LOGO SEKOLAH

FAIL MEJA
JAWATAN DAN GRED :

NAMA SEKOLAH

NAMA AGENSI ALAMAT NO.TELEFON NO.FAKS EMEL

: : : : :

ISI KANDUNGAN
BIL TAJUK Kulit Isi Kandungan Maklumat Pegawai Latar Belakang Sekolah Visi dan Misi Sekolah /Asrama Objektif Sekolah / Asrama Carta Organisasi Sekolah Carta Organisasi Asrama Carta Organisasi Exco Asrama Perincian Senarai Tugas Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Pegawai Proses Kerja Utama, Carta Aliran & Senarai Semak 10.1 Pendaftaran Dan Kemasukan Murid 10.2 Pengurusan Bilik-Bilik Khas 10.3 Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA) 10.4 Pengurusan Aset Dan Inventori 10.5 Pengurusan Kewangan Asrama 10.6 Pengurusan Buku Tunai Asrama 10.7 Pengurusan Pembelian 10.8 Pengurusan Pembayaran 10.9 Pengurusan Pelupusan Aset 10.10 Pengurusan Yuran Asrama 10.11 Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak 10.12 Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan Keselamatan 10.13 Pegurusan Kesihatan 10.14 Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan / Peralatan 11.0 12.0 13.0 14.0 15.0 Norma Kerja Senarai Undang-undang / Peraturan Pekeliling Perbendaharaan dan Perkhidmatan Senarai Borang Yang Digunakan Senarai Tugas Harian MUKA SURAT

1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0

KANDUGAN FAIL MEJA

Objektif Jabatan/Pejabat Senarai Tugas Harian Objektif Bahagian/Unit

Norma Kerja

Carta Organisasi Jabatan/Pejabat

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan

Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

FAIL MEJA

Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan

Senarai UndangUndang/Peraturan

Peraturan-Peraturan Pentadbiran

Senarai Semak/Checklist Carta Aliran Kerja

Proses Kerja

1.0 MAKLUMAT PEGAWAI PENYELIA ASRAMA

NAMA

JAWATAN HAKIKI

GRED JAWATAN

BAHAGIAN / UNIT

TARIKH LANTIKAN KE JAWATAN SEKARANG

2.0 LATAR BELAKANG SEKOLAH

3.O VISI DAN MISI SEKOLAH

(ASRAMA)

VISI SEKOLAH

MISI SEKOLAH

4.0 OBJEKTIF SEKOLAH

5.0 Carta Organisasi Sekolah

6.0 Carta Organisasi Asrama

7.0 Carta Organisasi Exco Asrama

PENGETUA / GURU BESAR

PK HEM

KETUA WARDEN

KETUA PENYELIA

PENYELIA

WARDEN

PEMBANTU PENGURUSAN MURID

EXCO PEMBANGUNAN AKADEMIK

EXCO PEMBANGUNAN SAHSIAH

EXCO PEMBANGUNAN KOKURIKULUM

EXCO PEMBANGUNAN TEKNOLOGI

EXCO PEMBANGUNAN PATRIOTISME

MURID ASRAMA

8.0 PERINCIAN SENARAI TUGAS PENYELIA ASRAMA

1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid ke asrama. Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1). Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua/PK HEM. Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan memberi borang tawaran semula kepada murid lama. Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan untuk proses pemilihan dan simpanan rekod. Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama. Menyediakan senarai nama murid yang diterima dan ditolak.(lampiran 2, lampiran 3). Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan mengikut jumlah murid yang ditetapkan. Menguruskan penempatan murid di dorm-dorm yang telah ditetapkan. Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani.

2. PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan. Memastikan perabot dan peralatan mencukupi. Menyediakan senarai inventori (KEW-PA 7), Carta Organisasi Exco Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran. Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.

3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA) Mengemaskini fail-fail maklumat murid untuk rujukan. Memasukkan data murid. Mengemaskini data murid dari masa ke semasa. Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. 4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK). Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil Akuan Penerimaan (SAP). Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama. Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua salinan. 5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA

Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama. Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama dari Pengetua/Guru Besar. Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai). Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program asrama. Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan. Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru Besar. Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama. Menyimpan rekod kewangan dengan baik. 6. PENGURUSAN BUKU TUNAI Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil. Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai. Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat. Membuat imbangan di akhir setiap bulan. Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom. Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit Dalaman. Mendapatkan perakuan pengesahan daripada Pengetua/Guru Besar. Menyimpan Buku Tunai di dalam almari berkunci. 7. PENGURUSAN PEMBELIAN

Memastikan tahap stok. Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara sebutharga). Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan harga dan kualiti barang. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua. Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal. Menerima dan menyemak barang yang diterima serta menandatangani pada invois. Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal /Inventori. 8. PENGURUSAN PEMBAYARAN Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil. Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil. Menyediakan baucer dan cek bayaran. Merekod dalam Buku Tunai. Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar. Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit pembayaran.

9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET

Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal. Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset. Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa aset sekolah. Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15 ke Unit Am JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan pelupusan. Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan pada borang Kew.PA-17. Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan pengesahan pengetua. Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara. Mendapatkan resit dari Perbendaharaan. Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan. 10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA 10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa kewangan asrama. 10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan. 10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip yuran. 10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit. 10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.

