MÔN HỌC:

NHẬP MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ &

QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG (CASE STUDY)

HỆ THỐNG ERP TẠI TRƯỜNG ĐẠI

HỌC VĂN LANG

Giảng viên biên soạn: Th.S Huỳnh Thanh Tuấn

Email: tuan.ht@vlu.edu.vn
Tài liệu được biên soạn phục vụ giảng dạy trong phạm vi môn học tại Trường Đại học Văn
Lang. Thông tin và dữ liệu được sử dụng trong tài liệu đã được sự cho phép của các bên liên
quan.

Trong trường hợp sử dụng tài liệu ngoài mục đích trên, cần liên hệ trước với Giảng viên biên
soạn qua email để trao đổi và thống nhất.
A. Mô tả tình huống:
Trường Đại học Văn Lang (VLU) là một trong những trường đại học ngoài công
lập hàng đầu tại Việt Nam, với mục tiêu cung cấp một môi trường học tập và
nghiên cứu chất lượng cao cho sinh viên. Trường được thành lập từ năm 1995 và
đã trở thành một trung tâm giáo dục đa ngành với nhiều ngành học và chương
trình đào tạo đa dạng. Trường Đại học Văn Lang tự hào là một trong những trường
đại học đầu tiên ở Việt Nam áp dụng mô hình đào tạo theo hướng nghề nghiệp, kết
hợp giữa lý thuyết và thực hành.
Trường đã có những bước tiến mạnh mẽ trong những năm qua. Cơ sở vật chất,
trang thiết bị, máy móc được đầu tư hiện đại. Các khối nhà liên tục được hoàn
thiện và đưa vào sử dụng. Số lượng sinh viên cũng tăng lên nhanh chóng. Theo
thống kê từ báo cáo 3 công khai của Nhà Trường, quy mô sinh viên đã tăng lên
hơn 3,2 lần trong vòng 5 năm qua, đạt mức 42.882 vào năm học 2022 - 2023
(Hình 1). Điều này thể hiện sự tăng trưởng vượt bậc của Nhà Trường, nhưng đồng
thời cũng đặt ra thách thức không nhỏ trong công tác vận hành, đặc biệt trong hoạt
động triển khai đào tạo. Thêm nữa, vào năm học 2018 – 2019, Nhà Trường chính
thức chuyển hình thức đào tạo từ Niên Chế sang Tín Chỉ cũng làm thay đổi toàn
bộ quy trình triển khai đào tạo.
 50000

45000 42882
38673
40000

35000
30651
Số lượng sinh viên

30000

25000 23068

20000

15000 13266

10000

5000

0
2018 - 2019 2019 - 2020 2020 - 2021 2021 - 2022 2022 - 2023
Năm học

Hình 1: Quy mô sinh viên tại VLU từ năm 2018 - 2023

Trước đây, Trường Đại Học Văn Lang từng tiếp cận một số giải pháp quản lý
trường học kết hợp cùng các bảng tính Excel để vận hành hoạt động đào tạo. Các
công việc bao gồm sắp xếp thời khóa biểu, phân bổ lớp học phần, đăng ký môn
học và phân chia giảng viên vào các lớp học phần. Tại các Khoa, nhân viên giáo
vụ phải thao tác trên hàng loạt các bảng tính chứa thông tin kế hoạch của nhiều
Khoa, Phòng, Ban khác nhau. Vấn đề sẽ xuất hiện khi có quá nhiều lớp học phần
của các Khoa khác nhau, gây ra sự chồng chéo, kém hiệu quả trong công tác phân
công, sắp xếp giảng viên. Về phía người học, các khó khăn khi đăng ký môn học
vẫn xuất hiện khi hệ thống chưa đáp ứng được nhu cầu quá cao tại một thời điểm,
dẫn đến sự cố treo hệ thống và không thể thực hiện đăng ký. Các vấn đề trên gây
ra những nút thắt không nhỏ trong hoạt động đào tạo. Nếu không được giải quyết,
nút thắt sẽ ngày càng khó gỡ khi quy mô sinh viên tăng lên, có thể gây chậm trễ
hoạt động đào tạo, vốn là điều không được phép xảy ra ở một trường đại học.

