IKALAWANG PANGKAT

Aralin 3: Pagsulat ng Adyenda at Katitikan ng

Pulong
• Isang kasulatang nagbibigay kabatiran tungkol sa
gagawing pulong o paalala tungkol sa isang mahalagang
impormasyon, gawain, tungkulin, o utos.
(Prof. Ma. Rovilla Sudprasert, 2014 – English for the Workplace 3)

• Dito nakasaad ang layunin o pakay ng gagawing miting.

MEMORANDUM O MEMO
Ayon kay Dr. Darwin Bargo (2014) sa kanyang aklat na
Writing in the Discipline, ang mga kilala at malalaking
kompanya at mga institusyon ay kalimitang gumagamt ng
mga colored stationary para sa kanilang mga memo tulad ng
sumusunod:
• Puti- ginagamit sa mga pangkalahatang kautusan,
direktiba, o impormasyon
• Pink o rosas- ginagamit naman para sa request o order
na nanggagaling sa purchasing department
• Dilaw o luntian- ginagamit naman para sa mga memo na
nanggagaling sa marketing at accounting department
TATLONG URI NG MEMORANDUM:
Memorandum para sa kahilingan
Memorandum para sa kabatiran
Memorandum para sa pagtugon
• Ang adyenda ang nagtatakda ng mga paksang tatalakayin
sa pulong.

ADYENDA O AGENDA
1. Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon:
-mga paksang tatalakayin
-mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa
-oras na itinakda para sa bawat paksa
2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng
pagkakasunod-sunod ng mga paksang tatalakayin at kung gaano
katagal pag-uusapan ang mga ito.
3. Ito ay nagsisislbing talaan o tseklist na lubhang mahalaga upang
matiyak na ang lahat ng paksang tatalakayin ay kasama sa talaan.
4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na
maging handa sa mga paksang tatalakayin ay kasama sa talaan.
5. Ito ay nakatutulong nang malaki upang manatiling nakapokus sa
mga paksang tatalakayin sa pulong.

KAHALAGAN NG PAGKAKAROON NG
ADYENDA NG PULONG
1. Magpadala ng memo na maaaring nakaslat sa papel o kaya naman
ay isang e-mail na nagsasaad na magkaroon ng pulong tungkol sa
isang tiyak na paksa o layunin sa ganitong araw, oras, at lugar.
2. Ilahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang katibayan ng
kanilang pagdalo o kung e-mail naman, kinakailangang magpadala
sila ng kanilang tugon.
3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag ang lahat
ng mga adyenda o paksa ay napadala o nalikom na.
4. Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o
isang araw bago ang pulong.
5. Sundin ang nasabing adyenda sa pagsasagawa ng pulong.

MGA HAKBANG SA
PAGSULAT NG ADYENDA
1. Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap
ng sipi ng mga adyenda.
2. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na
mahahalagang paksa.
3. Manatili sa iskedyul ng adyenda ngunit maging flexible
kung kinakailangan.
4. Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na
nakalagay sa sipi ng adyenda.
5. Ihanda ang mga kinakailangang dokumento kasama ng
adyenda.

MGA DAPAT TANDAAN SA

PAGGAMIT NG ADYENDA
• Ito ay ang opisyal na tala na naglalaman ng mga
mahahalagang detalye na tinalakay sa isang pulong.

KATITIKAN NG PULONG
1. Heading- naglalaman ng pangalan ng kompanya,
samahan, organisasyon, o kagawaran. Makikita rin dito
ang petsa, ang lokasyon, at maging ang oras ng
pagsisimula ng pulong
2. Mga kalahok o dumalo- dito nakalagay kung sino man
ang nanguna sa pagpupulong gayundin ang pangalan ng
lahat ng mga dumalo, mga lumiban at mga di nakadalo.
3. Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng
pulong- dito makikita kung ang nakalipas na katitikan
ng pulong ay napagtibay o may mga pagbabagong
isinagawa sa mga ito.

