Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

PKPA 2/1991

PENGURUSAN
MESYUARAT
BERKUALITI /
PENULISAN MINIT

NOR SABITAH SAIDIN

PERUNDING LATIHAN
INTAN KAMPUS WILAYAH UTARA
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

OBJEKTIF CERAMAH
Meningkatkan Kemahiran & Pengetahuan

• Dalam Merancang Dan Mengurus

Mesyuarat Yang Lebih Berkualiti
• Kaedah Merekod Minit Mesyuarat Yang
Lebih Berkualiti
• Kaedah Mengesan Mendapatkan
Maklumbalas Sesuatu Keputusan
Mesyuarat
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

ASAS PENGURUSAN MESYUARAT

•Pengertian Mesyuarat
•Keahlian Mesyuarat
•Mesyuarat Yang berkualiti
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

PENGERTIAN MESYUARAT

Perbincangan formal
melibatkan dua pihak
atau lebih untuk mencapai
objektif tertentu yang
akan dikongsi bersama
melalui proses
komunikasi.
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

JENIS MESYUARAT

1. MENDAPAT MAKLUMAT
2. MEMBUAT KEPUTUSAN
3. MENYELESAIKAN MASALAH
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

JENIS MESYUARAT
1. MENDAPAT MAKLUMAT

• Wakil tiada had

• Mereka yang perlu tahu
• Persediaan bilik
• Proses komunikasi satu hala
• Cara kepimpinan autoritatif
• Penekanan isi kandungan
ASAS KEJAYAAN : PERANCANGAN DAN
PENYEDIAAN MAKLUMAT
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

2. MEMBUAT KEPUTUSAN/
SELESAIKAN MASALAH
 Tiada melebihi 12 orang wakil
 Mereka yang bertanggungjawab
 Dua hala dan interaktif
 Ahli berhadapan
 Kepimpinan corak penyertaan
 Penekanan kepada penyelesaian masalah
ASAS KEJAYAAN : MEWUJUDKAN IKLIM
PERTUKARAN IDEA
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

OBJEKTIF MESYUARAT

Bertukar fikiran, pendapat dan

mencetus idea baru

Memberi/dapatkan maklumat

Penyelesaian masalah

Mendapatkan persetujuan untuk

suatu tindakan
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

CIRI-CIRI MESYUARAT BERKUALITI

PENDEK - Tidak melebihi 3 jam

INFORMATIF - Memberi banyak maklumat

MEMBUAT KEPUTUSAN - Tegas dan muktamat

AUTORITATIF - Kuasa pemutus utama

KUATKUASAKAN - Disokong dengan peraturan

 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

MERANCANG

MENENTUKAN KEPERLUAN DIADAKAN

MESYUARAT
• Kos yang terlibat

• Faktor masa/timing
• Saiz keahlian
• Keberkesanan cara jemputan

• Kepakaran wakil yang hadir

 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

PERWAKILAN

PEGAWAI YANG BANYAK IDEA/KEPAKARAN

KETUA PEJABAT DAN PEGAWAI

BERTANGGUNGJAWAB

TIMBALAN KETUA PEJABAT/PEGAWAI

PENGGERAK UTAMA

KETUA PEJABAT
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

KEPIMPINAN
Mesra
Tidak terlalu formal dan bebas beri
pendapat
Penjelasan diminta/diberi

Mendengar pendapat dengan teliti

Penyertaan semua - banyakkan idea
Gunakan teknik ‘brainstorming’
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

PERINGKAT-PERINGKAT
MESYUARAT
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

TANGGUNGJAWAB URUSETIA

TIGA PERINGKAT TANGGUNGJAWAB YANG PERLU DILAKSANAKAN:

• Tindakan pra mesyuarat

• Tindakan semasa mesyuarat
• Tindakan selepas mesyuarat
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

