Projektovanje menadment sistema ivotne i radne sredine

4. Zahtevi za EMS i OHSMS

Projektovanje menadment sistema ivotne i radne sredine

Sadraj:
4. Zahtevi za EMS i OHSMS
4.1 Opti zahtevi
4.1.1 Zahtevi standarda 4.1.2 Predmet i podruje primene EMS i OHSMS 4.1.3 Poetno preispitivanje EMS 4.1.4 Poetno preispitivanje OHSMS

4.2 Dokumentacija
4.2.1 Zahtevi standarda 4.2.2 Opte o dokumentaciji

4.3 Upravljanje dokumentima i podacima

4.3.1 Zahtevi standarda 4.3.2 Opte 4.3.3 Procedura za upravljanje dokumentima

4.4 Upravljanje zapisima

4.4.1 Zahtevi standarda 4.4.2 Opte 4.4.3 Procedura upravljanja zapisima Napomena: Svi primeri dokumenata i zapisa koji se koriste uz ovu prezentaciju su vlasnitvo EDUCTA d.o.o. I odobreni su za korienje u navedenu namenu

4.1.1 Zahtevi standarda

Zahtevi izvedeni iz standarda ISO 14001 i OHSAS 18001, taka 4.1 Organizacija mora da uspostavi i odrava menadment sistem ivotne sredine, odnosno zdravlja i bezednosti na radu prema zahtevima odgovarajueg standarda i da utvrdi kako e ispunjavati ove zahteve. Organizacija mora da utvrdi i dokumentuje predmet i podruje primene EMS i OHSMS

4.1.2 Predmet i podruje primene EMS i OHSMS

Organizacija ima slobodu da za oba standarda/sistema utvrdi granice organizacije (organizacione celine, lokacije) u kojima e se oni
primenjivati

Sistemi se mogu uvoditi: na nivou cele organizacije,

na nivou operativnih delova ili pojedinih aktivnosti organizacije.

Kod definisanja granica nebi se smele iskljuiti: operacije i aktivnosti bitne za celokupne aktivnosti organizacije ili
ono to moe da utie na ivotnu sredinu, zdravlje i bezbednost na radu u celini. Svi poizvodi, aktivnosti i resursi unutar definisanog podruja treba da budu u sistemima.

4.1.3 Poetno preispitivanje EMS

Preispitivanje treba da obuhvati sledee oblasti:

1. Ocenjivanje rizika uticaja lokacije organizacije na ivotnu sredinu 2. Ocena upravljanja zemljitem i gradnjom 3. Ocena upravljanja materijalima, energentima i snabdevanje energijom 4. Postojeu politiku, praksu i procedure menadmenta ivotne sredine ukljuujui i aktivnosti nabavke i podugovaranja 5. Identifikaciju aspekata ivotne sredine povezane sa aktivnostima koje se odnose na: normalne radne uslove vanredne situacije putanja u rad i iskljuivanja postrojenja, opreme i maina opasnosti i udesne situacije

4.1.3 Poetno preispitivanje EMS

Preispitivanje treba da obuhvati sledee oblasti Nastavak 1:

6. Posebno obratiti panju na sledee aspekte ivotne sredine: emisije u vazduh selekcija i odlaganje vrstog otpada upravljanje vodama i otpadnim vodama upravljanje smetnjama potronju vode potronju energenata po vrstana prirodne sirovine koje koristi u procesima opasne materije koje koristi u radu

4.1.3 Poetno preispitivanje EMS

Preispitivanje treba da obuhvati sledee oblasti Nastavak 2:

7. Karakteristike mehanizacije koja se koristi 8. Dosadanje praenje zakonskih i drugih zahteva sa kojima se organizacija saglasila 9. Radne uslove, mogue nezgode i sluajeve opasnosti 10. Informacije o dosadanjim udesnima i reagovanja u vanrednim situacijama 11. Miljenje zainteresovanih strana 12. Druge menadment sisteme koji mogu poboljati ili pogorati uinak EMS

4.1.4 Poetno preispitivanje OHSMS

. Preispitivanje treba da obuhvati sledee oblasti: Zahteve propisa i zakona, Identifikovani rizici u vezi sa zdravljem i bezbednou na radu koji su se pojavili u praksi organizacije, Ispitivanje postojee prakse upravljanja zdravljem i bezbednou na radu kroz procedure i procese koji su u primeni, Analize podataka istraivanja ranijih incidenata, nesrea ili vanrednih situacija,