10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit pejabat. 10.7 Memberi laporan kepada Pengetua. 10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang tidak menjelaskan yuran. 10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod. 11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK 11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM. 11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula. 11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5). 11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor. 11.5 Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor bahan kering. 11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan. 11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum sajian. 11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari. 11.9 Proses penyediaan makanan bermula. 11.10 Menilai mutu masakan. 11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri Dewan Makan. 11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian.

11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2). 11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan sekali. 11.15 Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor kepada Sekolah. 11.16 Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan dapur dan juga menjelaskan bil-bil yang tertunggak (Format 20) apabila kontrak tamat.

12. PENGURUSAN KONTRAK PEMBERSIHAN / KAWALAN KESELAMATAN 12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat. 12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor. 12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula. 12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja. 12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM. 12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan. 12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan undang-undang Syarikat. 12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.

13. PENGURUSAN KESIHATAN 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 Menerima laporan. Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal. Menyediakan borang rawatan. Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden. Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya murid dimasukkan ke wad. 12.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa ketiadaan warden. 12.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit sekiranya mendapat cuti sakit. 14. PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN DAN PERALATAN 14.1 Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan. 14.2 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama. 14.3 Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakkan. 14.4 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan. 14.5 Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM / Bahagian SBP dan Teknik. 14.6 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan. 14.7 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja siap dengan sempurna

9.0SENARAI TUGAS DAN KUASA PENYELIA ASRAMA SERTA HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN
Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Pengetua PK HEM PK HEM Ketua Warden Tugas dan Tanggungjawab 1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID 1.1 Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid ke asrama 1.2 Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1) 1.3 Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua/PK HEM. 1.4 Menghantar borang kemasukan asrama kepada murid baru dan memberi borang tawaran semula kepada murid lama. 1.5 Menerima borang Kemasukan ke asrama yang telah lengkap untuk proses pemilihan dan simpanan rekod. 1.6 Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama 1.7 Menyedia senarai nama murid yang diterima dan ditolak. Kuasa yang Diberi Menentukan bilikbilik dorm Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Pembantu Am Rendah Warden Pembantu Am Rendah

1.8 Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan mengikut jumlah murid yang ditetapkan. 1.9. Mengurus penempatan murid di dorm-dorm yang telah ditetapkan. 1.10. Memberi senarai Inventori (Kew PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani. 2. PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS 2.1 Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan 2.2 Memastikan perabot dan peralatan mencukupi 2.3 Menyediakan Senarai Inventori (KEW PA7) , carta organisasi, Exco bilik , senarai tugas dan plan kebakaran 2.4 Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan. PENGETUA GPK HEM GPK KOKO GPK PENTADBIRAN 3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA) 3.1 Merujuk fail-fail maklumat murid. 3.2 Memasukkan data murid 3.3 Mengemaskini data murid dari masa ke semasa. 3.4 Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh Pengetua/Gurubesar. Menentukan bilikbilik Pekerja swasta pembersihan

SU Peperiksaan SU Sukan Guru Disiplin Warden

4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI 4.1 Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) 4.2 Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama Sijil Akuan Penerimaan (SAP) 4.3 Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan asrama. 4.4 Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua salinan. Pengetua PK HEM 5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA 5.1 5.2 Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama. Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama dari Pengetua/Guru Besar. Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai). Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program asrama. 1. Menyemak Buku Tunai 2. Menentukan perancangan / aktiviiti yang diperlukan Ketua Warden Ketua Pembantu Tadbir

5.3

5.4

5.5 5.6 5.7 5.8

Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan. Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru Besar. Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama. Menyimpan rekod kewangan dengan baik.

1.Pengetua 2.GPK HEM 3.GPK Pentadbiran

6. PENGURUSAN BUKU TUNAI 6.1 Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil. Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai. Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat. Membuat imbangan di akhir setiap bulan. Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan

6.2 6.3

1.Menentukan perbelanjaan mengikut peruntukan 2.Menyimpan Buku Tunai ditempat yang berkunci

Audit Dalaman (Pemeriksa Kirakira)

6.4 6.5 6.6

6.7 6.8

daripada Pengetua/Guru Besar. Menyimpan Buku Tunai di dalam almari berkunci.

7. PENGURUSAN PEMBELIAN 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. Memastikan tahap stok. Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara sebutharga). Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan harga dan kualiti barang. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua. Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal. Menerima dan menyemak barang yang diterima serta menandatangani pada invois. Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal /Inventori.

8. PENGURUSAN PEMBAYARAN 8.1. Menerima bil dari pembekal dan memastikan

Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6. 8.7. Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil. Menyediakan baucer dan cek bayaran. Merekod dalam Buku Tunai. Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar. Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit pembayaran.

9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET 9.1 Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal. 9.2 Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset. 9.3 Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa

aset sekolah. 9.4 Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15 ke Unit Am JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan pelupusan. 9.5 Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan pada borang Kew.PA-17. 9.6 Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan pengesahan pengetua. 9.7 Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara. 9.8 Mendapatkan resit dari Perbendaharaan. 9.9 Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan. 10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA 10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa kewangan asrama. 10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan.

10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip yuran. 10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit. 10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid. 10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit pejabat. 10.7 Memberi laporan kepada Pengetua. 10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang tidak menjelaskan yuran. 10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod. 11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK

11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.

