Aralin 4

Pag-oorganisa at
Pagsulat ng Katitikan
ng Pulong
 Ano nga ba ang Katitikan sa Pulong?
• Ang katitikan ng pulong ay nakatutulong upang mailista ang mga
mahahalagang bagay na tinalakay sa loob ng isang pagpupulong.
• Ang pagkakaroon ng katitikan ay para makonsolida ang mga impormasyon
na kailangan tandaan at balikan kung sakaling nakalimutan, dito rin
makikita ang mga desisyon ng isang grupo kung ano ang napagkasunduan
sa mga gawain.
• Nakapaloob din dito ang mga rekomendasyon ng iba pang miyembro
upang mapag desisyunan din ng nakatataas na opisyales pagtapos nito.
Nakokonsolida rin ang mga ibang miyembro dahil sa katitikan ng pulong
kung sakaling may nakaligtaan na pag usapan.
• Ang pag-oorganisa ng pulong ay
lubhang mahalaga. Upang ito ay maging
epektibo at mabisa, dapat taglayin nito
ang sapat na elemento sa pagsasagawa
nito:
1. Pagpaplano o Planning
2. Paghahanda o Arranging
3. Pagproproseso o Processing
4. Pagtatala o Recording
• Isa sa mahahalagang gampaning may
kinalaman sa pang-araw-araw na
gawain ay ang pagkuha ng tala.
• Mahalagang magkaroon ng isang ganap
at wastong pagtatala ng napag-usapan o
napagkasunduan sa pulong, kaya
naman, kailangang magkaroon din ng
kaalaman sa pag-oorganisa at pagsulat
ng katitikan ng pulong.
PAG-OORGANISA NG PULONG (Organizing
the Meeting)
• Ang pag-oorganisa ng pulong ay
mahalaga upang ito ay maging
epektibo at mabisa. Kailangang alam
din natin ang mga elemento sa
pagbuo ng isang organisadong
pulong upang maging maayos ang
daloy nito:
ANG APAT (4) NA
ELEMENTO NG
ISANG
ORGANISADONG
PULONG.
1. PAGPAPLANO (PLANNING)

 mahalaga ang pagpaplano,

ito ang esensyal na bahagi ng
lahat ng gawain. Ito ang
magsisilbing balangkas ng/sa
gagawin, pag-uusapan at iba
pa.
Mga tanong na dapat masagot kapag nagplaplano
ng isang pulong:

1. Ano ba ang dapat makuha o maabot ng grupo pagkatapos ng

pulong?
2. Ano ang magiging epekto sa grupo kapag hindi nagpulong?
3. Kung kinakailangang magpulong, linawin ang layunin ng pulong:
ito ba ay pagbibigay lamang ng impormasyon?
4. May mga kailangan bang pagpasyahan?
5. Mahalaga ito upang malinaw kung sino ang dapat na iimbitahan
sa pulong?
 LAYUNIN NG PAGPUPULONG
1. Pagpaplano para sa organisasyon
2. Pagbibigay ng impormasyon, agenda o mga bagay na
dapat ipaalam sa mga kasapi.
3. Konsultasyon o mga bagay na dapat isanguni sa mga
miyembro.
4. Paglutas ng problema o solusyon
5. Pagtatasa o ebalwasyon sa mga nakaraang pulong
 2. PAGHAHANDA (ARRANGING)
• Sa imbitasyon ( pasulat o
pasalita/pasabi man),
kailangang sabihan ang mga
taong dapat dumalo sa
pulong: kung kailan (petsa
at oras), saan (lugar ng
pulong), at ano ang agenda
( mga bagay na pag
uusapan) na tatalakayin.
Ang paghahanda ay nakadepende rin sa mga
particular na gampanin ng mga sa pulong.
1. Tagapangulo o Pangulo (Presiding Officer) – kailangang alam
niya ang agenda, kung paano patatakbuhin ang pulong, at alam
kung paano hahawakan ang mga mahihirap at kontrebersyal na
mga isyu.
2. Kalihim (Secretary) – kailangan niyang ihanda ang katitikan
(minutes of the meeting) o talaan noong nakaraang pulong at iba
pang mga ulat at kasulutan ng organisasyon.
3. Mga kasapi sa pulong (Members) – kailangang pag aralan nila ang
agenda o mga bagay na pag uusapan para aktibo ang kanilang
pakikilahok.
 Mga dapat isaalang-alang sa pagsulat ng katitikan
ng pulong
1. Pag-uusapan/tatalakayin (Agenda of the Meeting)
2. Pagbubukas ng pulong (date, day, time, and place of meeting)
3. Pagbasa at pagsang-ayon sa katitikan ng nakaraang pulong
(reading the minutes of the previous meeting)
4. Pagtatalakay ng ibang paksa na may kinalaman sa nakaraang
pulong (pending matters)
5. Pinakamahalagang pag-uusapan (business/agenda of the day)
6. Ibang paksa (other matters)
7. Pagtatapos ng pulong (adjournment)
 Paghahanda sa Pulong
1. Ihanda sng lugar o pagpupulongan, (mesa, upuan, pagkain kong
kinakailangan, palikuran, kasiguruhan o security at iba pa)
2. Ang mga gagamitin (pisara o blackboard, chalk or pentel pen at
iba pa)
3. Pag-aralan (research) ang mga paksa na tatalakayin kung
kinakailangan magtala (assign) ng taong mas higit na nakakaalam
sa usapin.
3. PAGPROPROSESO (PROCESSING)
• Ang pulong ay dapat
mayroong mga rules,
procedures o standing
orders kung paano ito
patatakbuhin. Sa
pangkalahatan, pareho
naman ang mga prinsipyo
ng mga patakaran (rules)
ginagamit ng Samahan,
nagkakaiba lang sa mga
detalye.
 Ang ilang mahahalagang
patakaran (rules)ng pulong at ang
tungkol sa mga dumalo
(attendance) at pagsasagawa ng
desisyon.
 1. QUORUM
 ito ang bilang ng mga
kasapi ng kasama sa
pulong na dapat
dumalo para maging
opisyal ang pulong.
Madalas ito ay 50% + 1
ng bilang ng mga
inaasahang dadalo sa
pulong.
2. CONCENSUS

