PAGSULAT NG

MEMO, ADYENDA AT
KATITIKAN NG PULONG
1 2

3
Naranasan mo na bang
dumalo sa isang pulong?
Paano mo ilalarawan ang
pulong na ito?
Pagpupulong o Miting (lalo na sa business meeting)

 Ito ay pangkaraniwang gawain ng bawat samahan, organisasyon, kompanya,

paaralan, institusyon, at iba pa.
 Halos araw-araw ay may nagaganap na pulong sa opisina, lingguhang board meeting
sa kompanya, seminar, at maging ang pagdaraos ng malalaking kumperensiya.
 Bunga nga makabagong teknolohiya, ginagawa na rin sa kasalukuyan ang
pagpupulong sa pamamagitan ng teleconference, videoconference, at online meeting
gamit ang Internet.
 Labis na pinahahalagahan sa kasalukuyan ng bawat isa ang pagbabahaginan ng
ideya at epektibong pagpaplano ng mga proyekto na mabisang maisagawa o
naisasakatuparan sa pamamagitan ng pagdaraos ng epektibo at maayos na
pagpupulong.
 PAGSULAT NG
MEMO, ADYENDA AT
KATITIKAN NG PULONG
MEMO/
MEMORANDUM
MEMORANDUM

Ayon ay Prof. Ma. Rovilla Sudaprasert, sa

kanyang aklat na English for the Workplace 2
(2014), ang memorandum o memo ay isang
kasulatang nagbibigay kabatiran tungkol sa
gagawing pulong o paalala tungkol sa isang
mahalagang impormasyon, gawain,
tungkulin, o utos.
MEMORANDUM
Nakasaad ang layunin o pakay ng gagawing miting.
Sa pamamagitan nito nagiging malinaw sa mga
dadalo ng pulong kung ano ang inaasahan mula sa
kanila.
Kung ang layunin o pakay na nakatala sa memo ay
upang ipabatid lamang sa kanila ang isang
mahalagang desisyon o proyekto ng kompanya o
organisasyon, magiging malinaw para sa lahat na
hindi na kailangan ang kanilang ideya o suhestiyon
sapagkat pinal na ang nasabing desisyon o proyekto.
 MEMORANDUM
 Maituturing ding isang sining ang pagsulat ng memo.
 Dapat tandaan na ang memo ay hindi liham.
Kadalasang ito ay maikli lamang na ang pangunahing
layunin ay pakilusin ang isang tao sa isang tiyak na
alituntunin na dapat isakatuparan gaya halimbawa ng
pagdalo sa isang pulong, pagsasagawa o pagsunod
sa bagong Sistema ng produksiyon o kompanya.
 Ito rin ay maaaring maglahad ng impormasyon
tungkol sa isang mahalagang balita o pangyayari sa
mga polisiya.
MEMORANDUM

Ayon kay Dr. Darwin Bargo sa kanyang aklat na Writing in

the Discipline (2014), ang mga kilala at malaking
kompanya maging mga institusyon ay kalimitang
gumagamit ng mga colored stationery para sa kanilang
mga memo tulad ng mga sumusunod:
 Puti – ginagamit sa mga pangkalahatang kautusan,
direktiba, o impormasyon.
 Pink o rosas – ginagamit naman para sa request o order
na nanggagaling sa purchasing department.
 Dilaw o luntian – ginagamit naman para sa mga memo na
nangagaling sa marketing at accounting department.
MEMORANDUM

Sa pangkalahatan, ayon din kay Bargo

(2014), may tatlong uri ng memorandum
ayon sa layunin nito.
a.Memorandum para sa kahilingan
b.Memorandum para sa kabatiran
c. Memorandum para sa pagtugon
Halimbawa ng Memo:

Academy of Saint John

La Salle Green Hills Supervised
General Trias, Cavite

MEMORANDUM

Para sa: Mga Puno ng Kagawaran at Mga Guro ng Senior High School
Mula Kay: Daisy T. Romero, Pumungguro, Academy of Saint John
Petsa: 25 Nobyembre 2015
Paksa: Pagbabago ng Petsa ng Pulong

