Matusiakiewicz Łukasz, Zwrot, wymiana i reklamacja towaru a rejestracja obrotu na kasie fiskalnej

- na przykładach

Opublikowano: LEX/el. 2024

Status: aktualne

Autor:

Matusiakiewicz Łukasz
Rodzaj:
poradnik

Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących określają m.in.
zasady ewidencjonowania zwrotów czy wymiany towarów. Zasadniczo zatem nie ewidencjonuje się
zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Jednak zwroty towarów oraz uznane reklamacje
towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje
się w odrębnej ewidencji. Regulacja ta jest potrzebna dlatego, że gdyby sprzedający nie obniżył podatku
należnego o sprzedaż przy użyciu kasy rejestrującej, ale ujętą błędnie, to podatek zostałby odprowadzony
nienależnie. Na tym tle mogą pojawiać się różne problemy praktyczne związane z zakresem obowiązków
sprzedawcy.

Zwroty towarów oraz uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części
należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:
1) datę sprzedaży;
2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru
lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem
reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu
sprzedaży;
5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu
części należności z tytułu sprzedaży;
6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza
paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej - numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer
unikatowy;
7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i
nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.
W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty
przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);
2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności wystąpienia oczywistej pomyłki oraz dołączenie oryginału
paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której wystąpiła oczywista pomyłka, a
w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej - podanie
numeru tego paragonu oraz numeru unikatowego.

Reasumując, w razie pomyłki przy sprzedaży zaewidencjonowanej za pomocą kasy rejestrującej podatnik
dokona korekty sprzedaży w odrębnej ewidencji. Przy czym zbiorczy dokument wewnętrzny zawierający
informację o sprzedaży z kas rejestrujących (RO) w pliku JPK_V7 podatnik winien ująć już z
prawidłowymi danymi sprzedaży z kasy z uwzględnieniem korekt z ewidencji korekt.

Przykład 1.

Zwroty biletów
Centrum kultury ewidencjonuje sprzedaż biletów na rzecz osób fizycznych za pomocą kasy
rejestrującej. Niekiedy klienci kupują kilka biletów (np. grupa znajomych nabywa 5 biletów, ale
okazuje się, że jedna osoba nie może przyjść na koncert czy przedstawienie).
Klient w niektórych sytuacjach ma możliwość zwrotu biletów, a zwrot należności następuje na
podstawie biletu i dokumentu potwierdzającego zakup, np. paragonu lub faktury.
Zwroty ujmowane są w odrębnej ewidencji pozwalającej na skorygowanie obrotu zarejestrowanego na
kasie fiskalnej. Klient wypełnia formularz zwrotu biletów, gdzie znajdują się następujące dane: data
zakupu biletu, data imprezy oraz nazwa, numer biletu, kwota do zwrotu, numer paragonu lub faktury,
przyczyna zwrotu, uzasadnienie zwrotu, jak również podpis sprzedawcy oraz klienta.
W momencie dokonania zwrotu zostaje wystawiony nowy paragon dla klienta – na odpowiednią liczbę
biletów (np. 4 zamiast 5). Pierwotny paragon zostaje dołączony do wypisanego formularza zwrotu
biletów.
W przypadku zwrotu biletów formularz zwrotu wraz z biletami i paragonem pierwotnym zostaje
dołączony do raportu dobowego z danej kasy. Nowy paragon jest wydawany nabywcy.
Centrum kultury ewidencjonuje na kasie fiskalnej oraz w rejestrze sprzedaży:
– pakiet biletów dla 5 osób z VAT należnym „na plus”,
– korektę pakietu biletów dla 5 osób z VAT należnym „na minus”
– pakiet biletów dla 4 osób z VAT należnym „na plus”.
Czy opisywany sposób postępowania jest prawidłowy?

Zasadniczo procedura z pierwszej części opisu nie budzi zastrzeżeń. Sprzedawca przy dokonywaniu zwrotu
należności (wobec zwrotu biletów przez nabywcę) dysponuje oddawanym biletem, ewentualnie jeszcze
innym dowodem potwierdzającym zakup. Formularz zwrotu biletów, na którym znajdują się dane
wymagane w rozporządzeniu, również jest prawidłowy.

