Katitikan ng Pulong

Katitikan ng pulong

Ang "Katitikan ng Pulong" ay isang mahalagang dokumento sa

anumang pulong o pagpupulong. Ito ay naglalaman ng pormal na tala
ng mga diskusyon, kasunduan, at detalye na nangyari sa pulong. Ito ay
ginagamit bilang legal na record at sanggunian para sa mga susunod
na hakbang o plano ng isang organisasyon o samahan. Ang tamang
paraan ng paggawa ng katitikan ng pulong ay nagbibigay halaga sa
organisasyon at pagiging maayos ng mga dokumentasyon ng mga
pagpupulong.
MAHALAGANG BAHAGI NG PULONG

1. Heading: Naglalaman ng pangalan ng organisasyon, petsa, oras, at lokasyon ng pulong.

2. Kalahok: Ipinapakita kung sino ang nanguna at ang mga dumalo, pati na rin ang mga absent.
3. Pagtatala ng Nakaraang Pulong: Sumusuri kung ang nakaraang katitikan ng pulong ay napagtibay o binago.
4. Action Items: Talaan ng mga diskusyon, kasunduan, at mga hindi pa nagawang proyekto o aksyon.
5. Patalastas: Opcyonal na bahagi na naglalaman ng mga anunsyo o mga susunod na hakbang.
6. Iskedyul ng Sumunod na Pulong: Talaan ng petsa at oras ng susunod na pulong.
7. Pagtatapos: Nagpapahayag kung kailan nagtapos ang pulong at may lagda ng kumuha ng katitikan.
8. Lagda: Mahalagang ilagay ang pangalan ng tagatala ng katitikan at petsa ng pagsusumite.
Mga Dapat Gawin ng Taong Naatasang Kumuha ng
Katitikang Pulong

Ayon kay Bargo (2014), ang tagatala ng katitikan ng pulong ay hindi dapat magbigay ng
interpretasyon sa mga napag-usapan sa pulong. Ang kanilang pangunahing gawain ay itala at
iulat ang mga ito nang obhetibo at maayos. Ang ilang aspeto na dapat isaalang-alang ay mula
sa aklat ni Sudarprasert na English for the Workplace 3 (2014). Ang Kumukuha ng katitikan
ng pulong ay kinakailangang:

1. Partisipasyon: Hindi dapat maging participant sa pulong ang tagatala ng katitikan.

Mahalaga ang kanyang atensiyon sa pakikinig upang ma-record ang mahahalagang
impormasyon. Magagampanan ito nang buong-katawan kung ito lamang ang kanyang gawain
sa pulong.
2. Pagsuot Malapit sa Presider: Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng pulong para mas mapadali ang
pagtatanong ng mga hindi malinaw na detalye.

3. Listahan ng Dumalo: Tumukoy ng mga dumalo sa pulong at ang mga liban. Isama ang mga taong dumating
nang huli at ang mga umalis nang maaga.

4. Handa sa Agenda at Nakaraang Katitikan: Ihanda ang agenda at ang katitikan ng nakaraang pulong. I-
distribute ang agenda bago ang pulong at isama ang sipi ng katitikan ng huling pulong upang mapanatili ang
organisasyon at sistematikong daloy ng pulong.

5. Pokus sa Adyenda: Ang tagatala ng katitikan ay dapat nakatuon lamang sa mga nasa adyenda ng pulong
upang mapanatili ang kahusayan at maiwasan ang kalituhan.
6. Kompletong Heading: Tiyakin ang tumpak at kumpletong heading sa katitikan, kabilang ang pangalan ng
organisasyon, petsa, oras, at lugar ng pulong.

7. Gumamit ng Recorder: Kung kinakailangan, mag-recorder sa pulong para sa mga puntos na hindi malinaw
o kailangan pang balikan.

8. Mosyon at Sustento: Talaan nang maayos ang mga mosyon at mga suhestiyon na napag-usapan, kasama
ang kanilang pinagmulan at mga sumang-ayon.

