Perencanaan SDM Rumahsakit

Andreasta Meliala
andremeliala@gmail.com
 Paradigma Baru Pelayanan Kesehatan
• Patient Loyalty
• Patient Satisfaction Service
excellent/
• Patient Safety Performance

kecepatan tindakan Keterpaduan

Keakuratan Corporate &
Ketepatan diagnosis Kenyamanan Clinical
governance

SDM
Yang kompeten dan efektif
 Hospital Business
• High Sustainability • Market
• High Profitability • Competition
• High Demand
• Global Networking
• Health is Investment
Supported by:
Information Technology and Smart Worker
 Millenium Management
Punishment area Reward area

bankrupt Financial
Performance New investment

Killer
Costumer Payer and investor
Satisfaction

Complexity Business Process Productivity

Behavior Human Resource Knowledge worker

Dinamika Lingkungan Rumah Sakit

Regulator Client

Globalisasi
Rumah
Sakit
Competitor Supplier
 Masalah Pelayanan di Rumah Sakit

Biaya mahal Regulasi ketat

Rumah Kompetisi Kental

Akses sulit
Sakit

4 D meningkat Harapan tinggi

 Masalah Mikro di Rumah Sakit

Infeksi Standar tidak

Nosokomial jelas
Rumah Regulasi internal
Perilaku tak
Sakit tidak efektif
terkendali
Sumberdaya Piutang Besar
terbatas
 Hospital Business Strategy
Accountability
Service excellent
Faster, Better,Cheaper, Newer Cost
Operational cost
Cost

Training Management Customer Loyalty

Morality,delivery,quality,safety,cost Owner, employee, patient

Readiness
Revenues
Benefits ?
Resources
Building, Instruments, Materials, Man power

Working capital & Fixed cost

Financing
Cost Procurement systems

Recruitment
 Tax system Insurance Tax system
External system Kebijakan JPSBK

Internal
Eficiency
Financing Management Pendapatan
Resource allocation
Stakeholder

Policy
Mutu Pelayanan Manajemen Logistik
-Sarana/Prasarana
-Manajemen
-Organisasi
Manajemen
- Spesifikasi
SDM Jabatan
HRU
HRD
- Persyaratan
incentive Jabatan

- Dorongan HRE

Kebijakan Pola Karier Kebijakan Organisasi

Penempatan tenaga
 Tax system Insurance Tax system
External system Kebijakan JPSBK

Internal
Eficiency
Financing Management
Pendapatan
Reward systems
Stakeholder

Policy
Kinerja Karyawan Kesejahteraan Karyawan
-Sarana/Prasarana
-Manajemen
-Mutu pelayanan
Manajemen
- Spesifikasi
SDM Jabatan
HRU
HRD
- Persyaratan
Jabatan

- Dorongan HRE

Kebijakan Pola Karier Kebijakan Organisasi RS

Penempatan SDM
Berbasis Kompetensi
 Manajemen & Kinerja
Performance

• Pelayanan • Pelayanan Klinik

Administrasi

Manajemen
SDM
 Analisis Sistem
Manajamen Manajemen
Klinik Administrasi

• Man
• Money
• Material organisasi Performance
• Method
• Machine
Eksplorasi Kultur &
Evaluasi behavior
Intervensi
Development
 Competitive Advantage
and Human Resource

• “The only way we can beat the competition

is with people”, said Robert J. Eaton, chief
executive officer (CEO) Chrysler
Corporation
 INPUT
PROCESS
Individual Group
character character

Individual Group
Knowledge Knowledge
Working Working
Individual Culture System Group
Attitude Attitude

Individual Group
Skills Skills
 Six Rs of HR Planning

• Ensure the RIGHT number and RIGHT

kind of people are available
• at the RIGHT time, at the RIGHT place
• To do the RIGHT job
• and to do the job RIGHT
 Level of Planning
• Corporate planning:
– Deciding on the organization’s mission
– Assessing the present situation
– Setting objectives
– Determining action to achieve these
objectives
• Functional level planning
– Production/service
– administration
 Teknis
• Perhitungan jumlah: aspek kuantitas
• Perhitungan penempatan: aspek kualitas
– Kualifikasi dan kompetensi
– Syarat administrasi
– Syarat demografis
• Budget:
– Rekrutmen sampai dengan Release
 HR Planning and its Executor:
• Create a need for HRM changes
• Create a vision of the importance of HRM practices
• Generate support for HRM activities
• Learn and become proficient in the delivery of HRM
practices