Natomiast nie należy ewidencjonować zwrotów biletów poprzez wprowadzenie (na kasie) pierwotnej
transakcji „in minus” i poprzez powtórne ewidencjonowanie „nowej transakcji” dotyczącej sprzedaży
mniejszej liczby biletów (i o niższej cenie). Skoro zwroty biletów są ujmowane w odrębnej ewidencji, która
pozwala na skorygowanie obrotu zarejestrowanego na kasie fiskalnej, to właśnie ta ewidencja powinna być
podstawą do dokonania prawidłowego rozliczenia dokonanej transakcji, czyli pomniejszenia podstawy
opodatkowania i wykazania jej w deklaracji miesięcznej. Z kolei obowiązek zaewidencjonowania
dokonanej sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej w prawidłowej wysokości (po ujęciu jej w odrębnej
ewidencji) odniesiono tylko do przypadku wystąpienia oczywistej omyłki.

Przykład 2.

Zwroty biletów a protokół „przyjęcia zwrotu towaru”

Czy w przypadku zwrotu biletu niezbędny jest protokół „przyjęcia towaru”? Bilet sam w sobie jest
przedmiotem materialnym, ale nie stanowi towaru, a jedynie dokumentuje usługę wstępu, np. na
imprezę sportową czy kulturalną.

Rozumowanie to jest prawidłowe.

Ustawodawca w rozporządzeniu mówi o „protokole przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub
usługi” podpisywanym przez sprzedawcę i nabywcę.

Można zatem wskazać na konieczność sporządzenia:

– zwrotu towaru,
– reklamacji towaru,
– reklamacji usługi.

Trudno natomiast mówić o obowiązku sporządzenia protokołu na okoliczność „zwrotu usługi”. Bilet jest
wprawdzie rzeczą, ale dokumentuje on pewne prawo, np. prawo wstępu. Czynność sprzedaży biletu należy
zatem powiązać z pojęciem świadczenia usług, a nie sprzedaży towaru.

W przypadku zwrotu biletu nie mamy do czynienia ze zwrotem towaru, ani też z reklamacją usługi
(zwłaszcza, gdy ma to miejsce bez podania przyczyny bądź z powodu odwołania wydarzenia) lub
reklamacją towaru.

Reasumując - przy zwrocie biletu nie ma obowiązku sporządzania protokołu przyjęcia zwrotu biletu.

Natomiast zwrot biletu i tak oznacza konieczność ujęcia tego w ogólnej ewidencji (przewidzianej w art.
109 ust. 3 u.p.t.u.), zawierającej dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę
podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do
prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Przykład 3.

Brak paragonu przy zwrocie towaru

Zdarzają się sytuacje, że klient, który zakupił towar w sklepie podatnika, korzysta z uprawnienia
przysługującego konsumentowi, tj. chce zwrócić towar, ale nie jest w posiadaniu paragonu. Wówczas
towar musi być i tak przyjęty, a należność zwrócona, jednak klient winien udowodnić, że zakup
towarów był dokonany w sklepie podatnika.
Podatnik prowadzi ewidencję dotyczącą zwrotów towarów i uznanych reklamacji. Klient dostarcza do
sklepu oświadczenie, gdzie wskazuje co najmniej datę zakupu i nazwę towaru. Następnie sklep
weryfikuje te informacje, porównując z danymi z kopii paragonu z kasy fiskalnej. W sytuacji, gdy dane
z obydwu dokumentów są tożsame, podatnik dokonuje zwrotu towaru. Sporządza się przy tym protokół
przyjęcia zwrotu towaru, podpisywany przez sprzedawcę i nabywcę.
Czy możliwe jest zmniejszenie obrotu oraz podatku należnego, zaewidencjonowanych przy
zastosowaniu kasy fiskalnej, w przypadku zwrotu towaru przez klienta, gdy ten ostatni nie dysponuje
oryginałem paragonu fiskalnego?

Odpowiedź jest twierdząca. Sprzedawca ma możliwość korekty podatku należnego, gdy jest w stanie
udowodnić, że konkretny zwrot towarów i należności miał w rzeczywistości miejsce.

