日常费用及差旅费报销流程与注意事

项
 前言

在日常工作中，部分员工对财务知识比较欠缺，
对公司财务报销流程及报销规定不太了解，出现报销
单据不规范、报销内容不明确等情况，给公司财务部
及相关部门工作带来不必要困扰。
 财务报销 报销的 票据粘 日常费 差旅费
财务报销 报销的 票据粘 日常费 差旅费
管理 合法票据 贴要求 用报销 用报销
管理 合法票据 贴要求 用报销 用报销

财务报销
管理规定

对原始单 不予报销 原始单据 费用报销 费用审批 报销时间

据的要求 的单据 粘贴规范 一般规定 签字流程 的安排
 报销的 票据粘 日常费 差旅费
报销的 票据粘 日常费 差旅费
合法票据 贴要求 用报销 用报销
合法票据 贴要求 用报销 用报销
 报销的 票据粘 日常费 差旅费
报销的 票据粘 日常费 差旅费
合法票据 贴要求 用报销 用报销
合法票据 贴要求 用报销 用报销

（一）对原始单据的要求
1. 发票必须是发票联或报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠
笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作为报销单据。

2. 内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，
字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，严禁涂改。

3. 印章要齐全，须有收款单位印章 ( 财务专用章或发票专用章 ) 及收款人

签字 ( 章 ) ；事业单位的收据，要有财务专用章；企业和个体户须是税务部
门统一印制的收据。

4. 购买农民的农副产品而无法取得正式发票时，可使用财务科印发的自制
单据，自制单据要用墨水笔填写，内容要填写齐全。

5. 从外单位取得的原始单据 ( 车、船、飞机票等 ) ，因保管不善而被盗或

遗失，后果自负。
 报销的 票据粘 日常费 差旅费
报销的 票据粘 日常费 差旅费
合法票据 贴要求 用报销 用报销
合法票据 贴要求 用报销 用报销

• 正面例子：要素填写齐全，盖章清晰
 报销的 票据粘 日常费 差旅费
报销的 票据粘 日常费 差旅费
合法票据 贴要求 用报销 用报销
合法票据 贴要求 用报销 用报销

（二）、不予报销的单据

内容填写不全，字迹不清或有明显涂改、
1 伪造的票据一律不予报销 ;

2 无财务专用章的白条票据 ;

3 数量、单价、金额不明确的票据；

4 收据、虚假发票等票据不予报销 ;

名称必须写全称，否则不予报销 .
5
 报销的 票据粘 日常费 差旅费
报销的 票据粘 日常费 差旅费
合法票据 贴要求 用报销 用报销
合法票据 贴要求 用报销 用报销

反面例子：要素填写不全，章不清晰

章不清晰
要素填写不全
 报销的 票据粘 日常费 差旅费
报销的 票据粘 日常费 差旅费
合法票据 贴要求 用报销 用报销
合法票据 贴要求 用报销 用报销

反面例子：要素填写不全，品名过于笼统且无清单或小票。
 报销的 票据粘 日常费 差旅费
报销的 票据粘 日常费 差旅费
合法票据 贴要求 用报销 用报销
合法票据 贴要求 用报销 用报销

反面例子：发票抬头不是公司的全称，而是地名。
 报销的 票据粘 日常费 差旅费
报销的 票据粘 日常费 差旅费
合法票据 贴要求 用报销 用报销
合法票据 贴要求 用报销 用报销

反面例子：章不合规。
发票上必须加盖发票专用章，加盖其他类型章的发票
无效 , 如“现金收讫”章。（行政事业单位收据等除
外）
 报销的 票据粘 日常费 差旅费
报销的 票据粘 日常费 差旅费
合法票据 贴要求 用报销 用报销
合法票据 贴要求 用报销 用报销

反面例子：报销项目与发票内容不一致。

左图发票为订票发票，
不能用于报销市内交通费

左图发票上的发票章为某饭店，
不能用于报销市内交通费。
后经网上查询此发票，发现此
发票章与网上信息也不符。
 报销的 票据粘 日常费 差旅费
报销的 票据粘 日常费 差旅费
合法票据 贴要求 用报销 用报销
合法票据 贴要求 用报销 用报销

