...

Sustainability is Our Goals

Integration of ISO 9001:2015

in
Higher Education System

Era Purwanto
Lead Auditor and Lecture
 Agenda
Introduction ISO 9001

ISO 9001:2015 in Higher Education

4.Context of the organization

5.Leadership

6.Planning
... Sustainability is Our Goals
7.Support

8.Operation
 ... Sustainability is Our Goals

Agenda
9.Performance evaluation

10.Improvement
What is ISO 9001?
• It’s a quality management system that
can be adopted by any kind of
organization

• The system is focused towards the

meeting of customer requirements and
enhancing of customer satisfaction
Keywords:
1. Quality
2. Interested parties
3. Risk Based Thinking
4. Documented Information
5. Organizational Knowledge
What is ISO 9001:2015?
ISO 9001:2015 specifies requirements for a quality management system when an
organization:
a) needs to demonstrate its ability to consistently provide products and services
that meet customer and applicable statutory and regulatory requirements, and
b) aims to enhance customer satisfaction through the effective application of the
system, including processes for improvement of the system and the assurance
of conformity to customer and applicable statutory and regulatory
requirements.
All the requirements of ISO 9001:2015 are generic and are intended to be
applicable to any organization, regardless of its type or size, or the products
and services it provides.
Dua Tujuan yang paling penting dalam perubahan
Standar ISO 9001 adalah :
1. Untuk mengembangkan suatu kesatuan standard
yang “simplified” dimana bisa digunakan untuk
organisasi kecil, menengah dan besar.
2. Agar jumlah dan detail dari dokumentasi yang
diperlukan menjadi lebih relevan dengan hasil
yang diharapkan dari kegiatan proses organisasi.
 Evolusi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 & ISO 9001 : 2008

Non Quality Culture

Final Inspection
Evolusi Seri ISO 9000

ISO 9001:2000 9001:2008 ISO

ISO 9001:2015
9001:1994 Process Process
9001:1987 Risks And
Preventive Approach & Approach &
Procedure Opportunitie
Action PDCA PDCA s

ISO 9000 : ISO 9004 :

ISO 9001 : Managing for the sustained success of
Quality Management systems – Quality management systems –
Fundamentals and vocabulary an organization — A quality
Requirements management approach
 PDCA vs. HLS (High Level Structure)
Significant Changes

10 Improvement 5 Leadership

Leadership
Improvement
ACT PLAN
4 Context of the Planning
Organization
6 Planning

Performance
9 Performance Support
Evaluation
Evaluation
7 Support
CHECK
Operation
DO

8 Operation
Significant Changes A standard purposely open to the service industry

1. Untuk mengembangkan suatu kesatuan standard yang “simplified”

dimana bisa digunakan untuk organisasi kecil, menengah dan besar.
2. Dengan mudah diterapka oleh berbagai jenis industry antara lain :
pabrik, jasa, pendidikan dll.

Sebuah kerangka ISO baru telah dikembangkan untuk digunakan di semua standar sistem
manajemen
• Common text and numbering schemes
• Core definitions
• Additional requirements for specific disciplines
Significant Changes Knowledge is a resource like any other

“Knowledge” has become key to successful projects and business

development.

The new standard considers knowledge like any other resource to be managed:
• Identify the knowledge necessary to carry out the activity in compliance with
the QMS and to achieve the defined objectives.
• Knowledge must be maintained, protected and made available where
necessary.
• Anticipate changes in knowledge needs and manage the risk of failing to
acquire knowledge in due time.
 Documented information
Significant Changes
Jumlah dan detail dari dokumentasi yang diperlukan menjadi lebih
relevan dengan hasil yang diharapkan dari kegiatan proses
organisasi.

Establish Document Make use of Maintain

Custom
Custom and retain
er
er
Quality
Require
Require
Manual
ments
ISO 9001:2015
 Org
a ni
zati
on
a nd
it s c Quality Management System (4)
ont
ext
(4)
Support and
operation
(7,8)

Customer satisfaction

Result of QMS
Customer requirement
Leadership Performance
Planning
Evaluation
(6) (5) (9)

Product And Services

evant
f rel Improvement
tio no (10)
e c ta )
4
d exp ties (
d an par
e d
Ne reste
inte
Perbedaan ISO 9001:2008 dan ISO 9001:2015
Clause 4 Context of the Organization
Clause 4 Context of the Organization

Clause 4

4.1 4.2 4.3 4.4

4.4.1

4.4.2
Clause 4 – Context of The Organization
Clause 4 incorporates concepts and words that will be new to many who are
familiar with the prior of ISO 9001.

External and
Internal issues

Understanding the Interested

organization and parties that are
its context relevant

Some of New
concepts
introduced in
clause 4
4.1. Understand the ‘Context of your Organization’
• The organization shall determine external and internal issues that are relevant to its
purpose and its strategic direction and that affect its ability to achieve the intended
result(s) of its quality management system.
• The organization shall monitor and review information about these external and internal
issues.
• NOTE 1 Issues can include positive and negative factors or conditions for
consideration.
• NOTE 2 Understanding the external context can be facilitated by considering issues
arising from legal, technological, competitive, market, cultural, social and economic
environments, whether international, national, regional or local.
• NOTE 3 Understanding the internal context can be facilitated by considering issues
related to values, culture, knowledge and performance of the organization.
4.1. Understand the ‘Context of your Organization’

What Does the clause say?

Clause 4.1 introduce the concept of requiring an organization to think at both the strategic and tactical levels when it
develops and deploys its QMS. Neither big –picture thinking nor detailed analysis is sufficient by itself. The clause
mandates consideration of internal and external issues affecting the ability of the organization to achieve its intended
result. The requirements also state the organization shall monitor and review issues it considers to be be relevant to
purpose.

What Does The Clause Mean

The requirement for understanding the organization and its context mean the organization needs to know itself and the
external organization and factors affecting it or that it can affect. Achieving such understanding can result from activities
such as performing competitive analysis, assessing the organization’s reliance on existing and emerging technology, and
evaluating its impact on relevant interested parties. Such activities and assessment are element of the strategic and
tactical planning for organizations overall and for its associated QMS. This Subject is a normal topic top managers and
interrelated with clause 5.1.1, Leadership and commitment – General, which requires top management to ensure the
quality objectives are compatible with organizations strategic direction and context, this is key top management role in
the development of the QMS

Clause 4.1 may have direct or indirect interactions with several other clauses, in particular, the organization should
consider the contents of clauses 4.2,5.1,6.1,6.2,7.3,8,9 and 10 when considering process to conform wit requirements
of clause 4.1
4.1. Understand the ‘Context of your Organization’

• Determine the external and internal

issues, be sure that they are :
o Relevant to the organization
o Consistent with the strategic
direction
o Can affect the ability to achieve
intended result
• Monitoring and review information
related to internal and external issues
4.1. Understand the ‘Context of your Organization’

Potential External And Internal Issues

External issues Internal issues
Legal Resources
Technological Union Negotiation
Competitive Restructuring
Market Values
Culture Culture
Social Knowledge
Economic Performance
4.1. Understand the ‘Context of your Organization’

Organization can use many method to determine

external and internal issues, large organization may
have a strategic planning process in place use SWOT
analysis
Aim of SWOT Analysis?
To help decision makers share and
compare ideas.
HARMFUL
HELPFUL To bring a clearer common
purpose and understanding of
factors for success.

To organize the important factors

W
linked to success and failure in the

S business world.

To analyze issues that have led to

failure in the past.

To provide linearity to the decision

making process allowing complex
ideas to be presented

O T systematically.
Establishing the Internal Context
INTERNAL CONTEXT - EXAMPLES OF SOURCES OF RISK
Internal sources of
Risk issues
risk
Knowledge retention, skills, integrity, loyalty, industrial relations, competency,
People currency of expertise, employment costs, equity, workload management, ethics,
demographics, health and safety
Integrity, currency, relevance, access, storage, quality, timeliness, security,
Data/information
communication
Robustness, flexibility, strategic fit, planning capability, implementation,
Strategy
involvement, ownership
Stakeholder Stakeholder needs, segmentation, fulfilment, relationships, service proposition,
management knowledge & understanding
Vision, management capability, innovation, culture, ethics, effectiveness,
Leadership
communication, involvement

Process/product/ Robustness, capability, intellectual property, life cycle, innovation, management

services controls, currency and relevance, quality, efficiency and effectiveness

Business objectives, growth, sustainable development, performance, resilience,

Business results
sustainability
Establishing the External Context
EXTERNAL CONTEXT - EXAMPLES OF SOURCES OF RISK
External Sources Risk issues
of Risk

Economic Market growth, economic cycle, shares & interest rates, capital movement,
regional stability, credit availability & costs, exchange rates

Political and Legislation, regulation, government policy, political involvement, investment,

Regulatory standards & protocols, acceptable practices, intellectual property, societal
security
Supply Components, outsourcing, contractors, quality assurance, logistics, costs,
availability
Technology Communications, transportation, hardware, software, security, availability

Competition Resources, skills, funding, market positioning, new entrants

Community Reputation, ethics, partners, practices, stakeholder expectations, activism,
relationships, support,
4.2. Understanding the needs and expectations of interested parties

• Due to their effect or potential effect on the organization's ability

to consistently provide products and services that meet customer
and applicable statutory and regulatory requirements, the
organization shall determine:
a) the interested parties that are relevant to the quality
management system;
b) the requirements of these interested parties that are
relevant to the quality management system.
• The organization shall monitor and review information about these
interested parties and their relevant requirements.
What does clause say ?
Clause 4.2 introduce a requirement to determine parties that have an interest
in and are relevant to the product and services of the organization and the to
determine their requirements. It further requires the organization to monitor
and review the information about these interested parties and their relevant
requirements.
The concept of “ interested parties” is new concept in iso 9001:2015, one of
the reason stated for its inclusion is that there are parties beyond the direct
customer that can impact the QMS of the organization of the organization to
ensure it meet its objective.

Clause 4.2 may have direct or indirect interactions with several other clauses,
in particular, the organization should consider the contents of clauses
4.1,5.1,6.1,6.2,9 and 10 when considering process to conform wit requirements
of clause 4.2
.3 Determining the scope of the quality management system
• Organisasi harus menerapkan semua persyaratan Standar Internasional ini
jika berlaku dalam lingkup ditentukan sistem manajemen mutu .
• Ruang lingkup sistem manajemen mutu organisasi harus ditetapkan dan
dipelihara sebagai informasi yang didokumentasikan (“maintained
documentation information) .
• Ruang lingkup harus menyebutkan jenis produk dan layanan dicakup , dan
memberikan “justifikasi” jika ada yang persyaratan yang tidak berlaku
untuk ruang lingkup sistem manajemen mutu .
• jika persyaratan yang ditentukan tidak menjadi berlaku, asalkan tidak
mempengaruhi kemampuan organisasi atau tanggung jawab untuk
memastikan kesesuaian produk dan layanan dan peningkatan kepuasan
pelanggan
Clause 4.3 may interact with clauses 4.1,4.2,6,9 and 10
 Standar Interest Parties
EQA
Standard of job
LEARNING
OUTCOMES IQF competencies

2 Work fields

New Students Learning Process

3

8
HEIs

Job Market
Civitas academica 6 Rector/
Vice Chancellor
IQA

Lectures & Deans

4 1 Recognition by
User/society

7 5
Laboratorium References
curriculum Association of
Organization Staff Funding Resources Profession
4.4. Quality management system and its processes

Clause 4.4

4.4.1 4.4.2
Clause 4.4 may interact with clauses 5.1,6,7,8,9 and 10
4.4.1 The organization shall establish, implement, maintain and continually improve a quality
management system, including the processes needed and their interactions, in accordance with
the requirements of this International Standard.