Podstawę opodatkowania obniża się bowiem m.in. o wartość zwróconych towarów, jak i zwróconą
nabywcy całość lub część zapłaty. Uprawnienia tego nie uzależnia się jednak od posiadania przez
sprzedawcę oryginału paragonu z kasy fiskalnej, potwierdzającego zakup towaru.

Wprawdzie przepis rozporządzenia wskazuje, że zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług,
które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej
ewidencji zawierającej m.in. „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży”, jednak może to być każdy
dowód świadczący o dokonanej transakcji, a więc nie tylko paragon fiskalny.

Przykładowo zatem mogą być to takie dokumenty jak: wyciąg z terminala (w przypadku płatności
bezgotówkowych) czy oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego.

Ponadto w rejestrze klauzul niedozwolonych (prowadzonych przez UOKiK) widnieje zapis: „Do
reklamowanego lub zwracanego produktu konieczne jest dołączenie paragonu”. Stąd sprzedawca ma
obowiązek przyjąć zwrot towaru od nabywcy, jeśli jest on w stanie udowodnić zakup dokonany w danym
sklepie, nawet jeśli nie posiada paragonu.

Z kolei możliwość pomniejszenia obrotu m.in. o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów
istnieje wówczas, gdy zwrot towaru jest prawnie dopuszczalny i zwroty te zostały udokumentowane.

Zasadniczo paragon fiskalny jest dla nabywcy dowodem dokonania zakupu (z czym wiążą się też m.in.
uprawnienia gwarancyjne i z tytułu rękojmi), a dla sprzedawcy - potwierdza tożsamość towaru w
przypadku np. jego zwrotu. W obliczu zwrotu towaru sprzedawca winien zatrzymać paragon fiskalny.
Jednak paragon nie jest jedynym dokumentem dowodzącym zaistnienia sprzedaży.

W nowym rozporządzeniu utrzymano zasadę, iż należy prowadzić odrębną ewidencję, z której ma

dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu.

Zatem udowodnienie nabycia u sprzedawcy towaru zwracanego przez klienta (będące podstawą do
dokonania korekty), na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w
sprzeczności z przepisami prawa podatkowego.

Wracając przy okazji do tematyki biletów, warto zauważyć że dokumentem potwierdzającym dokonanie
sprzedaży - oprócz paragonu jest także sam bilet, zawierający dane dotyczące czasu, miejsca wydarzenia
(co konkretyzuje oznaczenie danej usługi wstępu). Za pomocą biletu organizator może zidentyfikować
wcześniejszą sprzedaż. Sprzedawca może więc nawet przyjąć zwrot samego biletu wstępu, bez paragonu
fiskalnego – i na tej podstawie dokonywać zwrotu pieniędzy i korekt sprzedaży.

Ważne!

Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części
należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:
1) datę sprzedaży;
2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru
lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem
reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu
części należności z tytułu sprzedaży;
6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza
paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej - numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer
unikatowy;
7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i
nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.

Przykład 4.

Brak paragonu przy zwrocie towaru – inny przypadek

W przypadku zwrotu towarów zdarzają się sytuacje, że klient posiada np. kserokopię paragonu bądź
przychodzi ze świadkiem dokonanego zakupu i jednocześnie dowodzi, że nabył rzecz u podatnika;
 nadto zdarza się, że paragon po pewnym czasie od zakupu jest już nieczytelny.
Wprawdzie sklep sporządza protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji podpisany przez
pracownika sklepu i nabywcę, posiada również pełną i szczegółową ewidencję magazynową, jak i kopie
paragonów pozwalające na identyfikację przyjmowanego z powrotem towaru, jednak nie da się
jednoznacznie stwierdzić, czy przyjmowany towar jest fizycznie tym, który został zakupiony. Jedynie w
przypadku marek własnych (czy dystrybuowanych „na wyłączność”), sprzedawca ma pewność, że
przyjmowany towar pochodzi od niego.
W związku z tym powstaje pytanie, czy dostarczenie przez kupującego ksera dowodu zakupu czy ksera
dowodu zapłaty kartą oraz zwrot towaru i pieniędzy, jak również prowadzenie ewidencji, o której mowa
w rozporządzeniu - są wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem od towarów i
usług?
Czy oświadczenie świadka, oświadczenie pracownika sklepu lub fakt, że inne firmy nie prowadzą
sprzedaży określonych towarów (marki własne) oraz zwrot towaru i pieniędzy, jak również
prowadzenie ewidencji, o której mowa wyżej, są wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania
VAT?

