Agenda at Katitikan ng

Pulong
Layunin ng Adyenda:
•Layunin nitong ipakita o ipabatid ang paksang
tatalakayin sa pagpupulong na magaganap para sa
kaayusan ng isang organisadong pagpupulong.

•Bigyan ng ideya ang mga kalahok sa paksang tatalakyin

at sa mga usaping nangangailangan ng atensiyon.
Paksa: Adyenda at Katitikan ng Pulong

Ang komunikasyon sa pagitan ng mga miyembro ng isang grupo o

organisasyon ay tunay na mahalaga upang matagumpay na makamtan ang
kanilang kolektibong layunin. Isa sa epektibong paraan ng komunikasyon
ng mga kabilang sa mga grupo o organisasyong ito ay ang pagpupulong.
Sa pagsasagawa ng pagpupulong, tatlong mahalagang proseso ang
kailangang pagtuunan ng pansin: Preparasyon ng Adyenda, Pagpupulong,
at Pagsulat ng Katitikan ng Pulong.
ADYENDA - Ang salitang agenda ay nagmula sa pandiwang latin na
agere na nangangahulugang gagawin. Sa pananaw na ito, mabibigyan
depinisyo adyenda bilang isang dokumento na naglalaman ng listahan,
plano, o balangkas ng mga pag-uusapan, dedisyunan o gagawin sa
isang pulong. Ito ay kronolohikal o ayon sa pagkakasunod-sunod
batay sa halaga nito sa indibwal. Ginagamit din sa pagtukoy sa
gawaing dapat aksyunan o bigyan prayoridad tulad ng sosyo-
ekonomiko ng Adyenda sa Pilipinas.
 Pagsulat ng Adyenda Ayon kay Sudaprasert
(2014), ang Adyenda ang nagtatakda ng mga paksang
tatalakayin sa pulong. Ang pagkakaroon ng maayos at
sistematikong adyenda ay isa sa mga susi ng
matagumpay na pulong.

Layunin nitong ipakita o ipabatid ang

paksang tatalakayin sa pagpupulong na magaganap
para sa kaayusan ng isang organisadong pagpupulong.
KAHALAGAN NG ADYENDA: (4N'S)
1.Nagtatakda ng balangkas ng pulong.

2. Nagsisilbing talaan o tseklist.

3. Nagbibigay ng pagkakataon sa mga kasapi ng pulong na

maging handa.

4. Nakatutulong na mapanatili ang pokus sa mga paksang

tatalakayin.
Mga Hakbang sa Pagbuo ng Adyenda:

1. Alamin ang layunin ng pagpupulong.

2. Sulatin ang adyenda tatlo o higit pang araw bago ang pagpupulong.
3. Simulan sa mga simpleng detalye. (Tulad ng petsa at oras ng pulong,
lugar ng pulong, at mga inaasahang kalahok.)
4. Magtalaga lamang ng hindi hihigit sa limang paksa para sa adyenda.
5. Ilagay ang nakalaang oras para sa bawat paksa.
6. Isama ang ibang kakailanganing impormasyon para sa pagpupulong.
MGA DAPAT TANDAAN SA PAGGAMIT NG ADYENDA:
(TTMMI)
1. Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng sipi ng mga
adyenda.
2. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na mahahalagang
paksa.
3. Manatili sa iskedyul ng adyenda ngunit maging flexible kung
kinakailangan. Sundin ang itinakdang oras sa pagtalakay ng paksa.
4. Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na nakalagay sa sipi ng
adyenda. Maglagay ng palugit o sobrang oras.
5. Ihanda ang mga kakailanganing dokumento kasama sa adyenda.
KATITIKAN NG PULONG
Ang katitikan ng pulong o minutes of the meeting ay gawaing nakaatang sa kalihim
(secretary) kung saan itinatala niya ang mahahalagang bahagi ng isang
pagpupulong. Nakabatay ang nilalaman ng katitikan sa inihandang adyenda ng
tagapangulo. Maaari itong dagdagan sa pagtatapos ng mga naunang inilatag na
adyenda. Kailangang taglay ng isang katitikan ang mga detalye ng pulong tulad ng
paksa, oras, at pook na pinagdausan. Ang tala ng mga dumalo at hindi dumalo,
gayundin kung ang pagliban ng miyembro ng lupon ay may pahintulot ba o wala
ay nararapat ding kasama ng katitikan. Inilalagay ang pagsisimula ng oras ng
pulong maging ang oras ng pagtatapos nito. Ipinapamahagi ang katitikan
pagkatapos ng pulong o bago maganap ang susunod na pagpupulong maliban
lamang kung may mga espesyal na kahilingan lalo na kung may kaugnayan sa mga
desisyong nailatag.
Nagsisilbing pinakakatawan ng katitikan ang mga panukalang adyenda
na pinagtitibay ng mga miyembro ng lupon o ng mga dumalo sa pulong.
Kabilang din sa katawan ang mga mahahalagang puntong ipinahayag sa
kabuuan ng pulong – mula sa mga tanong hanggang sa mga reaksyon at
suhestiyon. Minsan, maaaring hindi isama sa katitikan ang ilang mga
detalye lalo na kung hindi na naman mahalaga o kaya naman ay
ipinasadyang tanggaling (off the record). Kinakailangang maitala rin
ang panglan, komite o organisasyong kinabibilangang ng nagsasalita
upang pormal na maisama ito sa katitikan. Nagtatapos ang katitikan sa
oras kung kalian din nagtapos ang pulong. Dapat ding pagtibayin ito ng
mga opisyal ng organisasyon bilang pagkilala sa pagiging tunay at
lehitimo ng mga detalyeng kasama sa katitikan.
Nilalaman ng Katitikan Bagaman bawat organisasyon o institusyon ay
walang tiyak na iisang format o template sa katitikan, nananatili naman
ang mga mahahalagang nilalaman nito.

Sa pagsisimula ng pagsusulat ng katitikan, hindi dapat makalimutang

itala ang mga sumusunod:
• Paksa o kung pang-ilang pagpupulong ang idinaraos
• Petsa ng pagpupulong
• Pook na pinagdausan ng pulong
• Mga dumalo at hindi nakadalo ng pagpupulong
• Oras ng pagsisimula ng pulong
• Panukalang adyenda
LAYUNIN NG KATITIKAN NG PULONG: (3M'S)
1.Makapagtala
2. Makapagrekord
3. Makapagdokumento ng mga mahahalagang puntong
nailahad sa isang pagpupulong