3 ELEMENTO NG PULONG

• MEMORANDUM
• ADYENDA
• KATITIKAN NG PULONG
MEMORAND
UM
• Isang kasulatang nagbibigay kabatiran
tungkol sa gagawing pulong o paalala
tungkol sa isang mahalagang
impormasyon, gawain, tungkulin o
utos

Prof . Ma. Rovilla Sudprasert

(2014)
• Nakasaad dito ang layunin o pakay sa
gagawing miting

• Ang memo ay hindi isang liham o

isang anunsyo
• Sa pagsulat ng memo, gumagamit ang
ilang kompanya at mga institusyon ng
mga colored stationery

Dr. Darwin Bargo (2014)

PUTI
• Ginagamit sa pangkalahatang
kautusan, direktiba o
imposmasyon
Pink o Rosas

• Para sa request o order na

nangggaling sa purchasing
department
Dilaw o Luntian
• Memo na nanggaling sa
marketing o accounting
department
3 uri ng Memorandum ayon
sa Layunin

• Memorandum para sa
Kahilingan
• Memorandum para sa Kabatiran
• Memorandum para sa Pagtugon
Mga dapat isaalang- alang sa
pagsulat ng isang
Memorandum
• Magkaroon ng letterhead (logo at
pangalan ng kompanya, instistusyon o
organisasyon maging ang lugar kung saan
matatagpuan at kung minsan maging ang
bilang ng numero ng telepono)
• Ang bahaging para sa/ para kay/
para kina ay naglalaman ng
pangalan ng tao o mga tao o kaya
nama’y grupong pinag-uukulan ng
memo
• Ang bahaging mula kay ay
naglalaman ng pangalan ng
gumawa o nagpadala ng memo
• Sa bahaging Petsa, isulat ang buong
pangalan ng buwan o dinaglat na
salita nito

Hal. Ika-12 ng Hulyo, 1992

Nob. 29, 2009
• Sa bahaging paksa, mangyaring ito’y
nakasulat ng payak , malinaw at
tuwiran upang agad na maunawaan
ang nais nitong ipabatid
Sa mensahe, maikli lamang ngunit ito’y detalyado

a. Sitwasyon- panimula o layunin ng memo

b. Problema- suliraning dapat bigyang pansin
(hindi lahat ng memo ay mayroon ito)
c. Solusyon- inaasahang dapat gawin ng
kinauukulan
d. Paggalang at pasasalamat- wakasan ang memo
sa pamamagitan ng pagbibigay pasasalamat o
pagpapakita ng paggalang
• Lagda- kadalasang inilalagay ito
sa ibabaw ng kaniyang pangalan
sa bahaging mula kay
ADYENDA
 • Nagtatakda ng mga paksang
tatalakayin sa pulong

ADYENDA
Mga Impormasyong Dapat
Taglayin ng Isang Adyenda

• Mga paksang tatalakayin

• Mga taong tatalakay o
magpapaliwanag ng mga paksa
• Oras na itinakda para sa bawat
paksa
• Nagtatakda ng balangkas ng pulong
• Nagsisilbing talaan o tseklist
• Nagbibigay pagkakataon sa mga kasapi
ng pulong na maging handa
• Nakatutulong upang makapagpokus sa
mga paksang tatalakayin
 • Magpadala ng memo o email
• Lagdaan bilang katibayan ng
kanilang pagdalo at magpadala
ng tugon kung ito’y sa email
• Gumawa ng balangkas- nakatable
format
• Ipadala ang sipi ng adyenda isa o
Mga dalawang araw bago ang pulong
Hakbang sa (bilang paalala, ilagay muli ang
layunin ng pulong at kung kailan
Pagsulat ng at saan ito gaganapin)
Adyenda • Sundin ang nasabing adyenda.
 Mga Dapat Tandaan sa
Paggamit ng Adyenda
• Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap
ng sipi ng mga adyenda
• Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na
mahahalagang paksa
• Manatili sa iskedyul ng adyenda ngunit maging
flexible kung kinakailangan. (sumunod sa itinakdang
oras)
• Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na
nakalagay sa sipi ng adyenda
• Ihanda ang mga kakailanganing dokumento kasama
ng adyenda
KATITIKAN
NG PULONG
KATITIKAN NG PULONG
• Opisyal na tala ng isang pulong
• Kalimitang isinasagawa nang pormal, obhetibo at
komprehensibo o nagtataglay ng lahat ng
mahahalagang detalyeng tinalakay sa pulong

• Nagsisilbing opisyal at legal na kasulatan ng

samahan, kompanya, organisasyong maaaring
magamit bilang prima facie evidence sa mga legal na
usapin o sanggunian para sa susunod na mga
pagpaplano at pagkilos
* Ang pulong ay balewala kung hindi
maitatala ang mga napag-usapan o
napagkasunduan

KATITIKAN NG PULONG
• Heading
• Mga kalahok o dumalo
• Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng pulong
• Action Items o usaping napagkasunduan (kasama sa
bahaging ito ang mga hindi pa natapos o nagawang
proyektong bahagi ng nagdaang pulong)
• Pabalita o Patalastas
• Isjedyul ng Susunod na pulong
• Pagtatapos (isulat din kung kailan at anong oras ito
nagsimula)
• Lagda

Mahahalagang Bahagi ng Katitikan

ng Pulong
• Dapat tandaan ng sino mang kumukuha ng
katitikan ng pulong na hindi niya trabahong
ipaliwanag o bigyang interpretasyon ang
mga napag-usapan sa pulong. Ang tangi
niyang gawain ay itala at iulat lamang ito.