W obliczu braku paragonu fiskalnego, dopuszczalne jest np. zastąpienie oryginału paragonu fiskalnego
wydrukiem z terminala (w odniesieniu do płatności bezgotówkowych) czy przedstawieniem przez klienta
paragonu niefiskalnego (z programu sprzedażowego), faktury bądź podpisanej karty gwarancyjnej.
Wskazywane dowody zostały wystawione przez sprzedawcę już w momencie sprzedaży zwracanego w
późniejszym terminie towaru, a więc bezsprzecznie potwierdzają, że towar został zakupiony w danym dniu,
u danego sprzedawcy.

Jeśli zaś chodzi o „moc dowodową” oświadczenia świadka i oświadczenia pracownika sklepu, w
odniesieniu do towarów marek własnych, co do których nie ma wątpliwości, iż zostały zakupione u
podatnika będącego sprzedawcą, oświadczenie to, podpisane przez klienta, jak i pracownika sklepu - jest
wiarygodnym dowodem potwierdzającym sprzedaż towaru w sytuacji braku oryginału paragonu fiskalnego.
Można wówczas mówić o „pewności” - w tym sensie, że przyjmowany towar (marki własnej) pochodzi od
podatnika.

Inna sytuacja zachodzi natomiast, jeśli chodzi o towary z pozostałego asortymentu (tj. niestanowiącego
marki własnej). Jeżeli nie można stwierdzić, czy przyjmowany towar jest fizycznie tym, który został
sprzedany (ze względu na brak indywidualnych cech), to „oświadczenie świadka” czy „oświadczenie
pracownika” nie stanowi samodzielnego dowodu potwierdzającego dokonanie sprzedaży.

Nadto w odniesieniu do zwrotu towaru, kiedy to jego sprzedaż została udokumentowana nie tylko
paragonem, ale i fakturą, podstawą zmniejszenia kwoty podatku należnego jest nie tyle okazany i zwrócony
paragon, ale posiadanie potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez kupującego, któremu
wystawiono fakturę.

Ważne!

Paragon fiskalny nie jest jedynym „dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży”.

Przykład 5.

Uznana reklamacja skutkująca obniżeniem ceny

Jak postąpić w sytuacji, gdy nie nastąpił zwrot towaru (i oddanie całej należności), ale skutecznie
wniesiono reklamację, która skutkowała obniżeniem ceny?

Jak wskazuje definicja zawarta w „Małym słowniku języka polskiego”, Warszawa 1994 r., s. 778,
reklamacja oznacza „zwrócenie się do dostawcy, producenta, wykonawcy usługi w sprawie ujawnionych
wad towarów, niedokładności w dostawie, w rachunku, w wykonaniu usług itp. z żądaniem uregulowania
sprawy; zażalenie, skarga złożone w tej sprawie”.

Przepisy nie przewidują możliwości skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego

za pomocą samej kasy rejestrującej (czyli jak miałoby to miejsce w przypadku faktur). Jednak brak
regulacji prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli
możliwe jest wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny, niż kwota figurująca na paragonie bądź też
dokonano zwrotu lub reklamacji zakupionego towaru. Zakaz zmiany treści paragonu jest tylko warunkiem
stosowania kas rejestrujących i nie pozbawia prawa do obniżenia kwoty VAT należnego.

Ważne!

Podstawę opodatkowania obniża się o wartość zwróconych towarów. Podatnik podstawę

opodatkowania z tytułu zwróconych towarów obniża „na bieżąco”, czyli w rozliczeniu za miesiąc, w
którym dokonano zwrotu towar.

Z rozporządzenia i tak wynika, że należy prowadzić odrębną ewidencję, z której mają dokładnie wynikać
kwoty korekty ceny sprzedaży i jednocześnie podatku należnego przypisane do konkretnego paragonu.

Przykład 6.