11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula. 11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5). 11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor. 11.5 Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor bahan kering. 11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan. 11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum sajian. 11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari. 11.9 Proses penyediaan makanan bermula. 11.10 Menilai mutu masakan. 11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri Dewan Makan.

11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian. 11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2). 11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan sekali.

12. PENGURUSAN PEMBERSIHAN / KAWALAN KESELAMATAN 12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat. 12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor. 12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula.

12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja. 12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM. 12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan. 12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan undang-undang Syarikat. 12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.

13. PENGURUSAN KESIHATAN 13.1 Menerima laporan. 13.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal. 13.3 Menyediakan borang rawatan. 13.4 Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.

13.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya murid dimasukkan ke wad. 13.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa ketiadaan warden. 13.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit sekiranya mendapat cuti Sakit.

14 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN/PERALATAN Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan. 14.1 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama. 14.2 Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakkan. 14.3 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan.

14.4 Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM / Bahagian SBP dan Teknik. 14.5 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan. 14.6 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja siap dengan sempurna.

10.0 Proses Kerja Utama

10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
Pegawai Yang Bertanggungjaw ab Ketua Warden Seksyen UndangUndang / Peraturan Proses Kerja

1. Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid ke asrama. 2. Menyediakan borang kemasukan ke asrama (Lampiran 1). 3. Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua / PK HEM. 4. Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan memberi borang tawaran semula kepada murid lama. 5. Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan untuk proses pemilihan dan simpanan rekod. 6. Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama 7. Memproses Borang Permohonan 8. Menentukan bilangan dorm dan peralatan mengikut jumlah murid yang ditetapkan. 9. 10.Menguruskan penempatan murid di dorm-dorm yang telah ditetapkan. 10. Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani.

Penyelia Asrama

Warden

Ketua Warden

Ketua Warden

Penyelia asrama Penyelia Asrama Ketua warden Warden

Warden

KEW-PA 7

10.0 Carta Aliran Kerja

10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

MULA
Mengadakan mesyuarat pengurusan asrama kemasukan murid Menyediakan borang tawaran kemasukan murid Mengagihkan borang permohonan tidak Mengisi semua borang Ya Memberi surat tawaran kepada murid yang berjaya Lengkap ?

Mengumpul dokumen peribadi murid asrama yang tinggal di asrama

Menentukan bilik penginapan pelajar

Mengedarkan senarai inventori kepada murid asrama

Pelajar menerima peralatan dan menandatangani borang inventori Penghuni dibawa ke bilik oleh pengawas asrama / warden/ penyelia asrama

TAMA T

10.0 Senarai Semak

10.1
Bil 1.

Aktiviti

Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

Tanda ( ) Catatan

Tindakan Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid ke asrama. Menyediakan borang kemasukan ke asrama (Lampiran 1). Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua / PK HEM. Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan memberi borang tawaran semula kepada murid lama. Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama Memproses Borang Permohonan Menentukan bilangan dorm dan peralatan mengikut jumlah murid yang ditetapkan. Menguruskan penempatan murid di dorm-dorm yang telah ditetapkan. Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani.

2.

3.

4.

5. 6. 7. 8.

9.

10.

10.0 Proses Kerja Utama

10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas
Pegawai Yang Bertanggungjawa b Penyelia Asrama Seksyen UndangUndang/Peraturan Proses Kerja

1. Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan. 2. Memastikan perabot dan peralatan mencukupi. 3. Menyediakan senarai inventori (KEW-PA 7), Carta Organisasi Exco Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran. 4. Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.

Ketua Waden/Warden

Warden

Warden

10.0 Carta Aliran Kerja

10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas

MULA

Mengenalpasti bilik yang diperlukan

Melengkapkan perabot dan alat kelengkapan

Mengumpul dan menyimpan rekod pelajar

Menyelia kebersihan, keceriaan dan susunan peralatan serta perabot bilik khas

Membersihkan, menyusun dan menceriakan semula

Puas Hati?

Menyelia bilik dari masa ke semasa

MULA

10.0 Senarai Semak

10.2
Bil 1.

Aktiviti

Pengurusan Bilik-Bilik Khas

Tanda ( )

Tindakan Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani. Memastikan perabot dan peralatan mencukupi. Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan Menyediakan senarai inventori (KEW-PA7), carta organisasi exco bilik, senarai tugas dan pelan kebakaran

Catatan

2. 3. 4.

10.0 Proses Kerja Utama

10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)
Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Penyelia Asrama Penyelia Asrama Penyelia asrama Seksyen UndangUndang / Peraturan

Proses kerja 1. Merujuk fail-fail maklumat murid 2. Memasukkan data murid 3. Mengemaskini data murid dari masa ke semasa. 4. Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh Pengetua / Guru Besar

JU SMA

10.0 Carta Aliran Kerja

10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)

MULA

Menyediakan maklumat individu murid dan mengasingkan mengikut tingkatan Mendapatkan maklumat dari sumber lain

Memasukkan data

Mengemaskini data

Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan (Jan, Julai & Oktober)

TAMAT

10.0 Senarai Semak

10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)

Bil 1. 2. 3. 4.

