan temu bual pekerja yang dijalankan
dan bilangan rekod pekerja yang disemak bergantung kepada bilangan pekerja di
kemudahan.Pasukan Audit akan memilih pekerja untuk temu bual sepanjang Audit dan akan
memerlukan kawasan sulit untuk menjalankan temu bual.Yang ditemu bual akan diambil daripada
pelbagai pekerja termasuk buruh tetap, sementara, subkontrak, keselamatan, pencuci, penyediaan
makanan, ...Kumpulan pekerja yang akan ditemu bual akan mengandungi pekerja baru pada
kedudukan kurang mahir, pekerja dari pelbagai jabatan dan syif dan pekerja kedua-dua jantina.
Wakil pekerja yang bersesuaian perlu disertakan.Juruaudit perlu menggunakan budi bicara mereka
dan mempertimbangkan pengetahuan industri, lokasi dan kemudahan individu apabila mentakrifkan
bilangan pekerja untuk ditemu bual.

Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja 8
 Bilangan temu bual yang dijalankan perlu sama dengan anggaran punca kuasa dua jumlah
bilangan pekerja (yang diambil bekerja secara terus atau tidak langsung tidak termasuk kakitangan
pengurusan) (cth. 55 temu bual untuk kilang dengan 3000 pekerja).Ini perlu dilakukan dengan
gabungan temu bual individu dan kumpulan kecil.Secara kasarnya separuh pekerja perlu ditemu
bual secara individu, manakala separuh lagi boleh ditemu bual dalam kumpulan kecil.Nisbah temu
bual individu dan kumpulan adalah untuk panduan sahaja, dan boleh diubah suai bergantung
kepada keadaan, tetapi setiap usaha perlu dibuat untuk mencapai jumlah yang disyorkan. Apabila
ini tidak adalah mustahil, penerangan jelas untuk bilangan temu bual lebih rendah perlu diberikan
dalam laporan.
Peraturan kebiasaan: Berkenaan bilangan pekerja untuk ditemu bual, jika anda telah menemu
bual sekurang-kurangnya separuh daripada bilangan sasaran (separuh
daripada punca kuasa dua) dan semua maklum balas pekerja adalah
selari dengan maklumat yang diberikan oleh pengurusan dan dokumen
disemak, maka tidak perlu untuk menjalankan sebarang temu bual.
Masa temu bual dianggarkan kurang dari 10 minit untuk temu bual individu dengan tiada isu dan
20 minit untuk temu bual individu apabila isu dibangkitkan. Temu bual kumpulan dianggarkan
selama 30 minit dengan mempertimbangkan masa tambahan bagi pekerja untuk hadir dan untuk
memberikan pekerja peluang bagi menyatakan pendapat mereka. Tempoh ini hanya sebagai garis
panduan/tempoh minimum yang dicadangkan. Juruaudit akan bergantung kepada latihan dan
pengalaman mereka untuk menentukan panjang temu bual sebenar dengan pekerja individu.
Jika isu ditemui pada pekerja tertentu, temu bual akan dilanjutkan untuk meneroka isu tersebut
sepenuhnya. Sebagai alternatif, jika pekerja secara konsistennya memberikan maklumat yang
sama, temu bual mungkin adalah dalam rangka masa minimum.

Pastikan untuk mendokumenkan maklumat berikut mengenai temu bual pekerja:

 Pecahan temu bual mengikut jantina (cth. 36 perempuan, 32 lelaki dan 12 remaja);
 Syif pekerja (jika berkenaan);
 Sebarang isu dengan privasi dan kerahsiaan temu bual;
 Sama ada pekerja menghadiri temu bual secara sukarela;
 Pekerja tidak dipaksa;
 Julat umur temu bual yang dijalankan;
 Bilangan temu bual individu dan kumpulan yang dijalankan;
 Jumlah temu bual yang dijalankan; dan
 Sama ada temu bual dijalankan oleh Juruaudit atau penemu bual profesional.

8.7 Analisis Dapatan

8.7.1 Komunikasi Pasukan Audit
Pasukan Audit akan kerap bertemu sepanjang Audit untuk bertukar maklumat dan mengukur
kemajuan Audit. Ketua Pasukan Audit perlu mengumpulkan pasukan Audit pada permulaan
setiap hari untuk membincangkan dapatan, bertukar maklumat, menentukan jejak dan
strategi susulan Audit dan memerhatikan kawasan yang memerlukan perhatian.

Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja 9
 8.7.2 Dapatan Audit
Dapatan permulaan perlu disahkan dengan wakil pengurusan dengan menyemak fakta dan
bukti sokongan.Ini perlu dilakukan semasa mesyuarat penutup setiap hari.Juruaudit perlu
terbuka terhadap pendekatan berlainan Pihak Diaudit mungkin gunakan untuk menepati Tata
Audit dan keperluan peruntukannya.
Bukti sokongan untuk semua kesimpulan – kepatuhan serta ketidakpatuhan – perlu
diterangkan dalam medan Protokol Audit yang betul.
Jika Juruaudit mempunyai soalan mengenai cara untuk mentafsir keperluan Kriteria Audit
EICC, ia perlu serta-merta dinyatakan kepada APM.
a) Definisi
 Bukti Audit:rekod, kenyataan fakta atau maklumat lain, relevan terhadap kriteria
Audit dan yang boleh disahkan.Seperti yang dinyatakan dalam bahagian Boleh
Diperhatikan, Bukti Objektif dalam bab ini, tiga titik data bebas perlu mengesahkan
kebanyakan dapatan.
 Dapatan Audit:keputusan penilaian bukti Audit yang dikumpulkan terhadap
kriteria Audit.
b) Analisis
Walaupun proses Audit adalah usaha kerjasama di antara Pihak Diaudit dan pasukan
Audit, pada akhirnya dapatan Audit adalah berdasarkan pertimbangan pasukan Audit.
Pasukan Audit akan memastikan bahawa dapatan adalah:
 Berdasarkan bukti objektif yang diperoleh semasa Audit, berkaitan dengan:
▬ Hasrat:sama ada kriteria Audit telah diutarakan,
▬ Pelaksanaan:tahap amalan menepati kriteria yang ditakrifkan dan
▬ Impak:sama ada dasar dan amalan memberikan hasil yang diharapkan
 Menggambarkan isu dan risiko yang wujud di tapak;
 Fokus terhadap isu yang paling penting;
 Berdasarkan prestasi semasa sahaja (mis. anda tidak boleh mempertimbangkan
pelan akan datang bagi membuat penentuan kepatuhan);
 Distrukturkan untuk memudahkan pengurusan menentukan respons (tindakan
pembetulan dan pencegahan);
 Konsisten di kalangan ahli pasukan Audit; dan
 Disampaikan dalam cara yang menggalakkan penambahbaikan prestasi.

c) Penarafan (Pengekodan Warna) Dapatan

Dapatan Audit disampaikan sebagai:
 Ketidakpatuhan Utama (Merah dengan Bintang Tengah Putih),
 Ketidakpatuhan Besar (Merah)
 Ketidakpatuhan Kecil (Kuning)
 Ketidakpatuhan terhadap keperluan tertentu dalam Kriteria Audit EICC (Jingga)

Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja 10
  Risiko Ketidakpatuhan (Jingga)
 Kepatuhan (Hijau)
Penarafan setiap kenyataan Audit EICC telah dipratakrifkan.Bagaimanapun,
berdasarkan risiko yang dikenal pasti, pasukan Audit bebas untuk mencadangkan sama
ada meningkatkan penarafan (cth. Besar kepada Utama) atau merendahkannya (cth.
Besar kepada Kecil).Justifikasi teliti perlu diberikan untuk sebarang perubahan terhadap
tahap kepentingan soalan yang ditentukan sebelum itu.
Berikut adalah contoh faktor risiko untuk dipertimbangkan apabila menukar
penarafan dapatan:
 Risiko kesihatan dan keselamatan terhadap pekerja
 Risiko Kesihatan, Keselamatan dan Alam Sekitar terhadap masyarakat
 Sekatan atau pembatalan ketara terhadap hak pekerja
 Ketidakpatuhan terhadap undang-undang setempat
 Risiko reputasi
 Risiko operasi

8.8 Mesyuarat Kesimpulan Setiap Hari

Dapatan perlu diringkaskan dan dibincangkan setiap hari dalam sesi tidak formal dengan wakil
pengurusan Pihak Diaudit.Ini adalah perlu untuk mengelakkan “kejutan” semasa mesyuarat penutup
dan untuk memberikan pengurusan Pihak Diaudit peluang bagi memberikan bukti atau maklumat
yang mungkin Juruaudit terlepas pandang.
Mesyuarat perlu dipastikan sehingga 30 minit dan Juruaudit perlu:
 Membincangkan sebarang dapatan “Utama”, termasuk perlunya pembetulan atau
pembendungan segera bagi sesuatu yang memberikan bahaya pasti terhadap nyawa.
 Maklumkan pengurusan Pihak Diaudit bahawa komunikasi formal item “Utama” akan
dibuat kepada APM, yang seterusnya akan memaklumkan pelanggan EICC Pihak Diaudit.
 Pastikan Pihak Diaudit menyedari tentang sebarang isu apabila pasukan Audit memerlukan
maklumat tambahan untuk membuat penentuan kepatuhan.
 Galakkan Pihak Diaudit untuk memberikan/menyediakan bukti tambahan serta pendekatan
alternatif terhadap pematuhan/kepatuhan dengan kriteria Audit dan keperluan undang-undang.

Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja 11
 8.9 Mesyuarat Penutup
Mesyuarat penutup akan diadakan pada penghujung hari terakhir Audit.Dapatan Audit Besar
disampaikan dalam mesyuarat penutup kerana ini membolehkan Pihak Diaudit bersetuju dengan
dapatan dan memastikan mereka memahaminya sepenuhnya dan dengan itu menanganinya dengan
betul. Dalam keadaan apabila Juruaudit perlu menjalankan kajian selanjutnya (cth. menyemak
perundangan yang relevan) untuk menentukan sama ada isu yang diperhatikan adalah dapatan,
fakta isu belum selesai perlu dipersetujui dengan pengurusan tapak dan sebab untuk penyiasatan
selanjutnya perlu dinyatakan semasa mesyuarat penutup.Ini adalah untuk meminimumkan
kemungkinan bahawa isu yang tidak dibincangkan semasa mesyuarat penutup akan menjadi item
tidak dijangka dalam laporan Audit.
Dapatan Audit Besar dan Utama perlu disampaikan semasa Mesyuarat Penutup. Juruaudit boleh
menggunakan slaid ringkasan yang dicipta dari Templat Mesyuarat Penutup EICC.Jika situasi
memerlukan pembentangan Mesyuarat Penutup (jika ia merupakan jangkaan tapak, bilangan
individu yang ramai, budaya) Juruaudit perlu melengkapkan dan membentangkan Templat
Mesyuarat Penutup EICC.Secara minimumnya, Templat Mesyuarat Penutup EICC perlu digunakan
sebagai panduan tajuk perbincangan bagi memastikan pemesejan yang konsisten jika situasi
tidak memerlukan pembentangan formal (ia adalah tapak yang kecil).
Kenyataan Akuan Dapatan Audit ditanda tangan pada akhir Mesyuarat Penutup dan dihantar
melalui e-mel kepada Pihak Diaudit dan APM ditanda tangan dalam masa 48 jam dari mesyuarat
penutup.
Mesyuarat penutup juga digunakan untuk berterima kasih kepada pengurusan kemudahan kerana
membenarkan pasukan melawat kemudahan dan untuk kerjasama mereka semasa Audit.
PERHATIAN: Untuk ketidakpatuhan Utama, penting untuk:
 Menyampaikan kepada Pengurusan Pihak Diaudit bahawa tindakan pembendungan
segera adalah mandatori
 Tindakan pembendungan segera perlu disempurnakan sebelum akhir audit
 Juruaudit akan menyenaraikan status tindakan pembendungan segera pada akhir audit
sebagai “nota juruaudit” dalam kesimpulan soalan yang berkaitan dalam laporan audit.
Ini tidak terpakai untuk waktu bekerja dan insurans sosial kerana tiada tindakan pembendungan
yang biasanya boleh diambil sebelum penutup audit.

Pasukan Audit juga akan menerangkan peringkat seterusnya dalam proses Audit – mis. laporan
Audit formal mengandungi semua dapatan, dan keperluan untuk Pihak Diaudit untuk mengutarakan
dapatan dengan pelan penambahbaikan bertulis yang perlu diberikan kepada pelanggan diluluskan
mereka apabila diminta.

Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja 12
27. Akronim

1. 3TG Tantalum, Timah, Tungsten dan Emas

2. AMA Audit yang Dikendalikan oleh Yang Diaudit
3. APM Pengurus Program Audit
4. CAP Pelan Tindakan Pembetulan
5. CFC Kloroflorokarbon
6. CMA Audit yang Dikendalikan oleh Pelanggan
7. CPD Meneruskan Pembangunan Profesional
8. CR Tanggungjawab Korporat
9. CR MS Sistem Pengurusan Tanggungjawab Korporat
10. EHS Alam Sekitar/Kesihatan/Keselamatan
11. EICC Perikatan Kewarganegaraan Industri Elektronik
12. GHG Gas Rumah Hijau
13. ICT Teknologi Maklumat dan Komunikasi
14. IT Teknologi Maklumat
15. IRCA Pendaftar Antarabangsa bagi Juruaudit Bertauliah
16. kWj kilowattjam
17. LE Buruh/Etika
18. PDCA Rancang-Buat-Semak-Bertindak
19. QA Jaminan Kualiti
20. RAB-QSA Lembaga Akreditasi Pendaftar-Persatuan Kualiti Australasia
21. RCA Analisis Sumber Penyebab
22. REACH Pengesahan dan Sekatan Penilaian Pendaftaran bagi bahan kimia
23. RoHS Sekatan bagi Bahan Berbahaya
24. WEEE Arahan Peralatan Elektrik dan Elektronik Sisa
25. SAQ Soal Selidik Penilaian Kendiri
26. SF6 Sulfur heksaflorida
27. SWPPP Pelan Pencegahan Pencemaran Air Ribut
28. VAP Proses Audit yang Disahkan
29. VAR Laporan Audit yang Disahkan

Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja 13