Ang nakatakdang pulong sa Sabado, Nobyembre 28, 2015 ay inilipat sa

susunod na Sabado, Disyembre 5, 2015 sa ganap na ika-9:00 hanggang ika-11:00 ng
umaga.
 Paaralan ng Dona Aurora Elementary School

Ika-28 ng Hunyo 2019

Ikalawang Memorandum

Paksa: Pagpapatayo ng karagdagang garden sa eskwelahan

Para sa: Mga guro ng Paaralan at Miyembro ng PTA Officers

Magandang araw! bilang isang Pangulo ng PTA Officers ay naisipan kung maging proyekto
sa paaralan ang pagtatayo ng karagdagang garden para sa mga mag-aaral, dahil napansin
ang hilig ng mga ito sa pagtanim. Ang pondo po natin ay magmumula sa nalikom nating pera
mula sa mabuting loob na nag-donate sa ating paaralan.

Inaasahan ko po ang inyong pagtugon sa proyektong ito. Maraming salamat po.

Hana Tores
Pangulo ng PTA
MAHALAGANG TANDAAN NA ANG ISANG MAAYOS AT MALINAW
NA MEMO AY DAPAT NA MAGTAGLAY NG SUMUSUNOD:

1.Makikita sa letterhead ang logo at pangalan ng kompanya, institusyon, o organisasyon

gayundin ang lugar kung saan matatagpuan ito at minsan maging ang numero ng
telepono.
2. Ang bahaging ‘Para sa/Para kay/Kina’ ay naglalaman ng pangalan ng tao o mga tao, o
kaya naman ay grupong pinag-uukulan ng memo.
3. Ang bahagi namang ‘Mula kay’ ay naglalaman ng pangalan ng gumawa o nagpadala
ng memo.
4. Sa bahaging “Petsa”, iwasan ang paggamit ng numero gaya ng 11/25/15 o 30/09/15.
5. Ang bahaging “Paksa” ay mahalagang maisulat ng payak, malinaw, at tuwiran upang
agad maunawaan ang nais ipabatid nito.
MAHALAGANG TANDAAN NA ANG ISANG MAAYOS AT MALINAW
NA MEMO AY DAPAT NA MAGTAGLAY NG SUMUSUNOD:

6. Kadalasang ang “Mensahe” ay maikli lamang ngunit kung ito ay isang detalyadong
memo kailangang ito ay magtaglay ng sumusunod:
a. Sitwasyon – dito makikita ang panimula o layunin ng memo
b. Problema – nakasaad ang suliraning dapat pagtuonan ng pansin. Hindi
lahat ng memo ay nagtataglay nito.
c. Solusyon – nagsasaad ng inaasahang dapat gawin ng kinauukulan.
d. Paggalang o Pasasalamat - wakasan ang memo sa pamamagitan ng
pagpapasalamat o pagpapakita ng paggalang.
7. Ang huling bahagi ay ang ‘Lagda’ ng nagpadala. Kadalasang inilalagay ito sa ibabaw
ng kanyang pangalan sa bahaging Mula kay.
BAKIT ISINUSULAT ANG MEMORANDUM?

 Para magbigay ng impormasyon

 Maghingi ng impormasyon
 Pagkompirma sa kumbersasyon
 Pag-aanunsiyo ng mga pagbabago sa pulong
 Pagbati sa katrabaho
 Pagbuod ng pulong
 Pagpapadala ng dokumento
 Pag-uulat sa pang araw-araw na gawain.
AGENDA
O
ADYENDA
Adyenda
 Talaan ng mga pag-uusapan sa isang pormal na pulong.
 Sumusulat ng adyenda upang bigyan ng impormasyon ang mga taong kasangkot sa mga temang
pag-uusapan at sa mga usaping nangangailangan ng pansin at pagtugon.
 Binibigyang-halaga rin dito ang rekomendasyon ay dapat magkaroon ng resolusyon.
 Mahalagang kasangkot sa paggawa ang kalihim, habang ang kalimitang nagpapatawag naman ng
pulong ay ang mga opisyal tulad ng pangulo ng pamantasan o mga administrador, CEO, director,
pinuno ng samahan, at iba pang mga may pananagutan sa paggawa ng adyenda.
 Ayon kay Sudaprasert (2014), ang adyenda ang nagtatakda ng mga paksang tatalakayin sa
pulong.
 Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong adyenda ang isa sa mga susi ng matagumpay na
pulong. Napakahalagang maisagawa ito nang maayos at maipabatid sa mga taong kabahagi bago
isagawa ang pulong.
Mga Kahalagahan ng Pagkakaroon ng Adyenda

1. Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon:

a. Mga paksang tatalakayin
b. Mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa
c. Oras na itinakda para sa bawat paksa
2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng pagkakasunod-sunod ng mga
paksang tatalakayin at kung gaano katagal pag-uusapan ang mga ito.
3. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang mahalaga upang matiyak na ang lahat ng
paksang tatalakayin ay kasama sa talaan.
4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na maging handa sa mga
paksang tatalakayin o pagdedesisyunan.
5. Ito ay nakatutulong nang malaki upang manatiling nakapokus sa mga paksang tatalakayin
sa pulong.
Mga Hakbang sa Pagsulat ng Adyenda

1. Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o kaya naman ay isang e-mail na

nagsasaad na magkakaroon ng pulong tungkol sa isang tiyak na paksa o layunin sa ganitong
araw, oras, at lugar.
2. Ilahad sa memo na kailangan lagdaan ito bilang katibayan ng kanilang pagdalo kung e-
mail naman kailangan magpadala sila ng kanilang tugon. Ipaliwanag din sa memo na kung
kinakailangan na ipadala o ibigay sa gagawa ng adyenda ang kanilang concerns o paksang
tatalakayin at kung ilang minuto ang kanilang gugulin sa pagtatalakay.
3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag nalikom na ang ang mga
adyenda mula sa mga dadalo. Higit na magiging sistematiko kung naka-table format kung
saan nakahanay ang mga paksang tatalakayin, taong tatalakay at gaano ito katagal
tatalakayin.
4. Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o isang araw bago ang
pulong. Bilang paalala ay muling ilagay rito ang layunin ng pulong, at kung kailan at saan ito
gaganapin.
5. Sundin ang nasabing adyenda sa pagsasagawa ng pulong.
Narito ang halimbawa ng adyenda:

Petsa: Agosto 30, 2016 Oras: 8:00 n.u-11:00 n.u

Lugar: Colegio San Agustin-Bacolod (Mini AVR)
Paksa/Layunin: Paghahanda para sa Buwan ng Wika
Mga Dadalo:
1. Rose Ann Bacodio
2. Vonamie Cepeda
3. Felipe Reyes
4. Lara Osoya
5. Jay Ann Peroy
6. Aya Marie Ibanez
7. Ma. Teresa Calvez
8. Jaybee Concepion

Mga Paksa Taong Tatalakay Oras

1. Tema ng Buwan ng Wika Bacodio 20 minuto

2. Mga Programa Reyes 30 minuto

3. Mga Patimpalak Concepion 15 minuto
4. Badyet Cepeda 15 minuto
5. Salu-salo Peroy 20 minuto
Mga Dapat Tandaan sa Paggamit ng Adyenda

1. Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng sipi ng mga adyenda.

Ginagawa ito upang matiyak na ang bawat taong dadalo sa pulong ay may sapat na
kaalaman hinggil sa mga paksang pag-uusapan.
2. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na mahalagang paksa. Sa
pagpaplano ng pulong, higit na makabubuti kung sa unang bahagi ng miting tatalakayin
ang pinakamahalagang adyenda.
3. Manatili sa iskedyul ng adyenda ngunit maging flexible kung kinakailangan.
Tiyakin na nasusunod ang itinakdang oras para sa adyenda o paksang tatalakayin.
4. Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na nakalagay sa mga sipi ng
adyenda. Ang pagsunod sa tinakdang oras ay nangangahulugan ng pagrespeto sa oras
ng iyong mga kasama.
5. Ihanda ang mga kakailanganing dokumento kasama ng adyenda. Makatutulong
nang malaki kung nakahanda na rin kasama ng adyenda ang mga kakailanganing
dokumento para sa mga paksang nangangailangan ng estadistika, kompyutasyon, at iba
pa upang mas madali itong maunawaan ng lahat at walang masayang na oras.
 Anong mga bagay ang dapat gawin
upang matandaan ang pinag-usapan sa
pagpupulong? Ibahagi ang iyong
opinyon ukol dito.
Ang opisyal na tala ng isang pulong ay
tinatawag na katitikan ng pulong.
Tinatawag itong minutes of meeting sa
wikang Ingles at kalimitang isinasagawa nang
pormal, obhetibo, at komprehensibo o
nagtataglay ng lahat ng mahahalagang
detalyeng tinalakay sa pulong.
Matapos itong maisulat at mapagtibay sa
susunod na pagpupulong, ito ay
nagsisilbing opisyal at legal na kasulatan
ng samahan, kompanya, o organisasyon
na maaaring magamit bilang prima
facie evidence sa mga legal na usapin o
sanggunian para sa susunod na
pagpaplano at pagkilos.
 Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng Pulong