反面例子：印章不清或根本没有印章的发票无效。
产生这样的问题原因之一是有的经营单位为了推
卸责任保护自己，在出具假发票时，故意不将印章印
清或拒绝盖章，消费者事后无法再去索要真票。
 报销的 票据粘 日常费 差旅费
报销的 票据粘 日常费 差旅费
合法票据 贴要求 用报销 用报销
合法票据 贴要求 用报销 用报销

反面例子：同一次消费的几张发票的发票号码相同，
相同为虚假发票
 报销的 票据粘 日常费 差旅费
报销的 票据粘 日常费 差旅费
合法票据 贴要求 用报销 用报销
合法票据 贴要求 用报销 用报销

（三）、原始单据粘贴规范

在日常报销工作中，我们经常发现有一些票据
粘贴的不规范，例如一张纸上粘贴的票据太多、太
乱、正反颠倒、很不整齐，这些都给会计报销的后
续工作（合计金额、稽核、装订、会计档案保管
等）带来很大的不便，尤其是耽误报账者的时间。
鉴于上述情况，现将财务票据粘贴要求的规范向大
家做简要介绍，希望大家在今后碰到类似业务能按
规范操作。
 票据整理粘贴要求

1 、票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公
用品、电话费、差旅费、市内交通费等等，按照类别分别粘贴。

2 、将票据整理齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴单
装订线内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴，且应避免将
票据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中
在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄。

3 、如果票据大小不一样，可以在同一张粘贴单上按照先大后
小的顺序粘贴； 票据比较多时可使用多张粘贴单

4 、对于比粘贴单大的票据或其他附件，也应沿装订线粘贴，超
出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。
原始单据粘贴规范 财务报销 借款管理 专项支
财务报销 借款管理 专项支
管理 规定 出管理
工资结
工资结
算管理
管理 规定 出管理 算管理

填写规范及注意事项
 1 、所有经济业务均应提供正规合法票据；发票要填写完整，字迹
清晰，没有涂改、污染，发票专用章清晰可辨。假发票、空白发票
和填写不规范的发票，不予报销。

 2 、应使用黑色水笔或钢笔以规范汉字填写粘贴单，绝对不允许使
用圆珠笔、铅笔或者红色的笔书写，并且绝对不得涂改，经办人、
报账人、单据张数等信息应如实完整填写；

 3 、不要将票据倒置粘贴； 不要用订书机订票据；

 4 、发票上未列清详细品名、数量、单价的（比如只写了“办公用
品一批 XXX 元”）以及各种购买物品的定额发票，无论金额大小，
均必须附有加盖发票专用章的购货清单或小票。定额发票要用黑笔
写上单位抬头，开具日期等信息，不得空白。
原始单据粘贴规范 财务报销 借款管理 专项支
财务报销 借款管理 专项支
管理 规定 出管理
工资结
工资结
算管理
管理 规定 出管理 算管理

填写规范及注意事项
 5 、原始粘贴单上相关数据填写规范要求：

 1) 阿拉伯数字要加上人民币符号，如：报账金额为 12345 元，
则在阿拉伯数字填写栏内填写￥ 12345.00 元。

 2) 大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数
字大写，并在大写汉字前的每一空位上画“ X” ，在数字是 0 的位
置填写汉字“零”。例如，报账金额为￥ 2034.50 元，则大写数
字栏内填写：
X 拾 X 万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分

 3) 汉字的数字大写标准写法为： 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖
拾 佰 仟 万 元 角 分
报销票据粘贴
• 基本要求：
• – 紧靠粘贴单的左上端，从左横向粘贴
• – 相邻票据间须留出间隔距离
• – 票据较多时，可分行粘贴
• – 不得竖向粘贴
• – 报销人须在每张票据背面空白处注明开支的用
途
• • 不符合规定要求的报销单据，财务部有权退回
，要求报销人重新整理。
票据粘贴
紧靠粘贴单的左上端，从左横向粘贴

粘贴方向

票据粘贴范围
票据粘贴
票据应当横向粘贴，胶水涂在票据的背面粘贴端
图 1 火车票的粘贴
图 2 车辆通行费发票的粘贴
图 3 出租车票的粘贴
图 4 汽车车票的粘贴
图 5 汽车客票的粘贴
原始单据粘贴规范 财务报销 借款管理 专项支
财务报销 借款管理 专项支
管理 规定 出管理
工资结
工资结
算管理
管理 规定 出管理 算管理

