Kontrola a metody, techniky

kontroly

Management

Ing. Zuzana Wozniaková, Ph.D.

 Kontrola

 Kontrola (Control)

› Kontrola je zpětná vazba, která podává

informace o splnění daných úkolů a povinností.
› Bývá často označována jako „siamské dvojče"
………………..
 VZTAH PLÁNOVÁNÍ A
KONTROLY
 Siamská dvojčata
› Kontrola představuje zdroj informací o tom,
……………….. a o ……………….. se skutečný průběh
sledované činnosti liší od jejího průběhu
plánovaného.
 Terminologie
 ……………….. (verification) - potvrzení
zkoumáním a poskytnutím objektivního důkazu, že
specifikované požadavky byly splněny.
 ………………..(review) - systematické,
vyčerpávající a dokumentované zkoumání reality s
cílem vyhodnotit způsobilost.
 ……………….. jsou měřítka kontroly
 Standardy, odchylky, korekce

 Standardy jsou měřítka kontroly, která mohou

být vyjádřena různě:
› ……………….. (počet kusů, počet zákazníků),

› ……………….. (tržby, náklady, zisk),

› ……………….. (čas, termíny),

› nekvantifikovatelně (úsudek, dojem, názor)

 Standardy, odchylky, korekce

 Odchylky
› ………………..

 vyžadují pozornost manažera

› ……………….. nevyžadují pozornost manažera

› ……………….. X ……………….. vyhodnocovat se

mají oba typy odchylek

 Odchylky a jejich vyhodnocování
Kontrolovaná hodnota Plánovaná Skutečnost Odchylka
hodnota na (kladná/
měsíc duben záporná)
2022

Minimální počet prodaných párů

bot (v ks)

Maximální počet reklamací

(v jednotkách)

Minimální požadovaný obrat (v

Kč)

Maximální marketingové náklady

(v Kč)
 Metody kontroly

1. Běžná vnitřní kontrola

2. Interní audit
3. Externí audit
4. Dopředná vazba
5. Zpětná vazba
 1. Vývoj interního auditu
 Řím
› Auditoři informovali senát o výši státního majetku
› Vyšetřování – vojenští soudci
 Pol. 19. století
› Anglie – 1844 – požadavek prověřit rozvahu akciové
společnosti – akcionáři auditoři

 Interní auditor – revize finanční a účetní oblasti

- nezávislá kontrola všech činností podniku

 2. Koncepce interního auditu
Interní audit je nezávislá, objektivní, ujišťovací a konzultační činnost
zaměřená na přidanou hodnotu a zlepšení provozu organizace. Pomáhá
organizaci dosáhnout její cíle tím, že zavádí systematický metodický přístup
k hodnocení a zlepšení efektivnosti řízení rizik, řídících a kontrolních
procesů.

 Ujištění
 Konzultační (poradenská) činnost
 Přidaná hodnota
 Pomáhá organizaci
 Řízení rizika
Služby poskytované interním auditem
managementu

operací

Prevence a
AUDIT
odhalování podvodu

vnějších vztahů
 Účel a hlavní žadatelé interního auditu
 Účel interního auditu
 Pomáhat pracovníkům organizace k efektivnímu plnění jejich funkcí

 K tomu poskytuje:
 ……………….., ……………….., ……………….. návrhy, informace

 Hlavní žadatelé o služby interního auditu

 Řídící orgány společnosti

 Provozní management

 Výbor pro audit

 Externí auditoři
 3. Význam auditu
 Základní úlohy interního auditu
› Neustálá ……………….. podniku a jeho organizace

› Ověřování spolehlivosti a vhodnosti ………….. systému

podniku
› Sledovat a revidovat provádění ………….

› Informovat vedení o anomáliích, nepravidelnostech

› Využití zdrojů

› Věnovat zvláštní pozornost novým tendencím

› Provádět speciální ………….

 5. Vztah interního a externího auditu

 Externí audit
› Audit finančních výkazů akciové společnosti

› Širší pojetí

› „veřejná služba poskytovaná kvalifikovanými odborníky

v oboru účetnictví“
› Cíl externího auditu: objektivní názor o stavu
hospodaření – odpovídá ekonomické a finanční situaci
společnosti?
 5. Vztah interního a externího auditu

 Externí auditor
› Fyzická, právnická osoba zapsaná do seznamu auditorů

› Nezávislý na státních orgánech, na vedení auditorované

společnosti a ostatních skupinách
 Vztah externího a interního auditu

Cíle …………. auditorské činnosti Cíle …………. auditorské činnosti

Vyjádřit názor na finanční stav Početnější cíle zahrnující nejen oblast

auditorované společnosti v určitém finanční a ekonomickou
časovém období

Provádějí se nezávisle, ale vyměňují si informace.