1.Heading – ito ay naglalaman ng

pangalan ng kompanya, samahan,
organisasyon o kagawaran.
- makikita rin dito ang petsa, ang
loksayon, at maging oras ng pagsisimula
ng pulong.
2. Mga kalahok o dumalo
– dito nakalagay kung sino ang nanguna
sa pagpapadaloy ng pulong gayundin ang
pangalan ng lahat ng mga dumalo
kasama ang mga panauhin maging ang
pangalan ng mga liban o hindi nakadalo
ay nakatala rito.
3. Pagbasa at pagpapatibay ng
nagdaang katitikan ng pulong – dito
makikita kung ang nakalipas na katitikan ng
pulong ay napagtibay o may pagbabagong
isinagawa sa mga ito.
4. Action items o usaping
napagkasunduan (kasama sa bahaging
ito ang hindi pa natapos o nagawang
proyektong bahagi ng nagdaang pulong) –
dito makikita ang mahahalagang tala hinggil
sa mga paksang tinalakay. Inilagay rin sa
bahaging ito kung sino ang nanguna sa
pagtalakay ng isyu at maging ang desisyong
nabuo ukol dito.
5. Pabalita o patalastas – hindi ito laging
makikita sa katitikan ng pulong ngunit kung
mayroon mang pabalita o patalastas mula sa
dumalo. Halimbawa, mga suhestiyong agenda
para sa susunod na pulong.
6. Iskedyul ng susunod na pulong – dito
itinatala kung kailan at saan gaganapin ang
susunod na pulong.
7. Pagtatapos – inilalagay dito kung
anong oras nagwakas ang pulong.

8. Lagda – mahalagang ilagay sa

bahaging ito ang pangalan ng taong
kumuha ng katitikan ng pulong at kung
kailan ito isinumite.
 Mga Dapat Gawin ng Taong Naatasang
Kumuha ng Katitikan ng Pulong

Dapat tandaan ng sinumang

kumukuha ng katitikan ng pulong na
hindi niya trabahong ipaliwanag o
bigyang-interpretasyon ang mga
napag-usapan sa pulong. Ang kanyang
tanging gawain ay itala at iulat lamang
ito.
 Napakahalaga na siya ay maging
obhetibo at organisado sa pagsasagawa nito
(Bargo, 2014). Narito ang ilang mga bagay
na dapat isaalang-alang ng mga taong
kumukuha ng katitikan ng pulong na
hinango sa aklat ni Sudarprasert na
English for the Workplace 3 (2014).
1. Hangga’t maari ay hindi participant sa nasabing
pulong.
2. Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng
pulong.
3. May sipi ng mga pangalan ng mga taong dadalo sa
pulong.
4. Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng
nakaraang pulong.
5. Nakapokus o nakatuon sa nakatalang adyenda.
6. Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa
ay nagtataglay ng tumpak at kumpletong heading.
7. Gumamit ng recorder kung kinakailangan.
8. Itala ang mga mosyon o pormal na suhestiyon
nang maayos.
9. Itala ang lahat ng paksa at isyung napagde-
sisyunan ng koponan.
10. Isulat o isaayos agad ang mga datos ng
katitikan pagkatapos ng pulong.
 Tatlong estilo ng pagsulat
ng katitikan ng pulong
Ulat ng Katitikan – Sa ganitong uri ng katitikan, ang lahat ng detalyeng
napag-usapan sa pulong ay nakatala. Maging ang pangalan ng mga taong
nagsalita o tumalakay ng paksa kasama ang pangalan ng mga taong
sumang-ayon sa mosyong isinagawa.
 Salaysay ng Katitikan – Isinalaysay lamang ang mahahalagang
detalye ng pulong. Ang ganitong uri ng katitikan ay maitutring na isang
legal na dokumento.
 Resolusyon ng Katitikan – Nakasaad lamang sa katitikan na ito ang
lahat ng isyung napagkasunduaan ng samahan. Hindi na itinatala ang
pangalan ng mga taong tumalakay nito maging ang mga sumang-ayon
dito. Kadalasang mababasa ang mag katagang “Napagkasunduan na….” o
“Napagtibay na….”
 Mga Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Katitikan ng
Pulong