 isangproseso ng
pagdedesisyon
ng kung saan
kinukuha ang
nagkakaisang
desisyon ng lahat
ng mga kasapi sa
pulong.
3. SIMPLENG MAYORYA

 isang proseso ng
pagdedesisyon na kung
saan kinakailangan ang
50% + 1 (simple
majority) ng pagsang-
ayon o hindi, pagsang-
ayon ng mga nakadalo
sa isang opisyalna
pulong.
4. 2/3 MAJORITY
 isang proseso ng
pagdedesisyon na
kung saan
kinakailangan ang 2/3
o 66% ng pagsang-
ayon o hindi,
pagsang-ayon ng mga
dumalo sa isang
opisyal na pulong.
 4. PAGTATALA (RECORDING)
• Ang pagtatala ng pulong ay
tinatawag na katitikan (minutes).
Ito ay mahalaga dahil ito ang
opisyal na tala ng mga desisyon at
pinag-usapan sa pulong.
• Maaari itong balikan ng
organisasyon kung may
kinakailangang linawin sa mga
nakaraang pag-uusap.
• Dapat hindi lang ang Kalihim ang
magtatala, ang mga kasapi dapat
nagtatala rin sila ng hindi nila
makalimutan ang pinag-usapan.
PARAAN NG PAGSULAT NG
KATITIKAN O MINUTES NG
PULONG
1. Pormal ang wikang gamit sa pagsulat ng katitikan.
2. May konsistensi sa estilong gagamitin sa pormalidad ng
paksa.
3. Isulat ang mga napag-usapang pinagtibay ng mga
dumalo sa pulong, ulat ng mga miyembro, mosyon,
patakaran, mungkahi, susog sa dating kasunduan o
palisi, mga tiyak na impormasyon at iba pa na ayon sa
adyenda sa pagpupulong.
4. Dapat na nakasulat sa katitikan ang mga dumalo
gayundin ang mga wala at kung sino ang nanguna sa
pagpupulong.
5. Katitikan ang pinakapamagat ng dokumento, kasunod ang
pangalan ng organisasyon o kagawaran na nagpupulong petsa,
lugar at oras ng simula at pagwawakas ng pulong. Isulat ang
pangalan ng mga dumalo nang paalpabeto, tungkulin/posisyon sa
samahan o kaya’y nang ayon sa pagpirma sa attendance sheet.
Isulat din ang pangalan ng mga liban. Iayos ang pagkakasunod-
sunod ng talakay. Kung ano ang naunang tinalakay ito ang unang
ilagay sa katitikan. Ibatay sa adyenda na pinagtibay ng mga
dumalo.
6. Kailangan ang lagda ng kumuha ng katitikan at ng tagapangulo o
namumuno ng samahan sa nabuong dokumento. Tanda ito ng
pananagutan ng kawastuhan, kasapatan at kalinawan ng mga
presentasyon ng nilalaman at panlabas na anyo.
 Mga MAHAHALAGANG PAPEL sa PULONG
• PINUNO (Chairperson) –
tinatawag ding “facilitator”
tagapatnubay, o “meeting
leader”. Sinisigurado niya na
maayos ang takbo ng pag-
uusapan at pagdedesisyon. Ang
chairperson ay parang pulis-
trapiko na siyang nagpapaandar
o nagpapahinto ng usapan sa
pulong. Siya ang may hawak ng
manobela na nagbibigay
direksyon sa usapan.
 Mga Partikular na Gawain ng Pangulo
1. Nangunguna o nagpapasimula ng/sa usapan.
2. Kumukuha ng impormasyon at paglilinaw tungkol sa mga
bagay na pinag-uusapan.
3. Nagbibigay ng karagdagang impormasyon, naliligaw at
nagpapatawa sa mga usapan.
4. Nag-aayos ng sistema ng pulong.
5. Namamagitan sa mga alitan o hindi pagkakaunawan ng mga
kasama sa pulong.
2. SECRETARY – tinatawag
ding recorder, minutes-taker, o
tagatala. Responsibilidad
niya ang sistematikong
pagtatala ng mga napag-