TINDAKAN PRA MESYUARAT

Tentukan Agenda, Tarikh, Masa & Tempat

Membuat tempahan Bilik Mesyuarat & alat
Tentukan Kertas Kerja Kement./Jabatan diterima
15 hari sebelum mesyuarat
Surat jemputan 10 hari sebelum mesyuarat
Persediaan kemudahan Bilik Mesyuarat
Tentukan kehadiran 2 hari sebelum mesyuarat
Perbincangan pra mesyuarat dengan pengerusi
Makluman etiket mesyuarat kepada ahli.
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

MAKLUMAT

Disenarai ringkas untuk makluman

pengerusi
Dimaklumkan 10 hari sebelum
mesyuarat
Tegaskan dalam surat jemputan
Urusetia bincang dengan Pengerusi
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

TEMPAT MESYUARAT

Mengikut pelan/jenis mesyuarat

Tempat duduk mencukupi
Pembesar suara
Alat-alat tulis
APD
Bersih dan kemas
Tempahan minuman ringan
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

CATATAN MINIT
Senarai kehadiran mesyuarat
Perkara yang dibincangkan mengikut agenda:
 Perutusan Pengerusi
 Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu
 Perkara berbangkit
 Perbincangan ( Agenda )
 Pembentangan Kertas Kerja
 Hal-hal lain
 Penutup
Keputusan yang dibuat
Tindakan susulan yang perlu diambil.
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

WAKTU MESYUARAT

 Tentukan waktu mula dan akhir

 Hadkan waktu bagi perbincangan

idea/masalah yang banyak
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

SENARAI AGENDA ANGGARAN WAKTU

1.

2.

3.
4.

5.

6.

7.

8.
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

PENGENDALIAN MESYUARAT

• Wujud suasana merangsang perbincangan

• Ahli-ahli diberi peluang sama rata
• Agenda dibincang satu persatu.
• Hadkan masa perbincangan untuk setiap isu
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

• Penyediaan Minit (draf minit 3 hari selepas

mesyuarat)
• Susun nama kehadiran ahli mengikut rank
• Catatan perbincangan mesti jelas, ringkas & padat
serta tentukan ‘Tindakan’ untuk agensi berkenaan
• Pengesanan dan laporan maklumbalas
pelaksanaan keputusan mesyuarat ` follow up &
follow through ‘
• Menyusun maklumbalas dan edar kepada ahli-
ahli mesyuarat
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT

BERKUALITI
1. TULIN
- Ringkas dan padat
- Tidak direka-reka
- Tidak berbentuk laporan
2. LENGKAP
- Boleh difahami oleh ahli yang
tidak hadir mesyuarat
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

3. TEPAT
- Butir-butir perbincangan
dicatat dengan tepat.

4. BEBAS DARI KERAGUAN

- Tarikh, nombor, nama, fakta
dan lain-lain
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINIT

MESYUARAT YANG BERKUALITI

i. Perutusan Pengerusi
ii. Pengesahan Minit
iii. Perkara-perkara Berbangkit
iv. Perbincangan
Tajuk:
a) Mesyuarat mengambil maklum:-
i)
ii)
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

a) Mesyuarat membuat keputusan:-

i)
ii)
Tindakan:

v. Pembentangan kertas-kertas kerja

a. Inti kertas
b. Mesyuarat mengambil maklum

i)
ii)
c. Mesyuarat membuat keputusan
Tindakan

vi. Hal-hal lain

vii. Penutup
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
LAMPIRAN A

FORMAT MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARAT ………

(Catatkan Nama Mesyuarat)
Bil ……………. Tahun …..

(Catatan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Tarikh :
Masa :
Tempat:
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

HADIR

(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan,

bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli
mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan)

HADIR BERSAMA

(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli-ahli tetapi

dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama
menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut
kekananan)
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

URUSETIA

(Senaraikan Nama pegawai-pegawai yang menjadi

Urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah
mengikut kekananan)

I. PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSI

Ruangan ini mengandungi catatan mengenai

perkara-perkara penting yang telah
dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat.
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2. Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu

samada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada
pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan menyatakan
pindaan-pindaan berkenaan.

III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai

perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

4. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan

hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat
muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang
membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan

5. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan

tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu
mengambil tindakan.