Pomyłki w aptece i konieczność korekt

W aptece niekiedy dochodzi do specyficznych pomyłek – przykładowo ma miejsce wydawanie leku na
innych zasadach odpłatności, niż na recepcie (chodzi tu o błędną wycenę recepty, np. cena leku,
zastosowany błędny kod odpłatności pacjenta).
 Zdarza się, że po znalezieniu błędu nie dochodzi do ponownego kontaktu z klientem. Nieprawidłowo
„zafiskalizowany” lek jest „zdejmowany” korektą z licencjonowanego aptecznego programu, następnie
dokonuje się ponownego, prawidłowego „zafiskalizowania”, co jest niezbędne do prawidłowego
złożenia zestawienia leków refundowanych do NFZ.
Bywają też i inne pomyłki, np. wydanie leku w innej dawce czy objętości. W większości tych
przypadków następuje kontakt z klientem.
Powstaje zatem problem, czy w wypadkach wydania leku w innej dawce czy w innej ilości, niż na
recepcie oraz wydania leku niepełnowartościowego, które skutkują zarówno zwrotem całości albo
części zapłaty, jak i nie mają tego skutku finansowego – sprzedawca ma prawo do obniżenia podatku
należnego o podatek zawarty w błędnie wydanym paragonie?

Warto zauważyć, że w opisywanych sytuacjach, niezależnie od tego, czy pomyłki skutkują zwrotem
należności czy nie mają skutku finansowego - korekty tych błędów są konsekwencją pomyłki farmaceuty i
nie mają znamion „typowego zwrotu” (czyli rezygnacja klienta, reklamacja towaru itp.). Korekty te są
jednak niezbędne, jeśli chodzi m.in. o rozliczenia z NFZ.

Czym innym jest zwrot towaru bądź reklamacja, czym innym – omyłka. Zastosowanie znajdzie tu inny
przepis rozporządzenia, tj. mówiący że w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki podatnik dokonuje
niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
– błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);
– krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu
fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Do obniżenia podatku należnego o podatek należny zawarty w błędnym paragonie wystarczające byłoby
oświadczenie farmaceuty, zawierające krótki opis wskazujący na pomyłkę oraz ujęcie tych pomyłek w
rejestrze podpisanym przez farmaceutę (rejestr apteczny korekt z programu licencjonowanego), gdzie
wskazuje się: datę i numer paragonu, nazwę towaru, datę i przyczynę dokonania korekty, cenę detaliczną,
stawkę VAT i ilość zwracanego towaru, wartość ogółem netto, kwotę VAT i wartość brutto.

Trzeba też pamiętać, że jeżeli podatnik nie dysponuje oryginałem paragonu, ponieważ ten ewentualnie
zaginie czy ulegnie zniszczeniu – można skorygować obrót z tytułu sprzedaży zaewidencjonowanej przy
zastosowaniu kasy fiskalnej. Winno to być jednak udokumentowane rzetelnymi dowodami i wynikać z
zapisów zawartych w prowadzonych urządzeniach księgowych.

Dla udokumentowania korekty obrotu sprzedawca może w przypadku braku oryginału paragonu fiskalnego
wykorzystać np. kopię paragonu danej sprzedaży czy np. potwierdzenie zapłaty kartą płatniczą.

Przykład 7.

Brak podpisu nabywcy na protokole zwrotu

 Sprzedawca posiada sieć sklepów. Niekiedy zdarza się, że na protokole zwrotu brak jest podpisu
nabywcy towaru. Ma to miejsce z różnych powodów:
– brak podpisu nabywcy w związku z tym, że zwracany towar został zakupiony w punkcie sprzedaży
zamkniętym na dzień dokonywania zwrotu i stąd jest odsyłany przez klienta do „centrali” (uzyskanie
podpisu nabywcy jest niemożliwe),
– brak podpisu nabywcy wynika z niedopatrzenia pracownika sklepu.

W pierwszym przypadku, tj. kiedy brak podpisu na protokole wynika z faktu otrzymania zwracanego
towaru np. pocztą, kurierem, czyli klient zwracający towar nie przychodzi osobiście do sprzedawcy –
wystarczające jest posiadanie jakiejkolwiek korespondencji z klientem, przez niego podpisanej (skoro
klient przesyła towar podatnikowi to na przykład wysyła do sprzedawcy pismo motywujące zwrot towaru)
– tu podatnik VAT jest uprawniony do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego
mimo braku podpisu nabywcy na protokole zwrotu.