9. Isyung Napagdesisyunan: I-record ang lahat ng napagdesisyunan na mga paksa at isyu.

10. Agarang Pag-organisa: Organisahin at isulat agad ang katitikan pagkatapos ng pulong upang maiwasan
ang kakulangan.
May tatlong uri o estilo ng pagsulat ng katitikan ng pulong ang mga ito ay ang sumusunod:

a. Ulat ng Katitikan: Detalyadong talaan ng mga pangalang nagsalita at mga sumang-ayon sa mosyon.

b. Salaysay ng Katitikan: Maikli at mahalagang mga detalye lamang ang isinasalaysay. Ito ay maituturing na
legal na dokumento.

c. Resolusyon ng Katitikan: Naglalaman lamang ng mga isyu na napagkasunduan ngunit hindi nagtatala ng
mga nagsalita o sumang-ayon.
Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong:

Ayon kay Dawn Rosenberg McKay, isang editor at may-akda ng The Everything Practice
Interview Book at The Everything Get-a-job Book, sa pagkuha ng katitikan ng pulong
mahalagang maunawaan ang mga bagay na dapat gawin bago ang pulong, habang
isinasagawa ang pulong, at pagkatapos ng pulong.

Bago ang pulong

•Magpasiya kung anong paraan ng pagtatala ng katitikan ang iyong gagamitin. Maaaring
gumamit ng bolpen at papel, laptop, tablet, computer o recorder.

•Tiyaking ang gagamitin mong kasangkapan ay nasa maayos na kondisyon Kung ikaw ay
gagamit ng laptop siguraduhing ito ay may sapat na baterya na kakailanganin para sa kabuoan
ng pulong
•Gamitin ang adyenda para gawin nang mas maaga ang outline o balangkas ng katitikan ng pulong.
Maglaan ng sapat na espasyo para sa bawat pak makatutulong ito upang mabilis na maitala ang mga
mapag-uusapan kaugnay ng mga ito.

Habang Isinasagawa ang Pulong

•Ipaikot ang listahan ng mga taong kasama sa pulong at hayaang lagdaan ito ng bawat isa. Mula rito
madali mong matutukoy kung sino ang liban sa pulong at maging ang panauhin sa araw na iyon.

•Sikaping makilala kung sino ang bawat isa upang maging madali para sa iyo na matukoy kung sino
ang nagsasalita sa oras ng pulong.

•Itala kung anong oras nagsimula ang pulong.

•Itala lamang ang mahahalagang ideya o puntos. Hindi kailangang isulat ang bawat impormasyong
maririnig sa pulong gayunman maging maingat sa pagtatala ng mahahalagang puntos. Tandaan na ang
katitikan ng pulong ay isang opisyal at legal na dokumento ng samahan o organisasyon.

•Itala mga mosyon o mga suhestiyon, maging ang pangalan ng taong nagbanggit nito, gayundin ang mga
sumang-ayon, at ang naging resulta ng botohan

•Itala at bigyang-pansin ang mga mosyon na pagbobotohan pagdedesisyunan pa sa susunod na pulong.

•Itala kung anong oras natapos ang pulong.

Pagkatapos ng Pulong

•Gawin o buoin agad ang katitikan ng pulong pagkatapos na pagkatapos habang sariwa pa sa isip ang lahat
ng mga tinalakay Kung may hind malinaw sa iyong mga tala ay maaaring linawin ito sa iba na dumalo rin
sa nasabing pulong.

•Huwag kalimutang itala ang pangalan ng samahan o organisasyon. pangalan ng komite, uri ng pulong
(lingguhan, buwanan, taunan, o espesyal na pulong), at maging ang layunin nito.

•Itala kung anong oras ito nagsimula at natapos.

•Isama ang listahan ng mga dumalo at maging ang pangalan ng nanguna sa pagpapadaloy ng pulong. Sa
katapusan ng katitikan ay huwag kalimutang ilagay ang "Isinumite ni:", kasunod ang iyong pangalan.
•Basahing muli ang katitikan ng pulong bago tuluyang ipasa sa kinauukulan para sa huling pagwawasto
nito. Maaaring ipabasa ito sa kasamahan na nakadalo rin sa nasabing pulong upang kung mayroon ka mang
nakaligtaang puntos o ideyang hindi naisama ay maaari niya ito makita at ipagbigay alam sa iyo.

•Ipasa ang sipi ng katitikan ng pulong sa kinauukulan o sa taong nanguna sa pagpapadaloy nito.