"KATITIKAN NG

PULONG"
 • Kahulugan
Ang katitikan ng pulong o 'minutes of the meeting' kung
tawagin sa wikang Ingles ay isang uri ng dokumentasyon na
makikita sa lahat ng organisasyon at institusyon. Itinuturing
din ito na isa sa mga anyo ng komuniksyong teknikal na
kinakailangang pag-aralan upang higit na mapagbuti ang
kasanayan bilang paghahanda sa buhay propesyunal.
 Pangunahing gampanin ng katitikan ng pulong
ang sumusunod:

1. Nagsisilbi itong opisyal na tala hinggil sa napagpasyahan sa pulong.

2. Naidodokumento nito ang mga kapasyahan at responsibilidad ng
bawat miyembro ng pulong.
3. Nagsisilbi itong paalala sa mga miyembro kung ano ang mga
inasasahang gawain na nakaatang sa kanila, gayundin ang mga takdang
petsa na inaasahan nilang matapos ang gawain.
4. Nababatid din kung sinu-sino ang aktibo at hindi aktibong dumadalo
sa pulong.
5.Tumatayo bilang dokumentong batayan para sa susunod na pulong.
 • Mga Bahagi
Mga Bahagi ng Katitikan sa Pulong:

1. Heading- ito ay naglalaman ng pangalan ng kompanya, samahan,

organisasyon, o kagawaran. Makikita rin dito ang petsa, ang okasyon at
maging ang oras ng pagsisimula ng pulong.
2. Mga kalahok o dumalo - dito nakalagay kung sino ang nanguna sa
pagpapadaloy ng pulong gayundin ang pangalan ng mga dumalo kasama
ang panauhin. Maging ang pangalan ng mga liban o hindi nakadalo ay
nakatala rin dito.
3. Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang ktitikan ng pulong - dito
makikita ang nakalipas na katitikan ng pulong ay napagtibay o may mga
pagbabago isinagawa sa mga ito.
4. Action items o usapin napagkasunduan (kasama sa bahaging ito ang mga
hindi pa natapos o nagawang proyekto bahagi ng nag daang pulong) - dito
makikita ang mahahalagang tala hinggi sa mga paksang tinalakay inilalagay rin
sa bahaging ito kung sino ang taong nanguna sa pagtatalakay ng isyu at
maging ang desisyong nabuo ukol dito.
5. Pagbalita o pagtalastas - hindi ito laging makikita sa katitikan nng pulong
ngunit kung mayroon mang pabalita o patalastas mula sa mga dumalo tulad
halimbawa ng mga suhestiyong agenda para sa susunod na pulong ay
maaring ilagay sa bahaging ito.
6. Iskedyul ng susunod na pulong - itinala sa bahaging ito kung kalian at saan
gaganapin ang susunod na pulong.
7. Pagtatapos- Inilalagay sa bahaging ito kung anong oras nagwakas ang
pulong.
8. Lagda - Mahalagang ilagay sa bahaging ito ang pangalan ng taong kumuha
ng katitikan ng pulong at kung kailan ito isinumite.
 • Mga Hakbang ng Pagsulat

1. Paunang pagpaplano - Ang isang planadong pulong ay nagdudulot ng

mainam na resulta sa samahan at sa buong miyembro nito. Higit sa lahat,
napapadali nito ang paraan ng pagtatala ng kalihim lalo na kung
detalyadong naisasaayos ng tagapamuno ang hanay ng mga usapin. Upang
matamo ang paunang pagpaplano, kinakailangan na tukuyin ang mga
usapin o agenda, haba ng pulong, oras, iskedyul, at lugar kung saan gagawin
ang pagpupulong, mga usapin na bibigyan ng higit na prayoridad, at mga
inaasahang mosyon opagpapasya.

