HOW TO ORGANISE Εvent
Planning
A |
ESN TUC
SUCCESSFUL EVENT
Project Manager στο ESN και.. τα Events
Το Erasmus Students Network (ESN) αποτελεί ένα πανευρωπαϊκό δίκτυο φοιτητών με σκοπό τη δημιουργία μιας φιλικής και
υποστηρικτικής ατμόσφαιρας για τους φοιτητές Erasmus. Τα events αποτελούν ακρογωνιαίο λίθο της ESN, προωθώντας τη δικτύωση και
την κοινωνικοποίηση μεταξύ των φοιτητών.
Ο Project Manager: Αρμοδιότητες και Δεξιότητες
Σχεδιασμός & Συντονισμός Επίβλεψη Feedback
Οργάνωση
• Συντονισμός της ομάδας • Επίβλεψη του event. • Συλλογή feedback από τα
• Σχεδιασμός του event. εθελοντών. • feedback forms.
Διασφάλιση της ομαλής
• Δημιουργία • Διαχείριση κρίσεων. ροής. • Ανάλυση των
χρονοδιαγράμματος. αποτελεσμάτων.
• Επιλογή τοποθεσίας.
Φάση 1: Γένεση της Ιδέας
και Αρχικός Σχεδιασμός
Ιδέα & Στόχος
• Καθορισμός του στόχου του event.
• Επικοινωνία με τους εθελοντές για την επιλογή του τύπου του
event.
Χρονοδιάγραμμα
• Δημιουργία ενός προκαταρκτικού χρονοδιαγράμματος με τις
βασικές προθεσμίες.
Φάση 2: Λεπτομερής
Σχεδιασμός και
Προετοιμασία
Δραστηριότητες Προετοιμασία
• Καθορισμός των συγκεκριμένων • Κράτηση της τοποθεσίας.
δραστηριοτήτων και του • Επικοινωνία με εξωτερικούς
προγράμματος. συνεργάτες.
• Προμήθεια υλικών.
• Επιλογή της τοποθεσίας και των
απαραίτητων εγκαταστάσεων.
Διαχείριση κινδύνου
• Δημιουργία ενός πλάνου για την αντιμετώπιση απρόβλεπτων περιστάσεων.
Φάση 3: Προώθηση και
Εγγραφές
Φόρμα Εγγραφής Επικοινωνία
• Δημιουργία online φόρμας • Επικοινωνία με τους
εγγραφής. συμμετέχοντες
• Παρακολούθηση των εγγραφών. • Παροχή πληροφοριών και
οδηγιών.
Φάση 4: Υλοποίηση του Event
1 Έναρξη
• Διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας
2 Εθελοντές
• Διαχείριση των εθελοντών, επίλυση προβλημάτων.
3 Συμμετοχή
• Παροχή βοήθειας και πληροφοριών στους συμμετέχοντες.
• Διασφάλιση της ασφάλειας.
Φάση 5: Συλλογή Feedback και Αξιολόγηση
Ανάλυση
• Ανάλυση των αποτελεσμάτων του
feedback.
Συλλογή Feedback
• Εντοπισμός δυνατών σημείων και
• Δημιουργία online φόρμας αδυναμιών.
feedback.
• Συλλογή σχολίων.
Βελτίωση
• Συγκέντρωση προτάσεων για
βελτίωση των μελλοντικών events.
Φάση 6: Απολογισμός και
Βελτίωση
Εφαρμογή
• Εφαρμογή των προτάσεων για
1 βελτίωση στα μελλοντικά
events.
Αξιολόγηση
2
• Συνεχής αξιολόγηση και βελτίωση της
διαδικασίας.
Και τώρα εσείς! :)
Βήματα
Επιλογή
• Φτιάξτε τα βήματα
• Επιλέξτε ένα event
που θα
(ό,τι θέλετε, 1 2
ακολουθήσετε για
μπορείτε ακόμα και
την οργάνωση του
δικά σας).
event.
''Και τώρα το παρουσιάζω
σαν ο επόμενος Project
Manager :)''