示例1.1.票据粘贴：
示例 票据粘贴：
如图：靠装订线右侧，自左至右沿上边以鱼鳞式粘贴票
如图：靠装订线右侧，自左至右沿上边以鱼鳞式粘贴票
据，要求每张票据均保证贴在粘贴单上，不得以票贴票，
据，要求每张票据均保证贴在粘贴单上，不得以票贴票，
不得集中在中间粘贴，不得将票据贴到粘贴单外
不得集中在中间粘贴，不得将票据贴到粘贴单外
原始单据粘贴规范 财务报销 借款管理 专项支
财务报销 借款管理 专项支
管理 规定 出管理
工资结
工资结
算管理
管理 规定 出管理 算管理

示例2.2.费用报销单填写：
示例 费用报销单填写：
《费用报销审批单》填写可参照下图
《费用报销审批单》填写可参照下图
红线：红色划线部分为必填项
红线：红色划线部分为必填项

日期：费用报销单填写日期
日期：费用报销单填写日期

CRM 号：
CRM 号： CRM
CRM 系统生成号
系统生成号

借款项：如未发生，划掉空白
借款项：如未发生，划掉空白

签收手续：完成报销领款后签字
签收手续：完成报销领款后签字
确认
确认

用途：按费用性质分类填写
用途：按费用性质分类填写
 财务报销 借款管理 专项支 工资结
财务报销 借款管理 专项支 工资结
管理 规定 出管理 算管理
管理 规定 出管理 算管理

（四）、费用报销一般规定

报销人必须取得相 填写报销单应注意：根
据费用性质填写对应单
应的合法单据（相 据；严格按单据要求项
关规定见原始单据 目填写，注明附件张数；
的一般要求），且 金额大小写必须完全一
发票上有经办人和 致；简述费用内容或理
1 2
证明人签名。 由。

按规定的审批程序 报销５０００元以
报批。 上需提前一天通知
财务部以便备款。
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 财务报销 借款管理 专项支 工资结
财务报销 借款管理 专项支 工资结
管理 规定 出管理 算管理
管理 规定 出管理 算管理

（五）、费用审批签字流程

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部门员工 本部门主管 部门经理审
发生费用 审核 核

4 财务审核票
据是否有误
审核未通过返回报销人
审
核
无 4
误

5
到财务部 总经理审核
报销领款 签字
 财务报销 借款管理 专项支 工资结
财务报销 借款管理 专项支 工资结
管理 规定 出管理 算管理
管理 规定 出管理 算管理

（六）、报销时间的安排
为了协调公司对内、对外业务的工作安排，方便
为了协调公司对内、对外业务的工作安排，方便
员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：
员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

财务报销时间：公司财务部每周二、周四为财务报销日

下班前 30 分钟为财务结账时间，不对外报销

借款支出及对外付款不受以上时间限制，可随时办理

当年发票，应在当年办理报销，跨年度的发票，不予报销
 财务报 借款管理 专项支 工资结
财务报 借款管理 专项支 工资结
销管理 规定 出管理 算管理
销管理 规定 出管理 算管理

一、财务报销管理规定

二、借款管理规定

三、专项支出管理规定

四、工资结算管理规定
 财务报 借款管理 专项支 工资结
财务报 借款管理 专项支 工资结
销管理 规定 出管理 算管理
销管理 规定 出管理 算管理

1 、出差借款
温馨提示：
出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办 各项借
理借款，出差返回 5 个工作日内办理报销还款手续 款金额超
过 5000
元应提前
一天通知
财务部备
2 、临时借款 款

如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周
转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
 财务报 借款管理 专项支 工资结
财务报 借款管理 专项支 工资结
销管理 规定 出管理 算管理
销管理 规定 出管理 算管理

3 、借款销账规定

（ 1 ） 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请
单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；

（ 2 ）借领支票者原则上应在 5 个工作日内办理销帐手续。

（ 3 ）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个
人借款从工资中扣回。
 财务报 借款管理 专项支 工资结
财务报 借款管理 专项支 工资结
销管理 规定 出管理 算管理
销管理 规定 出管理 算管理

4 、借款流程

借款人按规定填写 审批流程：部门 财务付款：借款凭

《借款单》，注明借 主管审核签字→主 审批后的借款单到
款事由、借款金额 管经理签字→财务 财务部办理领款手
（大小写须完全一致， 部复核→总经理或 续。
不得涂改）、注明 董事长审批。
借款形式（支票或
现金）