Organisasi harus menentukan proses yang diperlukan bagi sistem manajemen mutu dan penerapannnya
diseluruh organisasi dan harus
1) Menetapkan masukan yang diperlukan dan keluaran yang diharapkan dari proses
2) Menetapkan urutan dan interaksi proses
3) Meneta kriteria metode ( termasuk pengukuran dan indikator kinerja terkait) yang diperlukan untuk
memastikan operasi dan kendali proses yang efektif
4) Menetapkan sumber daya yang diperlukan dan memastikan ketersediannya
5) Penunjukan tanggung jawab dan wewenang untuk proses tersebut
6) Menangani risiko dan peluang sesuai dengan persyaratan dari klausl 6.1, merencanakan dan
menerapkan tindakan yang tepat untuk mengatasinya
7) Mengevaluasi metoda untuk memantau, mengukur bila sesuai dan mengevaluasi proses dan jika
diperlukan, perubahan proses untuk memastikan hal tersebut mencapai hasil yang dimaksud
8) Meningkatkan Proses dan sistem manajeman Mutu
Perguruan Tinggi QMS ?
 Evolution of Quality Management

Salvage, sorting, grading, blending, corrective actions,

Inspection identify sources of non-conformance

Quality Develop quality manual, process performance data, self-

inspection, product testing, basic quality planning, use of
Control
basic statistics, paperwork control.
Quality systems development, advanced quality planning,
Quality comprehensive quality manuals, use of quality costs,
Assurance involvement of non-production operations, failure mode and
effects analysis, SPC.
Policy deployment, involve supplier & customers, involve all
TQM operations, process management, performance measurement,
teamwork, employee involvement.
 SISTEM PENJAMINAN MUTU (SPMI dan SPME)
CQI = Continuous Quality Improvement

SPME
EVALUASI-DIRI
SPMI

PERBAIKAN INTERNAL PERBAIKAN

DAN PEMBINAAN INTERNAL

EVALUASI EKSTERNAL/
AKREDITASI
REKOMENDASI
PEMBINAAN

BUDAYA MUTU
University Culture
 Qulity In Higher Education

Penelitian

Quality Pendidikan
Tinggi

Pegabdian
Pendidikan Pada
Masyarakat
SPM PT Berdasarkan permenristekdikti no 62 tahun 2106
SNPT Permenristekdikti no 44 tahun 2015
Pendidikan
© DeCRA 2016 45
 Quality Pendidikan

Proses Proses
Kurikulum
Pembelajaran Evaluasi
 Quality Kurikulum

Penyusunan
Penyusunan
Pemetaan Profile Penyusunan
kompetensi Proses Evaluasi
Stakeholder LulusanPemetaan Kurikulum
Lulusan
Stakeholder
 Quality pembelajaran

Penentuan Proses Proses

Monitoring
Dosen Evaluasi Evaluasi
Pembelajaran
Pengampu Mahasiswa Pembelajaran
Penelitian
 Perubahan Eksternal
• membuka peluang beroperasinya perguruan tinggi dan
Globalisasi lembaga akreditasi pendidikan tinggi asing di Indonesia

Akreditasi • Model dan pendekatan akreditasi tidak hanya menekankan

pada compliance tetapi pada performance (output dan
berbasis capaian outcome) dalam rangka saling mengakui (mutual recognition)

Kesetaraan • Akreditasi menjadi sarana atau prasyarat people

mobility, recognition, dan standardisasi kompetensi
standar
 Perubahan Internal

Akreditasi bersifat wajib • Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 pasal 55

Akreditasi menjadi prasyarat • Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 pasal 28 ayat (3) huruf a dan ayat
penting pemberian ijazah, sertifikat, (4) huruf a
dan gelar

Akreditasi mengarah pada capaian • Perpres Nomor 8 Tahun 2012 tentang KKNI
(outcome-based learning)

• untuk mendapatkan lulusan, output dan outcome perguruan tinggi

Tuntutan masyarakat berkualitas

53
 Sistem Penjaminan Mutu PT
• UU No. 12/2012
• SPM mengacu pada PD-Dikti
• Permenritek dikti 44 tahun 2015
• Permenristekdikti no 62 tahun 2015

• Sistem Penjaminan Mutu Internal

SPMI • Dilakukan oleh PT

• Sistem Penjaminan Mutu Eksternal

SPME • Dilakukan melalui Akreditasi
 Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
Prinsip SPMI:
1. Otonom: SPMI dikembanhgkan dan diimplementasikan secara otonom
atau mandiri oleh setiap PT baik pd aras Unit Pengelola Prodi (jurusan,
departemen, atau istilah lain), maupun pd aras PT;
2. Terstandar: SPMI menggunakan SN-Dikti yg ditetapkan oleh
Mendikbud/Mendiktiristek dan SN-Dikti yg ditetapkan oleh PT;
3. Akurasi: SPMI menggunakan data dan informasi yg akurat pada PD-Dikti;
4. Berencana dan Berkelanjutan: SPMI diimplementasikan dgn
menggunakan 5 langkah penjaminan mutu, yaitu: Penetapan,
Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar Dikti yg
membentuk siklus;
5. Terdokumentasi: seluruh langkah dlm siklus SPMI didokumentasikan
secara sistematis.
55
 Siklus Kegiatan SPMI (PPEPP)
1
Penetapan
Penetapan SN-Dikti dan Standar yg
ditetapkan oleh PT
5 2
Peningkatan Pelaksanaan
Perbaikan SN-Dikti dan Standar yg Pemenuhan SN-Dikti dan Standar yg
ditetapkan oleh PT ditetapkan oleh PT

4 3
Pengendalian Evaluasi
Analisis penyebab dan korekasi Pembandingan antara SN-Dikti
pencapaian SN-Dikti dan Standar yg dan Standar yg ditetapkan oleh PT
ditetapkan oleh PT dgn yg telah dicapai
56
 Continuous Quality Improvement (CQI)
5

1 2
5
CQI 1 2
4 3
1 : Penetapan Standar
2 : Pelaksanaan Standar
5 3 3 : Evaluasi Pelaksanaan
4
1 2 4: Pengendalian Standar
5: Peningkatan Standar
4 3
57
Berdasarkan UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi dan
Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 Tentang Sistem Penjaminan
Mutu Pendidikan Tinggi
Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
Dalam UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi

 Pasal 7 ayat (3) huruf c

Tugas dan wewenang Menteri atas penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi meliputi:
c. peningkatan penjaminan mutu, relevansi, keterjangkauan,
pemerataan yang berkeadilan, dan akses Pendidikan Tinggi
secara berkelanjutan;
 BAB III: PENJAMINAN MUTU
Bagian Kesatu : Sistem Penjaminan Mutu
Bagian Kedua : Standar Pendidikan Tinggi
Bagian Ketiga : Akreditasi
Bagian Keempat: Pangkalan Data Pendidikan Tinggi
Bagian Kelima : Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi
Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM Dikti)
 Mutu pendidikan tinggi adalah tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan
pendidikan tinggi dengan Standar Pendidikan Tinggi yang terdiri atas Standar
Nasional Pendidikan Tinggi dan Standar Pendidikan Tinggi yang Ditetapkan oleh
Perguruan Tinggi.
 Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM Dikti) adalah kegiatan sistemik
untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
 Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu
pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan
dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan
berkelanjutan.
 Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) adalah kegiatan penilaian melalui
akreditasi untuk menentukan kelayakan dan tingkat pencapaian mutu program studi
dan perguruan tinggi.
 Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD Dikti) adalah kumpulan data penyelenggaraan
pendidikan tinggi seluruh perguruan tinggi yang terintegrasi secara nasional.
SPM Dikti (5)
Manajemen SPMI
Pasal 52 ayat (2) UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidkan Tinggi
Penjaminan mutu dilakukan melalui penetapan, pelaksanaan, evaluasi,
pengendalian, dan peningkatan standar Pendidikan Tinggi

P Penetapan Standar Dikti

Pelaksanaan Standar Dikti;
P P Evaluasi (Pelaksanaan) Standar
Dikti;
Pengendalian (Pelaksanaan) Standar
Dikti; dan
P E Peningkatan Standar Dikti.
2 Kebijakan Nasional SPMI dan AMI
 P Penetapan Standar Pendidikan Tinggi;

Jumlah Standar Pendidikan Tinggi Dalam SPMI

Ditetapkan
Standar Dikti
Standar Dikti
(Melampaui SN Dikti) Perguruan
Tinggi
Visi Perguruan Tinggi
Ditetapkan
SN Dikti Menristekdikti
(Standar Minimal)
Standar Dikti yang
ditetapkan oleh Perguruan
Standar
StandarDikti
Dikti
SN Dikti dapat Tinggi yang harus Standar
StandarDikti
Dikti
‘dilampaui’ sesuai ‘melampaui’ SN Dikti SN Dikti SN Dikti
SN
SNDikti SN Dikti
dengan ditentukan oleh Visi SNDikti
Dikti SN
StdDikti
Dikti
Visi Perguruan Tinggi Perguruan Tinggi.