Darwin Bargo (2014)

Mga Dapat Gawin ng Taong
naatasang Kumuha ng Katitikan ng
Pulong
• Hangga’t maaari ay hindi siya kabilang o
participant sa nasabing pulong
• Umupo sa malapit sa tagapanguna o presider
ng pulong
• May sipi ng mga pangalan ng mga taong
dadalo
Mga Dapat Gawin ng Taong
naatasang Kumuha ng Katitikan ng
Pulong
• Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng
nakaraang pulong
• Nakapokus o nakatuon lamang sa nakatalang
adyenda
• Tiyaking na ito’y nagtataglay ng tumpak at
kompletong heading (pangalan ng samahan o
organisasyon, institusyon, petsa, oras at lugar ng
pulong)
Mga Dapat Gawin ng Taong
naatasang Kumuha ng Katitikan ng
Pulong

• Gimamit ng Recorder kung kinakailangan

• Itala ang mga mosyon o pormal na suhestiyon
nang maayos
• Itala ang lahat ng paksa at isyung
napagdesisyunan ng koponan
Mga Dapat Gawin ng Taong
naatasang Kumuha ng Katitikan ng
Pulong
• Isulat at isaayos agad ang mga datos ng katitikan
pagkatapos ng pulong
3 Uri o Estilo ng pagsulat ng Katitikang ng Pulong
1. Ulat ng Katitikan- lahat ng detalye ay nakatala
2. Salaysay ng Katitikan- pagsasalaysay ng
mahahalagang detalye ng pulong. Maituturing na
legal na dokumento
3. Resolusyon ng Katitikan- lahat ng isyung
napagkasunduan
* Napagkasunduan na… Napagtibay na….
• Ayon kay Dawn Rosenberg McKay- isang
editor at awtor, mahalagang maunawaan ang
mga bagay na dapat gawin bago, habnag at
pagkatapos ng pulong

Mga Dapat Tandaan sa

Pagsulat ng KNP
• Magpasiya kung anong paraan ng pagtatala
ang gagamitin (bolpen at papel, laptop, tablet,
computer o recorder)
• Tiyaking ang gagamiting kasangkapan ay nasa
maayos na kondisyon
• Gamitin ang adyenda upang gawin nang mas
maaga ang outline o balangkas. Maglaan ng
espasyo para sa bawat paksa upang mapabilis
ang pagtatala ng mga napag-usapan

Bago ang Pulong

• Ipaikot ang listahan at tiyaking ang lahat ng
dumalo ay nakapaglagda (atendans)
• Kilalanin kung sino ang bawat isa upang
maging madali ang pagtukoy kung sino ang
nagsasalita
• Itala kung anong oras nagsimula ang pulong
• Itala lamang ang mahahalagang ideya o
puntos

Habang Isinasagawa ang

Pulong
• Itala ang mga mosyon o mga
suhestiyon maging ang taong
nagbanggit, mga sumang-ayon at
resulta ng naging botohan
• Itala at bigyang pansin ang mga
mosyong pagbobotohan o
pagdedesisyunan sa susunod na pulong
• Itala kung anong oras natapos

Habang Isinasagawa ang

Pulong
• Gawin o buoin agad ang katitikan ng
pulong habang sariwa pa sa isip ang lahat
ng tinalakay (kung hindi masyadong
malinaw sa iyong tala, maaaring linawin
ito sa mga ibang dumalo)
• Huwag kalimutang itala ang pangalan ng
samahan o organisayon, panglan ng
komite, uri ng pulong (lingguhan,
buwanan, taunan o espesyal na pulong) at
maging ang layunin nito

Pagkatapos ng Pulong
• Itala kung anong oras ito nagsimula at
natapos
• Isama ang listahan ng mga dumalo at
pangalan ng nanguna sa pagpapadaloy ng
pulong
* Sa katapusan nito, huwag kalimutang
ilagay ang isinumite ni: / Inihanda ni:
kasunod ang iyong pangalan

Pagkatapos ng Pulong
• Basahing muli ang KNP bago tuluyang
ipasa sa kinauukulan para sa huling
pagwawasto nito
• Maaring ipabasa ito sa kasamahang dumalo
upang makita o mapagbigay-alam agad
kung mayroon mang mga pagkakamali,
kulang o nakaligtaan
• Ipasa ang sipi ng KNP sa kinauukulan sa
taong nanguna sa pagpapadaloy

Pagkatapos ng Pulong