-Kepala unit
-Manajer SDM
-Top Manajer
-Stakeholder kunci
 Perencanaan SDM
• Dikaitkan dengan program atau visi yang
ingin dicapai
• Berkaitan dengan keahlian, produksi,
reward, sarana pendukung, daya dukung
daerah, organisasi dll.
• Digunakan untuk melihat kebutuhan dimasa
mendatang, sasaran dimasa mendatang,
kebutuhan riil, memecahkan masalah
 Perencanaan Yang Baik
• Sesuai dengan kebutuhan dan
kemampuan
• Jelas tugas dan fungsinya (tidak overlap)
• Efisien dan efektif
• Mendapatkan produktivitas maksimal
• Tahan tantangan dan perubahan
• Berkembang berkesinambungan
 Pendekatan Kesisteman
• Masalahnya apa ? Dimana yang memerlukan
SDM? Sungguh perlu?
• Analisis kebutuhan dari Jenis dan jumlah?
• Analisis produksi, darimana dan seperti apa
keahlian
• Kebutuhan untuk kesinambungan?? (organisasi,
reward, karier planning, future)
• Pendukung ??? (full government, mix or..)
• Kebutuhan sumber daya
HUBUNGAN RENSTRA DENGAN MANAJEMEN SDM

Perancangan Sistem
Peningkatan
Manajemen Kinerja dalam
Komitmen dan Perenca Operasional rerangka
Balanced
Kepemimpinan naan Scorecard
Strategis
Pengembangan
SDM

Perancangan
Sistem Keuangan
Visi &
Misi Rekomendasi
Perencanaan (Diambil dari
fisik Bernard J Horak,
Strategic Planning in
Health care,1999)
 PROSES PERENCANAAN

Analisis Situasi (alasan kebutuhan tenaga) :

• Data kesakitan dan kematian :
• Pola penyakit
• Morbiditas kelompok masyarakat
• Angka kematian
• Penyebab kematian
• Fasilitas kesehatan :
• Jumlah faskes
• Jumlah tenaga
• Demografi :
• Jumlah penduduk, penyebarannya
• Struktur penduduk
 Output Perencanaan
• Dikaitkan dengan tugas bukan jumlah
orang
• Penempatan dan hirarki
• Supervision
• Indikator keberhasilan
• Periode Pencapaian tujuan dalam masa
waktu dan tahapan
• Sistem pemenuhan
 Output Perencanaan SDM
• Hiring and firing
• Down sizing atau expanding atau merger
• Reorganization atau refunctional
• Rotation
• Pengembangan yang sudah ada
• Kombinasi
 Perencanaan & Struktur
Information, Decision making:
Analysis Strategy and
Policy
X
X

X1
X1 X2
X2 X3
X3
XY1
XY1 XY2
XY2 XY3
XY3
 Susun Deskripsi Pekerjaan
• Pekerjaan/tugas apa yang mampu
mencapai tujuan
• Berapa besar masalah
• Berapa lama harus bekerja
• Bagaimana interaksi dengan unit lain
• Bagaimana penilaian kinerjanya
• Baik dalam jumlah maupun jenis, dihitung
berdasarkan beban.
 Susun Spesifikasi Pekerjaan
• Kompetensi apa yang dibutuhkan untuk
menjalankan tugas tersebut
• Ada keahlian khusus berdasarkan kepada
pengalaman
• Kompetensi : krn belajar, pelatihan atau
pengalaman
• Penilaian : keahlian teknis (hard
competence) dan sosial (soft competence)
 PERENCANAAN KEBUTUHAN
NAKES

1. PERENCANAAN PADA TINGKAT

WILAYAH ( NAS, PROP, KAB )
2. PERENCANAAN PADA TINGKAT
INSTITUSI (RS, PUSKES)
 ORGANISASI RUMAH SAKIT
(Mintzberg, 1990)

OPERATING CORE

(Instalasi, Staf Medis Fungsional, Staf Paramedis Fungsional)