Tindakan Menyediakan maklumat individu Memasukkan data pelajar Mengemaskini data pelajar Menghantar data kepada JU

Tanda ( )

Catatan

10.0 Proses Kerja Utama

10.4 Aktiviti
Proses Kerja 1. Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK). 2. Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil Akuan Penerimaan (SAP). 3. Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama yang telah ditetapkan. 4. Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua salinan.

Pengurusan Aset Dan Inventori

Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk Pengetua Seksyen UndangUndang / Peraturan

Penyelia Asrama

Pegawai Aset

Pengawai Aset / Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja

10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori

MULA

Memastikan Penyelia Asrama terlibat didalam AJK PAK

Memastikan pegawai aset masih dalam tempoh sah laku

Menerima bekalan daripada Pegawai Aset

Melabelkan peralatan mengikut no.siri yang ditetapkan Memastikan Penyelia Asrama terlibat didalam AJK PAK

TAMA T

10.0 Senarai Semak

10.4
Bil 1. 2.

Aktiviti

Pengurusan Aset Dan Inventori

Tanda ( ) Catatan

Tindakan Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK). Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil Akuan Penerimaan (SAP). Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama. Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua salinan.

3.

4.

10.0 Proses Kerja Utama

10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengetua Seksyen UndangUndang / Peraturan Proses kerja 1. Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah / asrama. 2. Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama dari Pengetua / Guru Besar. 3. Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan Makanan Asrama (BMA), Yuran Makan, WLMA, dan Pelbagai. 4. Menyediakan kertas kerja (Lampiran 4) cadangan aktiviti / program asrama. 5. Mendapat kelulusan didalam mesyuarat AJK kewangan. 6. Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan Pengetua / Guru Besar. 7. Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama. Penyelia Asrama 8. Menyimpan rekod kewangan dengan baik. Pengetua

Pengetua

Penyelia asrama / Warden

Warden Pengetua

Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja

10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama

MULA
Menganggotai jawatankuasa pengurusan sekolah

Mendapatkan surat penurunan kuasa

Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus LPBT,BMA,Yuran Makan,WLMA dan Pelbagai.

Menyediakan kertas kerja cadangan aktiviti / program.

Tidak

Mendapat kelulusan ?

Ya

Menghantar permohonan pembelian (nota minta) untuk kelulusan kepada Pengetua.

Mengurus pembelian dan bekalan

Menyimpan rekod

TAMA T

10.0 Senarai Semak

10.5
Bil 1.

Aktiviti

Pengurusan Kewangan Asrama

Tanda ( ) Catatan

Tindakan Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama Mendapatkan Surat Kuasa mengurus kewangan asrama dari Pengetua/Guru Besar Menyediakan cadangan anggaran belanja LPBT, Bantuan Makanan,Yuran Makan,WALMA dan Pelbagai Menyediakan kertas kerja (Lampiran 4) cadangan aktiviti/program asrama Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK Kewangan Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru Besar Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama Menyimpan rekod kewangan dengan baik

2. 3.

4.

5.

6.

7. 8.

10.0 Proses Kerja Utama

10.6 Aktiviti
Proses Kerja 1. Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil. 2. Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai. 3. Merekod terimaan dan bayaran mengikut lajur yang ditetapkan. 4. Merekod Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat. 5. Membuat imbangan di akhir setiap bulan. 6. Membuat Penyesuaian Bank Dan Patskom. 7. Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit Dalaman. 8. Mendapatkan perakuan pengesahan daripada Pengetua / Guru Besar. 9. Menyimpan Buku Tunai didalam almari berkunci. (akta undang-undang)

Pengurusan Buku Tunai

Pegawai Yang Bertanggungjawab Pengetua/ Guru Besar Seksyen Undang Undang / Peraturan

Pembantu tadbir / Penyelia Asrama Pembantu tadbir / Penyelia Asrama Pembantu tadbir / Penyelia Asrama

Pembantu tadbir / Penyelia Asrama Pembantu tadbir / Penyelia Asrama Pembantu tadbir / Penyelia Asrama Pengetua / Guru Besar Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja

10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai
MULA

Dapatkan Buku Tunai, Daftar Bil & Buku Subsidiari Catatkan baki tahunan ruangan penerimaan

Merekodkan Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat,Buku Subsidiari dan Daftar Bil

Membuat imbangan pada akhir bulan

Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom

Membuat pembetulan

Mendapatkan pengesahan Pengetua / Guru Besar

Menyimpan Buku Tunai

TAMAT

10.0 Senarai Semak

10.6
Bil 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Aktiviti

Pengurusan Buku Tunai

Tanda ( ) Catatan

Tindakan Dapatkan Buku Tunai Asrama Tulis/catatan baki awal tahun pada setiap peruntukan Ada terimaan? Catat terimaan kedalam Buku Tunai Ada bayaran? Catatkan bayaran ke dalam buku tunai Tutup urusniaga setiap bulan Terima Penyata Bank Sediakan Penyata Penyesuaian Bank Dan Patskom Tandatangan di Buku Tunai oleh Penyelia / Pembantu Tadbir Serah kepada Juru Audit Dalaman Untuk disemak semula Serah pada Pengetua/Guru Besar untuk pengesahan dan tandatangan.

9.