Pengertian ‘melampaui’ atau ‘dilampaui’: SN

SN Dikti
Dikti SN
SN Dikti
Dikti
Standar
SN Dikti Standar
SN Dikti
a. melebihi atau dilebihi secara ‘kuantitatif’, dan/atau
Turunan Turunan
b. melebihi atau dilebihi secara ‘kualitatif
 SPMI (4)
P Penetapan Standar Pendidikan Tinggi;

Contoh Penjabaran Standar Dikti ke Standar Turunan (Standar Dosen)

• Standar Rekrutasi
• Standar Masa Percobaan
• Standar Perjanjian Kerja
Visi Perguruan Tinggi • Standar Penilaian Prestasi Kerja
• Standar Mutasi, Promosi, Demosi
• Standar Waktu Kerja
• Standar Kerja Lembur & Cuti

Standar
StandarDikti
Dikti
• Standar Penghasilan & Penghargaan
Standar
StandarDikti
Dikti • Standar Jamsos & Kesejahteraan
SN
SNDikti
Dikti SN
SN Dikti
Dikti • Standar Pengembangan & Pembinaan
SN
SNDikti
Dikti SN
StdDikti
Dikti
• Standar Keselamatan & Kesehatan
Kerja
• Standar Disiplin
SN
SNDikti
Standar
Dikti SN
SN Dikti
Std Dikti
Dikti • Standar Perjalanan Dinas
Standar Standar
Turunan
Dosen Lain
Turunan • Standar Pengakhiran Hubungan Kerja
SPMI (6)
Penetapan Standar Pendidikan Tinggi;
P
Pengukuran Mutu Pendidikan Tinggi Berbasis Standar Pendidkan Tinggi
Mutu Pendidikan Tinggi diukur dari pemenuhan setiap
Standar Pendidikan Tinggi sebagai agregat, untuk
Standar Standar mencapai tujuan Pendidikan Tinggi
Proses Dosen

Pengukuran Mutu Pendidikan Tinggi Berbasis Interaksi Antar Standar Pendidikan Tinggi
Mutu Pendidikan Tinggi selain diukur dari pemenuhan
Standar setiap Standar Pendidikan Tinggi, tetapi harus pula diukur
Proses dari pemenuhan interaksi antar standar Pendidikan
Standar
Tinggi, untuk mencapai tujuan Pendidikan Tinggi
Dosen
Standar
Isi
 P Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi;

Alternatif 1 Menjilid Dokumen/Buku SPMI

Misalnya terdapat 50 Standar dalam SPMI suatu perguruan tinggi

Buku I Buku II Buku III Buku IV

KEBIJAKA MANUAL STANDA FORMULI
N SPMI R R
SPMI SPMI SPMI

Berisi Kebijakan SPMI Berisi 50 Standar Dikti Berisi satu atau lebih
di Perguruan Tinggi Berisi Manual untuk 50 Standar Dikti. formulir untuk setiap
yang bersangkutan setiap manual berisi: Standar Dikti
 Manual penetapan satu Standar Dikti
 Manual pelaksanaan satu Standar Dikti
 Manual evaluasi pelaksanaan satu Standar Dikti
 Manual pengendalian pelaksanan satu Standar Dikti
 Manual peningkatan satu Standar Dikti
P Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi;
Alternatif 2 Menjilid Dokumen/Buku SPMI (2)
Jika terdapat 50 Standar di dalam sebuah perguruan tinggi, maka terdapat:
Setiap Buku Standar DiktiBuku
berisi:
IV
(Misalnya Standar Kurikulum)
FORMUL
IR
Bab I SPMIBab III
Kebijakan Standar
SPMI 1 atau
Kurikulum
lebih
Form
Bab II untuk
Bab IV
Manual setiap
Formulir
Standar Standar
Standar
Kurikulum Kurikulum

50 Buku Standar Berisi:

 Manual Penetapan Standar Kurikulum
 Manual Pelaksanaan Standar Kurikulum
 Manual Evaluasi Pelaksanaan Standar Kurikulum
 Manual Pengendalian Pelaksanaan Standar Kurikulum
 Manual Peningkatan Standar Kurikulum
 E Evaluasi Standar Pendidikan Tinggi;

 Evaluasi Standar Dikti dilakukan dengan menyelenggarakan Audit Mutu

Internal, yaitu memeriksa tentang pemenuhan Standar Dikti pada Tahap
Pelaksanaan Standar Dikti.
 Hasil Audit Mutu Internal dapat terdiri atas:
a. Pelaksanaan Standar Dikti mencapai Standar Dikti yang telah ditetapkan;
b. Pelaksanaan Standar Dikti melampaui Standar Dikti yang telah ditetapkan;
c. Pelaksanaan Standar Dikti belum mencapai Standar Dikti yang telah
ditetapkan;
d. Pelaksanaan Standar Dikti menyimpang dari Standar Dikti yang telah
ditetapkan
 Apapun hasil Audit Mutu Internal pelaksanaan Standar Dikti, yaitu mencapai,
melampaui, belum mencapai, maupun menyimpang dari Standar, perguruan
tinggi harus melakukan tindakan Pengendalian Standar Dikti.
 P Pengendalian Standar Pendidikan Tinggi;
Pengendalian Standar Dikti Pelaksanaan Standar Dikti
Mencapai Standar Dikti
Melampaui Standar Dikti
Belum Mencapai Standar Dikti
Menyimpang dari Standar Dikti
Pengendalian Standar Dikti
Perguruan Tinggi mempertahankan
pencapaian dan berupaya
meningkatkan Standar Dikti
Perguruan Tinggi mempertahankan
pelampauan dan berupaya lebih
meningkatkan Standar Dikti
Perguruan Tinggi melakukan
tindakan koreksi pelaksanan Standar
Dikti agar Standar Dikti dapat
dicapai, atau agar pelaksanaan
Standar Dikti kembali pada Standar
Dikti.
 P Peningkatan Standar Pendidikan Tinggi.
Manajemen SPMI
PPEPP (Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi Pelaksanaan, Pengendalian
Pelaksanaan, Peningkatan) akan menghasilkan kaizen atau continuous
quality improvement mutu Pendidikan Tinggi di Perguruan Tinggi.

t PPEPP Sikap Mental

en

PPEPP
m
ove o Quality first
r
I mp PPEPP
ty o Stakeholder – in
al i

PPEPP
s Qu o The next process is our
o u PPEPP
nu stakeholder
PPEPP

ti
C on o Speak with data
e n/ PPEPP
iz
Ka o Upstream
PPEPP

management
PPEPP
1. Evaluasi Pelaksanaan Standar dan Audit Internal (4)

1. Audit Internal adalah kegiatan yang independen, obyektif,

terrencana secara sistemik, dan berdasarkan serangkaian
bukti;
2. Audit Internal mengandung unsur konsultasi yang bertujuan
memberikan nilai tambah atau perbaikan bagi unit yang
diaudit, sehingga unit tersebut dapat mencapai atau
memenuhi tujuan yang telah ditetapkan;
3. Audit internal dilakukan oleh peer group terhadap unit atau
institusi dan/atau program atau kegiatan, dengan memeriksa
atau menginvestigasi prosedur, proses atau mekanisme.
Kegiatan memeriksa juga berarti mengecek, mencocokan, dan
memverifikasi.
4. Audit Internal dilakukan untuk memastikan bahwa tujuan dan
sasaran dari unit atau program yang telah ditetapkan benar-
benar terpenuhi.
3. Kebijakan Audit Internal Dalam Kerangka SPMI (4)

 Unit dan/atau Personil Yang Menjadi Auditor Internal

Kantor/Lembaga khusus: perencanaan, penyusunan instrumen
audit, melatih auditor, dsbnya.
a. Para Auditor Internal: kualifikasi, seleksi, pelatihan, pengang-
katan, penugasan, dsbya.
 Periode dan frekuensi Audit Internal
tahunan; semesteran, atau tergantung permintaan; penjadwalan
pelaksanaan audit internal.
Examples of methods commonly used to determined internal issues include
• Internal Audit results of self assessment
• Analysis of quality Cost data
• Analysis of technology trend information
• Competitive analysis
• Result of customer reviews, audit, complaints, and feedback
• Actual versus intended internal values and culture
• Organization Performance
• Best practices of the organization and comparison with Higher Education benchmarks
• Employee satisfaction data analysis

External Issues can be found through a variety of techniques such as analysis of:
• The Higher Education Environment and trends
• International higher education quality conditions
• Competitive of Higher Education Quality
• Opportunities and Condition related to Qualities issues
• Technology trend
• Raw material availability and prices
• Benchmarking best in class performers both within and outside the current market place
4.4.2 To extent necessary, the organization shall

a)Maintain document information to

support the operation of its process
b)Retain documented information to
have confidence that the process are
being carried out as planned
Clausel : 5 Leadership
Clausel : 5 Leadership

Clause 5
Leader ship

5.1 5.2 5.3

5.1.1 5.1.2 5.2.1 5.2.2

5.1 Leadership and commitment
5.1.1. Manajemen puncak harus menunjukkan kepemimpinan dan komitmen terhadap sistem manajemen
mutu :
a. mengambil akuntabilitas untuk efektivitas sistem manajemen mutu;
b. memastikan bahwa tujuan kebijakan mutu y dan mutu ditetapkan untuk sistem manajemen mutu
dan kompatibel dengan konteks dan arah strategis organisasi;
c. memastikan integrasi persyaratan sistem manajemen mutu dalam proses bisnis organisasi;
d. mempromosikan penggunaan pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko;
e. memastikan bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu tersedia;
f. mengkomunikasikan pentingnya efektif manajemen mutu dan sesuai dengan persyaratan sistem
manajemen mutu;
g. memastikan bahwa sistem manajemen mutu mencapai hasil yang diinginkan;
h. terlibat, mengarahkan orang-orang untuk berkontribusi pada keefektifan sistem manajemen mutu
mendukung;
i. mempromosikan peningkatan;
j. mendukung peran manajemen yang relevan lainnya untuk menunjukkan kepemimpinan mereka
yang berlaku untuk bidang tanggung jawab mereka
5.1 Leadership and commitment

5.1.2 Fokus Pelanggan

Manajemen puncak harus menunjukkan kepemimpinan dan komitmen
terhadap fokus pelanggan dengan memastikan bahwa :
a. pelanggan dan hukum yang berlaku dan persyaratan peraturan yang
ditentukan , dipahami dan pemenuhan secara konsisten ;
b. risiko dan peluang yang dapat mempengaruhi kesesuaian produk dan jasa
dan kemampuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan ditetapkan dan
ditujukan
c. fokus pada peningkatan kepuasan pelanggan
5.1 Leadership and commitment
Risk based thinking

Risk based thinking berarti memperhatikan dan mempertimbangkan segala

resiko dalam setiap pengambilan keputusan.
• Apa resiko yang ada, misalnya, kalau organisasi akan membuat produk baru,
atau akan mengeksekusi proyek baru, atau akan mengirim produk ke
pelanggan yang baru?
• Apa resikonya bila diinginkan penggunaan alat yang baru? Dari situ,
organisasi dapat memutuskan tindakan-tindakan yang diperlukan.
Misalnnya, membiarkan rancangan produk apa adanya, memodifikasi
rancangan atau mungkin membatalkan rancangan.
5.2 Kebijakan

5.2.1 Menetapkan kebijakan mutu

Manajemen puncak harus menetapkan, menerapkan dan memelihara kebijakan mutu yang :
a. sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi dan mendukung arah strategis
b. menyediakan kerangka kerja untuk menyusun sasaran mutu
c. mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku ;
d. mencakup komitmen untuk perbaikan berkesinambungan dari sistem manajemen
mutu .