TECHNO- MANAGER SUPPORT
STRUCTURE MADYA STAFF

Administrasi,
Keuangan,
Personalia,
Komite Medik, Wadir IPSRS, Laundry,
Komite Subbid, CS, CM, SIM
Keperawatan Subbag PKMRS, Farmasi,
Gizi, Diklat
TOP MANAGER
Direktur
 Siapa SDM Kita:
SDM Medis SDM Non-Medis
Dokter, Perawat, RM
Teknis Bidan, dll
Medis

Direktur, Ka Keuangan, SIM,

Administrasi Instalasi, SPI, dll SDM, dll
-
 Situasi Saat Ini
SDM Medis SDM Non-Medis
-High authority -Low authority
Teknis -No intervention - Hard to
Medis penetrate

Administrasi - High Authority High

intervention
- Low authority
Human Resource Strategy:
Scheme
Organizational Environmental
capabilities conditions

Strengths Opportunities

Weaknesses Threats

Effective HRP
 Strategic vision and mission

Initiation-
Initiation-
HR-planning
HR-planning attraction
attraction Orientation
Orientation

selection

Career Job security &

Lay-off
Lay-off
Develop- Comfort ability
Turnover
Turnover
ment

Reward-
Reward- Performance
Punishment Performance T&D
Punishment Appraisal
Appraisal
Human Resource Planning Process
Strategic planning

HR Planning

Comparison of
Forecasting HR Forecasting HR
Requirements &
Requirements Availability
Availability

Shortage of
Surplus of
Demand = Supply Personnel
Personnel

recruitment
Competitive Restricted Hiring,
Advantage Plan Reduced Hours,
Early Retirement, Selection
Lay off
 R-principles in HRM

Recruitment Retention Release

 Explanation

Need
NeedAssessment
Assessment

Financial
FinancialAssessment
recruitment
Assessment

Selection
Selection

Placement
Placement
 Metode Penyusunan
Kebutuhan SDM
• Ratio terhadap nilai tertentu
• Keperluan Kesehatan (Health Need
Method)
• Kebutuhan Kesehatan (Health Service
Demand Method)
• Sasaran Upaya Kesehatan yang
ditetapkan (Health Service Target
Method)
 METODE RATIOTERHADAP NILAI
TERTENTU
RATIO TERHADAP POPULASI PENDUDUK
• Hanya dimaksudkan untuk ratio tenaga-populasi
– Sering menggunakan rujukan dari negara yang mirip atau
rasio terbaik dari suatu wilayah yang dianggap
pembangunan kesehatan lebih baik
– Proyeksi pertumbuhan penduduk dan ratio aplikasi.
• KEUNTUNGAN
– Sering digunakan, cepat, mudah dimengerti dan
dilaksanakan.
– Kerugian-kerugian
– Ratio yang diinginkan seringkali tidak realistik.

Workforce Requirements
14
 CONTOH — METODA RASIO
• Rasio dokter- penduduk/populasi bervariasi
dalam provinsi dari 1:5000 sampai 1:2500,
dengan rata-rata 1:4000
– Proyeksi populasi tahun sasaran : 10 juta
– Rasio tahun sasaran yang diinginkan : 1:2500
– Dokter dibutuhkan = 10,000,000 ÷ 2500 = 4000
dokter.

Workforce Requirements
16
 METODA berdasar Health
Service Demand
• Target : Anak perkotaan 0-4 tahun
memerlukan rata-rata 1.0 kunjungan
dokter dan 2.0 kunjungan perawat per
tahun.

• Proyeksi tahun target anak 0-4 tahun

adalah 2.0 juta.

Workforce Requirements
20
• Anak-anak ini kemudian akan
membutuhkan kunjungan 2 juta dokter
dan 4 juta kunjungan perawat.

• Dokter FTE (penuh waktu) dapat

melakukan 6000 kunjungan per tahun dan
FTE perawat 7000 per tahun.
• Proyeksi (FTE) yang diperlukan :
– Dokter FTE = 2.0 juta ÷ 6000 = 333 dokter
– Perawat FTE = 4.0 juta ÷ 7000 = 571 perawat

Workforce Requirements
21
 Metode Health Need
• Menetapkan keperluan menurut gol umur,
jenis kelamin.
• Membuat proyeksi penduduk pada tahun
sasaran menurut kelompok penduduk yg
ditetapkan
• Menghitung keperluan upaya kesehatan
tiap-tiap penduduk pada tahun sasaran
Dengan sasaran mengurangi kesakitan dan kematian sampai taraf
tertentu, diperhitungkan keluarga dengan pendapatan lebih tinggi di
satu kota besar, umur 15-25 tahun, perlu 1,8 kunjungan dokter
pertahun, sementara keluarga dengan pendapatan lebih rendah ingin
menggunakan 0.7 kunjungan

• Proyeksi penduduk kedua grup adalah 200.000 dan

800.000
• Kebutuhan kunjungan yang lebih tinggi pendapatannya
adalah 1.8 x 200.000 = 360.000 kunjungan
• Kebutuhan untuk keluarga berpendapatan rendah adalah
0.7 x 800.000 = 560.000 kunjungan
• Rata-rata dokter bekerja penuh waktu dalam pelayanan
rawat jalan adalah 7000 kunjungan per tahun.
• Target kunjungan per tahun adalah 360.000 + 560.000 ):
7000 = 131 dokter FTE ( dokter bekerja penuh waktu )
 METODE Health Service target
( sasaran / target/ performance / beban
kerja)

• Pada dasarnya adalah menetapkan

berbagai sasaran upaya kesehatan
• Membagi keseluruhan upaya pada tahun
sasaran dengan kemampuan jenis tenaga
tersebut untuk melaksanakan upaya /
pelayanan kesehatan
• Contoh : WISN, DSP
• Kebutuhan tenaga di Puskesmas
STANDAR KETENAGAAN RUMAH SAKIT
(KEPMENKES No. 262 Tahun 1979)

KELAS
TM/TT TPP/TT TNPP/TT TNP/TT
RS

A&B 1/(4- 7) (3-4)/2 1/3 1/1

C 1/9 1/1 1/5 3/4

D 1/15 1/2 1/6 2/3

Keterangan :
TM = Tenaga Medis
TPP = Tenaga Para Medis Perawatan
TNPP = Tenaga Non Paramedis Perawatan
TNP = Tenaga Non Perawatan
 Web site

• http://www.who.int/hrh/tools/en/
 Supply Tenaga

• Lokal
• Regional
• Global
 Explanation (2)
T&D

career
retention
incentive

enrichment
enrichment
Job enlargement
enlargement
Aspect
reposition
reposition
 Explanation (3)

Pension

release Turn over

Golden hand-shake
Lay off Early retirement
Redeployment
 Variabel Penting
• Brain:
– Fungsi luhur
– Non physical activities
• Muscle:
– Fungsi motorik kasar
– Physical activities
• Hubungannya:????
 Pension-rate
• Batasan: Rerata staff yang pensiun setiap
tahun
• Kegunaan:
– Menghitung jumlah perputaran tenaga
– Mengurangi jumlah SDM secara natural
• Aturan terkait:
– ILO, PP, Permenaker, Permenkes, Perda, dll
 Reappointment
• Batasan:
– Penempatan ulang SDM
• Di tempat strategis: komisaris
• Di tempat teknis: dokter spesialis, konsultan
• Di luar organisasi: yayasan
• Manfaat:
– Membantu pemanfaatan potensi SDM
– Efisiensi biaya rekrutmen
– Refreshing
 Pelayanan Purna Karya

• Tujuan:
– Mengurangi beban organisasi
– Membantu meningkatkan kemandirian SDM
• Strategi:
– Pre-retirement course: 5, 3, 1 tahun SMP
 Pitfalls in planning
• Lack of top management support
• Weak cooperation from other managers
• Lack of input from other department
• More concerned about techniques than purpose
• Specific conditions in Hospital setting
• Unstable National Policy
• Black management: bribing, powerful-notes, etc
 Main Goal of Good Planning
• To create Quality of Work Life (QWL):

“How safe and satisfied the employees feel

with their job”
-Mejia , 2002
Tujuan Besar dari Perencanaan

• Menciptakan kualitas hubungan kerja di

lingkungan rumah sakit yang dinamis dan
penuh dengan tantangan
Skills dan Manajemen
Terima Kasih