414 Poetno preispitivanje EMS i OHSMS

Ulazni podaci za poetno preispitivanje mogu da budu u formi: ek-lista, intrvjua, kontrolisanja, praenja i merenja, izvetaja ranijih provera (audita) ili preispitivanja drugih menadment sistema (QMS, HACCP ili nekog drugog), itd

Rezultati ovih presipitivanja mogu da budu osnova za uspostavljanje EMS odnosno OHSMS

4.2 Dokumentacija
4.2.1 Zahtevi standarda

Zahtevi izvedeni iz standarda ISO 14001 i OHSAS 18001, taka 4.4.5

Dokumentacija EMS i OHSMS mora da sadri: a) Politiku, opte (strateke) i posebne (taktike i operativne) ciljeve. b) Opis predmeta i podruja primene EMS i OHSMS. c) Opis osnovnih elemenata EMS i OHSMS, njihovo meusobno delovanje i upuivanje na odgovarajuu dokumentaciju. d) Dokumenta, ukljuujui zapise, koje zahtevaju ovi ISO i OHSAS standardi. e) Dokumenta, ukljuujui i zapise, potrebne za obezbeenje efektivnog planiranja, izvoenja i kontrole procesa, povezanim sa znaajnim aspektima ivotne sredine i OH&S rizicima.
NAPOMENA (Samo za OHSAS): Vano je da dokumentacija proporcionalna nivou sloenosti, opasnostima i rizicima na koje se odnosi i da obezbeuje minimum zahteva za efektivnost i efikasnost.

4.2 Dokumentacija 4.2.2 Ope o dokumentaciji

Standardi ISO 14001 i OHSAS 18001 zahtevaju samo politiku i ciljeve Organizacija slobodno bira vrste dokumenata obzirom na njenu : - Veliinu i vrstu delatnosti,
- poslovnu kuluru, - nivo primene IT, itd.,.

Najbolje je ako se izaberu vrste dokumenata prema zahteva ISO 9001 Standardi ISO 14004 i OHSAS 18002 daju sline sugestije Stvaraju se normativni uslovi za integrisanje dokumenata QMS, EMS i OHSMS.

Hijerahija dokumentacije standarda/sistema

4.2 Dokumentacija 4.2.2 Ope o dokumentaciji

Pokazati na vebama primere:

Specifikacija procesa, zahteva ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 i OHSAS 1801:2007 i odgovarajuih dokumenata - Tabelu 4.2-2 Poslovnik o IMS

4.3 Upravljanje dokumentima i podacima 4.3.2 Zahtevi standarda

Zahtevi izvedeni iz standarda ISO 14001 i OHSAS 18001, taka 4.4.4 Dokumentacija koja se zahteva od strane EMS i OHSMS moda da bude pod kontrolom. Zapisi, kao poseban tip dokumenata, moraju biti pod kontrolom u skladu sa zahtevima datim u taki 4.5.4. Organizacija mora da uspostavi, primeni i odrava procedure neophodne radi: a) b) c) d) e) f) g) Odobravanja adekvatnosti (verodostojnosti) dokumenata pre izdavanja. Preispitivanja i auriranja, ako je potrebno, i ponovnog potvrivanja dokumenata. Osuguravanja da su identifikovane izmene, kao i vaei status verzija i revizija dokumenata. Osuguravanja da su na raspolaganju odgovarajue verzije dokumenata na mestima gde se primenjuju. Osuguravanja da su dokumenta uvek itka i laka za identifikovanje. Osuguravanja da su identifikovana dokumenta koja dolaze spolja, utvrena od strane organizacije za planiranje i sprovoenje EMS i OHSMS, i da se kontrolie njihova distibucija. Spreavanje neeljene upotrebe zastarelih dokumenata i primene njihove podesne identifikacije, ako su zadrani iz bilo kog razloga .

4.3 Upravljanje dokumentima i podacima 4.3.2 Opte

Upravljanje dokumentima EMS i OHSMS primenjuje se na interne i na eksterne dokumente. a) Interni dokumenti ukljuuju: b) c) a) b) Dokumenta standarda/sistema definisane u poglavlju 4.2 ove knjige. Dokumenta razvoja i projektovanja ukoliko oganizacija ima ovaj proces. Specifikacije proizvoda. Crtee proizvoda. Tendere, itd. Nacionalne i meunarodne zakone i propise. Druge dokumente koje je organizacija prihvatila da primenjuje.