MAHAHALAGANG BAHAGI
NG KATITIKAN NG PULONG
4. Action items o usaping napagkasunduan (kasama sa
bahaging ito ang mga hindi pa natapos o nagawang
proyektong bahagi ng nagdaang pulong)- dito makikita ang
mga mahahalagang tala hinggil sa mga paksang tinalakay.
5. Pabalita o patalastas- dito makikita ang mga suhestiyong
adyenda ng mga dumalo para sa susunod na pulong, ngunit
hindi ito laging nakikita sa katitikan ng pulong
5. Iskedyul ng susunod na pulong- itinatala sa bahaging ito
kung kailan at saan gaganapin ang susunod na pulong
6. Pagtatapos- inilalagay sa bahaging ito kung anong oras
nagwakas ang pulong
7. Lagda- dito nakalagay ang pangalan ng taong kumuha ng
katitikan ng pulong at kung kailan ito isinumite.

MAHAHALAGANG BAHAGI
NG KATITIKAN NG PULONG
1. Hangga’t maaari ay hindi participant sa nasabing
pulong.
2. Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng pulong.
3. May sipi ng mga pangalan ng mga taong dadalo sa
pulong.
4. Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng nakaraang
pulong.
5. Nakapokus o nakatuon lamang sa nakatalang adyenda.
6. Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay
nagtataglay ng tumpak at kompletong heading.

MGA DAPAT GAWIN NG TAONG NAATASANG

KUMUHA NG KATITIKAN NG PULONG
7. Gumamit ng recorder kung kinakailangan.
8. Itala ang mga mosyon o pormal na suhestiyon nang
maayos.
9. Itala ang lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan ng
koponan.
10. Isulat o isaayos agad ang mga datos ng katitikan
pagkatapos ng pulong.
-Ulat ng Katitikan
-Salaysay ng Katitikan
-Resolusyon ng Katitikan

MGA DAPAT GAWIN NG TAONG NAATASANG

KUMUHA NG KATITIKAN NG PULONG
Bago
ang
Pulong:

MGA DAPAT TANDAAN SA PAGSULAT NG

KATITIKAN NG PULONG
 Magpasiya kung anong paraan ng pagtatala ng katitikan
ang iyong gagamitin.
 Tiyaking ang gagamitin mong kasangkapan ay nasa
maayos na kondisyon.
 Gamitin ang adyenda para gawin nang mas maaga ang
outline o balangkas ng katitikan ng pulong.
Habang
Isinasagawa
ang
Pulong:

MGA DAPAT TANDAAN SA PAGSULAT NG

KATITIKAN NG PULONG
 Ipaikot ang lsitahan ng mga taong kasama sa pulong at
hayaang lagdaan ito ng bawat isa.
 Sikaping ma.
 kilala kung sino ang bawat isa upang maging madali para
sa iyo na matukoy kung sino ang nagsasalita sa oras ng
pulong.
 Itala kung anong oras nagsimula ang pulong.
 Itala lamang ang mahahalagang ideya o puntos,
 Itala ang mga mosyon o mga suhestiyon, maging ang
pangalan ng taong nagbanggit nito, gayundin ang mga
sumang-ayon, at ang naging resulta ng botohan.
 Itala ang bigyang-pansin ang mga mosyong
pagbobotohan o pagdedesisyunan pa sa susunod na
pulong.
 Itala kung anong oras natapos ang pulong.
Pagkatapos
ng
Pulong:

MGA DAPAT TANDAAN SA PAGSULAT NG

KATITIKAN NG PULONG
 Gawin o buoin agad ang katitikan ng pulong pagkatapos
na pagkatapos habang sariwa pa sa isip ang lahat ng mga
tinalakay.
 Huwag kalimutang itala ang pangalan ng samahan o
organisasyon, pangalan ng komite, uri ng pulong
(lingguhan, buwanan, taunan, o espesyal na pulong), at
maging ang layunin nito.
 Itala kung anong oras ito nagsimula at natapos.
 Isama ang listahan ng mga dumalo at maging ang
pangalan ng naguna sa pagpapadaloy ng pulong.
 Basahing muli ang katitikan ng pulong bago tuluyang
ipasa sa kinauukulan para sa huling pagwawasto nito.
 Ipasa ang sipi ng katitikan ng pulong sa kinauukulan o sa
taong nanguna sa pagpapadaloy nito.