PENGURUSAN MESYUARAT

Tajuk-tajuk penting. Pengertian Mesyuarat Asas-asas Pengurusan Mesyuarat Tatasusuila Mesyuarat Membentuk dan Menyusun Agenda. Senarai Semak Tugas Bilik Mesyuarat Susun Atur Tempat Mesyuarat Carta Aliran Mengendalikan Mesyuarat Peranan Pengerusi dan Setiausaha. Kepimpinan Dalam Mesyuarat Minit Mesyuarat 1.PENGERTIAN MESYUARAT Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat berbeza mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya. 2.Asas-asas Penting Pengurusan Mesyuarat Yang Berkualiti Ada objektif dan agenda yang jelas. Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa. Kemudahan fizikal yang selesa. Notis pangilan mesyuarat. Ahli-ahlinya mempunyai kepakaran. Perbincangan secara positif. Peranan pengerusi berkesan Peranan setiausaha berkesan Minit mesyuaratnya tepat. Ada tindakan susulan yang berkesan. 3. Tatasusila Mesyuarat. Jangan tiba lewat Elakkan gangguan semasa Mesyuarat Tidak meninggalkan bilik Mesyuarat Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat Mendengar secara aktif/penuh minat. Cuba beri sumbangan secara berkesan.

Fokuskan kepada objektif Mesyuarat Mencari perkara-perkara positif dan elakkan perkara negatif. Cuba menjadi ahli yang aktif

Membentuk dan Menyusun Agenda Perkara-perkara utama dalam agenda: Perutusan Pengerusi Pengesahan minit Mesyuarat yang lalu. Perkara-perkara berbangkit. Senaraikan perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan. Pembentangan kertas kerja jika ada. Hal-hal lain Penutupan Mesyuarat. Sila catatkan 5 contoh pembaziran masa yang berlaku semasa anda menghadiri mesyuarat Penyediaan Agenda. SENARAI AGENDA 1 2 3 4 5 6 Ucapan Pengerusi Pengesahan Minit Mesyuarat Lalu Perkara Berbangkit Perkara baru yg dibincagkan Pembentangan kertas kerja Hal-hal Lain Jumlah Agenda 6 ANGGARAN MASA 15 min 2 min 30 min 20 min 20 min 23 min 120 min

PANDUAN MENGENDALIKAN MESYUARAT SEBELUM MESYUARAT P P Tetapkan tujuan/obj mesyuarat Tetapkan tarikh/masa/tempat / ahli/agenda mesyuarat Sediakan/hantar notis/ agenda mesyuarat /kertas kerja Sediakan tempat /peralatan SEMASA MESYUARAT Buka mesyuarat /mengawal perbincangan /rumusan Catat kehadiran/ catat butir perbincangan/ beri justifikasi SELEPAS MESYUARAT SU P SU Sediakan deraf minit mesyuarat Luluskan deraf minit mesyuarat Edarkan minit mesyuarat Simpan rekod/dokumen Ambil tindakan Adakan post mortem PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI Peranan. Pengacara, penggerak, pemandu dan pengadil Tugas 1. 2. 3. 4. 5. Merancang dan mempengurusikan mesyuarat. Menentukan bagaimana, bila bermula dan berakhirnya mesyuarat. Menggalakkan perbincangan dan penyertaan Menghormati pendapat dan pandangan ahli. Menentukan sususnan agenda dipatuhi.

6. Menjaga disiplin mesyuarat 7. Mengawal perjalanan masa, berhenti pada masanya. PERTIMBANGAN DALAM MESYUARAT A. PERANCANGAN i. ii. iii. Kenapa mesyuarat diadakan? Apakah isu/masalah yang hendak dibincangkan? Apakah objektif mesyuarat? Apakah keputusan yang hendak dicapai? iv. v. vi. Siapa perlu hadir? Pilih tarikh, tempat dan waktu yang sesuai. Tentukan cara mesyuarat dijalankan dan bagaimana keputusan Mesyuarat dibuat. A. SEMASA MESYUARAT 1. PADA AWAL MESYUARAT i. ii. iii. iv. v. vi. Datang awal bagi menyesuaikan diri dengan suasana dan ahli-ahli Mesyuarat. Mulakan Mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan. Wujudkan suasana selesa, ucapan aluan dan memperkenalkan ahliahli jika perlu. Maklumkan tujuan, objektif dan tempoh mesyaurat. Luluskan minit Mesyuarat yang lalu. Jelaskan perkaa pentadbiran atau pengurusan pada awal Mesyuarat.