Externí auditor může a nemusí využít interního auditu
U společného auditu má poslední slovo externí auditor.
 Výrok auditora
 Výrok auditora
1. výrok bez výhrad

2. zdůraznění skutečnosti (pro interpretaci)

3. výrok s výhradou (údaj v účetní závěrce)

4. záporný výrok (realita x závěrka)

5. odmítnutí výroku
 Analytické techniky

 Paretovo pravidlo
› 80 : 20

› podle italského ekonoma a sociologa Vilfreda Pareta - 19.

století zjistil, že v Itálii je 80 % bohatství v rukou 20 % lidí.

› Obecně: 20 % příčin způsobuje 80 % výsledků.

 Analytické techniky

 Paretovo pravidlo v podniku:

› 80 % příjmů podniku pochází od 20 % zákazníků

› 20 % výrobků generuje 80 % zisku

› 20 % možných příčin generuje 80 % problémových

situací např. ve výrobě
 Analytické techniky
 Dopředná vazba
› Dopředná vazba je založena na průběžném prognózování
výsledků (hodnot na výstupu) a korekci plánu (hodnot na
vstupu) již na základě těchto prognóz, nikoli až na reálně
dosažených výsledcích (výstupech).
 Analytické techniky
 Zpětná vazba
› (anglicky FeedBack)
› Principem je porovnávání hodnot na vstupu s
hodnotami výstupu.
› V prostředí organizačních systémů jde o srovnávání
naplánovaných veličin na vstupu se skutečnými
hodnotami na výstupu.
› Pokud je zjištěn rozdíl, dochází ke korekci.
 Vnitřní kontrolní systém
 Styl řízení ve firmě má u podřízených

pracovníků vyvolat potřebu …………. ………….

budovat vnitřní kontrolní systém, který musí
mít jasno
› proč,

› co,

› kdo bude,

› kdy a

› jak kontrolovat.
 Vnitřní kontrolní systém - PROČ

 Otázka „proč?“ se ptá na funkci i

smysl kontroly.
 Kontrola může mít následující funkce:
1. Inspekční funkce
spočívá v objektivním zjišťování a vyhodnocování
skutečného stavu sledované reality
 PROČ
2. Preventivní funkce
› U podřízených existence kontroly vyvolává

vyšší …………. při realizaci stanovených

úkolů.

3. Eliminační funkce kontroly

› znamená, že na základě kontroly jsou
činěny zásadní zásahy, které zamezují
vzniku nežádoucích situací.
 CO MÁ BÝT KONTROLOVÁNO
 = PŘEDMĚT KONTROLY

 Všechny aktivity není nezbytné kontrolovat:

› některé jen ………….

› u jiných je kontrola ………….

 Zvýšené kontrolní úsilí musí být zaměřeno na:

• …………. elementy – u rizikových výrobků, firemních aktivit či

pracovních činností může stát legislativně nařídit určité požadavky

na jejich podobu a příslušnými ekonomickými, trestními nástroji

vynucovat jejich plnění.

• Je pochopitelné, že tyto státem regulované bezpečnostní,

hygienické, ekologické, technologické a další požadavky

představují pro firmu prioritu i z pohledu kontroly

 Co má být kontrolováno
• nestabilní procesy
• jde o aktivity, u kterých se v minulosti
vyskytovaly …………. …………. a nápravná
opatření dosud nebyla dostatečně účinná;

• zvláštní procesy
• jde o aktivity, které se následně nedají
opravit nebo se dají jen velice nákladně
napravit.
• Proto je žádoucí - mimořádná pozornost
 Co má být kontrolováno
• nové aktivity – u kterých je vyšší
potenciální riziko vzniku různých
nedostatků. Zpravidla jde o
o zavedení nového výrobku,

o nákup nových matriálů,

o zavedení nové technologie,

o uvedení nového zaměstnance do pracovní

činnosti apod.
 Co má být kontrolováno
 Kontrola může být zaměřena na:
› kvantitativní aspekty,
 zaměřené na množstevní kritéria, zpravidla
vyjádřená ve fyzikálních jednotkách;

› ekonomické aspekty,
 zaměřené na hospodárnost, popř.
efektivnost procesů a jejich výsledků,
zpravidla vyjádřené v peněžních jednotkách;
 Co má být kontrolováno

 …………. aspekty
› zaměřené na dosažení požadovaných
kvalitativních parametrů, určených specifikacemi
kvality;

 …………. aspekty
› zaměřené na dodržování časových,
termínovaných požadavků vyjádřených
v časových jednotkách.
 Kdo má kontrolovat?
 Subjekt kontroly
• …………. pracovníci
• podle zásady „kdo řídí – kontroluje“ musí každý
vedoucí pracovník zabezpečit jistou míru kontroly