uusapan at desisyon sa
pulong. Tungkulin niya na
ipaalala kung ano ang dapat
pag-uusapan upang hindi
mawala sa direksyon ang
grupo at upang maging
tuloy-tuloy ang pag-uusap.
3. MGA KASAPI SA PULONG
(Members of the Meeting) – sila
ang mga aktibong miyembro o
kalahok sa pulong. Responsibilidad
nila na ipaalala sa Pangulo at
Kalihim ang kanilang mga gawain.
Maari rin silang magbigay ng mga
mungkahi o panukula sa
pamamaraan ng pulong. Sila ang
nagbabahagi, nagpapaliwanag,
nagtatanong, makatuwirang
pumumuna at gumagawa ng
desisyon.
 MGA DAPAT IWASAN SA PULONG
1. Malabong layunin sa pulong – dapat malinaw ang layunin sa
pulong, ang may ibat-ibang paksa ang pinag-uusapan at walang
direksyon ang pulong ay nakakawalang gana sa mga kasapi.
2. Bara-bara na pulong – walang sistema ang pulong. Ang lahat ay
gustong magsalita kaya nagkakagulo, kaya dapat ang “House
rules”
3. Pagtalakay sa napakaraming bagay – hindi na nagiging epektibo
ang pulong dahil ng agenda at pinag-uusapan. Pagod na ang isip
ng nagpupulong.
4. Pag-atake sa indibidwal – may mga kasama sa pulong na mahilig
umatake o pumuna sa pagkatao ng isang indibidwal. Nagiging
personal ang talakayan, kaya’t dahil dito nagkakasamaan ng loob
ang mga tao sa pulong.
5. Pag-iwas sa problema – posible sa isang pulong ay hindi ilabas ng
mga kasama ang problema ng organisasyon. Sa halip, ang
binabangit nila ay ibat’t-iba at walang kabuluhang bagay para
maiwasan ang tunay na problema.
6. Kawalan ng pagtitiwala sa isa’t-isa - walang ibubunga ang mga
pulong na walang pagtitiwala at pagbubukas sa isa’t-isa, dito
kinakailangan ang “Iklas” manalig ka sa Diyos, palaging
alalahanin ang kasabihan: may Makita kang isda sa dagat na wala
sa ilog, at may Makita ka na isda na wala naman sa dagat”.
7. Masamang kapaligiran ng pulong – masyadong maingay o
magulo ang lugar ng pinagpupulungan kaya hindi magkarinigan.
Minsan naman ay napakainit ng lugar o maraming istorbo gaya
ng mga usyoso na nanonood, nakikinig, o nakikisali,
magkakalayo ang mga kinanalagyan ng mga kasamahan, dapat
ang pinuno ay nakikita at naririnig ang lahat.
8. Hindi tamang oras ng pagpupulong – ang miting ay hindi dapat
natatapat sa alanganing oras.
SALAMAT SA
PAKIKINIG!
 TANONG:
A B
1. Tagapangulo a. recoder, minutes-taker, o tagatala

2. Kalihim b. facilitator” tagapatnubay, o “meeting leader

3. Mga kasapi sa Pulong c. Katitikan o minits sa pulong

4. Pagtatala d. Bilang ng mga kasapi ng kasama sa pulong

5. Quorum e. Aktibong kalahok sa pulong

6. Consensun f. 2/3 o 66% ng pagsang-ayon o hindi

g. Nagkakaisang desisyon ng mga kasapi

PANGKATANG GAWAIN:
• BAWAT GRUPO AY MAGSASAGAWA NG ISANG MALIIT NA
DULA-DULAAN SA PAMAMAGITAN NG PAGGAWA NG
VIDEO. SA VIDEO ITO IPAPAKITA NG BAWAT GRUPO ANG
ISANG URI NG PULONG.
• MAAARING…
1. PULONG NG PARENT MEETING ASSOCIATION
2. PULONG NG SANGGUNIANG BARANGGAY
3. PULONG NG GURO SA INYONG DIBISYON
4. PULONG NG KABABAIHAN/KALALAKIHAN/KATANDAAN
SA INYONG BARANGGAY