Meeting is an event at

which the minutes are kept

and the hours are lost.
Pagsulat ng Agenda at
Katitikan ng Pulong
A. Agenda
- mula sa salitang Latin na agere
(gagawin)
- isang dokumento na naglalaman ng
listahan ng mga pag-uusapan at
dapat talakayin sa isang
pagpupulong.
Verizon Business
ang pinakamadalas na pagkasayang
ng oras sa mga korporasyon ay ang
pagpupulong.
Certified General Accountants of
Ontario
dapat matanggap ng mga kalahok sa
pulong ang agenda bago pa ang
naturang pagkikita gayundin sa mga
dokumento ng ulat na ihaharap sa
pulong.
B. Mga Konsiderasyon
sa Pagdisenyo ng Agenda
How to Design an Agenda for an Effective
Meeting (Swarts, 2015)
1. Saloobin ng mga Kasamahan
- upang maging mas proaktibo ang
mga kalahok sa pagpupulong

- maikokonsidera ang mga hinaing at

pangangailangan na maaaring
2. Paksang mahalaga sa buong
grupo
- ang mga paksa ay dapat direktang
may kinalaman ang mga kalahok
3. Estrukturang patanong ng
mga paksa
- mas mapanghamon ng isipan kung
nasa anyong tanong.
- nag-iimbita ng aktibong
partisipasyon ng mga kalahok
4. Layunin ng bawat paksa

- mahalagang matiyak ang layunin

ng paksa upang maging maayos ang
daloy ng pagpupulong
5. Oras na ilalaan sa bawat
paksa
- dapat pagtuunan ng paksa dahil
kadalasang nagtatalaga ng oras sa
pagsasagawa ng pulong
C. Mga Hakbang sa
Pagbuo ng Agenda
1. Alamin ang layunin ng
pagpupulong
- linawing mabuti ang layunin ng
pagsasagawa ng pulong.
2. Sulatin ang agenda tatlo o
higit pang araw bago ang
pagpupulong
- para mabigyan ng sapat na
panahon para maipamahagi ang
agenda
3. Simulan sa mga simpleng
detalye
- mahalagang itala ang mga
impormasyon tulad ng petsa at oras,
lugar at inaasahang kalahok.
4. Magtalaga lamang ng hindi
hihigit sa limang paksa
- ang masyadong maraming
talakayin ay maaaring makapagdulot
lamang ng pagkabagot.
5. Ilagay ang nakalaang oras
para sa bawat paksa
- magagabayan nito ang mga kalahok
sa ilalaang panahon para pag-
usapan ang isyu
6. Isama ang ibang
kakailanganing impormasyon
- kung may ispesipikong detalye,
kailangang maisama ito sa agenda.
D. Ang Pulong
- pagtitipon ng dalawa o higit pang
indibidwal upang pag-usapan ang
isang komon na layunin
1. may otoridad ang nagpapatawag
ng pulong.
2. nakuha ng mga inaasahang
kalahok ang pabatid
3. ang quorum ay nakadalo
4. nasusunod ang alituntunin
E. Mga Hakbang sa
Pagsasagawa ng Pulong
The Meeting Manual (Walsh, 1995)
1. Pagbubukas ng Pulong

- opisyal na idinedeklara ng
chairperson
2. Paumanhin

- inihahayag ng chairperson ang

pangalan ng mga opisyal na
pinadalhan ng pabatid ngunit hindi
nakadalo
3. Adaptasyon sa katitikan ng
nakaraang pulong
- binabasa ng kalihim ang katitikan
ng nakaraang pulong
4. Paglilinaw mula sa katitikan
ng nakaraang pulong
- kung may nais pang pag-usapan na
hango sa nakaraang pulong,
isinasama ito sa agenda.
5. Pagtalakay sa mga liham

- maaaring talakayin ng pabuod para

maipabatid sa mga kasapi
6. Pagtalakay sa mga ulat

- dito tinatalakay at
pinagdedebatehan ang nilalaman,
interpretasyon, at rekomendasyon
ng ulat.
7. Pagtalakay sa agenda

- pag-uusapan ng mga kalahok ang

mga nakatalang paksa sa agenda
8. Pagtalakay sa paksang d-
nakasulat sa agenda
- maaaring ilabas ng mga kalahok
ang mga isyu na sa pakiramdam
nila'y mahalagang pag-usapan
9. Pagtatapos ng pulong

- dito na isinasara ng chairperson

ang pagpupulong
F. Ang Katitikan ng
Pulong
Ang katitikan ay ang opisyal na
rekord ng pulong ng isang
organisasyon, korporasyon, o
asosasyon.
Ilang mg bagay na hindi na kailangan
pang isama sa katitikan ng pulong:

1. mosyon na nailatag ngunit hindi na

sinusugan
2. mosyon para sa pagbabago na
sinusugan, ngunit hindi sinang-ayunan
3. mosyon para sa pagbabago ngunit
hindi pinayagan ng opisyal na
tagapamahala
4. bilang ng boto na sumang-ayon at
di-sumang-ayon sa isang mosyon
5. pamamaraan ng pagboto ng mga
kalahok
 Kung wala ang katitikan, hindi
pare-pareho ang rekoleksyon ng
mga kalahok sa mga naganap
pati na rin sa ideya ng mga
napagkasunduan.
(Sylvester, 2015)
G. Mga Dapat Tandaan
sa Pagsulat ng Katitikan
 1. Kailan ang pagpupulong?
2. Sino-sino ang mga dumalo?
3. Sino-sino ang mga hindi
nakadalo?
4. Ano-ano ang mga paksang
tinalakay?
5. Ano ang mga napagpasyahan?
 6. Ano ang mga napagkasunduan?
7. Kanino nakatalaga ang mga
tungkuling dapat matapos, at kailan
ito dapat maisagawa?
8. Mayroon bang follow-up na
pulong? Kung mayroon, kailan, saan,
at bakit kailangan?
H. Pormat ng Katitikan
ng Pulong
petsa, oras at lokasyon ng pulong; aytem sa
agenda;
desisyon;
mga napagkasunduan;
pangalan ng mga nagtaas ng mosyon at
mga sumusog;
pangalan ng opisyal na tagapamahala o
chairperson;
at ang pangalan ng kallihim.