 …………. zaměstnanci
› organizace musí vytvořit takové klima, kdy
jednotliví zaměstnanci považují kontrolu za
nedílnou součást svých aktivit
 Kdo má kontrolovat

o vnitřní kontroloři
o podnikový kontrolor, pracovník
technické kontroly, zaměstnanec útvaru
controlingu, interního auditu apod.;
o externí odborník ve službách vnitřní
kontroly organizace
 Kdy kontrolovat

• termín kontroly – kontrola řádná a

mimořádná
o ………….
o se uskutečňuje v plánovaných termínech.

o Je užitečné zpracovat plán vnitřních kontrol,

o je určen předmět kontroly, kontroloři i

kontrolovaní se mohou na průběh kontroly
připravit
 Kdy kontrolovat

 …………. kontrola
› se volí v případech, kdy nastaly nebo jsou
signalizovány nežádoucí situace či
neshody.
› Mimořádnou kontrolu může nařídit vedoucí
pracovník kdykoli.
 Kdy kontrolovat

 Obecné doporučení pro koncipování

vnitřního kontrolního systému hovoří o
tom, že
› alespoň jednou za rok by měly být
zkontrolovány všechny řízené oblasti.
 Kdy kontrolovat

 Častější kontrole by měly být

podrobeny jednak ty oblasti, které
představují:
1. …………. v aktivitách organizace,

2. a ty činnosti, které jsou …………. –

nestabilní, zvláštní, nové činnosti.
 Jak kontrolovat = přístupy a
metody
 Běžná vnitřní kontrola
› přestavuje proces realizovaný statutárními
orgány firmy
› má pevný metodický postup

› může jít i o kontrolu realizovanou

mimoděk při procházení určitým
pracovištěm.
 Jak kontrolovat – přístupy a
metody
 Audit
› představuje nestranné ověření určité
skutečnosti, funkce útvaru, produktu atd.
z hlediska procesů, které vedou k jejich
realizaci, i z hlediska výsledků.
 Jak kontrolovat – přístupy a
metody
o …………. audit
o provádějí autorizovaní externí pracovníci nebo firmy
o výsledku je podávána objektivní zpráva (osvědčení,
certifikát)

o …………. audit
o provádějí zaměstnanci organizace, kteří jsou k tomu
vyškoleni,
o je nutná jejich nezávislost na činnostech, které prověřují.
 Formování vnitřního kontrolního
systému
 Univerzální model vnitřního kontrolního
systému organizace není nikde vymezen.
 Zaměření, charakter a četnost kontrolních
aktivit se v různých organizacích liší.
 Existuje několik obecných doporučení
 Formování vnitřního kontrolního
systému

1. kontrolní systém je součástí ………….

řízení organizace
› musí korespondovat s
 uplatněnými přístupy řízení,
 se záměry organizace,
 zavedenými komunikačními prostředky
apod.;
 Formování vnitřního kontrolního
systému
2. kontrolní systém nelze koncipovat
jako souhrn dílčích kontrolních
aktivit.
3. Důraz musí být kladem na
provázanost jednotlivých kontrol a
eliminaci duplicit.
 Formování vnitřního kontrolního
systému
• Na úrovni vlastnických a správních
orgánů organizace by měl kontrolní
systém organizace:
• signalizovat všechny významné případy,
kdy hrozí různé potíže
• finanční, ekonomické, ekologické, sociální, které
mohou ohrozit stabilitu organizace či dokonce
její existenci
 Formování vnitřního kontrolního
systému
• upozorňovat na případy, které mohou
ohrozit image produktu nebo celé
firmy;
• směřovat těžiště kontrolních aktivit
do oblasti plnění strategických záměrů
rozvoje firmy, plánovaných cílů apod.;
 Formování vnitřního kontrolního
systému
 Na úrovni …………. managementu
organizace
• Většinou jde o:
• následnou kontrolu, zejména finančních
ukazatelů:
• tj. plnění plánu, čerpání rozpočtu apod.;
 Formování vnitřního kontrolního
systému
• …………. …………. systémy umožňují
průběžně informovat vedení o základních
ekonomických veličinách, například o:
o denní výrobě a denním prodeji,

o změně stavu zásob, tj. výrobních, rozpracované

výroby, hotových výrobků,

o vývoji pohledávek a závazků,

o stavu likvidity, zvláště pak obratu na běžném

 Formování vnitřního kontrolního
systému
 Závěr:
› Za formování a funkci účinného kontrolního
systému nese vždy odpovědnost
vrcholové vedení firmy, které by mělo:
• vytvořit podmínky, které omezují vznik
příležitostí k podvodům, zpronevěrám či
korupci, např. nespojovat funkci pokladní a
účetní, zamezit možnosti, aby nákupčí si sám
volil dodavatele;
 Formování vnitřního kontrolního
systému
 ve větších organizacích:
› samostatný kontrolní útvar vnitřní kontroly

› nebo zaveden systém interních kontrol

prováděných vyškolenými kontrolory