MÔN HỌC:

NHẬP MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ &

QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG (CASE STUDY)

HỆ THỐNG ERP TẠI TRƯỜNG ĐẠI

HỌC VĂN LANG

Giảng viên biên soạn: Th.S Huỳnh Thanh Tuấn

Email: tuan.ht@vlu.edu.vn
Tài liệu được biên soạn phục vụ giảng dạy trong phạm vi môn học tại Trường Đại học Văn Lang.
Thông tin và dữ liệu được sử dụng trong tài liệu đã được sự cho phép của các bên liên quan.

Trong trường hợp sử dụng tài liệu ngoài mục đích trên, cần liên hệ trước với Giảng viên biên soạn
qua email để trao đổi và thống nhất.
A. Mô tả tình huống:
Trường Đại học Văn Lang (VLU) là một trong những trường đại học ngoài công lập
hàng đầu tại Việt Nam, với mục tiêu cung cấp một môi trường học tập và nghiên
cứu chất lượng cao cho sinh viên. Trường được thành lập từ năm 1995 và đã trở
thành một trung tâm giáo dục đa ngành với nhiều ngành học và chương trình đào
tạo đa dạng. Trường Đại học Văn Lang tự hào là một trong những trường đại học
đầu tiên ở Việt Nam áp dụng mô hình đào tạo theo hướng nghề nghiệp, kết hợp giữa
lý thuyết và thực hành.
Trường đã có những bước tiến mạnh mẽ trong những năm qua. Cơ sở vật chất, trang
thiết bị, máy móc được đầu tư hiện đại. Các khối nhà liên tục được hoàn thiện và
đưa vào sử dụng. Số lượng sinh viên cũng tăng lên nhanh chóng. Theo thống kê từ
báo cáo 3 công khai của Nhà Trường, quy mô sinh viên đã tăng lên hơn 3,2 lần trong
vòng 5 năm qua, đạt mức 42.882 vào năm học 2022 - 2023 (Hình 1). Điều này thể
hiện sự tăng trưởng vượt bậc của Nhà Trường, nhưng đồng thời cũng đặt ra thách
thức không nhỏ trong công tác vận hành, đặc biệt trong hoạt động triển khai đào tạo.
Thêm nữa, vào năm học 2018 – 2019, Nhà Trường chính thức chuyển hình thức đào
tạo từ Niên Chế sang Tín Chỉ cũng làm thay đổi toàn bộ quy trình triển khai đào tạo.
 50000

45000 42882
38673
40000

35000
30651
Số lượng sinh viên

30000

25000 23068

20000
13266
15000

10000

5000

0
2018 - 2019 2019 - 2020 2020 - 2021 2021 - 2022 2022 - 2023
Năm học

Hình 1: Quy mô sinh viên tại VLU từ năm 2018 - 2023

Trước đây, Trường Đại Học Văn Lang từng tiếp cận một số giải pháp quản lý trường
học kết hợp cùng các bảng tính Excel để vận hành hoạt động đào tạo. Các công việc
bao gồm sắp xếp thời khóa biểu, phân bổ lớp học phần, đăng ký môn học và phân
chia giảng viên vào các lớp học phần. Tại các Khoa, nhân viên giáo vụ phải thao tác
trên hàng loạt các bảng tính chứa thông tin kế hoạch của nhiều Khoa, Phòng, Ban
khác nhau. Vấn đề sẽ xuất hiện khi có quá nhiều lớp học phần của các Khoa khác
nhau, gây ra sự chồng chéo, kém hiệu quả trong công tác phân công, sắp xếp giảng
viên. Về phía người học, các khó khăn khi đăng ký môn học vẫn xuất hiện khi hệ
thống chưa đáp ứng được nhu cầu quá cao tại một thời điểm, dẫn đến sự cố treo hệ
thống và không thể thực hiện đăng ký. Các vấn đề trên gây ra những nút thắt không
nhỏ trong hoạt động đào tạo. Nếu không được giải quyết, nút thắt sẽ ngày càng khó
gỡ khi quy mô sinh viên tăng lên, có thể gây chậm trễ hoạt động đào tạo, vốn là điều
không được phép xảy ra ở một trường đại học.

Nhìn thấy được những nguy cơ, từ năm 2019, Ban Chiến Lược (PMO) của Nhà
Trường đã phối hợp với Pyramid Software & Consulting Ltd để triển khai giải
pháp PSC University ERP. Đây được xem là một giải pháp toàn diện và duy nhất
đáp ứng mọi yêu cầu về Quản lý nguồn nhân lực (PSC HRM), Quản lý tài chính
(PSC ERP) và Quản lý đào tạo theo mô hình tín chỉ lẫn niên chế (PSC UIS) cho quy
mô một Trường Đại Học.

Dự án triển khai hệ thống PSC University ERP được bắt đầu vào tháng 6/2019.
Trong kế hoạch, Trường Đại Học Văn Lang dự kiến triển khai 14 phân hệ, được bàn
giao theo từng giai đoạn. Đến tháng 11/2020, giai đoạn 1 được hoàn thành. Những
phân hệ chức năng đầu tiên bao gồm Quản lý sinh viên, Quản lý đào tạo theo tín
chỉ, Quản lý và Tổ chức thi, Cổng thông tin đào tạo trực tuyến được chính thức đưa
vào vận hành. Đến thức 6/2021, Giai đoạn 2 được bàn giao với 4 phân hệ chức năng
bao gồm Quản lý Văn bằng, chứng chỉ và tốt nghiệp, Quản lý nhân sự, Quản lý Phi
và thu học phí, Cổng thông tin nhập học. Các phân hệ còn lại bao gồm Quản lý luận
văn và Nghiên cứu Khoa Học, Quản lý khảo sát, Quản lý Tài Chính & Tài sản vẫn
được liên tục xây dựng và bàn giao cho đến hiện nay.