Nhìn thấy được những nguy cơ, từ năm 2019, Ban Chiến Lược (PMO) của Nhà
Trường đã phối hợp với Pyramid Software & Consulting Ltd để triển khai giải
pháp PSC University ERP. Đây được xem là một giải pháp toàn diện và duy nhất
đáp ứng mọi yêu cầu về Quản lý nguồn nhân lực (PSC HRM), Quản lý tài chính
(PSC ERP) và Quản lý đào tạo theo mô hình tín chỉ lẫn niên chế (PSC UIS) cho
quy mô một Trường Đại Học.

Dự án triển khai hệ thống PSC University ERP được bắt đầu vào tháng 6/2019.
Trong kế hoạch, Trường Đại Học Văn Lang dự kiến triển khai 14 phân hệ, được
bàn giao theo từng giai đoạn. Đến tháng 11/2020, giai đoạn 1 được hoàn thành.
Những phân hệ chức năng đầu tiên bao gồm Quản lý sinh viên, Quản lý đào tạo
theo tín chỉ, Quản lý và Tổ chức thi, Cổng thông tin đào tạo trực tuyến được chính
thức đưa vào vận hành. Đến thức 6/2021, Giai đoạn 2 được bàn giao với 4 phân hệ
chức năng bao gồm Quản lý Văn bằng, chứng chỉ và tốt nghiệp, Quản lý nhân sự,
Quản lý Phi và thu học phí, Cổng thông tin nhập học. Các phân hệ còn lại bao gồm
Quản lý luận văn và Nghiên cứu Khoa Học, Quản lý khảo sát, Quản lý Tài Chính
& Tài sản vẫn được liên tục xây dựng và bàn giao cho đến hiện nay.

Sau khi được đưa vào vận hành, hệ thống PSC University ERP đã cho thấy những
cải tiến đáng kể. Thông qua Cổng thông tin đào tạo trực tuyến, người học có thể dễ
dàng truy cập tất cả các thông tin cần thiết như thông tin sinh viên, lớp học phần,
thời khóa biểu, học phí, kết quả học tập. Các thông tin này có độ chính xác cao và
liên tục được cập nhật theo thời gian thực. Theo báo cáo cơ sở vật chất Nhà
Trường thực hiện năm 2022, trên 94% người học hài lòng về mức độ đầy đủ của
thông tin cung cấp qua Cổng thông tin đào tạo trực tuyến.

Về phía nhóm quy trình phục vụ đào tạo, phân hệ Quản lý sinh viên cùng với
Quản lý đào tạo theo tín chỉ cho phép các cấp quản lý cùng nhân viên giáo vụ của
các khoa dễ dàng trong công tác sắp xếp thời khóa biểu, phân công giảng viên
thông qua các công cụ tổng hợp và truy xuất thông tin liên tục từ khi người học
tiến hành đăng ký môn học. Việc quản lý và tổ chức thi kết thúc các học phần cũng
được chuẩn hóa. Các buổi thi được lên kế hoạch trên hệ thống bằng phân hệ Quản
lý và tổ chức thi. Sau đó, các Khoa có thể dễ dàng phân công cán bộ coi thi, cán bộ
 chấm thi. Kết quả thi cũng được đưa lên hệ thống và lập tức thông tin đến người
học. Tất cả các lợi ích trên đến từ việc thông tin được lưu trữ và thống nhất trên cơ
sở dữ liệu duy nhất. giúp cho việc truy xuất và thể hiện thông tin được minh bạch,
chính xác. Thông tin trên các quy trình cũng được đồng bộ và rõ ràng.

Trong tổng thể hệ thống PSC University ERP, phân hệ Quản lý đào tạo theo tín chỉ
được xem là phân hệ quan trọng bậc nhất, đóng vai trò quyết định trong công tác
đào tạo của Nhà Trường. Phân hệ được xây dựng dựa trên bộ quy trình được chuẩn
hóa từ trước, đáp ứng đầy đủ các quy chế được Bộ Giáo Dục và Đào Tạo ban
hành. Phân hệ bao gồm 19 nhóm quy trình, phủ khắp từ quản lý chương trình đào
tạo, quản lý môn học, quản lý thời khóa biểu, phân công giảng viên cho đến quản
lý các chi phí liên quan đến hoạt động đào tạo. Xét riêng hoạt động đăng ký môn
học, hệ thống gần như đáp ứng được quá trình đăng ký của hơn 40.000 sinh viên
với tỷ lệ treo, trễ thấp thông qua quy trình đăng ký kế hoạch và phân chia đăng ký
chính thức theo đợt.