Wydaje się również, że w dobie współczesnej techniki – także korespondencja mailowa powinna być
wystarczającym dowodem. Nierzadko przecież na skutek odstąpienia od umowy klient zwraca towar za
pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera i nie składa podpisu na protokole przyjęcia zwrotu
towarów.

Jeśli zaś brak podpisu nabywcy wynika z zaniedbania pracownika sklepu, to zwrot towaru jest
nieprawidłowo udokumentowany, a wynika to z organizacji pracy w sklepie, stąd w tej sytuacji obniżenie
podstawy opodatkowania i podatku należnego nie jest możliwe. W przypadku zwrotów towarów –
obowiązujące przepisy wymagają bowiem m.in. podpisu nabywcy.

Jednak przykładowo w przypadku dokumentowania zwrotu należności konsumentowi za pomocą karty

płatniczej w związku ze zwrotem towarów za pomocą karty płatniczej – brak podpisu nabywcy na
protokole zwrotu i to w sytuacji, gdy protokół ten zawierałby dane identyczne z starannym podpisem (imię
i nazwisko), nie stanowiłby przeszkody do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego. W
takiej sytuacji podatnik dysponowałby danymi osób, które jako nabywcy, zwróciły towar, a organy
podatkowe np. poprzez dostęp do danych operatora kart płatniczych, mogłyby te informacje zweryfikować.

Niekiedy też w praktyce sugeruje się, by w regulaminie sprzedaży sklepu internetowego, zamieszczono
zapis, że nabywca miałby odsyłać towaru z podpisanym protokołem wydrukowanym np. z internetowej
strony sklepu.

Przykład 8.

Wymiana towaru
Jak prawidłowo zaksięgować wymianę towaru?
Różne mogą być przyczyny tej wymiany. Najczęściej jednak należy ją potraktować jako zwrot i
 ponowną sprzedaż nowego towaru.

Przykład 9.

Zawyżenie VAT na paragonie

Czy można skorygować błędną stawkę na paragonie?

W orzecznictwie dostrzega się możliwość dokonania korekty zawyżonej stawki VAT na paragonie, choć
nie wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o VAT czy rozporządzeń wykonawczych (ale wydaje się, iż
pośrednio z przepisów określających podstawę opodatkowania oraz wysokość opodatkowania).

Jak zauważył np. WSA z Lublinie w prawomocnym wyroku z 6.07.2016 r., I SA/Lu 187/16:

„Wymienione w powołanych przepisach "zwroty towarów oraz uznane reklamacje" i "oczywiste pomyłki"
nie wyczerpują wszystkich zdarzeń mogących stanowić przyczynę korekty, nie oznacza to jednak, że
korekta w innych sytuacjach nie powinna mieć miejsca (...) ponieważ konstrukcja oraz stosowane -
wymagane przepisami prawa - zabezpieczenia kasy fiskalnej nie stwarzają żadnych technicznych
możliwości przeprowadzenia korekty informacji zapisanych w jej pamięci, korekta taka wymaga innego
sposobu udokumentowania - zaprowadzenia odrębnej ewidencji oraz posiadania dowodów
potwierdzających zdarzenie będące przyczyną korekty i kwotę korekty. Zdaniem Sądu, zaprowadzenie
takiej ewidencji jest możliwe i gwarantuje sprawdzalność dokonywanych korekt przez administrację
podatkową. Nie jest przy tym przeszkodą brak oryginału paragonu fiskalnego wydanego nabywcy (...)”

Przykład 10.

Wystawienie paragonu bez NIP zamiast faktury na firmę

Czy można skorygować dokumentację, gdy sprzedawca wystawił paragon bez NIP zamiast faktury na
firmę?

