ISU DAN PENEMUAN

AUDIT DI DALAM
PENGURUSAN ASET &
STOR
MOHD ARIFFIN ABD AZIZ
UNIT AUDIT DALAM
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
 RINGKASAN SENARAI SEMAK
PENGURUSAN KEWANGAN (ASET
& STOR)
 Pengurusan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan
(JKPAK)
BIL. KRITERIA SEMAKAN STATUS PEMATUHAN
i. JKPAK ditubuhkan

ii. Bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga bulan sekali

iii. Agenda mesyuarat yang ditetapkan telah dibincangkan
Hasil mesyuarat dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan
iv.
Akaun (JPKA)

v. Tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat yang lepas

PEGAWAI ASET DAN STOR

BIL. KRITERIA SEMAKAN STATUS PEMATUHAN

i. Pegawai Aset dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal

ii. Setiap PTJ mempunyai Pegawai Aset

iii. Pegawai Stor diberi tanggungjawab untuk menguruskan stor

iv. Pegawai Penerima dilantik secara bertulis

 PENDAFTARAN
BIL. KRITERIA STATUS PEMATUHAN
 i.
KEW.PA-2 Dan KEW.PA-4 diselenggarakan dengan lengkap
ii.
KEW.PA-3 Dan KEW.PA-5 diselenggarakan dengan lengkap
iii.
KEW.PA-2 Dan KEW.PA-4 dikemas kini
iv.
KEW.PA-3 Dan KEW.PA-5 dikemas kini.
v. Kad Kawalan Stok [KEW.PS-3] dan Kad Petak [KEW.PS-4] diselenggarakan
dengan lengkap

vi. Kad Kawalan Stok [KEW.PS-3] dan Kad Petak [KEW.PS-4] dikemas kini
PELABELAN ASET
BIL. KRITERIA SEMAKAN STATUS PEMATUHAN
i. Aset diberi tanda pengenalan Hak Kerajaan Malaysia.
ii. Semua Aset ditandakan dengan nombor siri pendaftaran.

PENGGUNAAN ASET DAN BARANG-BARANG STOR

BIL. KRITERIA SEMAKAN STATUS PEMATUHAN
i. Aset yang dibeli digunakan.
ii. Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan borang aduan kerosakan aset
(KEW.PA-9) dan tindakan susulan diambil.

iii. Pengeluaran barang-barang stor adalah teratur.

PENYIMPANAN
STATUS
BIL. KRITERIA SEMAKAN
PEMATUHAN
 i. Aset dan barang-barang stor disimpan di tempat yang selamat dan sesuai serta
sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab.

ii. Aset dan barang-barang stor yang sangat menarik atau berharga disimpan di
tempat yang berasingan / mempunyai kawalan keselamatan yang lebih ketat.
PEMERIKSAAN ASET DAN STOR
BIL. KRITERIA SEMAKAN STATUS PEMATUHAN
A. PEMERIKSAAN ASET

i. Sekurang-kurangnya dua pegawai pemeriksa dilantik secara bertulis oleh

Pegawai Pengawal.

ii. Pemeriksaan dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun.

iii. Pegawai Pemeriksa menyediakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal

(KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) yang
lengkap dan mengemukakannya kepada Ketua Jabatan / Ketua Bahagian

B. PENGIRAAN STOK

iv. Pengiraan stok dilaksanakan di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit secara
terus menerus sepanjang tahun

v. Pelarasan stok dilaksanakan apabila terdapat perbezaan disebabkan oleh

  silap pengiraan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok (KEW.PS-17)
 SAMBUNGAN.....