10.

10.0 Proses Kerja Utama

10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian
Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Penyelia Asrama Penyelia Asrama Peruntukan Undangundang Peraturan Tatacara Pengurusan Kewangan. Surat pekeliling kewangan bil. 6 tahun 2006 KP.1573/17/F/C/ JLD.13(32) Proses Kerja

1. Memastikan tahap stok. 2. Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara sebutharga). 3. Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan harga dan kualiti barang. 4. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua. 5. Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal. 6. Menerima dan menyemak barang yang diterima dan pastikan ditandatangani pada Invois. 7. Menyerahkan barangbarang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk direkod di Buku Stok / Harta Modal / Inventori.

Penyelia Asrama

Pengetua / GPK 1

Buku Pesanan Kerajaan (Am 75) 3 salinan

Pengetua

10.0 Carta Aliran Kerja

10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian
MULA

Semak Tahap Stok Menentukan kaedah pembelian Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat Membuat pembetulan Tidak lengkap lengkap

Menyediakan Nota Minta dan dapatkan kelulusan Pengetua/Guru Besar. Menerima, menyemak dan menandatangani invois

Menyerahkan barang-barang kepada Pegawai Aset

TAMA T

10.0 Senarai Semak

10.7
Bil 1 2 3

Aktiviti

Pengurusan Pembelian
Tindakan Tandakan (/) Catatan

Memastikan tahap stok Menentukan kaedah pembelian (pembelian terus @ secara sebut harga) Mendapatkan sebut harga dari beberapa syarikat untuk perbandingan harga dan kualiti barang Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua/Guru Besar Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal Menerima dan menyemak barang yang diterima serta menandatangan pada invois. Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk di rekod ke dalam Buku Stok/Harta Modal dan Inventori

6 7

10.0 Proses Kerja Utama

10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran
Pegawai yang meluluskan / dirujuk Peruntukan Undang-Undang Peraturan Proses Kerja

1. Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil. 2. Menyemak jumlah pada bil supaya bersamaan dengan jumlah pada Borang Pesanan dan memastikan barang dalam keadaan baik. 3. Merekod bil ke dalam buku Daftar bil. 4. Menyediakan baucer dan cek bayaran. 5. Merekod dalam Buku Tunai. 6. Menghantar untuk semakan oleh Pengetua / Guru Besar. 7. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua / Guru Besar. 8. Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit pembayaran. Pengetua / GPK1

10.0 Carta Aliran Kerja

10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran

MULA Menerima bil dari pembekal

Merekod bil kedalam Buku Daftar Bil

Sediakan Baucer dan Cek Bayaran

Merekod ke dalam Buku Tunai Membuat pembetulan

Tidak lulus Lulus

Semakan oleh Pengetua/Guru Besar.

Dapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar

TAMA T

10.0 Senarai Semak

10.8
Bil 1

Aktiviti

Pengurusan Pembayaran
Tandakan (/) Catatan

Tindakan Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil Menyemak jumlah pada bil supaya bersamaan dengan jumlah pada Borang Pesanan dan memastikan barang yang diterima dalam keadaan baik Merekod bil kedalam Buku Daftar Bil Menyediakan Baucer dan Cek Bayaran Merekod dalam Buku Tunai Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar Mendapatkan pengesahan tandatangan Pengetua/Guru Besar Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit pembayaran

3 4 5 6 7

10.0 Proses Kerja Utama

10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset
Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Penyelia Asrama Seksyen UndangUndang / Peraturan Proses kerja 1. Memastikan semua barangbarang untuk pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal. 2. Mendapatkan borang Kew.PA-15 daripada Pegawai Aset. 3. Mengisi Borang Kew.Pa-17 dan mendapat pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa aset sekolah. 4. Menghantar Borang Kew.PA-17 dan Kew.PA-15 ke Unit Am JPNM/ Bahagian SBP / Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan pelupusan. 5. Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan pada borang Kew.PA17. 6. Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan pengesahan Pengetua / Guru Besar. 7. Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara. Penyelia Asrama 8. Mendapatkan resit dari Perbendaharaan. 9. Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan. Pengetua

Penyelia Asrama Kew.PA-15

Penyelia Asrama

Pekeliling Tatacara Pengurusan Aset (5207)

Penyelia Asrama

Kew.PA-17

Pengetua Kew.PA-19 Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja

10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset
MULA Pastikan barang pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal

Mengisi borang Kew.PA 15

Mengisi borang Kew-PA 17 yang disahkan oleh dua orang wakil pemeriksa asset.

Menghantar Kew-PA 15 dan 17 Melupuskan Kew-PA 17 barang mengikut cadangan

Mengisi Kew-PA 19 dan mendapat pengesahan Pengetua/ Guru Besar

Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara

Mendapatkan resit dari Perbendaharaan

Mengemaskini stok dan membuat catatan.

TAMAT

10.0 Senarai Semak

10.9
Bil 1

Aktiviti

Pengurusan Pelupusan Aset

Tindakan Tandakan (/) Catatan

Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal Mendapatkan borang Kew-PA 15 daripada pegawai aset Mengisi borang Kew-PA 17 dan mendapat pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa aset sekolah. Menghantar borang Kew-PA 17 dan Kew-PA 15 ke Unit Am JPNM/ Bahagian SBP/ Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan pelupusan. Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan pada borang Kew-PA 17. Mengisi sijil pelupusan barang (KewPA 19) dan mendapatkan pengesahan Pengetua. Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara. Mendapatkan resit daripada Perbendaharaan Negara. Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang di syorkan.