Theo khảo sát đánh giá hiệu quả sử dụng hệ thống ERP năm 2022 do Ban Chiến
Lược thực hiện, phân hệ Quản lý đào tạo theo tín chỉ đáp ứng trung bình trên 90%
các quy trình nghiệp vụ liên quan đến hoạt động đào tạo. Các phân hệ khác đạt chỉ
số đáp ứng hơn 70%. Đây được đánh giá là con số đáng ghi nhận trong bối cảnh
khối lượng công việc tăng nhanh chóng. Thành công bước đầu của hệ thống là
động lực đến Trường Đại Học Văn Lang tiếp tục cải tiến, hoàn thiện hệ thống ERP
nói riêng và bức tranh Chuyển đổi số nói chung.

Nguồn tài liệu:

1. Pyramid Software And Consulting Company Limited, Phần mềm quản lý đào tạo
theo học chế tín chỉ (UIS), 2019.
2. Trường Đại Học Văn Lang, Báo cáo 3 công khai các năm học từ 2018 đến 2022.
3. Ban Chiến Lược, Trường Đại Học Văn Lang, Đánh giá hiệu quả hệ thống ERP,
2022.
4. Phòng đảm bảo chất lượng đào tạo, Trường Đại Học Văn Lang, Báo cáo khảo sát
cơ sở vật chất, 2022.
B. Câu hỏi thảo luận:
1. Phân tích tình huống chi tiết bằng cách hoàn thiện mô hình theo biểu mẫu sau:

Hệ thống ERP đã đóng góp như thế nào cho Trường Đại Học Văn Lang

Ví dụ tham khảo:

2. Những quy trình nghiệp vụ (business processes) nào của nhà trường sẽ chịu ảnh
hưởng bởi hệ thống? Những thay đổi nào liên quan đến quy trình nghiệp vụ mà
 nhà trường và đội ngũ triển khai dự án cần phải thực hiện để đảm bảo hệ thống sẽ
được ứng dụng thành công?
Quy tình dkdi, xêp lớp học phần
3. Tại sao ERP được xem là giải pháp cho vấn đề trên? Hệ thống ERP đã đóng góp
như thế nào cho Trường Đại Học Văn Lang?
* ERP được xem là giải pháp cho vấn đề trên vì:
- Với số lượng sinh viên tăng lên nhanh chóng, quy mô sinh viên đã tăng lên hơn
3,2 lần trong vòng 5 năm qua, đạt mức 42.882 vào năm học 2022 – 2023 thì các
quy tình thủ công không thể đáp ứng được. Vì vậy ERP sẽ giúp tự động hóa các
quy trình thủ công. Dự án triển khai hệ thống PSC University ERP được bắt đầu
vào tháng 6/2019. Trường Đại Học Văn Lang dự kiến triển khai 14 phân hệ, được
bàn giao theo từng giai đoạn.
* Hệ thống ERP đã đóng góp cho Trường Đại Học Văn Lang:
- Hiệu quả sử dụng hệ thống ERP năm 2022 do Ban Chiến Lược thực hiện, phân
hệ Quản lý đào tạo theo tín chỉ đáp ứng trung bình trên 90% các quy trình nghiệp
vụ liên quan đến hoạt động đào tạo. Các phân hệ khác đạt chỉ số đáp ứng hơn
70%. Thành công bước đầu của hệ thống là động lực đến Trường Đại Học Văn
Lang tiếp tục cải tiến, hoàn thiện hệ thống ERP nói riêng và bức tranh Chuyển đổi
số nói chung.

4. Tại sao phạm vi chức năng của hệ thống lại được chia thành các giai đoạn triển
khai và bàn giao khác nhau?

------------HẾT--------------