5.2.2 Komunikasikan kebijakan mutu

Kebijakan mutu harus :
a. tersedia dan dipertahankan sebagai informasi yang didokumentasikan ;
b. dikomunikasikan , dipahami dan diterapkan dalam organisasi ;
c. tersedia untuk pihak yang berkepentingan, yang sesuai .
 Bulan Januari(5)
Bulan Januari (4) Pelaksanaan RKAT
Pengesahan RKAT dan Realisasi
Anggaran siklus 1

Bulan Juli (6)

Review Tengah
Bulan Oktober (3)
Tahun
Review RKAT Oleh
pelaksanaan RKAT
Pimpinan
dan Realisai
Anggaran

Bulan September Bulan Juli(7) Revisi

(2) Penyusunan RKAT dan
anggaran Jurusan Anggaran dengan
dan Bagian Usulan Baru

Bulan September
Bulan Agustus(8)
(1) Penyusunan
Pelaksanaan RKAT
Program Kerja
dan Realisasi
Jurusan dan
anggaran siklus 2
Bagian
5.3 Peran Organisasi, tanggung jawab dan kewenangan

Pimpinan puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang untuk
peran yang relevan yang ditugaskan , dikomunikasikan dan dipahami dalam organisasi.
Manajemen puncak harus menunjuk dengan tanggung jawab dan wewenang untuk:
• memastikan bahwa sistem manajemen mutu sesuai dengan persyaratan Standar
Internasional ini
• memastikan proses yang memberikan output yang diinginkan
• melaporan kinerja SMM dan peluang untuk perbaikan (lihat 10.1 ) khususnya untuk
manajemen puncak
• memastikan promosi fokus pelanggan di seluruh organisasi
• memastikan bahwa integritas sistem manajemen mutu dipelihara ketika perubahan pada
SMM direncanakan dan diimplementasikan
Clausul 6: Planning
Clausel : 6 Planning

Clause 6

6.1 6.2 6.3

6.1.1 6.1.2 6.2.1 6.2.2

6.1. Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang (1) *New

6.1.1 Ketika merencanakan untuk sistem manajemen mutu ,

organisasi harus mempertimbangkan isu-isu dimaksud
dalam 4.1 dan persyaratan sebagaimana dimaksud dalam
4.2 dan menentukan risiko dan peluang yang perlu
ditujukan untuk :
a.memberikan jaminan bahwa sistem manajemen mutu
dapat mencapai hasil yang diinginkan
b.meningkatkan dampak yang diinginkan ;
c.mencegah , atau mengurangi , dampak yang tidak
diinginkan ;
d.mencapai peningkatan
6.1. Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang *New

6.1.2 Organisasi harus merencanakan

a. tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang
b. Bagaimana untuk :
1.mengintegrasikan dan menerapkan tindakan ke dalam proses sistem manajemen mutu (lihat 4.4 )
2.mengevaluasi efektivitas tindakan ini .
Tindakan yang diambil untuk risiko dan peluang harus proporsional dengan dampak potensial pada kesesuaian
produk dan jasa .

CATATAN 1 : Pilihan untuk mengatasi risiko dapat mencakup menghindari risiko, mengambil risiko untuk
mengejar peluang , menghilangkan sumber risiko , mengubah kemungkinan atau konsekuensi , berbagi risiko ,
atau mempertahankan resiko dengan keputusan.

CATATAN 2 Peluang dapat menyebabkan adopsi praktek baru , meluncurkan produk baru , membuka baru
pasar , menangani pelanggan baru , membangun kemitraan , dengan menggunakan teknologi baru dan lainnya
yang diinginkan dan layak kemungkinan untuk mengatasi organisasi atau kebutuhan pelanggan ' ..
Risk management becomes a foundation of the standard
Higher Education Management Process Outcome
Higher Education Process (based on Tri Dharma Perguruan Tinggi)
Design, development and operation of work in Higher Education Innovation

Productivity &
Quality
Risk Assessment Translation/Action Risk Reduction
And Audit Plan (interventions)
Quality Of Work

Organizational
Evaluation Workers Health
Learning

• Managing risk also means working towards continuous improvement. Societal Outcomes
• Corrective action corresponds to an unidentified, wrongly qualified or
mismanaged risk;
• preventive action addresses a risk of possible but un-occurred noncompliance.
Useful guidance on Risk

Risk determination and planning are key facets of any

HLS MSS. Some useful standards are:
• ISO 31000 Risk management – Principles and
guidelines
• ISO 31010 Risk management – Risk assessment
techniques
How do I do it?
• Identify what your risks are – it depends on context
• Use risk-based thinking to prioritize the way you manage your processes
• ISO 9001:2015 does not require formal risk management
• ISO 31000 Risk management — Principles and guidelines may be a useful
reference for organizations that want or need a more formal approach to risk
(but its use is not obligatory)
• Balance risks and opportunities
• Analyse and prioritize your risks
what is acceptable?
what is unacceptable?
• Plan actions to address the risks
how can I avoid, eliminate or mitigate risks?
• Implement the plan; take action
• Check the effectiveness of the action; does it work?
• Learn from experience; improve
Higher Education.…what are the risks?

Security risks – Information & Data

Strategic risks - Brand, Business & Direction

Financial risks – Market & Credit Risk

Operational risks - Performance

Compliance risks – Legal & Ethical

Business interruption risks – Financial & Liability

Komponen2 dalam Risk Analisis
Proses
n Pe
Faktor Eksternal ja di a m
be
eh rd
b ol ay
Ke aa

PENGEMBANGAN
n

Sumber Daya
Manajemen
Kemungkinan
RENCANA
VISI MISI TUJUAN Kemam-
puan
Ke
l ay
ak a si
Faktor Internal an il is
ob
M
Sumber
Daya
Lingkup Evaluasi Untuk Risk Manajemen

• Analisis lingkungan external

• Evaluasi pelaksanaan, hasil, dan dampak hibah sebelumnya
• Evaluasi kinerja dan pengelolaan program akademik
• Evaluasi ketersediaan dan manajemen sumberdaya
• Evaluasi sistem penjaminan mutu tingkat institusi

Seluruhnya berbasiskan institusi

Obyek dalam Risk Assesment
Proses

Proses
n Pe
ia m
Faktor Eksternal
h jad be
rd
b ole ay
Ke aa

PENGEMBANGAN
n

Sumber Daya
Manajemen
Kemungkinan
RENCANA
VISI MISI TUJUAN Kemam-
puan
Ke
l ay
ak a si
Faktor Internal Output an il is
ob
M
Input
Sumber
Daya
Sumber: Prof. Pramutadi
11/11/2023
Proses Evaluasi Risk Manajemen di Tingkat Institusi

Visi

Lingkungan
Manajemen External Misi
Input Akademik
Evaluasi Diri

Ringkasan Tujuan
Proses Hasil “GAP” Pengembangan
Evaluasi Institusi

Manajemen
Output Sumber Sistem
Daya Penjaminan Hasil Evaluasi Risk
Mutu
Evaluasi Risk Manajemen Komponen Input
Visi
Komponen Input:
• Staff Akademik Lingkungan
Manajemen External Misi
• Staff Administrasi Input Akademik
• Fasilitas Pembelajaran

Evaluasi Diri
Ringkasan Tujuan
• Laboratorium Proses Hasil GAP Pengembangan
• Perpustakaan Evaluasi Institusi

• Bengkel Output
Manajemen
Sumber Sistem
• Dana Daya Penjaminan
• dll Mutu

Evaluasi Diri tentang Komponen Input:

• memerlukan data lengkap di tingkat institusi tentang komponen input
• data yang disiapkan menunjukkan kaitan yang erat antara input – proses – output
• data komponen input memberikan kaitan yang erat dengan pelaksanaan manajemen
• keterkaitan tersebut memungkinkan dilakukan analisis secara komprehensif
Evaluasi Risk Manajemen Komponen proses
Komponen Proses:
• Sistem Penjadwalan
• Persen Kehadiran Kuliah Visi
• Metodologi pembelajaran
• Pengukuran kompetensi Lingkungan
Manajemen External Misi
• Motivasi dosen/mahasiswa Input Akademik
• Suasana Akademik

Evaluasi Diri
Ringkasan Tujuan
• Kebijakan Akademik Proses Hasil GAP Pengembangan
• Efisiensi kegiatan, dll Evaluasi Institusi

Manajemen
Output Sumber Sistem
Daya Penjaminan
Mutu
Evaluasi Diri tentang Komponen Proses:
• Memerlukan data yang pada umumnya diperoleh melalui pendataan.
• Menunjukkan benang merah yang nyata antara I-P-O
• Evaluasi proses mempertimbangkan kaidah pembelajaran yang baik
• Evaluasi proses memperhatikan ketetapan penjaminan mutu
• Evaluasi dikaitkan dengan sistem manajemen sumberdaya secara keseluruhan
Evaluasi Risk Manajemen Komponen Output
Visi

Komponen Output: Lingkungan

• Standard output Manajemen External Misi
Input Akademik
Akademik

Evaluasi Diri
• Ketentuan SPM Ringkasan Tujuan
• Relevansi lulusan Proses Hasil GAP Pengembangan
Evaluasi Institusi
• Peran dalam pemba-
Manajemen
ngunan daerah Output Sumber Sistem
• dll Daya Penjaminan
Mutu

Evaluasi diri tentang komponen output:

• Efisiensi dari proses berdasarkan input yang tersedia
• Output yang mencerminkan tata kelola input dan proses di institusi
• Benang merah yang nyata harus ditunjukkan antara I – P – O
• dll
Evaluasi Risk Manajemen Komponen Sumber Daya
Visi

Komponen Manajemen
Lingkungan
Akademik & Sumberdaya: Manajemen External Misi
• Sistem pendaftaran Input Akademik

Evaluasi Diri
• Sistem penyimpanan nilai Ringkasan Tujuan
• EPSBED Proses Hasil GAP Pengembangan
Evaluasi Institusi
• SD Manusia
• SD Sarana dan Prasarana Output
Manajemen
Sistem
Sumber
• Keuangan dan dana Daya Penjaminan
Mutu
• Efisiensi SD

Evaluasi Manajemen Sumberdaya:

• Keadaan Manajemen Institusi pada saat ini
• Evaluasi kinerja dan pengelolaan program akademik
• Kekurangan sistem manajemen pada saat ini
• Rencana Pengembangan Sistem Manajemen
• dll
Evaluasi Risk Manajemen Komponen Eksternal
Visi

Komponen Lingkungan Lingkungan

Eksternal: Manajemen External Misi
Input Akademik
• Masyarakat terdekat dengan

Evaluasi Diri
Perguruan Tinggi Ringkasan Tujuan
• Pemerintah Daerah Proses Hasil GAP Pengembangan
Evaluasi Institusi
• Lembaga Sosial
Manajemen
• dll Output Sumber Sistem
Daya Penjaminan
Mutu

Analisis ditekankan terutama tentang:

• Kontribusi perguruan tinggi dalam membangun daerah
• Analisis dimulai dari lingkungan external terdekat, kemudian berkembang nasional.
• Analisis untuk bidang-bidang yang terkait dengan lapangan kerja, obyek kegiatan
penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
• Analisis juga dapat ditekankan pada opportunity untuk melakukan kerjasama
•dll
Evaluasi Risk Manajemen Komponen Penjaminan Mutu
Visi
Komponen SPM:
Lingkungan
• Kriteria Penjaminan Mutu Manajemen External Misi
Institusi Input Akademik
• Proses pelaksanaan PM

Evaluasi Diri
Ringkasan Tujuan
• Capaian setiap tahunnya Proses Hasil GAP Pengembangan
Evaluasi Institusi
• dll
Manajemen
Output Sumber Sistem
Daya Penjaminan
Mutu

Analisis ditekankan terhadap:

• hasil penerapan kriteria penjaminan mutu terhadap setiap program studi
• kebijakan operasional institusi dalam menerapkan kriteria PM
• response dari staf akademik, mahasiswa, dan penunjang lainnya terhadap PM
• informasi keseluruhan secara terpadu
Analisis diharapkan dapat memberikan gambaran tentang seluruh evaluasi diri
yang lain terutama di bidang akademik.
Evaluasi yang Komprehensif untuk Input-Process-Output

INPUT PROSES OUTPUT

• NEM Mahasiswa Baru
• Ranking Ujian Masuk
• Penguasaan Bhs.Inggris
• Asal SMA
• Kehadiran 75% • IPK rendah
• Keadaan Ekonomi
• Metode Pembelajaran • Waktu Studi Panjang
• Motivasi Mahasiswa
• Kemampuan Dosen • Waktu tunggu panjang
• Jumlah Dosen
• Antusiasme Mahasiswa • Gaji rendah
• Strata Pendidikan Dosen
• Suasana Kelas • Bekerja tidak sesuai bidang
• Motivasi Dosen 3-Dharma
• Manajemen Akademik • Kurang kompetitif
• Sarana Laboratorium • dll
• Manajemen Sarana
• Perpustakaan
• Ruang Kelas
• Peralatan Kuliah
Evaluasi yang Komprehensif (1)
INPUT PROSES OUTPUT ANALISIS
• NEM Mahasiswa Baru
• Ranking Ujian Masuk
• Penguasaan Bhs.Inggris
• Asal SMA
• Keadaan Ekonomi • IPK rendah
• Kehadiran 75%
• Motivasi Mahasiswa • Waktu Studi Panjang
• Metode Pembelajaran
• Kurikulum
• Kemampuan Dosen • Waktu tunggu panjang Analisis
• Jumlah Dosen • Antusiasme Mahasiswa • Gaji rendah Sederhana
• Strata Pendidikan Dosen • Suasana Kelas • Bekerja tidak sesuai bidang
• Motivasi Dosen 3-Dharma • Mengulang kuliah • Kurang kompetitif
• Manajemen Akademik • dll
• Sarana Laboratorium • Manajemen Sarana
• Perpustakaan
• Ruang Kelas
• Peralatan Kuliah
Evaluasi yang Komprehensif (2)
INPUT PROSES OUTPUT ANALISIS
• NEM Mahasiswa Baru
• Ranking Ujian Masuk
• Penguasaan Bhs.Inggris
• Asal SMA
• Keadaan Ekonomi • IPK rendah
• Kehadiran 75%
• Motivasi Mahasiswa • Waktu Studi Panjang
• Metode Pembelajaran
• Kurikulum
• Kemampuan Dosen • Waktu tunggu panjang Analisis
• Jumlah Dosen • Antusiasme Mahasiswa • Gaji rendah Komprehensif
• Strata Pendidikan Dosen • Suasana Kelas • Bekerja tidak sesuai bidang
• Motivasi Dosen 3-Dharma • Mengulang kuliah • Kurang kompetitif
• dll
• Sarana Laboratorium
• Perpustakaan
• Ruang Kelas
• Peralatan Kuliah
Evaluasi yang Komprehensif (3)
INPUT PROSES OUTPUT ANALISIS
• NEM Mahasiswa Baru
• Ranking Ujian Masuk
• Penguasaan Bhs.Inggris
• Asal SMA
• Keadaan Ekonomi • IPK rendah
• Kehadiran 75%
• Motivasi Mahasiswa • Waktu Studi Panjang
• Metode Pembelajaran
• Kurikulum
• Kemampuan Dosen • Waktu tunggu panjang Analisis
• Jumlah Dosen • Antusiasme Mahasiswa • Gaji rendah komprehensif
• Strata Pendidikan Dosen • Suasana Kelas • Bekerja tidak sesuai bidang
• Motivasi Dosen 3-Dharma • Mengulang kuliah • Kurang kompetitif
• Manajemen Akademik • dll
• Sarana Laboratorium • Manajemen Sarana
• Perpustakaan
• Ruang Kelas
• Peralatan Kuliah
Evaluasi yang Komprehensif (4)
INPUT PROSES OUTPUT ANALISIS
• NEM Mahasiswa Baru
• Ranking Ujian Masuk
• Penguasaan Bhs.Inggris
• Asal SMA
• Keadaan Ekonomi • IPK rendah
• Kehadiran 75%
• Motivasi Mahasiswa • Waktu Studi Panjang
• Metode Pembelajaran
• Kurikulum
• Kemampuan Dosen • Waktu tunggu panjang Analisis
• Jumlah Dosen • Antusiasme Mahasiswa • Gaji rendah Komprehensif
• Strata Pendidikan Dosen • Suasana Kelas • Bekerja tidak sesuai bidang
• Motivasi Dosen 3-Dharma • Mengulang kuliah • Kurang kompetitif
• Manajemen Akademik • dll
• Sarana Laboratorium • Manajemen Sarana
• Perpustakaan
• Ruang Kelas
• Peralatan Kuliah
 Tools evaluasi Risk Manajemen
Problems Statement
Analisis
Situation Akar Permasalahan
……………………
……………………
sekarang ……………………

Posisi Analisis Strength Weaknesses

………… …………
(data section 2-12) Situasional Analisis ………… …………
(Section 2-12)
SWOT Opportunities
…………. …………
Threats

Evaluasi Diri …………. …………

Kesimpulan
Analisis
Kekuatan Medan
 Root-Cause Analysis
Keketatan
Beban Masa Studi IPK Baik/ Persaingan
Dosen Lama Tinggi Rendah
Tinggi
Kehadiran Skripsi NEM
Dosen Tempat Rendah
Rendah Waktu

Waktu Ruang Bhs Inggris

Tunggu Dosen Mhs Rendah
Tinggi Luas

IPK < 2.5 IPK 2.5 - 3.0 IPK > 3.0 Total IPK Rata-
Tahun Lulus
Jumlah % Jumlah % Jumlah % Lulusan rata

Masalah 1
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1995/1996 15 40.54% 18 48.65% 4 10.81% 37 2.58
1996/1997 13 33.33% 20 51.28% 6 15.38% 39 2.67
1997/1998 14 28.57% 27 55.10% 8 16.33% 49 2.70
1998/1999 15 30.00% 26 52.00% 9 18.00% 50 2.70

Masalah 2
1999/2000 17 25.37% 39 58.21% 11 16.42% 67 2.67
Total 74 30.58% 130 53.72% 38 15.70% 242 2.67

Masalah 3
………...
 Identifikasi Resiko - SWOT Analysis

External data Strength > Weaknesess

Internal data Ekspansi?
Opportunities > Threats
IPK < 2.5 IPK 2.5 - 3.0 IPK > 3.0 Total IPK Rata-
Tahun Lulus
Jumlah % Jumlah % Jumlah % Lulusan rata
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1995/1996 15 40.54% 18 48.65% 4 10.81% 37 2.58

Pengembangan
1996/1997 13 33.33% 20 51.28% 6 15.38% 39 2.67
1997/1998 14 28.57% 27 55.10% 8 16.33% 49 2.70
1998/1999 15 30.00% 26 52.00% 9 18.00% 50 2.70
1999/2000 17 25.37% 39 58.21% 11 16.42% 67 2.67
Total 74 30.58% 130 53.72% 38 15.70% 242 2.67

Strength Weaknesses
Kesimpulan : ………… …………
…………… SWOT ………… …………

Strategi
……………
Analysis Opportunities
…………. …………
Threats

…………. …………

Kesimpulan :
…………… Strength < Weaknesess
……………
Opportunities < Threats
Konsolidasi?
Kategori Resiko
Kriteria Resiko – Dampak/keparahan
Kriteria Resiko – Dampak/keparahan
Kriteria Resiko - Kemungkinan

© DeCRA 2016 113

Risk Assessment and treatment plan

Step 1 - Identify context

Step 2 - Identify Risk

Communicate and Consult

Monitor and review

Step 3 - Analyze Risk
Determine Determine
likelihood severity

Estimate level of Risk

Step 4 - Evaluate Risk

Accept Risk?
Yes
No
Step 5 -Treat Risk
 Analisa Resiko

• Kombinasi antara konsekuensi dan kemungkinan untuk menentukan

tingkat risiko, dimana menggambarkan :
• Tipe resiko
• Informasi yang ada
• Dasar dari evaluasi resiko dan keputusan untuk memperlakukan resiko (risk
treatment)

• Harus konsisten dengan kriteria resiko

Risk level

Slightly harmful Harmful Extremely

harmful
Highly Unlikely Trivial Risk Tolerable Risk Moderate Risk
Unlikely Tolerable Risk Moderate Risk Substantial Risk

Likely Moderate Risk Substantial Risk Intolerable Risk

Example Risk Assessment
plan actions to address risk

Compliance Significant
obligations Aspects
Integrated/
implemented
into other QMS Evaluated for
processes?
Threats and effectiveness?
opportunities

ACTIONS
 Risk Treatment

1. Menghindari risiko dengan tidak melakukan atau melanjutkan

kegiatan yang menimbulkan risiko (“eliminasi”)
2. Mengambil atau meningkatkan risiko untuk mengejar kesempatan
3. Melepaskan sumber resiko
4. Merubah kemungkinan
5. Merubah konsekuensi
6. Berbagi risiko dengan pihak lain (termasuk kontrak dan pembiayaan
risiko)
7. Mempertahankan risiko
RISK TREATMENT STRATEGIES

Avoid Risks
High Likelihood High
Consequences
Consequence Share Risks
Medium Likelihood High
ols
Consequences
t r
on
it hC
w
is ks u m
at R M edi
Tre h o od es
l i c
ike equen
Retain Risk h L
Hig Con
s
Low Likelihood
Low Consequence

Likelihood
 RISK (EVALUATION) CRITERIA
ALARP (As Low as Reasonably Practicable)

Risk reduction measures

Increasing Individual Risk Generally Intolerable Region are essential whatever
and Social Concern their cost

Tolerable Region Residual risk tolerable

(Risk is undertaken only if a only if further risk
benefit is desired)
reduction is impractical

Broadly
Acceptable
Region Risk reduction not
likely to be required

Negligible Risk
 Hierarchy of Controls

ELIMINATION

SUBSTITUTION
HUMAN
ENGINEERING INVOLVEMENT

ADMINISTRATIVE

ERP
A simple risk-based control plan (BS 8800)

Risk level Action and time scale

No action nor documentary records needed - but good practice to
Trivial record the assessment
Improvement not mandatory, but record and monitoring required to
Tolerable ensure controls are maintained. Go for cheap improvements where
possible.
Aim to reduce risk but costs of prevention may be limited. Measures
Moderate should be tied to a timetable
Where the risk involves work in progress urgent action should be taken
Substantial otherwise work should not start until the risk has been reduced.
Considerable resources may have to be allocated.