2. Pagrerekord ng mga napag-usapan - Bago simulan ang recording,

alamin muna kung anu-anong impormasyon o datos ang kinakailangan
maitala. Tandaan, hindi lahat ng napag-usapan ay kailangang maging
bahagi ng katitikan ng pulong, lalo na kung ang mga ito ay maliliit at hindi
gaanong mahalagang mga ideya. Gayunman, sa katitikan ng pulong ay
kakikitaan ng sumusunod na mga bahagi:

✓ Iskedyul at oras ng pulong

✓ Tala ng mga dumalo, hindi nakadalo, nahuli, at naunang umalis
✓ Pagwawastong ginawa sa mga nakaraang katitikan ng pulong
✓ Resulta ng mga kapasyahang isinagawa
✓ Mga hakbang na isasagawa
✓ Mga usapin mula sa nakaraang pulong at mga bagong usapin
✓ Iskedyul ng susunod na pulong
3. Pagsulat ng napag-usapan o transkripsyon - Ang kalihim ang may
tungkuling magtala ng katitikan. Sa sandaling matapos ang pulong,
mainamn na maisulat niya agad ang mga impormasyong batay sa
isinasagawang recording upang sariwa pa sa alala niya ang lahat ng
impormasyon. Kinakailangang tiyaking naitala niya ang lahat ng
mahahalagang kapasyahan, mosyon, at mga dapat maisagawa.
Makakabuti ring isaalang-alang ang pagiging obhetibo at
pagtatalagamit ang tiyak na panahunan o tenses. Gayundin, iwasan
ang paggamit ngpangalan ng tao maliban kung ang kanyang sinasabi
ay isang mosyon at iwasanang personal na obserbsyon.
Makakatulong din ang paglalagay ng mga apendiks kung
kinakailangan at paggamit ng detalyadong paglalagom.
4. Pamamahagi ng sipi ng katitikang ng pulong - Bilang opisyal na
tagpagtala, bahagi ng responsibilidad ng kalihim ang pamamahagi ng
katitikan ng pulong sa mga opisyal ng samahan. Bago ito isagawa,
inaasahan na ito ay nalagdaan na niya at nabatid ng tagapamuno para
sa pagpapatibay ng kapulungan. Ang pamamahagi ng sipi ay
maraming pamamaraan gaya ng hard copy, e-copy, o shared copy
gamit ang cloud based tool.

5. Pag-iingat ng sipi o pagtatabi - Isa rin ito sa maaaring

responsibilidad ng tagapagtala ang makapagtabi ng sipi bilang
reperensiya sa hinaharap. Makakabuti ito sa isang samahan upang
mabalikan nila ang kasaysayan at pag-unlad ng kanilang
organisasyon.
• Mga Halimbawa
 • Kahalagahan ng Katitikan ng Pulong

✓ Naipapaalam sa mga sangkot ang mga nangyari sa

pulong.
✓ Nagsisilbing gabay upang matandaan ang lahat ng detalye
ng pinag usapan o nangyari sa pulong.
✓ Maaring mahalagang dokumentong pangkasaysayan sa
paglipas ng panahon.
✓ Ito'y maging hanguan o sanggunian sa mga susunod na
pulong.
✓ Ito'y batayan ng kagalingan ng indibidwal.
"AGENDA"
 • Kahulugan