借款人借款 审批流程 财务付款

 案例
1.2009 年 12 月 5 日，王欢（销售部业务员）
预
借差旅费 3000 元。
2.2009 年 12 月 15 日，王欢（销售部业务员）
出差回来报销差旅费 2500 元，余款 500 元退回
。
借支单的填写
差旅费报销单的填写
 差旅费报销单的填写

2009 12 15
王欢 与客户谈业务

12 11 河源 12 12 天津 火车 300 伙食 3 4 100 1200 700

12 13 天津 12 14 河源 火车 300

3,000.00 500.00
人民币贰仟伍佰元整 2,500.00
 收据的填写
•

2009 12 15

王欢 现金

伍佰元整 500.00 元

预借差旅费余款

李梅 王露 王欢
 财务报 借款管 专项支 工资结
财务报 借款管 专项支 工资结
销管理 理规定 出管理 算管理
销管理 理规定 出管理 算管理

一、财务报销管理规定

二、借款管理规定

三、专项支出管理规定

四、工资结算管理规定
 财务报 借款管 专项支 工资结
财务报 借款管 专项支 工资结
销管理 理规定 出管理 算管理
销管理 理规定 出管理 算管理

三、专项支出管理规定

专项支出定义

专项支出（付款）主要包括
软件及固定资产购置、咨询顾
问费、广告宣传费、货款、装 专项支出费用标准
修款以及其他专项费用等。
此类费用一般金额较大，由主
管部门经理根据实际需要向总
经理或董事长提交请示报告
（含项目可行性分析、费用预
算及相关收益预测表等），经
总经理或董事长签署审核意见
或审批后履行相关手续。
 财务报 借款管 专项支 工资结
财务报 借款管 专项支 工资结
销管理 理规定 出管理 算管理
销管理 理规定 出管理 算管理

财务报销流程
1 、审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。

2 、签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问审核，
合同应注明付款方式、发票的开具日期及条件等）。

3 、付款流程：
（ 1 ）有预付款的，填写江苏太能实业有限公司付款申请单，审批流程同费用报销流程 .

（ 2 ）合同终结，需要再次付款的，在明确收到对方提供的发票后，由经办人员整理发票等资料
并填写付款申请单或费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定和流程，发票上必须有经办
人和证明人的签名，在备注内详细注明前期付款合计，本次再需付款金额）；

（ 3 ）按审批程序审批：部门主管审核签字→财务部复核→主管副总签字→常务副总签字→总经
理或董事长审批。

（ 4 ）财务部根据审批后的付款申请单或报销单金额付款；

（ 5 ）付款方式 : ：一般不用现金现款，通常采取转账支票或网银付款的方式。

（ 6 ）付款抬头：合同单位和付款申请单的收款单位必须一致，否则不予付款；转账支票付款的，
必须填写抬头和金额，抬头及金额必须和付款申请单一致，否则不予付款。
 财务报 借款管 专项支 工资结
财务报 借款管 专项支 工资结
销管理 理规定 出管理 算管理
销管理 理规定 出管理 算管理

一、财务报销管理规定

二、借款管理规定

三、专项支出管理规定

四、工资结算管理规定
 财务报 借款管 专项支 工资结
财务报 借款管 专项支 工资结
销管理 理规定 出管理 算管理
销管理 理规定 出管理 算管理

工资结算管理规定

结算日期 人事工资变动情况 发放方式

公司财务部每月 10 日 每月工资结算前，人 工资发放以现金或银行

结算上月员工工资，节 事部必须将上月人事工 转账方式发放，一旦确定，
假日顺延； 资变动情况说明表及考 不再变更；
勤记录提交到财务部 以现金发放方式有员工
董事长特批、员工合 签名，不再提供工资条；
同期满等特殊情况除外 以便财务部及时准确 以银行转账方式，员工如
计算员工薪资、所得税 有需要，可于每月 15 日至
但员工必须凭人力资 和社保个人及公司各自 财务部领取个人工资条；
源部经理、董理长签字 缴纳部分； 以现金发放的员工福利，
批准的离职手续到财务 将在每月发放工资时计入
人事部对提交资料的 员工薪资，计算个人所得
部办理工资结算手续
真实性负责， 税
谢谢观赏

THANKS