Niestety przyjmuje się, że wystawienie paragonu bez NIP nie jest "oczywistą omyłką". Przypomnijmy, że:
– w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, fakturę do paragonu
fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się numerem NIP (lub numerem podatku od wartości
dodanej) wystawia się tylko w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer,
– w przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem ust. 5, organ podatkowy ustala
temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty
podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą
odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego
zobowiązania podatkowego nie ustala się.
Przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 lipca 2020 r. (
0111-KDIB3-2.4012.271.2020.4.AZ) czytamy, że: "nie można przyjąć, że korygowanie numeru NIP, a
także jego "uzupełnienie" (wobec braku tego numeru na paragonie) będzie stanowiło "oczywistą omyłkę" w
zakresie wartości i przedmiotu sprzedaży, którą można zniwelować poprzez ujęcie w ww. ewidencji i
ponowne zewidencjonowanie na kasie rejestrującej, a więc udokumentowanie kolejnym paragonem
fiskalnym. Błąd w numerze NIP nabywcy na paragonie nie stanowi zatem oczywistej omyłki, o której mowa
w ww. § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, która mogłaby być ujęta
w tej ewidencji".

Również sądy zdają się podchodzić do sprawy rygorystycznie. Przykładowo według WSA w Białymstoku
(wyrok z 11 października 2023 r., I SA/Bk 264/23), oświadczenie przedsiębiorcy, że dokonuje on zakupu
jako podatnik VAT, jest czynnością jednokrotną i nieodwoływalną, o charakterze wiążącym dla
późniejszych skutków podatkowych wynikających z wystawienia faktury VAT. Złożenie takiej deklaracji
po wystawieniu paragonu z kasy fiskalnej jest bezskuteczne, niezależnie od powodu zmiany charakteru
podmiotowego, w jakim podatnik miał zamiar dokonać nabycia.

TSUE o korekcie sprzedaży paragonowej

Warto odnotować, iż Naczelny Sąd Administracyjny skierował do unijnego Trybunału Sprawiedliwości

pytanie prejudycjalne w sprawie korekty sprzedaży udokumentowanej paragonem fiskalnym
(postanowienie z 23 czerwca 2022 r., I FSK 1225/18).

Chodziło bowiem o to, czy zasady neutralności, proporcjonalności oraz równego traktowania należy
interpretować w ten sposób, że stoją one na przeszkodzie praktyce krajowych organów podatkowych, w
zakresie w jakim nie dopuszcza ona - z powołaniem się na brak krajowej podstawy prawnej i bezpodstawne
wzbogacenie - korekty wartości podstawy opodatkowania i podatku należnego, jeżeli sprzedaż towarów i
usług konsumentom z zawyżoną stawką VAT zarejestrowana została za pomocą kasy rejestrującej i
potwierdzona paragonami fiskalnymi, a nie fakturami VAT, przy niezmienionej w wyniku tej korekty cenie
(wartości brutto sprzedaży).

Często dostrzegano bowiem kwestię, że jeśli sprzedawca nie zwróci kupującemu różnicy w cenie
odpowiadającej wysokości zawyżonego VAT (np. zastosowano stawkę 23% zamiast 8%), to nie byłaby
dopuszczalna korekta nienależnie zadeklarowanego podatku VAT. Skoro zaś sprzedawca nie poniósł
ekonomicznego ciężaru podatku, to prowadziłoby to u niego do bezpodstawnego wzbogacenia.

Orzecznictwo sądów administracyjnych nie było natomiast w tym zakresie spójne. W pewnym okresie
przeważało stanowisko liberalne, korzystne dla podatników. Zauważano bowiem m.in., że skoro w razie
zaniżenia stawki VAT obowiązek stosowania prawidłowej stawki nie budzi wątpliwości, a wtedy podatnik
ze swoich własnych środków pokrywa niedopłatę. Poza tym przy sprzedaży paragonowej w praktyce
problemy wynikają z upływu czasu czy braku możliwości zidentyfikowania nabywców (konsumentów).
Z drugiej strony przykładowo NSA w wyroku z 1 lipca 2020 r., I FSK 1725/17, uznał, że korekta in minus
byłaby możliwa pod warunkiem, że nabywca zapłaci ostatecznie tyle, ile powinien zapłacić przy
zastosowaniu prawidłowej stawki podatku VAT. Wtedy dopiero podatnik VAT (sprzedawca) mógłby
wystąpić o nadpłatę i uzyskać jej zwrot w zakresie, w jakim wcześniej opodatkował przeprowadzoną
transakcję z zastosowaniem zbyt wysokiej stawki podatkowej.

