MÔN HỌC:

NHẬP MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ &

QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG (CASE STUDY)

HỆ THỐNG ERP TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN

LANG
Thành viên nhóm: Nhóm Twelve
Hoàng Ngọc Xuân 2273401151717
Lê Trịnh Hồng Phúc 2273401151078
Châu Hoàng Phúc 2273401151073
Trần Nguyễn Bích Trâm 2273401151504
Nguyễn Văn Hưng 2275106050165
Đỗ Văn Thành 207MA69254
Giảng viên biên soạn: Th.S Huỳnh Thanh Tuấn
 A.Câu hỏi thảo luận:
1. Phân tích tình huống chi tiết bằng cách hoàn thiện mô hình theo biểu
mẫu sau:

*Mô hình

- Nguyên nhân/Thách thức:

Tăng quy mô sinh viên: Từ 2018 đến 2023, quy mô sinh viên tại Trường Đại
Học Văn Lang đã tăng gấp đôi, đạt 42,882 sinh viên vào năm học 2022-2023.

Hệ thống quản lý truyền thống không đáp ứng: Công việc quản lý trước đây chủ
yếu dựa vào bảng tính Excel và các phương tiện không hiệu quả, gây ra sự
chồng chéo, kém hiệu quả trong công tác phân công, sắp xếp giảng viên, và khó
khăn cho việc đăng ký môn học.

- Giải pháp:

Triển khai hệ thống PSC University ERP: Được triển khai từ năm 2019 với mục
tiêu cải thiện quản lý đào tạo và các hoạt động liên quan.

- Kết quả:
Cải thiện đáng kể: Hệ thống ERP đã cải thiện hiệu quả trong quản lý đào tạo,
giảm thiểu sự chồng chéo, tăng tính chính xác và minh bạch trong thông tin.

2. Những quy trình nghiệp vụ (business processes) nào của nhà trường sẽ
chịu ảnh hưởng bởi hệ thống? Những thay đổi nào liên quan đến quy
trình nghiệp vụ mà nhà trường và đội ngũ triển khai dự án cần phải
thực hiện để đảm bảo hệ thống sẽ được ứng dụng thành công?
- Các quy trình nghiệp vụ ảnh hưởng và thay đổi:

Quy trình nghiệp vụ ảnh hưởng:

Quản lý sinh viên: Bao gồm việc quản lý thông tin sinh viên, thời khóa biểu, và
các thông tin liên quan đến học phí.

Quản lý đào tạo theo tín chỉ: Phân công giảng viên, sắp xếp thời khóa biểu,
đăng ký môn học và tổ chức thi.

Quản lý Văn bằng, chứng chỉ và tốt nghiệp: Đảm bảo quy trình cấp phát văn
bằng, chứng chỉ và xác nhận tốt nghiệp diễn ra thuận lợi và chính xác.

Quản lý nhân sự: Liên quan đến việc quản lý thông tin nhân sự của nhân viên
giáo vụ và giảng viên.

Thay đổi quan trọng:

Chuyển từ quản lý truyền thống sang hệ thống ERP: Đòi hỏi sự thay đổi lớn về
quy trình làm việc và sự sẵn lòng chấp nhận và thích ứng của nhân viên.

3. Tại sao ERP được xem là giải pháp cho vấn đề trên? Hệ thống ERP đã
đóng góp như thế nào cho Trường Đại Học Văn Lang?
- Sau khi được đưa vào vận hành, hệ thống PSC University ERP đã cho thấy
những cải tiến đáng kể. Thông qua Cổng thông tin đào tạo trực tuyến, người
học có thể dễ dàng truy cập tất cả các thông tin cần thiết như thông tin sinh
viên, lớp học phần, thời khóa biểu, học phí, kết quả học tập. Các thông tin này
có độ chính xác cao và liên tục được cập nhật theo thời gian thực.

- Phân hệ Quản lý sinh viên cùng với Quản lý đào tạo theo tín chỉ cho phép
các cấp quản lý cùng nhân viên giáo vụ của các khoa dễ dàng trong công tác
sắp xếp thời khóa biểu, phân công giảng viên thông qua các công cụ tổng hợp
và truy xuất thông tin liên tục từ khi người học tiến hành đăng ký môn học.
Việc quản lý và tổ chức thi kết thúc các học phần cũng được chuẩn hóa. Các
buổi thi được lên kế hoạch trên hệ thống bằng phân hệ Quản lý và tổ chức thi.
Sau đó, các Khoa có thể dễ dàng phân công cán bộ coi thi, cán bộ chấm thi.
Kết quả thi cũng được đưa lên hệ thống và lập tức thông tin đến người học. Tất
cả các lợi ích trên đến từ việc thông tin được lưu trữ và thống nhất trên cơ sở
dữ liệu duy nhất.

- ERP là giải pháp và đóng góp của nó:

Vì sao ERP được xem là giải pháp:

Tính toàn diện: Hệ thống ERP cung cấp một giải pháp toàn diện cho việc quản
lý các quy trình nghiệp vụ của trường đại học.

Tính linh hoạt và tích hợp: ERP tích hợp các hệ thống và quy trình khác nhau
vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập và xử
lý thông tin.

Đóng góp của ERP cho Trường Đại Học Văn Lang:
Cải thiện hiệu quả: Giúp giảm thiểu sự chồng chéo, tăng tính chính xác và minh
bạch trong quản lý đào tạo và các hoạt động liên quan.

Tăng cường trải nghiệm người dùng: Cung cấp một cổng thông tin trực tuyến
dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin cho sinh viên.

3. Tại sao phạm vi chức năng của hệ thống lại được chia thành các giai
đoạn triển khai và bàn giao khác nhau?
- Phạm vi triển khai giai đoạn và bàn giao:

Lợi ích của việc chia thành các giai đoạn:

Kiểm soát rủi ro: Phân chia triển khai thành các giai đoạn giúp kiểm soát rủi ro
và tối ưu hóa quá trình triển khai.

Thích ứng dần dần: Cho phép nhân viên thích ứng dần dần với hệ thống mới và
học cách sử dụng nó một cách hiệu quả.

Kết luận:

Hệ thống PSC University ERP đã đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện
quản lý đào tạo tại Trường Đại Học Văn Lang, cung cấp một giải pháp toàn
diện và tích hợp để giải quyết các thách thức về quy mô sinh viên tăng nhanh và
việc quản lý truyền thống không đáp ứng được. Triển khai giai đoạn và thay đổi
quy trình nghiệp vụ là các yếu tố quan trọng đảm bảo hệ thống ERP được áp
dụng thành công và hiệu quả.