BI
KRITERIA SEMAKAN STATUS PEMATUHAN
L.
C. PEMERIKSAAN STOK

vi. Pemeriksaan dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama sekali setahun ke atas
  semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa

vii. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) disediakan, disemak dan

disahkan oleh pegawai yang bertanggungjawab

D. VERIFIKASI STOR

viii. Pemverifikasi Stor dilantik oleh Ketua Setiausaha / Timbalan Ketua

  Setiausaha (Kementerian) atau Ketua Pengarah / Timbalan Ketua Pengarah
(Jabatan)
 ix.
Verifikasi stor dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai
Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya setahun sekali
sebelum berakhir pada 31 Disember
ISU DAN PENEMUAN AUDIT
Pengurusan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan
(JKPAK)

 Agenda tetap di dalam Mesyuarat JKPAK tidak dibincangkan

 Mesyuarat tidak dijalankan mengikut tempoh masa yang ditetapkan

PEGAWAI ASET & STOR

 Tiada lantikan terhadap Pegawai Aset dibuat secara bertulis.

 Senarai tugas bagi pegawai aset tidak dinyatakan di dalam Fail Meja.
PENERIMAAN & PENDAFTARAN

 Aset yang diterima bukan pegawai yang bekelayakan (aset teknikal)

 Aset yang diperolehi tidak dilabelkan no. pendaftaran dan “Hak Kerajaan
Malaysia’ dalam masa 2 minggu selepas perolehan dibuat.
PENYIMPANAN DAFTAR

 KEW.PA 6 (Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori) tidak dikemaskini.

 KEW.PA tidak diselenggara dengan lengkap dan kemaskini. 

 Pemeriksaan Aset dan Inventori tidak dapat dipastikan kerana Borang Laporan
Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Borang Laporan Pemeriksaan
Inventori (KEW.PA-11) tidak dikemukakan kepada pihak Audit.
PENGUNAAN ASET

 Aset yang diperolehi tidak digunakan.

 Aset digunakan bagi kepentingan peribadi.

ASET TIDAK
DILABELKAN
 Kerosakan Aset tidak mengunakan KEW.PA 9

ASET YANG TID

AK DIGUNAKA
N
PENYENGGARAAN

 Senarai aset yang memerlukan penyenggaraan tidak disenaraikan di dalam

KEW.PA 13
PELUPUSAN & HAPUS KIRA

 Barangan yang rosak dan tidak dapat digunakan masih belum dibuat pelupusan

 Pelupusan tidak dilaksanakan sehingga habis tempoh kelulusan.

 Kelewatan bagi membuat laporan polis dan laporan KEW.PA 28 bagi kehilangan
aset yang berlaku.

 Kehilangan Aset tidak dilaporkan kepada pihak yang bertanggungjawab.

STOR

 Pengawai stor tidak dilantik secara bertulis/ pegawai stor yang tidak sesuai.
 
 KEW.PS tidak diselenggara dengan lengkap & kemaskini.

 Pengeluaran stok tidak mengunakan KEW.PS 11

 
 Barangan yang sudah luput masih tersimpan di dalam stor

 Barangan lain disimpan bersama-sama barangan stor

 Barangan yang berharga / berbahaya tidak diletakan ditempat yang sesuai

 Pemeriksaan Stok dan Verifikasi Stor, juga tidak dapat dipastikan kerana Borang
Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) dan Borang Laporan
Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) tidak dikemukakan
 Keadaan stor yang tidak sesuai ( Tiada pengudaraan yang baik, ciri-ciri
keselamatan yang kurang memuaskan, lokasi yang terdedah dengan risiko)

STOR BERISIKO
 PENGURUSAN ORGANISASI BAIK 21

 Pengurusan organisasi adalah baik sekiranya mempunyai kawalan dalam yang

berkesan

 Semua transaksi didokumenkan dengan teratur dan boleh diperiksa pada bila-
bila masa

 Semua transaksi direkodkan dengan betul dan kemaskini

 Semua transaksi disemak dan disahkan oleh pihak yang diberi kuasa

 Terdapat pengasingan tugas dalam meluluskan, memproses, merekod dan

menyemak transaksi

 Penyeliaan yang berkesan diberi kepada tugas-tugas pegawai bawahan

SEKIAN, TERIMA KASIH