IV. PERBINCANGAN

6. Ruangan ini merekodkan perkara- perkara baru

yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk
adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetap.
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

V. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA

7. Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa

kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara
yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah:-

a) Tajuk kertas kerja berkenaan

b) Unit yang menyediakan kertas kerja

berkenaan

c) Tujuan utama kertas kerja berkenaan

disediakan
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

d) Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam

kertas kerja berkenaan

e) Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat

berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam
kertas kerja berkenaan

f) Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu

yang dibangkitkan serta tindakan
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

VI. HAL-HAL LAIN

8. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang

dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak
termasuk di dalam agenda mesyuarat.

VII. PENUTUP

9. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:-

a) Bila mesyuarat itu tamat atau

ditangguhkan
b) Ucapan terima kasih daripada
Pengerusi mesyuarat
c) Tarikh mesyuarat akan datang
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

URUSETIA

(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam

mengurusetiakan mesyuarat)

Tarikh

(Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan)

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

CARTA ALIRAN MENGENDALIKAN MESYUARAT

P Tetapkan tujuan/objektif mesyuarat

Tetapkan tarikh/masa/tempat ahli

Sebelum P dan agenda mesyuarat
Mesyuarat
S/U Sediakan/hantar notis, agenda-agenda
mesyuarat dan kertas kerja sekiranya ada

S/U Sediakan tempat dan peralatan

- Catatkan kehadiran ahli-ahli

Pengerusikan Mesyuarat - Catatkan butir-butir
P • Buka Mesyuarat S/U perbincangan
• Mengawal perbincangan - Berikan perjelasan yang perlu
Semasa • Merumus mesyuarat
Mesyuarat
S/U
Sediakan deraf Minit Mesyuarat
Selepas P Luluskan deraf Minit Mesyuarat
Mesyuarat

S/U - Edarkan minit mesyuarat

- Ambil tindakan “follow-up”
- Mengadakan “post mortem”
* P - Pengerusi Mesyuarat
S/U - Setiausaha Mesyuarat
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

MASALAH PENGURUSAN
MESYUARAT

• MESYUARAT JARANG DIADAKAN

• MINIT LEWAT DIHANTAR
• AGENDA TIDAK JELAS
• TIADA KEPUTUSAN DIBUAT
• KURANG PERANCANGAN
• TIDAK KOMITED
• TIADA PEMANTAUAN
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

TATASUSILA BERMESYUARAT

• Jangan tiba lewat

• Elakkan gangguan telefon
• Tidak meninggalkan bilik mesyuarat
• Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat
• Mendengar secara aktif
• Beri sumbangan idea dan galakkan ahli lain komen
• Tumpu dan fokus
• Hormati Pengerusi dan ahli-ahli lain
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

ASAS MESYUARAT BERKUALITI

• Agenda dan Objektif Jelas

• Ketepatan Masa
• Logistik Yang Selesa
• Notis Panggilan Mencukupi
• Ahli-Ahli Yang Relevan
• Positive Discussion
• Peranan Pengerusi Dan Setiausaha Yang
Berkesan
• Rekod Minit Tepat
• Follow Up & Follow Through
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

MESYUARAT YANG DIRANCANG DAN

DILAKSANAKAN DENGAN BAIK DAN BERKESAN
AKAN MENGGALAKKAN TERHASILNYA
SUMBANGAN PEMIKIRAN YANG BERKESAN
PENGURUSAN LOGISTIK SERTA REKOD
MESYUARAT JUGA PERLU DIURUSKAN
SECARA BERKESAN
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

• DEFINISI
•Mengkaji dan meneliti pelbagai
pandangan/pendapat

•Dilakukan golongan pakar

•Merumuskan satu keputusan

tepat/hampir tepat untuk dilaksanakan
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Islam sangat mengambil berat -