Work should not be started or continued until the risk has been
Intolerable reduced. If it is not possible to reduce risk even with unlimited resources
work has to remain prohibited.
 Total risk score guide
Descriptor Guide
0 – 6 Low Low level of risk, should not
require much attention but
should be reviewed at least
annually
7 – 12 Medium Medium level of risk, should be
monitored and reviewed
annually as a minimum, 6
monthly if necessary
13 – 20 High High level of risk, should be
constantly monitored and
reviewed quarterly or 6
monthly. Possibly escalate to
higher committee if required

20 – 25 Very Top level of risk, should be

high constantly monitored and
reviewed monthly. Possibly
escalate to RSC
6.2. Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapainya (1)
6.2.1. Organisasi harus menetapkan sasaran mutu pada fungsi , tingkat dan proses yang
dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Mutu.
Sasaran Mutu harus :
a. Konsisten dengan kebijakan mutu
b. Dapat diukur
c. Memperhitungkan persyaratan yang berlaku
d. Relevan dengan kesesuaian produk & layanan dan untuk meningkatkan kepuasan
pelanggan
e. Dipantau
f. dikomunikasikan
g. Keterkinian yang sesuai.
Organisasi harus memelihara informasi terdokumentasi pada sasaran mutu
6.2. Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapainya (2)
*New
6.2.2 . Ketika merencanakan bagaimana mencapai sasaran mutu, organisasi harus
menetapkan :
a. apa yang akan dilakukan ;
b. sumber daya yang akan diperlukan ;
c. Siapa yang akan bertanggung jawab ;
d. kapan akan selesai ;
e. bagaimana hasil akan dievaluasi
 STRATEGY MAPS
RENCANA STRATEGIS PENS 2016-2020
Peningkatan Kecukupan & Perbaikan Proporsi Pendapatan
Perspektif Kemandirian Keuangan
Keuangan
Index reputasi

Perspektif Ketepatan Reputasi

Waktu Studi Alumni Reputasi Reputasi
Pemangku Riset Pengabdian Reputasi Bisnis
Kepentingan Reputasi
Masyarakat
Pengguna

% realization of
Akreditasi Prodi& Institusi Publikasi & Sitasi social impact programs Fee on Revenue (Rp)

Meningkatkan : Meningkatkan :
Meningkatkan : Meningkatkan :
Perspektif 1. Kualitas Agenda Riset 1. Kualitas Agenda
1. Kualitas Inputs 1. Keberadaan SBU
Proses Bisnis 2. Kualitas dan Kuantitas Pengabdian Masyarakat
2. Kualitas Kurikulum 2. Manajemen
Key Scientist (dampak sosial tinggi)
Internal 3. Proses Belajar Mengajar
2. Kuantitas Key Fasilitator
Profesional
3. Publikasi Riset
4. Kualitas Fasilitas 3. Manajemen Alumni
4. Fasilitas Riset 3. Jumlah Pusat Kajian
University Branding
Readiness Index

Meningkatlan Kesiapan Modal

Perspektif Pertumbuhan
dan Pembelajaran
Meningkatkan Kesiapan Modal Meningkatkan Kesiapan Modal
Organisasi :
Manusia Informasi
• Budaya Akademis
• Human Capital Strategic Plan & • ICT Strategic Plan &
• Sinergi Universitas-
Implementation Implementation
Stakeholders
6.3. Perencanaan Perubahan
• Ketika organisasi menentukan kebutuhan perubahan pada sistem manajemen mutu ,
perubahan harus dilakukan secara terencana (lihat 4.4 ) Organisasi harus mempertimbangkan
:
a. tujuan dari perubahan dan potensi konsekuensinya;
b. integritas sistem manajemen mutu ;
c. ketersediaan sumber daya ;
d. alokasi atau realokasi tanggung jawab dan kewenangan
• Perubahan Perencanaan/penerapan SMM (6.3),
• Perubahan pengendalian operasional, telahdirencanakan dan tidak direncanakan (8.1)
• Mengatasi perubahan yang tidak direncanakan yang mempengaruhi produk & jasa (8.5.6)
• Lihat juga 7.1.6 “Organisation knowledge - untuk mengatasi perubahan kebutuhan dan tren ,
sehubungan dengan pengetahuan
Clause 7 SUPORT
7.1 Resources
7.1.1 General
The organization shall determine and provide the resources needed for the establishment, implementation,
maintenance and continual improvement of the quality management system. The organization shall consider:
a) the capabilities of, and constraints on, existing internal resources;
b) what needs to be obtained from external providers.
7.1.2 People
The organization shall determine and provide the persons necessary for the effective implementation of its
quality management system and for the operation and control of its processes.
7.1.3 Infrastructure
The organization shall determine, provide and maintain the infrastructure necessary for the operation of its
processes and to achieve conformity of products and services.
NOTE Infrastructure can include:
a) buildings and associated utilities;
b) equipment, including hardware and software;
c) Transportation resources;
d) information and communication technology.
 7.1.3. Infrastruktur

Organisasi harus menetapkan , menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk operasional
proses dan untuk mencapai kesesuaian produk dan jasa .

Organisasi Keamanan orang

Analisa resiko Keselamatan orang
yang berhubungan
Kebersihan orang

Penentuan
Perencanaan Penyediaan Pemeliharaan
program untuk

Bangunan, tempat kerja: kelas, lab, workshop, perpustakaan, area hijau, online component dan
servis yang lain: fasilitas kesehatan, keamanan fisik, transportasi, toko buku, kantin
7.1.4. Lingkungan untuk pengoperasian proses

Organisasi harus menetapkan , menyediakan dan memelihara lingkungan yang diperlukan

untuk operasional proses dan untuk mencapai kesesuaian produk dan jasa .

CATATAN Sebuah lingkungan yang sesuai bisa menjadi kombinasi faktor manusia dan fisik ,
seperti :
a. sosial (misalnya non - diskriminatif , tenang , non - konfrontatif )
b. psikologis ( misalnya mengurangi stres , pencegahan kelelahan , pelindung emosional
);
c. fisik ( misalnya suhu , panas , kelembaban , cahaya , aliran udara , kebersihan ,
kebisingan ) .

Faktor-faktor ini dapat berbeda secara substansial tergantung pada produk dan layanan
yang diberikan .

134
7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya
Organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk memastikan
hasil yang valid dan dapat diandalkan ketika pemantauan atau pengukuran yang digunakan untuk
memverifikasi kesesuaian produk dan jasa untuk persyaratan .
Ketika pengukuran mampu telusur dipersyaratkan , atau dianggap oleh organisasi menjadi bagianpenting
dari memberikan kepercayaan validitas hasil pengukuran , peralatan pengukuran harus :
a.dikalibrasi atau diverifikasi , atau keduanya , pada selang waktu tertentu , atau sebelum digunakan ,
terhadap standar pengukuran yang tertelusur ke standar pengukuran internasional atau nasional ;
bila tidak ada standar seperti itu ada , dasar yang dipakai untuk kalibrasi atau verifikasi harus
disimpan sebagai informasi didokumentasikan ;
b.diidentifikasi untuk menentukan status mereka ;
c.dijaga dari penyesuaian , kerusakan atau kerusakan yang akan membatalkan status kalibrasi dan
hasil pengukuran berikutnya .

Organisasi harus menentukan apakah keabsahan hasil pengukuran sebelumnya telah merugikan peralatan
ketika ditemukan tidak layak untuk tujuan , dan harus diperlukan mengambil tindakan yang tepat
7.1.6. Organisational Knowledge
Organisasi harus menentukan pengetahuan yang diperlukan untuk operasional proses dan untuk
mencapai kesesuaian produk dan jasa.
Pengetahuan ini harus dipelihara dan tersedia untuk sejauh yang diperlukan.
Ketika menangani kebutuhan perubahan dan tren, organisasi harus mempertimbangkan
pengetahuan saat ini dan menentukan bagaimana untuk memperoleh atau mengakses
pengetahuan tambahan yang diperlukan dan update yang diperlukan.

CATATAN 1 pengetahuan organisasi adalah pengetahuan khusus untuk organisasi; umumnya

diperoleh dengan pengalaman. Ini adalah informasi yang digunakan dan bersama untuk mencapai
tujuan organisasi.

CATATAN 2 pengetahuan Organisasi dapat didasarkan pada:

a. sumber internal (misalnya kekayaan intelektual; pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman;
pelajaran dari kegagalan dan proyek yang berhasil, menangkap dan berbagi pengetahuan dan
pengalaman; hasil perbaikan dalam proses, produk dan jasa);
b. sumber eksternal (misalnya standar, akademisi, konferensi, mengumpulkan pengetahuan dari
pelanggan atau penyedia eksternal).
136
7.2. Kompetensi

Organisasi harus :
a. menentukan kompetensi yang diperlukan dari orang yang melakukan pekerjaan di
bawah kendalinya yang mempengaruhi kinerja dan efektivitas sistem manajemen
mutu ;
b. memastikan bahwa orang-orang ini kompeten atas dasar pendidikan, pelatihan , atau
pengalaman ;
c. di mana berlaku , mengambil tindakan untuk memperoleh kompetensi yang diperlukan
, dan mengevaluasi efektivitas tindakan yang diambil ;
d. menyimpan informasi didokumentasikan sebagai bukti kompetensi .