Sau khi được đưa vào vận hành, hệ thống PSC University ERP đã cho thấy những
cải tiến đáng kể. Thông qua Cổng thông tin đào tạo trực tuyến, người học có thể dễ
dàng truy cập tất cả các thông tin cần thiết như thông tin sinh viên, lớp học phần,
thời khóa biểu, học phí, kết quả học tập. Các thông tin này có độ chính xác cao và
liên tục được cập nhật theo thời gian thực. Theo báo cáo cơ sở vật chất Nhà Trường
thực hiện năm 2022, trên 94% người học hài lòng về mức độ đầy đủ của thông tin
cung cấp qua Cổng thông tin đào tạo trực tuyến.

Về phía nhóm quy trình phục vụ đào tạo, phân hệ Quản lý sinh viên cùng với Quản
lý đào tạo theo tín chỉ cho phép các cấp quản lý cùng nhân viên giáo vụ của các
khoa dễ dàng trong công tác sắp xếp thời khóa biểu, phân công giảng viên thông
qua các công cụ tổng hợp và truy xuất thông tin liên tục từ khi người học tiến hành
đăng ký môn học. Việc quản lý và tổ chức thi kết thúc các học phần cũng được
chuẩn hóa. Các buổi thi được lên kế hoạch trên hệ thống bằng phân hệ Quản lý và
tổ chức thi. Sau đó, các Khoa có thể dễ dàng phân công cán bộ coi thi, cán bộ chấm
 thi. Kết quả thi cũng được đưa lên hệ thống và lập tức thông tin đến người học. Tất
cả các lợi ích trên đến từ việc thông tin được lưu trữ và thống nhất trên cơ sở dữ liệu
duy nhất. giúp cho việc truy xuất và thể hiện thông tin được minh bạch, chính xác.
Thông tin trên các quy trình cũng được đồng bộ và rõ ràng.

Trong tổng thể hệ thống PSC University ERP, phân hệ Quản lý đào tạo theo tín chỉ
được xem là phân hệ quan trọng bậc nhất, đóng vai trò quyết định trong công tác
đào tạo của Nhà Trường. Phân hệ được xây dựng dựa trên bộ quy trình được chuẩn
hóa từ trước, đáp ứng đầy đủ các quy chế được Bộ Giáo Dục và Đào Tạo ban hành.
Phân hệ bao gồm 19 nhóm quy trình, phủ khắp từ quản lý chương trình đào tạo,
quản lý môn học, quản lý thời khóa biểu, phân công giảng viên cho đến quản lý các
chi phí liên quan đến hoạt động đào tạo. Xét riêng hoạt động đăng ký môn học, hệ
thống gần như đáp ứng được quá trình đăng ký của hơn 40.000 sinh viên với tỷ lệ
treo, trễ thấp thông qua quy trình đăng ký kế hoạch và phân chia đăng ký chính thức
theo đợt.

Theo khảo sát đánh giá hiệu quả sử dụng hệ thống ERP năm 2022 do Ban Chiến
Lược thực hiện, phân hệ Quản lý đào tạo theo tín chỉ đáp ứng trung bình trên 90%
các quy trình nghiệp vụ liên quan đến hoạt động đào tạo. Các phân hệ khác đạt chỉ
số đáp ứng hơn 70%. Đây được đánh giá là con số đáng ghi nhận trong bối cảnh
khối lượng công việc tăng nhanh chóng. Thành công bước đầu của hệ thống là động
lực đến Trường Đại Học Văn Lang tiếp tục cải tiến, hoàn thiện hệ thống ERP nói
riêng và bức tranh Chuyển đổi số nói chung.

Nguồn tài liệu:

1. Pyramid Software And Consulting Company Limited, Phần mềm quản lý đào tạo
theo học chế tín chỉ (UIS), 2019.
2. Trường Đại Học Văn Lang, Báo cáo 3 công khai các năm học từ 2018 đến 2022.
3. Ban Chiến Lược, Trường Đại Học Văn Lang, Đánh giá hiệu quả hệ thống ERP,
2022.
4. Phòng đảm bảo chất lượng đào tạo, Trường Đại Học Văn Lang, Báo cáo khảo sát
cơ sở vật chất, 2022.
B. Câu hỏi thảo luận:
1. Phân tích tình huống chi tiết bằng cách hoàn thiện mô hình theo biểu mẫu sau:

Ví dụ tham khảo:

2. Những quy trình nghiệp vụ (business processes) nào của nhà trường sẽ chịu ảnh
hưởng bởi hệ thống? Những thay đổi nào liên quan đến quy trình nghiệp vụ mà nhà
trường và đội ngũ triển khai dự án cần phải thực hiện để đảm bảo hệ thống sẽ được
ứng dụng thành công?
3. Tại sao ERP được xem là giải pháp cho vấn đề trên? Hệ thống ERP đã đóng góp
như thế nào cho Trường Đại Học Văn Lang?
4. Tại sao phạm vi chức năng của hệ thống lại được chia thành các giai đoạn triển khai
và bàn giao khác nhau?

------------HẾT--------------