Sa pagkuha ng katitikan ng pulong,

mahalagang maunawaan ang mga bagay na
dapat gawin bago ang pulong, habang
isinasagawa ang pulong, at pagkatapos ng
pulong (Dawn RosenBerg McKay, editor at may-
akda ng The Everything Practice Interview
Book at Eveything Get-a-job Book).
 Bago ang Pulong

Magpasiya kung anong paraan ng pagtatala ng katitikan ng

pulong ang iyong gagamitin. Maaaring gumamit ng bolpen at
papel, laptop, tablet, computer, o recorder.
Tiyaking ang gagamitin mong kasangkapan ay nasa maayos na
kondisyon. Kung ikaw ay gagamit ng laptop ay siguraduhing ito
ay may sapat na baterya na kakailanganin para sa kabuon ng
pulong.
Gamitin ang adyenda para gawin nang mas maaga ang outline o
balangkas ng katitikan ng pulong. Maglaan ng sapat na espasyo
para sa bawat paksa, makatutulong ito upang mabilis na maitala
ang mga mapag-usapan kaugnay ng mga ito.
 Habang Isinasagawa ang Pulong

Ipaikot ang listahan ng mga taong kasama sa pulong

at hayaang lagdaan ng ito bawat isa. Mula rito madali
mong matutukoy kung sino ang liban sa pulong at
maging ang panauhin sa araw na iyon.
Sikaping makilala kung sino ang bawat isa upang
madali para sa iyo na matukoy kung sino ang
nagsasalita sa oras ng pulong.
Itala kung anong oras nagsimula ang pulong.
Itala lamang ang mga mahahalagang ideya o puntos.
Hindi kailangang isulat ang bawat impormasyong
maririnig sa pulong gayunman maging maingat sa
pagtatala ng mahahalagang puntos. Tandaan na ang
katitikan ng pulong ay isang opisyal at legal na
dokumento ng samahan o organisasyon.
Itala ang mosyon o mga suhestiyon, maging ang
pangalan ng taong nagbanggit nito, gayundin ang mga
sumang-ayon, at ang nagging resulta ng botohan.
Itala at bigyang pansin ang mga mosyon na
pagbobotohan o pagdedesisyunan pa sa susunod
na pulong.

Itala kung anong oras natapos ang pulong.

 Pagkatapos ng Pulong

Gawin o buoin agad ang katitikan ng pulong habang

sariwa pa sa isip ang lahat ng mga tinalakay. Kung
may hindi malinaw sa iyong mga tala, maaaring
linawin ito sa iba na dumalo rin sa nasabing pulong.
Itala ang pangalan ng samahan o organisasyon,
pangalan ng komite, uri ng pulong (lingguhan,
buwanan, taunan, o espesyal na pulong), at maging
ang layunin nito.
Itala kung anong oras ito nagsimula at natapos.
Isama ang listahan ng dumalo at
maging ang pangalan ng nanguna sa
pagpapadaloy ng pulong. Sa
katapusan ng katitikay ay ilagay ang
“Isinumite ni:”, kasunod ang iyong
pangalan.
Basahing muli ang katitikan ng pulong bago
tuluyang ipasa sa kinauukulan para sa huling
pagwawasto nito. Maaaring ipabasa ito sa kasamahan
na nakadalo rin sa nasabing pulong upang kung
mayroon ka mang nakaligtaang puntos o ideyang
hindi naisama ay maari niya itong Makita at
ipagbigay alam sa iyo.
Ipasa ang sipi ng katitikan ng pulong sa kinauukulan
o sa taong manguna sa pagpapadaloy nito.