PERBINCANGAN i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. Mulakan perbincangan dengan mengemukakan sesuatu isu. Menjemput pandangan mengenai isu/masalah. Menjemput penjelasan isu dari ahli-ahli Mesyuarat. Beri peluang sama-rata kepada ahli-ahli yang ingin bercakap. Galakkan penyertaan semua ahli. Dapatkan penjelasan dari perkara-perkara yang tidak jelas. Menghalang perbincangan yang tidak berkaitan. Mengawal waktu/pembahagian masa. Jika perlu lambatkan/cepatkan tempoh Mesyuarat. Mengawal masalah ahli Mesyuarat:

Ahli pendiam Ahli banyak bercakap Ahli bersikap negatif. i. ii. Kekalkan suasana harmonis dan elakkan perselisihan faham. Beri kesimpulan dari masa kesemasa, apa yang telah dibincangkan.

DI AKHIR MESYUARAT i. ii. iii. iv. v. vi. Ulas kembali perkara yang telah dibincangkan. Maklumkan keputusan yang telah diambil/ditolak, diterima, diberi perhatian/ditunda. Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil Tetapkan masa, tarikh dan tempat Mesyuarat yang akan datang sekiranya perlu. Tamatkan m yang akan datang sekiranya perlu. Tamatkan Mesyuarat tepat pada masanya.

SETIAUSAHA i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. Bawa ke bilik Mesyuarat, minit Mesyuarat, (laporan-laporan, notanota /bahan rujukan jika perlu). Datang awal ke tempat Mesyuarat semak kemudahan/keperluan Mesyuarat. Sediakan senarai para hadirin. Bantu pengerusi ingatkan peraturan, masa dan agenda. Catatkan nama peserta yang bercakap dan butir-butir percakapanya. Ambil nota-nota dengan jelas. Sedaiakn minit Mesyuarat yang berkualiti 7 hari. i Sampaikan keputusan dan arahan kepada mereka yang perlu mengambil tindakan susulan segera.

KEPIMPINAN DALAM MESYUARAT i. ii. iii. iv. v. Personaliti yang dihormati Ada kewibawaan berbudi bahasa, bersopan santun, pandai membuat teguran, melaksanakan peraturan Mesyuarat. Berpengetahuan bijaksana dan membuat keputusan yang tepat. Berdisiplin terhadap masa dan peraturan. Mesra hubungan baik dengan semua ahli.

Sebelum diadakan Mesyuarat patut hantar surat panggilan mesyuarat. Mesyuarat bergantung kepada agenda mesyuarat yg ditetapkan. Perkara-perkara penting di dalam menulis minit mesyuarat. STRUKTUR MINIT MESYUARAT PERBINCANGAN MESYUARAT Pengesahan minit Mesyuarat. Pindaan minit Mesyuarat. Perkara berbangkit. Perkara yang dibincangkan. Pernyataan tamat Mesyuarat. Lampiran jika ada.

i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix.

Alamat Tajuk :Minit Mesyuarat Tarikh: Masa Tempat Pengerusi Mesyuarat: Kehadiran Tidak Hadir dan Sebabnya Agenda Mesyuarat.

Agenda 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 Ucapan Pengerusi Mengesahkan Minit Perkara Berbangkit Kewangan Hal-hal lain Bendahari Tindakan

Mesyuarat ditangguhkan pada Pencatat .................. ( t.t , Nama dan Jawatan) s.k Pengesahan .................. (t.t , Nama dan Jawatan)