CATATAN tindakan dapat meliputi, misalnya , penyediaan pelatihan , mentoring, atau

penugasan kembali dari orang saat ini bekerja ; atau mempekerjakan atau Persetujuan dari
orang yang kompeten .
7.3. Kepedulian

Organisasi harus memastikan bahwa orang-orang yang melakukan pekerjaan di

bawah kendali organisasi menyadari :
a. kebijakan mutu ;
b. sasaran mutu yang relevan ;
c. kontribusi mereka terhadap efektivitas sistem manajemen mutu , termasuk
manfaat dari peningkatan kinerja ;
d. implikasi dari tidak sesuainya dengan persyaratan sistem manajemen mutu
7.4. Komunikasi

Organisasi harus menetapkan komunikasi internal dan eksternal

yang relevan dengan sistem manajemen mutu termasuk:
 pada apa yang akan dikomunikasikan;
 kapan berkomunikasi;
 dengan siapa berkomunikasi;
 bagaimana berkomunikasi
7.5. Documented Information

Required documented information

Control of documented information

Clause 8 OPERATION
 8.1. Operational planning and control
The organization shall plan, implement and control the processes (see 4.4) needed to
meet the requirements for the provision of products and services, and to implement the
actions determined in Clause 6, by:
a) determining the requirements for the products and services;
b) establishing criteria for:
1) the processes;
2) the acceptance of products and services;
c) determining the resources needed to achieve conformity to the product and service
requirements;
d) implementing control of the processes in accordance with the criteria;
e) determining, maintaining and retaining documented information to the extent
necessary:
1) to have confidence that the processes have been carried out as planned;
2) to demonstrate the conformity of products and services to their requirements.
8.2. Menentukan kebutuhan produk dan layanan

8.2.1. Komunikasi pelanggan

Harus meliputi :
a. Memberikan informasi yang berkaitan dengan produk dan layanan
Penanganan pertanyaan ,
b. kontrak atau pesanan , termasuk perubahan
c. Mendapatkan umpan balik pelanggan yang berkaitan dengan produk
dan layanan , termasuk keluhan pelanggan
d. Penanganan atau mengendalikan milik pelanggan ( Klausul 7.5.4 , ISO
9001 : 2008)
e. Menetapkan persyaratan khusus untuk tindakan kontingensi , jika
relevan
8.2.2. Determining the requirements related to products and
services
When determining the requirements for the products and services
to be offered to customers, the organization shall ensure that:
a) the requirements for the products and services are defined,
including:
1) any applicable statutory and regulatory requirements;
2) those considered necessary by the organization;
b) the organization can meet the claims for the products and
services it offers.
8.2.3 Review of the requirements for products and services
8.2.3.1 The organization shall ensure that it has the ability to meet the requirements for products
and services to be offered to customers. The organization shall conduct a review before committing
to supply products and services to a customer, to include:
a) requirements specified by the customer, including the requirements for delivery and post-
delivery activities;
b) requirements not stated by the customer, but necessary for the specified or intended use,
when known;
c) requirements specified by the organization;
d) statutory and regulatory requirements applicable to the products and services;
The contract or order requirements differing from those previously expressed.
The organization shall ensure that contract or order requirements differing from those previously
defined are resolved.
The customer's requirements shall be confirmed by the organization before acceptance, when the
customer does not provide a documented statement of their requirements.
NOTE In some situations, such as internet sales, a formal review is impractical for each order. Instead,
the review can cover relevant product information, such as catalogues.
8.3. Design & Development of products and services

The organisation shall establish, implement and maintain a

design and development process that is appropriate to
ensure the subsequent provision of products and service

ISO 9001:2008
7.3. design &
development
 Desain dan pengembangan produk dan jasa (8.3)
8.3.2. Perencanaan desain dan pengembangan
Dalam menentukan tahap dan kontrol untuk desain dan
pengembangan, organisasi harus mempertimbangkan:
 sifat, durasi dan kompleksitas kegiatan desain dan
pengembangan;
 persyaratan yang menentukan tahapan proses tertentu,
termasuk desain dan review pengembangan;
 desain yang dibutuhkan dan verifikasi pengembangan
serta validasi;
 tanggung jawab dan wewenang yang terlibat dalam
proses desain dan pengembangan;
 kebutuhan untuk mengontrol interface antara individu
dan pihak yang terlibat dalam proses desain dan
pengembangan;
 kebutuhan untuk keterlibatan pelanggan dan kelompok
pengguna dalam proses desain dan pengembangan;
 informasi terdokumentasi yang diperlukan untuk
mengkonfirmasi bahwa persyaratan desain dan
pengembangan telah dipenuhi.
147
8.3.3. Input desain dan pengembangan
Organisasi harus menetapkan:
persyaratan utama untuk jenis produk dan jasa
tertentu yang dirancang dan dikembangkan,
termasuk, sebagai persyaratan yang berlaku,
fungsional dan kinerja;
hukum dan persyaratan peraturan yang berlaku;
standar atau kode praktek dimana organisasi telah
berkomitmen untuk menerapkan
membutuhkan sumber daya internal dan eksternal
untuk desain dan pengembangan produk dan jasa;
konsekuensi potensi kegagalan karena sifat dari
produk dan jasa;
tingkat kontrol yang diharapkan dari proses desain
dan pengembangan oleh pelanggan dan pihak-
pihak terkait lainnya.
 Desain dan pengembangan produk dan jasa (8.3)
8.3.4. Kontrol desain dan pengembangan
Kontrol diterapkan pada proses desain dan
pengembangan harus memastikan bahwa:
hasil yang akan dicapai pada kegiatan desain
dan pengembangan didefinisikan dengan
jelas;
Review desain dan pengembangan
dilaksanakan sesuai rencana;
Verifikasi dilakukan untuk memastikan
bahwa output desain dan pengembangan
telah memenuhi persyaratan input desain
dan pengembangan;
validasi dilakukan untuk memastikan bahwa
produk dan jasa yang dihasilkan mampu
memenuhi persyaratan aplikasi yang
ditentukan atau penggunaan yang
dimaksudkan (ketika diketahui).
8.3.5. Output desain dan 8.3.6. Perubahan desain dan
pengembangan pengembangan
Organisasi harus memastikan bahwa Organisasi harus meninjau,
output desain dan pengembangan : mengontrol dan mengidentifikasi
 memenuhi persyaratan input untuk perubahan yang dibuat untuk
desain dan pengembangan; merancang input dan output
 Memenuhi untuk proses selanjutnya desain selama desain dan
dalam penyediaan produk dan jasa;
 termasuk acuan pemantauan atau pengembangan produk dan jasa
persyaratan pengukuran, serta atau selanjutnya, sejauh tidak
kriteria penerimaan, sebagaimana ada dampak buruk pada
berlaku; kesesuaian dengan persyaratan.
 memastikan produk yang akan
diproduksi, / layanan yang akan Informasi yang
diberikan, cocok dengan tujuan yang didokumentasikan pada desain
dimaksudkan serta penggunaan dan pengembangan harus
yang aman dan tepat. dipertahankan.
 ISO 9001:2008
8.4 Processes for control of external provision (Products and services) 4.1. Outsource
7.4. Purchasing

Evaluation Service

Selection
Rec
ord Outsource
Monitoring of performance
Product

Re-evaluation

Supplier
Control Criteria Process
 8.4.1 General

• The organization shall ensure that externally provided processes, products and services
conform to requirements.
• The organization shall determine the controls to be applied to externally provided processes,
products and services when:
a. products and services from external providers are intended for incorporation into the
organization’s own products and services;
b. products and services are provided directly to the customer(s) by external providers on
behalf of the organization; a process, or part of a process, is provided by an external
provider as a result of a decision by the organization.
• The organization shall determine and apply criteria for the evaluation, selection, monitoring
of performance, and re-evaluation of external providers, based on their ability to provide
processes or products and services in accordance with requirements.
• The organization shall retain documented information of these activities and any necessary
actions arising from the evaluations.
 8.4.2 Type & Extent of Control

• The organization shall ensure that externally provided processes, products and services do not
adversely affect the organization’s ability to consistently deliver conforming products and services to
its customers.
• The organization shall:
a. ensure that externally provided processes remain within the control of its quality management
system;
b. define both the controls that it intends to apply to an external provider and those it intends to
apply to the resulting output;
c. take into consideration:
1. the potential impact of the externally provided processes, products and services on the
organization’s ability to consistently meet customer and applicable statutory and regulatory
requirements;
2. the effectiveness of the controls applied by the external provider;

d. determine the verification, or other activities, necessary to ensure that the externally provided
processes, products and services meet requirements.
 8.4.3 Information for External Providers

• The organization shall ensure the adequacy of requirement s prior to their communication
to the external provider.
• The organization shall communicate to external providers its requirements for:
a. the processes, products and services to be provided;
b. the approval of:
1. products and services;
2. methods, processes and equipment;
3. the release of products and services; competence, including any required qualification
of persons;

d. the external providers’ interactions with the organization; control and monitoring of the
external providers’ performance to be applied by the organization;
e. verification or validation activities that the organization, or its customer, intends to
perform at the external providers’ premises.
 8.5.1. Control of production and service provision ISO 9001:2008
Clause 7.5.1 &
7.5.2
The organization shall implement production and service provision under controlled conditions.
Controlled conditions shall include, as applicable:
a. the availability of documented information that defines:
1. the characteristics of the products to be produced, the services to be provided, or the activities to be
performed;
2. the results to be achieved;

b. the availability and use of suitable monitoring and measuring resources;

c. the implementation of monitoring and measurement activities at appropriate stages to verify that criteria
for control of processes or outputs, and acceptance criteria for products and services, have been met;
d. the use of suitable infrastructure and environment for the operation of processes;
e. the appointment of competent persons, including any required qualification;
f. the validation, and periodic revalidation, of the ability to achieve planned results of the processes for
production and service provision, where the resulting output cannot be verified by subsequent
monitoring or measurement;
g. the implementation of actions to prevent human error;
h. the implementation of release, delivery and post-delivery activities.
 8.5.2. Identification & Traceability

The organisation shall :

• use suitable means to identify outputs when it is necessary to ensure the
conformity of products and services
• Identify the status of outputs with respect to monitoring and measurement
requirements throughout production and service provision
• Control the unique identification of the outputs when traceability is a
requirement, and shall retain the documented information necessary to
enable traceability

ord
Rec

ISO 9001:2008
Clause 7.5.3
8.5.3. property belonging to Customers or External
providers ISO 9001:2008
Clause 7.5.4

• The organization shall exercise care with property belonging to customers or

external providers while it is under the organization’s control or being used by
the organization.
• The organization shall identify, verify, protect and safeguard customers’ or
external providers’ property provided for use or incorporation into the products
and services.
• When the property of a customer or external provider is lost, damaged or
otherwise found to be unsuitable for use, the organization shall report this to the
customer or external provider and retain documented information on what has
occurred.

NOTE A customer’s or external provider’s property can include materials,

components, tools and equipment, premises, intellectual property and personal Rec
ord

data.
8.5.4. Preservation

Organisation shall preserve the outputs during production and service

provision, to the extent necessary to ensure conformity to requirements

Inlcude:
 identification
 handling
 contamination control
 packaging
 storage
 transmission or transportation, and protection
ISO 9001:2008
Clause 7.5.5
8.5.5. Post Delivery Activities

The organization shall meet requirements for post-delivery activities associated with
the products and services.

In determining the extent of post-delivery activities that are required, the

organization shall consider:
a. statutory and regulatory requirements;
b. the potential undesired consequences associated with its products and services;
c. the nature, use and intended lifetime of it s products and services;
d. customer requirement s;
e. customer feedback.