Ang agenda ay isang paraan ng pagsusulat ng mga

paksang pag-uusapan sa isang pulong. Ang kahulugan ng
salitang agenda ay plano o mga gawain na kailangang
gawin. Karaniwang gumagawang agenda sa mga
pagpupulong kung saan inililista o isinusulat nila ang mga
paksang kailangan nilang pag-usapan. Ang salitang agenda
ay maari ring tumukoy sa plano o tunay na pakay ng isang
tao.
 Lahat ng dadalo sa pulong ay may sipi nito. Maaaring
madagdagan o mabawasan ang nakatalang mga adyenda batay
sa deliberasyon ng mga ito sa lahat ng kasama sa pulong. Ito rin
ay isang mahalagang dokumento sa isang pagpupulong.
Isinusulat dito ang tinatalakay sa pagpupulong na bahagi ng
adyenda. Nakasulat din kung sinu-sino ang mga dumalo, anong
oras nagsimula at nagwakas ang pagpupulong gayundin ang
lugar ng pinagganapan nito. Ito ang nagsisilbing tala ng isang
malaking organisasyon upang maging batayan at sanggunian ng
mga bagay na tinalakay.
• Mga Bahagi ng Agenda
PETSA
- araw kung kailan gaganapin ang pagpupulong
ORAS
- upang malaman kung gaano katagal ang isang pagpupulong
LUGAR
- kung Saan gaganapin ang pagpupulong
PAKSA/LAYUNIN
- pangunahing pag-uusapan na itatalakay sa pagpupulong
MGA TAGAPAGSALITA/ TAGAPAKINIG
- mga taong naimbita sa pagpupulong upang magpahayag ang kanilang
naihandang talumpati
 • Mga Hakbang ng Pagsulat
Heto ang mga hakbang kung
paano ito gawin:
1. Magpadala ng isang memo, alinman sa papel o sa pamamagitan ng
email, na nagpapahayag na ang isang pagpupulong sa isang naibigay na
paksa o layunin ay gaganapin sa araw, oras, at lokasyon na iyon.
2. Ipahiwatig sa tala na dapat nila itong pirmahan bilang patunay ng
pagdalo o, kung na-email, na dapat silang tumugon. Mangyaring ipadala o
ibigay ang tagapag-ayos ng agenda ang iyong pag-aalala tungkol sa isyu
na tatalakayin, pati na rin ang bilang ng mga minuto na kailangan nila
upang talakayin ito, sa memo kasama ang mga dumalo.
3. Kapag ang lahat ng mga agenda o paksa ay naipakita o
nakolekta, gumawa ng isang balangkas ng mga paksang
tatalakayin. Kung ang agenda o listahan ng paksa ay nakasulat
sa isang talahanayan o tabular format, mas magiging maayos
ka dahil makikita mo ang agenda o paksa, ang taong
magpapaliwanag nito, at kung gaano ito tatalakayin.
4. Mga dalawa o isang araw bago ang pagpupulong, magpadala
ng isang kopya ng agenda sa mga indibidwal na naroon. Ipasok
muli ang layunin ng pagpupulong, pati na rin ang petsa at
lokasyon, bilang isang paalala.
5. Sundin ang nasabing adyenda sa pagsasagawa ng pulong.
• Mga Halimbawa
 • Kahalagahan
Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong
adyenda ang isa sa mga susi ng matagumpay na
pulong. Narito ang ilang kahalagahan ng
pagkakaroon ng adyendang pulong:

✓ Nakakapagbigay katuturan at kaayusan ang daloy ng

pulong.
✓ Nalalaman ng mga nagpupulong ang mga pag-uusapan
ang isyu na dapat tugunan.
✓ Nabibigyan ng pagkakataon tantyahin ang oras ng
pagpupulong dahil malinaw kung ano ang dapat pag-
usapan.

✓ Tinitiyak ng adyenda ang makabuluhang paggamit ng

oras sa isang pulong. Sa pamamagitan nito, nanatiling
tapat ang mga kasapi ng organisasyon sa mahahalagang
bagay na dapat nitong matapos at naiiwasan ang
paglihis sa mga paksang di mahalaga.
 MGA MIYEMBRO:

• Buytrago, Mark Joseph - • Bacalso, Johanna

Lider • Derama, Karyll Gwyneth
• Meguiso, James • Getuaban, Kathrina Mae
• Obeso, Donald • Nuñez, Jecheil
• Sanchez, Rex Ryan • Raganas, Chelsy Gwen
• Sellote, Carl • Yanong, Dhara Mae
• Allistre, Erika Jaye
MARAMING SALAMAT!!!