2 3

7. 8. 9.

10.0 Proses Kerja Utama

10.1 0 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama
Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pembantu Tadbir Unit Pendaftar sekolah Pengetua Pembantu tadbir

Proses kerja 1. Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa kewangan asrama. 2. Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan. 3. Menerima surat kelulusan / kuasa mengutip yuran. 4.Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit. 5. Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid. 6. Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit pejabat. 7. Memberi laporan kepada Pengetua. 8. Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa pelajar yang tidak menjelaskan yuran. 9. Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.

Seksyen UndangUndang / Peraturan

Penyelia Asrama Pembantu Tadbir

Penyelia Asrama Penyelia Asrama Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja

10.1 0 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama

MULA

Menentukan jenis kutipan.

Menerima surat kuasa mengutip yuran

Mendapatkan keperluan

Buku

Resit

dan

Mendaftar

ikut

Menerima kutipan yuran dan keluarkan resit murid

Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir

Memberi laporan kepada Pengetua/Guru Besar

Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa

Tidak

Semakan tunggakan yuran murid

Ya Menyimpan Buku Resit Murid dan Mengemaskini rekod

TAMAT

10.0 Senarai Semak

10.1 0
Bil 1

Aktiviti

Pengurusan Yuran Asrama

Tindakan Menentukan jenis kutipan yuran dalam mesyuarat jawatan kuasa kewangan asrama Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendataran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan. Menerima surat kelulusan kuasa mengutip yuran. Mendapatkan Buku Resit dan mendaftar mengikut keperluan. Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid. Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan Resit Pejabat.. Memberi laporan kepada Pengetua Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang tidak menjelaskan yuran. Menyimpan Buku Resit Murid dan Mengemaskini Rekod.

Tandakan (/)

Catatan

3 4 5 6

7. 8. 9.

10.0 Proses Kerja Utama

10.1 1 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak

Proses kerja 1. Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM. 2. Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula. 3. Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik.(Lampiran 5). 4. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor. 5. Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor bahan kering. 6. Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai Lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan. 7. Menyediakan Borang Pesanan (Format 8). 8. Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari. 9. Proses penyediaan makanan bermula. 10.Menilai mutu masakan. 11.Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri Dewan Makan. 12.Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian. 13.Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2). 14.Menghantar laporan (Format3) ke KPM / JPNM tiga bulan sekali. 15.Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor kepada Sekolah. 16.Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan dapur dan juga menjelaskan bil-bil yang tertunggak (Format 20) apabila kontrak tamat.

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Penyelia Asrama Penyelia Asrama

Seksyen UndangUndang / Peraturan

Penyelia Asrama Penyelia Asrama Penyelia Asrama 48 jam sebelum sajian

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Tukang Masak Penyelia Asrama Penyelia Asrama Tukang Masak Penyelia Asrama Penyelia Asrama Penyelia Asrama Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja

10.1 1 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak

MULA Mendapatkan surat setuju terima

Memastikan semua dokumen berkaitan

Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserah kepada kontraktor

Menganggotai mesyuarat dengan kontraktor Pamerkan senarai barang

Periksa bahan kering

Sediakan borang pesanan format 8

Memeriksa spesifikasi bahan mentah

Bahan mentah ditolak / minta ganti

Tidak Penyediaan makanan

Ya

Menilai mutu masakan

TAMAT

10.0 Senarai Semak

10.1 1 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak

MULA

Menyediakan laporan harian dan laporan kendiri

Memastikan pembersihan dilakukan selepas 2 jam dari waktu sajian

Menghantar laporan bulanan ke JPNM

Menghantar laporan format 3 ke KPM/JPNM

Menyemak peralatan yang dikembalikan

Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat

TAMAT

10.0 Proses Kerja Utama

10.1 2
Bil 1. 2.

Aktiviti

Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan Keselamatan

Tindakan Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula.

Tanda ( )

Catatan

Perjanjian Kontrak/Buku Pesanan/Buku Laporan Harian/ Buku Laporan

Bulanan/Buku Laporan Prestasi Kontraktor dan Buku Daftar Denda 3. Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik (lampiran 5). Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor. Mempamerkan senarai bahan kering (lampiran G) pada stor bahan kering. Memeriksa bahan-bahan kering yang dibekalkan mengikut senarai lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan. Menyediakan borang pesanan (Format 8) 48jam sebelum sajian. Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari. Proses penyediaan makanan bermula. Menilai mutu masakan Menyediakan laporan harian (Format 1) dan laporan kendiri dewan makan. Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian. Menghantar laporan bulanan (Format 2) ke JPNM. Menghantar laporan format 3 ke KPM/JPNM tiga bulan sekali. Menyemak peralatan yang

4.

5.

6.

7.

8.

9. 10 11.

12.

13. 14. 15.

dikembalikan oleh kontraktor kepada sekolah. 16. Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan dapur dan juga menjelaskan bilbil yang tertunggak (Format 20) apabila kontrak tamat.