NOTE Post-delivery activities can include actions under warranty provisions,

contractual obligations such
as maintenance services, and supplementary services such as recycling or final
disposal.

ISO 9001:2008
Clause 7.5.1
8.5.6. Control of Changes

Organisation shall review and control changes for production and service provision,
to the extent necessary to ensure continuing conformity with requirements

ord
Rec

Organisation shall retain documented information describing the

results of the review of changes, the person(s) authorizing the
change, and any necessary action arising from the review
8.6. Release of Product and Services

The organization shall implement planned arrangements, at appropriate stages, to

verify that the product and service requirements have been met.

The release of products and services to the customer shall not proceed until the
planned arrangements have been satisfactorily completed, unless otherwise
approved by a relevant authority and, as applicable, by the customer.

The organization shall retain documented information on the release of products

and services. The documented information shall include:
a) evidence of conformity with the acceptance criteria;
b) traceability to the person(s) authorizing the release.

ord
Rec

ISO 9001:2008
Clause 8.2.4
Clause 7.4.3
 8.7. Control of Non Conforming Output (1)

8.7.1 The organization shall ensure that outputs that do not conform to their requirements
are identified and controlled to prevent their unintended use or delivery.

The organization shall take appropriate action based on the nature of the non conformity and
its effect on the conformity of products and services.
This shall also apply to nonconforming products and services detected after delivery of
products, during or after the provision of services.

The organization shall deal with nonconforming outputs in one or more of the following ways:
a. correction;
b. segregation, containment, return or suspension of provision of products and services;
c. informing the customer;
d. obtaining authorization for acceptance under concession.

Conformity to the requirements shall be verified when nonconforming outputs are corrected.
ISO 9001:2008
Clause 8.3
8.7. Control of Non Conforming Output (2)

8.7.2 The organization shall retain documented

information that:
ord
Rec

a) describes the nonconformity;

b) describes the actions taken;
c) describes any concessions obtained;
d) identifies the authority deciding the action in respect
of the nonconformity.
ISO 9001:2008
Clause 8.3
Clause 9 – Performance evaluation
ord
Rec

9.1. Monitoring, measurement, • What needs to be monitored and measured,

analysis and evaluation how and when

9.1.3

(Analysis and
evaluation)

9.1.2

(Customer
9.1.1 satisfaction)

(General)
Clause 9 – Performance evaluation
Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi (9.1)
9.1.1. Umum
 Organisasi harus
menetapkan:
o apa yang perlu dipantau dan
diukur;
o metode untuk pemantauan,
pengukuran, analisis dan
evaluasi, untuk memastikan
hasil yang valid;
o Kapan pemantauan dan
pengukuran harus dilakukan;
o ketika hasil dari pemantauan
dan pengukuran harus
dianalisa dan dievaluasi.
ISO 9001:2008
Clause 8.1
9.1.2. kepuasan pelanggan
 Organisasi harus memantau
persepsi pelanggan sejauh mana
persyaratan telah dipenuhi.
 Organisasi harus memperoleh
informasi yang berkaitan dengan
pandangan pelanggan, dan opini
tentang organisasi dan produk /
layanan.
 Metode untuk memperoleh dan
menggunakan informasi ini harus
ditentukan.
CATATAN: Informasi yang berkaitan
dengan pandangan pelanggan dapat
mencakup kepuasan pelanggan atau
survei opini, data pelanggan pada produk
yang dikirim atau kualitas layanan,
analisis pangsa pasar, pujian, klaim
garansi dan laporan agen.
ISO 9001:2008
Clause 8.2.2
9.1.3. Analisis dan evaluasi data
Organisasi harus menganalisis dan
mengevaluasi data dan informasi yang
tepat yang timbul dari pemantauan,
pengukuran dan sumber-sumber lain.
Output dari analisis dan evaluasi akan
digunakan untuk:
 menunjukkan kesesuaian produk dan
jasa dengan persyaratan;
 menilai dan meningkatkan kepuasan
pelanggan;
 memastikan kesesuaian dan efektivitas
sistem manajemen mutu;
 menunjukkan bahwa perencanaan telah
berhasil dilaksanakan;
 menilai kinerja proses;
 menilai kinerja penyedia eksternal
 menentukan kebutuhan atau
kesempatan untuk perbaikan dalam
SMM..
ISO 9001:2008
Clause 8.4
Clause 9 – Performance evaluation

9.2. Internal Audit

To establish whether the QMS conforms to
requirements and is effectively implemented
and maintained

9.3. Management Review

Top management must regularly
review the QMS
 Clause 9 – Performance evaluation
Organisasi harus melakukan audit
internal pada selang waktu
terencana untuk memberikan
informasi apakah sistem manajemen
mutu;
sesuai dengan:
o persyaratan organisasi sendiri untuk
sistem manajemen mutu;
o persyaratan Standar Internasional
ini;
o secara efektif diimplementasikan
dan dipelihara.
ISO 9001:2008
Clause 8.2.2
Audit Internal (9.2)
Organisasi harus:
oMerencanakan, menetapkan, menerapkan dan memelihara
program audit termasuk frekuensi, metode, tanggung jawab,
persyaratan perencanaan dan pelaporan, yang akan
mempertimbangkan sasaran mutu, pentingnya proses yang
bersangkutan, umpan balik pelanggan, perubahan yang
berdampak pada organisasi , dan hasil audit sebelumnya;
omenentukan kriteria audit dan lingkup untuk setiap audit;
omemilih auditor dan melakukan audit untuk menjamin
objektivitas dan ketidakberpihakan proses audit;
omemastikan bahwa hasil audit tersebut dilaporkan kepada
manajemen yang relevan;
oMelakukan koreksi yang diperlukan dan tindakan korektif tanpa
ditunda;
omenyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti
pelaksanaan program audit dan hasil audit.
ord
Rec
9.3. Management Review
CONSIDER: WHAT NEEDS
TO CHANGE?
Previous actions/
status
! !
External/ Opportunities (C.I)
internal issues

N/C’s,
corrective actions

Monitoring/
Measurement
REVIEW
Changes to QMS
Audit results

Customer satisfaction

External providers

Adequacy of
Resource needs
resources

Process performance

Risks and ord

Rec
opportunities ISO 9001:2008
Clause 5.6
Continual Doc. Information
improvement (C.I)
10.1 General

• 10.1 General – This clause is not specifically

about continual improvement, but
improvement! And is NEW.
o It provides emphasis now on:
improving processes to prevent
nonconformities
o It provides emphasis now on:
improving products and services to
meet known and predicted requirements

ISO 9001:2008
Clause 8.5.1
 perbaikan
10.2. Ketidaksesuaian dan tindakan korektif 10.3. perbaikan terus-menerus
Ketika ketidaksesuaian terjadi, termasuk yang timbul dari Organisasi harus terus meningkatkan
keluhan, organisasi harus: kesesuaian, kecukupan, dan efektivitas sistem
bereaksi terhadap ketidaksesuaian, dan berlaku sebagai manajemen mutu.
berikut:
mengambil tindakan untuk mengendalikan dan Organisasi harus mempertimbangkan output
memperbaikinya; dari analisis dan evaluasi, dan output dari
menanggung konsekuensinya; tinjauan manajemen, untuk mengkonfirmasi
mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk menghilangkan apakah ada area kinerja yang kurang atau
penyebab dari ketidaksesuaian, agar hal itu tidak terulang atau peluang yang akan ditangani sebagai bagian
terjadi di tempat lain, dengan cara: dari perbaikan terus-menerus.
meninjau ketidaksesuaian;
menentukan penyebab ketidaksesuaian; organisasi harus memilih dan menggunakan
menentukan apakah ketidaksesuaian serupa ada, atau alat dan metodologi yang berlaku untuk
berpotensi terjadi; penyelidikan penyebab penurunan kinerja dan
 melaksanakan tindakan apapun yang diperlukan; untuk mendukung perbaikan terus-menerus.
 meninjau efektivitas tindakan perbaikan yang dilakukan;
 membuat perubahan pada sistem manajemen mutu, jika
perlu.

ord
Rec

Nonconformity and corrective action – enhances 8.5.2 Corrective action similar requirement, but with consideration of
(2008). Correction/consequences now included. Actions taken is now tools/methodologies for investigating
recognizing the potential occurrence of a similar nonconformity elsewhere underperformance/supporting C.I.
Clause 9 – Performance evaluation

• 9.1 – Monitoring, measurement, analysis and evaluation

• What needs to be monitored and measured, how and
when
• 9.2 – Internal audit
• To establish whether the QMS conforms to requirements
and is effectively implemented and maintained
• 9.3 – Management review
• Top management must regularly review the QMS
Design & Development of products and services

The organisation shall establish, implement and maintain a

design and development process that is appropriate to
ensure the subsequent provision of products and service
Processes for control of external provision (Products and
services)

Evaluation Service

Selection
Rec
ord Outsource
Monitoring of performance
Product

Re-evaluation

Supplier
Control Criteria Process
Performance Evaluation - Monitoring, measuring, analyzing, auditing, review

Leaders can demonstrate

through active •To ensure o
involvement in the perational pro
being controll cesses are
improvement cycle and ed effectively,
monitoring an
directional support d measureme
required nt is

•The output
from monitorin
measurement g an d
is the analysis
information to of
provide leade
management rs with
information (M
I)
•MI is used
to assess the
o f t h e m a n ag effectiveness
ement system
‘management through
review’
Performance evaluation

Monitoring, measurement,
analysis and evaluation

9.1.3

(Analysis and
evaluation)

9.1.2

(Customer
9.1.1 satisfaction)

(General)
Performance evaluation (1)

Monitoring,
measurement,
analysis and
evaluation
Performance evaluation (2)

Compliance evaluation

Objective evidence Policy

commitment
Performance evaluation (3)

• Internal Audit
• Management Review
Management Review
CONSIDER: WHAT NEEDS
TO CHANGE?
Previous actions/
status
! !
External/ Opportunities (C.I)
internal issues

N/C’s,
corrective actions

Monitoring/
Measurement
REVIEW
Changes to QMS
Audit results

Customer satisfaction

External providers

Adequacy of
Resource needs
resources

Process performance

Risks and
opportunities

Continual Doc. Information

improvement (C.I)
Management review

Audit results
•What is happening?
I.P Communications Review
Actions Outstanding
Objectives and Targets
Changes to context/risks
Operational Control
Legal Compliance IMPROVEMENT
Policy ACTION
PLAN
Training Needs
QHSE Performance
etc.
•What needs to change?
Clause 10: Improvement

Improvement

Nonconformity and corrective action

Continual improvement
Improvement - Nonconformity, corrective action, improvement

•Performance improvement is a key aim of any business and of ISO 9001

The output of the management review process leads to improvement in
terms of:

Resources, process change, new

initiatives, etc.

Leaders can demonstrate through direction

and support of the improvement process
and the management review process
Improvement
Nonconformity and corrective action