Satu surah al-Quran - as-Syura -
membincangkan sifat orang mukmin -
bersyura
“dan urusan mereka (diputuskan) secara
syura sesama mereka” (as-Syura:38)
Syura disekalikan dengan fardhu solah,
sedekah dan jauhi perkara-perkara keji
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Wajib - haram seorang pemimpin membuat keputusan

tanpa mendapatkan pandangan orang lain
“..bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan itu.”
(Ali Imran:159)
Ayat diturunkan selepas Perang Uhud
Imam al-Qurtubi: “Syura dasar pemerintahan dan
hukum jelas. Sesiapa tidak mendapat pandangan ahli
ilmu wajib dipecat tanpa perselisihan.”
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Ada dua pandangan:

i. Keputusan syura (majoriti) wajib dipatuhi - menjadi
pilihan dalam keadaan umat daif.
ii. Syura wajib tapi keputusan terletak pada pemimpin -
bertanggungjawab.

PERKARA BOLEH DISYURAKAN

• Hanya dalam perkara tiada nas
• Kaedah-kaedah perlaksanaan hukum
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

KAEDAH PERLAKSANAAN SYURA

* Semua ahli - pungutan suara atau undi
* Memilih wakil ahli.

AHLI SYURA
* Para pemimpin - berpandangan jauh keutamaan
kepada berilmu.
* Mukallaf, lelaki, merdeka, adil, berilmu, tidak
mencalonkan diri sendiri
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

1. Satu ibadah - ikhlas, kerana Allah s.w.t.

Suasana tenang dan kehadiran hati.

2. Mulakan majlis dengan ayat Allah, mohon

perlindunganNya daripada gangguan
syaitan. Tazkirah ringkas (5minit) peringatan
tentang adab-adab majlis.
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

3. Persiapan bersungguh-sungguh daripada

ahli mesyuarat.

4. Pastikan tempat dan tarikh serta menghadiri

tidak lewat daripada waktu yang ditetapkan.
Memberitahu pihak urusetia jika tidak dapat
hadir pada masa yang ditetapkan. Tidak
menguzurkan diri kecuali uzur syarak.

5. Iltizam dengan agenda mesyuarat. Tidak keluar

daripadanya kecuali keperluan mendesak dan
lebih utama.
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

6. Peranan Pengerusi

* Bersungguh-sungguh dalam menjaga masa

supaya semua agenda dapat disempurnakan
dalam waktu ditetapkan.
* Menjaga peraturan, adab majlis dan
mempertimbangkan untuk membuat
keputusan.
* Mengawal mesyuarat supaya tidak
membincangkan perkara-perkara sampingan.
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

7. Tidak memotong ketika ahli lain sedang

memberi pandangan.

8. Tidak ada sesiapa boleh merasakan hanya

pandangannya sahaja yang betul. Iltizam
dengan keputusan yang telah dicapai tanpa
mebincangkan pendapat yang telah ditolak.

9. Menjaga amanah atau rahsia mesyuarat. Tidak

menyebarkan kecuali dipersetujui oleh
masyuarat.
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

10. Tidak membahaskan sesuatu isu sehingga

menimbulkan ketegangan. Berhenti
sejenak supaya dapat mengembalikan
ketenangan dan kecergasan sekiranya
suasana terlalu tegang

11. Keputusan selalunya diambil dengan suara

terbanyak. Menyatakan pendapat adalah
amanah, tanggungjawab dan syahadah yang
mempunyai akauntabiliti di hadapan Allah
s.w.t.
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

12. Ulangkan semula keputusan dan hasil yang

telah dicapai sebelum menamatkan majlis.

13. Tamatkan majlis dengan membaca doa

tasbih kIfarah dan Surah Al-Asr
“Sucilah Engkau wahai Tuhan kami dan
dengan memuji-muji Engkau, kami
menyaksikan bahawasanya tidak ada
Tuhan kecuali Engkau, kami mohon
ampun daripadaMu dan kami bertaubat
kepadaMu.”
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

PERBEZAAN MESYUARAT DAN SYURA

1. KEDUDUKAN/HUKUM
2. KEAHLIAN
3. TATACARA PELAKSANAAN
4. PERKARA-PERKARA DIBINCANGKAN
5. KOMITMENT TERHADAP KEPUTUSAN