10.0 Proses Kerja Utama

10.1 2 Aktiviti
Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan Keselamatan

Proses kerja 1. Mendapatkan Surat Setuju Terima. 2. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor. 3. Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula. 4. Menyediakan senarai maklumat pekerja. 5. Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM. 6. Memastikan kerja-kerja dijalankanmengikut jadual yang ditetapkan. 7. Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan undangundang syarikat. 8. Menyediakan laporan prestasi syarikat.

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Penyelia Asrama/ Warden Penyelia Asrama Penyelia Asrama Penyelia Asrama Penyelia Asrama Penyelia Asrama

Seksyen UndangUndang / Peraturan

Penyelia Asrama Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja

10.1 2

Aktiviti

Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan Keselamatan

MULA

Mendapatkan surat setuju terima

Menganggotai mesyuarat pihak sekolah dan juga kontraktor Mendapatkan senarai dan skop kerja

Menyediakan senarai maklumat pekerja

Mendapatkan perjanjian kontrak

Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual

Memastikan pekerja mematuhi peraturan dan undangundang syarikat Menyediakan laporan prestasi syarikat

TAMAT

10.0 Senarai Semak

10.1 2
Bil 1. 2.

Aktiviti

Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan Keselamatan

Tindakan Mendapatkan surat setuju terima daripada syarikat. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula . Menyediakan senarai maklumat pekerja. Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM. Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan. Memastikan pekerja-pekerja mematuhi dan undang-undang syarikat Menyediakan laporan prestasi syarikat.

Tanda ( )

Catatan

3. 4. 5. 6.

7.

8.

10.0 Proses Kerja Utama

10.1 3 Aktiviti Pengurusan Kesihatan

Proses kerja 1. Menerima laporan. 2. Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal. 3. Menyediakan borang rawatan. 4. Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden. 5. Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya dimasukkan ke wad. 6. Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa ketiadaan warden. 7. Menguruskan kemasukkan ke bilik sakit sekiranya mendapat cuti sakit.

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Ketua Pengawas Asrama Warden/Penyelia Asrama Warden/Penyelia Asrama Penyelia Asrama/Warden Doktor

Seksyen UndangUndang / Peraturan

Ketua Warden/Warden Warden/Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja

10.1 3

Aktiviti

Pengurusan Kesihatan

MULA Pelajar membuat laporan. Terima laporan. Tidak Lulus Rawatan Ringan Serius ? Ya Isi borang rawatan ke klinik Menghantar pelajar ke hospital / klinik Terima rawatan di hospital / klinik Tidak Lengkap Ya Maklumkan kepada ibu bapa/penjaga/pentadbir Pembedahan/Rawatan susulan Ya Cuti rehat sakit Tidak Tandatangan kebenaran pembedahan Hantar peralatan / pakaian pelajar Terima lawatan / ziarah Keluar wad Bilik sakit / rumah Masuk wad?

Hadir ke sekolah

TAMAT

10.0 Senarai Semak

10.1 3
Bil 1. 2. 3. 4. 5.

Aktiviti

Pengurusan Kesihatan

Tindakan Menerima laporan. Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal. Menyediakan borang rawatan. Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan waden. Memaklumkan kepada penjaga/ Pentadbir Sekolah sekiranya murid dimasukkan ke wad. Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa ketiadaan waden. Menguruskan kemasukan murid ke Bilik Sakit sekiranya mendapat cuti sakit

Tanda ( )

Catatan

6. 7.

10.0 Proses Kerja Utama

10.1 4 Aktiviti
Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan / Peralatan
Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Seksyen UndangUndang / Peraturan

Proses kerja 1. Menyediakan borang / buku laporan kerosakan. 2. Menerima aduan kerosakan daripada ketua dorm asrama. 3. Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakan. 4. Menyenaraikan jenis-jenis kerosakan 5. Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua / Guru Besar. Jika kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM / Bahagian SBP dan Teknik. 6. Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan. 7. Memaklumkan kepada Pengetua / Guru Besar setelah kerja siap dengan sempurna. 8. Melaksanakan kerja penyelenggaraan. 9. Menghantar laporan penyelenggaraan.

10.0 Carta Aliran Kerja

10.1 4 Aktiviti
Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan / Peralatan

MULA

Menyediakan buku laporan

Menerima aduan kerosakan Periksa semula Membuat pemeriksaan susulan untuk mengetahui punca kerosakan Ya Melaporkan kerosakan Memastikan kerja penyelenggaraan dilaksanakan Melaporkan kepada Pengetua setelah kerja siap

Tidak

Hantar laporan selepas penyelenggaraan

TAMAT

10.0 Senarai Semak

10.14 Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan / Peralatan
Tindakan Menyediakan borang / Buku Laporan Kerosakan. Menerima aduan kerosakan daripada ketua dorm Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakan. Menyenaraikan jenis-jenis kerosakan. Melaporkan kerosakan kepada Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD/JPNM/Bahagian SBP dan Teknik. Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan. Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja siap dengan sempurna. Tanda ( ) Catatan

Bil 1.

2. 3.

4.

5.

6.

7.

11.0 NORMA KERJA

Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil (minit) 3 10 10 Jumlah Unit yang boleh dijalankan dalam seminggu 25 15 30 Jumlah

1 2 3

Membaca dan meneliti surat / memo yang masuk Mengambil tindakakn ke atas surat / memo yang masuk Membuat panggilan / menjawab telefon berhubung tugas yang perlu / sedang diuruskan Menyediakan pelbagai laporan berhubung pengurusan asrama Memproses pelbagai permohonan dari pihak PPD dan sekolah berhubung pengurusan asrama Memproses pesanan kerajaan kepada pembekal Menyediakan baucar bayaran Menghadiri mesyuarat di peringkat PPD / JPNM/ KPM Pengurusan Pejabat Jumlah (minit)

75 150 300

4 5

60 30

3 10

180 300

6 7 8 9

30 45 120 40

18 10 1 5

540 450 120 200 2315

12.0 Senarai Undang - Undang & Peraturan

1. Melancarkan tender bekalan makanan bermasak ke sesebuah asrama sekolah hendaklah

dilaksanakan enam bulan dari tarikh sebelum sesuatu perjanjian kontrak sesebuah asrama itu tamat.

2. Jualan dokumen tender bekalan makanan bermasak ke asrama sekolah hendaklah di buat

sekurang-kurangnya dalam 21 hari dari tarikh iklan dikeluarkan.

3. Salah seorang Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri dari kakitangan tetap kumpulan

A.

4. Semua dokumen baerkaitan dengan tender bekalan makanan adalah SULIT.

5. Dokumen perjanjian kontrak dan Jaminan Bank hendaklah disempurnakan dalam masa satu

bulan dari tarikh surat setujuterima ditandatangani.

6. Dokumen perjanjian kontrak hendaklah distamping dalam masa satu bulan dari tarikh kontrak

mula berkuatkuasa

7. Pengarah Pelajaran menandatangani bagi pihak kerajaan Malaysia bagi nilai kontrak yang

berjumlah RM 1.5 juta ke bawah danbagi nilai kontrak yang melebihi RM 1.5 juta hendaklah ditandatangani oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia.

8. Pembelian perabot dan alat ganti hendaklah dibuat kepada syarikat-syarikat yang telah dilantik

oleh Perbendaharaan iaitu kontrak berpusat kecuali item-item yang di luar senarai.

9. Kos selenggara dan baik pulih asrama yang melebihi RM 10,000 hendaklah dibuat secara

sebutharga dan kontraktor yang melaksanakan kerja-kerja ini mesti berdaftar dengan PKK.

13.0 Pekeliling Perbendaharaan dan Perkhidmatan

Bil
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Perkara
Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2002 Pemberian Bantuan Makanan Pelajar Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010) Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.11/2009 Pindaan Yuran Makan Asrama Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.7/2008 Persediaan Menghadapi Sesi Penggal Persekolahan Surat Pekeliling Pentadbiran Bantuan Penuh Pindaan Kepada Surat Pekeliling Pentadbiran BPSG Bil.2/1992 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/2009 Bayaran-bayaran Tambahan Persekolahan Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Bantuan Makanan Asrama KPM 2010) Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2006 Garis Panduan Penggunaan Wang Lebihan Daripada Pemberiaan Bantuan Makanan Asrama Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010) Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun Bil.2/1977 Lantikan Waden Asrama Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun Bil.1/1982 Elaun Waden Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/1995 Tatacara Lantikan Warden Asrama Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pendidikan Bil.3/1997 Kadar Baru Elaun Ketua Warden Asrama dan Warden Asrama Surat Bahagian Sumber Manusia KPM (Pelantikan Warden Dikalangan Guru Sandaran Terlatih) Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.8/1996 Penyalah Gunaan Inhalan Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/1988 Penyakit-penyakit Demam Kepialu(Tifoid),Taun(Kolera),Penyakit Kuning(Hepatitis A) Dan Keracunan Makanan Surat Pekeliling Kewangan Bil.5/1995 Keracunan Makanan Di Sekolah-sekolah Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia Bl.10/2009 Pandemik (H1N1) 2009 Di Malaysia Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia Bil.11/2010 Pelaksanaan Aktiviti Pencegahan Dan Pengawalan Pandemik Influenza A (H1N1) Di Malaysia Surat Pekeliling Bahagian Pembangunan Dan Bekalan Kementerian Pendidikan Bil.2/1994 Panduan Pelaksanaan Kontrak Bekalan Makanan Bermasak Di Sekolah-sekolah

14.0 Senarai Borang Borang Yang Digunakan

1. Buku Pesanan Kerajaan 2. Borang Sebutharga 3. Borang SPK 6/95 dan Kew. 32. Pin.5/67 4. Borang Tawaran Tender Membekalkan Makanan Bermasak Ke Asrama Sekolah 5. Borang Prestasi Kontraktor Format 2 6. Borang Prestasi Kontraktor Format 3 7. Borang Pemeriksaan Bahan Kering Format 9 8. Borang Maklumat Pekerja Format 4 9. Jadual Pembukaan Tender 10. Instrumen Penilaian Piawai Kualiti Asrama Harian (PKAH)

15.0 Senarai Tugas Harian

Nama Pegawai : Jawatan & Gred Tarikh Bil : Butir-butir Tugas Catatan : PENYELIA ASRAMA