W sprawie zawisłej przed TSUE (tj. w sprawie o sygn. C-606/22) – w dniu 16 listopada 2023 r. Rzecznik
Generalny TSUE, wydał opinię, w której uznał praktykę polskich organów za nieprawidłową. Opinia ta nie
ma wiążącego charakteru dla Trybunału, ale nierzadko TSUE dość mocno „liczy się” z tą opinią.

Rzecznik zauważył, że jeżeli podatnik błędnie zastosowałby za niską stawkę podatku VAT, to i tak nadal
zobowiązany jest do zapłaty prawidłowej (czyli wyższej) kwoty podatku. Przy czym sprzedawca zazwyczaj
nie może potem przerzucić skutków wyższego VAT na swoich klientów.

Według Rzecznika - państwo nie powinno zatrzymywać nadpłaconego VAT. Podatnik ma zaś obowiązek
zastosować odpowiednią stawkę podatku, czyli jedynie stawkę VAT należną na mocy ustawy.

Unijna zasada skuteczności wymaga zaś, by istniała możliwość skorygowania błędnie zadeklarowanego
zobowiązania z tytułu VAT do faktycznie należnego VAT. Przy czym zwrot nadpłaty nienależnego
podatku nie prowadzi do nieuzasadnionego uprzywilejowania podatnika ze szkodą dla budżetu państwa.

Rzecznik miał na uwadze fakt, że prawo Unii Europejskiej zezwala na odmowę zwrotu nienależnie
pobranych podatków, jeżeli prowadziłoby to do bezpodstawnego wzbogacenia osób mających do niego
prawo. Jednak, jak orzekł Trybunał, wzbogacenie nie występuje, jeśli podatek sprzeczny z prawem UE był
przerzucony na konsumenta końcowego za pomocą ceny, a więc jego koszt poniósł konsument końcowy.

Jak wyjaśnił jednak dodatkowo Rzecznik:

„W niniejszej sprawie przedsiębiorstwo konkurujące ze spółką B i stosujące prawidłową stawkę podatkową

miałoby znacznie lepszą pozycję na rynku, ponieważ mogłoby zaoferować niższą cenę. Natomiast przy tej
samej cenie konkurencja miałaby znacznie wyższą kwotę zysku niż spółka B. Wszystko to przemawia już
przeciwko stwierdzeniu bezpodstawnego wzbogacenia spółki B”.

Z kolei w dniu 21 marca 2024 r. TSUE wydał w omawianej sprawie wyrok, z którego wynikało że:

„Artykuł 1 ust. 2 i art. 73 dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego
systemu podatku od wartości dodanej, zmienionej dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r., w
związku z jej art. 78 lit. a) należy intepretować, w świetle zasad neutralności podatkowej, skuteczności i
równego traktowania w ten sposób, że stoją one na przeszkodzie praktyce organu podatkowego państwa
członkowskiego, zgodnie z którą korekta należnego podatku od wartości dodanej (VAT) poprzez złożenie
deklaracji podatkowej jest zakazana, w sytuacji gdy dostawy towarów i świadczenia usług nastąpiły przy
zastosowaniu zawyżonej stawki VAT, ze względu na to, że z tytułu tych transakcji nie zostały wystawione
faktury, lecz wydane paragony z kasy rejestrującej. Nawet w takich okolicznościach podatnik, który błędnie
zastosował zawyżoną stawkę VAT, ma prawo złożyć wniosek o zwrot do organu podatkowego danego
państwa członkowskiego, a organ ten może podnieść zarzut bezpodstawnego wzbogacenia tego podatnika
wyłącznie wtedy, gdy wykaże, po dokonaniu analizy ekonomicznej, która uwzględnia wszystkie istotne
okoliczności, że ciężar finansowy podatku nienależnie pobranego spoczywający na tym podatniku został w
całości zneutralizowany”.

Podstawa prawna:
– art. 29a, 111 ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług;
– § 3 ust. 2-5 rozporządzenia Ministra Finansów z 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących.