“Smart companies,Smart tools”

Koulopoulos,M.,T.
Van Nostrand Reinhold
New York,1997
Time – Based Analysis
 Making your company smarter
•Kreirati okruženje za radnike znanja:
•Sistem Schematic:
1. Definisanje polja promene
2. Razgovori sa onima koje će promena pogoditi
3. Definisanje novih radnih ćelija
•TBA je moguće primeniti tek kad se da opis
organizacije
•Sistemske šeme pomažu radnicima da u svakom
momentu razumeju organizaciju i njenu strukturu
•TBA optimizuje vreme – koje plaćaju kupci
•Koliko se može skratiti vreme između zadataka?
•Zašto 70% pokušaja reinžinjeringa propada?
•“Ne znam zašto to tako radimo,to je tradicija.”
 Alati za promenu

•Tehnologija se koristi za izradu vizuelnih modela

postojećih i budućih procesa
•Vizuelizacija:
1.kreira korporativnu memoriju procesa
2.obezbeđuje podatke za analizu procesa
3.pravi dinamički okvir za reinžinjering procesa
 Osnovne komponente alata

•Drag-and-drop paleta – koraci u procesu

•Detoskop za dijagramsko predstavljanje složenih procesa
•Mogućnost da dijagrame pomerate
•Moguće definisanje parametara za svaku
ikonu,vezu,proces
•Mogućnost da se parametri smeste u bazu podataka
 Kako se radi sada?

•Korišćenje sistemskih šema za dizajniranje radnog toka

procesa i kao pomoć za razumevanje toka informacija
•Primarni cilj SS je razumevanje organizacione
tehnologije,organizacione i procesne infrastrukture između
korisnika
•Infrastruktura = sve komunikacije,softvere,radne
navike,radne tokove i granice organizacionih procesa
 Tri sloja infrastrukture

Tehnologija Organizacija Ljudi

•SS vizuelno odslikava procese
•U kreiranju SS sva tri sloja moraju biti opisana:
- informacioni sistemi – mreža
- menadžment – organizacioni dijagram
- radnici – tacit znanja
•Otpor dokumentovanju potojeće infrastrukture
•Promena u menadžmentu se ne meri samo po koristima od
novog,već i po vrednostima očuvanja procesnih
preimućstava u formi znanja ili informacija
•“Lakše je napraviti novo nego modifikovati postojeće.”
•SS identifikuje područja gde promene donose najviše koristi
•SS je jednostavno konstruisan od informacija sakupljenih iz
intervijua pojedninaca,učesnika u poslovnom sistemu
Vremenski zasnovana analiza
TBA

 Na poslovne cikluse često utiču navike,kultura

i politika organizacije.
 Otkrivanje uskih grla,redizajniranje procesa
 Kako se primenjuje tehnologija?
•Poslovni ciklusi:
(1)vreme procesa=(0,9) v transfera + (0,1) v zadataka
•Povećanje produktivnosti?
•Viši kvalitet?
•Pobednici nisu oni koji proizvode više,već oni koji inoviraju
više i brže od konkurencije.
•Automatizacija inovacionih ciklusa u 21.veku,postaje ono
što je u 20.veku bila automatizacija proizvodnih ciklusa.
•Koliko će trebati da kompijuteri pokažu šta mogu?
Zašto baš TBA
 Reinžinjering počinje sa razumevanjem postojećih
procesa,za to je neophodna analiza poslovnih ciklusa
upravo time se bavi TBA
 Analize moraju da zadovolje dva uslova-alat mora da:

1. bude razumljiv i da vizuelno odslikava proces

2.sposoban da analizira tri vrste procesnog
vremena:zadatak,transfer i čekanje
 TBA se fokusira na dve komponente vremena u

procesu (kada nema dodavanja vrednosti za kupca) :

1.Koje je vreme transfera između dva zadatka?
2.Koliko može da traje vreme čekanja?
Šta je to TBA?
 TBA je dakle metoda za kvantifikovanje
delova vremena procesnog ciklusa u kome se
ne dodaje vrednost - fokus je na eliminaciji ili
smanjenju vremena između zadataka.
 TBA uz upotrebu alata meri tri
elementa:vreme zadatka,vreme transfera i
vreme čekanja
 TBA je lako razumljiva za sve učesnike u
procesu
Koraci TBA
 TBA je sastavljena iz tri koraka:
1. Prikupljanje podataka o radnim
jedinicama i vremenima potrebnim za
zadatke (SS)
2.Pronalaženje i analiza neproduktivnog
vremena
3.Primena kompresije na poslovne
cikluse
Šta sve može TBA?
 Identifikuje slabosti i prednosti poslovnih procesa
 Objektivno prikazuje nedoslednost u postojećim procesima
 Uočava neproduktivno vreme u procesima
 Pravi osnovu za odvajnje vremena za zadatke od ostala dva
vremena
 Kvantifikuje vreme čekanja skriveno u tehnologiji procesa
 Nudi mehanizme za izazivanje promena u procesima
 Informacije su razumljive učesnicima što kod njih stvara osećaj
da su ovi vlasnici procesa
 Direktno ili indirektno izaziva reinžinjering
 Vodi ka implementaciji promena u procesu
 Može da dovede do brže inovacije u životnom ciklusu proizvoda
Prednosti TBA u odnosu na
druge metode
 Nudi realan pogled na procese
 Smanjuje učešće otpora u analiziranju procesa
 Menja ukupno vreme ciklusa bez promene zadataka
 Omogućuje objektivno merenje postojećih problema
 Postavlja pitanje nedoslednosti i složenosti poslovnih
ciklusa
 Do pojave TBA nije bilo moguće kroz formalnu
proceduru identifikovati probleme postojećih procesa
ili primeniti rešenja za promenu radnih tokova
Tri faktora
 Vreme zadatka je ukupna količina vremena koja je
potrebna radnoj jedinici da izvrši zadatak,isključujući
vreme potrošeno na čekanje na informacije vezane
za zadatak- ovo vreme pripada radnoj jedinici.
 Vreme transfera je vreme potrebno za prenos
informacija sa jednog zadatka na drugi.Ovo vreme
pripada samom procesu i informacionom sistemu
namenjenom da olakša proces.
 Vreme čekanja definiše koliko dugo informacija (ili
materijal) čeka pre nego što neko počne da radi na
tome.
Osnovni pojmovi
 Radne ćelije(jedinice) su timovi određeni u odnosu
na strukturu procesa,a ne u odnosu na
organizacionu, hijerarhijsku, strukturu

 Zadaci - posao koji svaka radna ćelija mora da završi

u poslovnom ciklusu. Identifikacija zadataka je u
sprezi sa identifikacijom ćelija.
TBA case study
 Poslovni problem: obrada zahteva za ponudu
( RFP – Requests for Proposals )
Neodvoljno brza obrada RFP da bi se održao
kontinuirani minimum proizvodnje.
 Veoma obimni dokumenti
 Veliki broj ekspozitura
Pripreme za TBA
 Koraci u TBA:
1. Identifikacija poslovnih ciklusa( kompanijin odgovor
i prosleđivanje RFP)
2. Identifikacija radnih ćelija(izradom SS)
3. Definisanje i sekvencioniranje zadataka
Sistemska šema ciklusa
Zadaci i odgovornosti radnih
ćelija
Unošenje vremena
 Vremena za zadatak
 Vremena transfera

 Vremena čekanja – in-box čekanja

 TBA dijagrami se izražavaju na dva

načina:
1.Relativno vreme za zadatke,transfer i
čekanje
2.Relativni procenti za ova vremena
Kako posao sada funkcioniše?
Grafički prikaz
Vreme na satu
 Većina poslovih ciklusa se meri u poslovnim
satima,a ne u realnom vremenu
 Kupca interesuje vreme na satu
 Vreme transfera se mora meriti u realnom
vremenu
U stvarnom vremenu:
Nazad na istragu
 Usko grlo procesa-slanje dokumenata
poštom
 Rešenje: Usluga slanja preko noći,danas
za sutra
Posle prve primene TBA
417 sati

567,5 sati
Problem ostaje
Gde nastaje vreme transfera?
 Vreme transfera se javlja 14 puta
 8 puta prilikom slanja informacija

 Odluka kompanije da primeni druga rešenja i

modifikuje proces
 Implemantacija elektronskog prosleđivanja

dokumenata
 Rezultat:vreme transfera praktično ne postoji

 Čekanje na elektronsko prosleđivanje

0,25 sata
Treće ponavljanje
Grafički prikaz trećeg
ponavljanja
Četvrto ponavljanje
 Ova skraćenja su uticala na ukupno vreme za
zadatke,primenom elektonskog slanja
dokumenata
 Po prvi put vidimo pad vremena za zadatke sa
137 na 128,7 sati
 Procesnih promena nije bilo
Pad vremena za zadatke
Procenat administracije centrale
Uvođenje workflow tehnologije
 Sa uvođenjem workfolw tehnologije,sistem
šalje ispravne dokumente odgovarajućoj
osobi pa nema potrebe za koordinatorom
 Nije eliminisana osoba nego zadatak
 Sledeća promena je eliminacija
administrativne ćelije u sedištu
 TBA pomaže da se tehnologija i ljudi
rasporede tamo gde su najbolje iskorišteni
Ciklus sa workflow tehnologijom
Poslednji zastoj
Procenat vremena prijema i čekanja na podpredsednika?
Proces skoro u potpunosti sačinjen od
vremena za zadatke
Koje zaključke možemo izvući?
TBA je:
 Jednostavna,lako prihvatljiva metoda.
 Moćan mehanizam za merenje najkritičnijih problema
u sadašnjim poslovnim procesima.
 Od as-is modela svaki učesnik može da projektuje
to-be model,i ukaže na slabosti.
 Vodi poboljšanju procesa i povećanju konkurentske
prednosti.