Eksterni dokumenti dobiveni od zaniteresovanih strana ukljuuju:

Eksterni nadreeni dokumenti ukljuuju (PR.520.02):

c) Nacionalne i meunarodne standard koji se primenjuju u organizaciji Referentni dokumenti: PR.423.01 - Procedura za upravljanje dokumentima standarda/sistema IN.423.01 Uputstvo za zatitu podataka na raunaru

4.3 Upravljanje dokumentima i podacima

4.3.3 Procedura za upravljanje dokumentima

Primer naslovne strane Procedure upravljanja dokumentima

4.3 Upravljanje dokumentima i podacima

4.3.3 Procedura za upravljanje dokumentima

Primer sadraja Procedure upravljanja dokumentima

4.3 Upravljanje dokumentima i podacima

4.3.3 Procedura za upravljanje dokumentima

Primer simbola za oznaavanje toka procea

4.3 Upravljanje dokumentima i podacima

4.3.3 Procedura za upravljanje dokumentima
R b Noslac aktivnosti Dijagram toka procesa Dokumentovani izlazi / Napomene

2.

3.

4.

Jednostalni grafiki tok procesa

4.3 Upravljanje dokumentima i podacima

4.3.3 Procedura za upravljanje dokumentima
R b O C Nosiloc( i) aktivnos ti Dijagrma toka procesa (aktivnosti) Sadraj aktivnosti /Opis zadataka ili oparacija/ M e d ij 6 P E U I 1 U /I Dokumenti / zapisi

3.

4.

5.

7 U I

8.

Sloeni grafiki tok procesa

4.3 Upravljanje dokumentima i podacima

4.3.3 Procedura za upravljanje dokumentima Primer oznaka dokumenta prema taakmaa standarda/sistema. Oznaka se sastoji od tri grupe od po dve oznake sa sledeim znaenjem : (1) X X . XX X . X X - Tip dokumenta - slovna oznaka. - Pripadnost elementu QMS koja obuhvata i elemente ostahim standard/sistema - Redni broj dokumenta - brojna oznaka od 01 99. Tip dokumenta Koriste se sledee slovne oznake koje odreuju tip svakog dokumenta u sistemu: QM - Poslovnik o kvalitetu i ostalih standard/sistema. PR - Procedure IN - Radna uputstva FM - Obrazci - formulari koji nakon popune postaju zapisi . (2) (3)

4.3 Upravljanje dokumentima i podacima

4.3.3 Procedura za upravljanje dokumentima

Pokazati na vebama:
1. Primer master liste dokumenata integrisanih QMS, EMS i OHSMS - Tabela 4.3.3-1 2. PR.423.01 Proceduru upravljanja dokumentima 3. Jednu tipinu proceduru sa novim tokom procesa

4.4 Upravljanje zapisima

4..4.1 Zahtevi standarda

Zahtevi izvedeni iz standarda ISO 14001 i OHSAS 18001, taka 4.5.4 Organizacija mora da uspostavi i odrava (uva) neophodne zapise (popunjene obrasce i evidencije) kako bi mogla demonstrirati usaglaenost ostvarenih rezultata sa zahtevima svog EMS i OHSMS i odgovarajuih ISO odnosno OHSAS standarda. Organizacija mora da uspostavi, primeni i odrava proceduru(e) za identifikaciju, uvanje, zatitu, pretraivanje, vreme uvanja i odbacivanje zapisa. Zapisi moraju biti i ostati itki i laki za identifikaciju i sledljivost. Zapisi mogu biti na bil okom verodostojsnom mediju (papirni, elektronski, itsd.)

4.4 Upravljanje zapisima

4.4.2 Opte

Zapis predstavlja popunjen obrazac koji obezbeuju evidenciju o stepenu ostvarenja zahtevane usaglaenosti sa dokumentima EMS i OHSMS. Vlasnik procesa upravljanjima zapisima je PRIMS. Zapisi obuhvataju: formatizovane zapise koji su definisani kao obrasci u okviru poslovnika i/ili odgovarajuih procedura i/ili uputstava u kojima se generiu, neformatizovane zapise koji se koriste u praksi organizacije i eksterne zapise koji se kao obrasci ili zapisi dobijaju van organizacije (administrativni obrasci, sertifikati, zapisi eksternih provera kvaliteta, otpremnice, fakture).

Zapisi se rade na papirnatom, elektronskom ili nekom drugom mediju. Referentni dokument: PR.424.01 - Procedura upravljanja zapisima.

4.4 Upravljanje zapisima

4.4.3 Procedura upravljanja zapisima

Dijagram toka aktivnosti procesa upravljanja zapisima

4.4 Upravljanje zapisima

4..4.1 Zahtevi standarda

Primer standardne forme jednog obrasca-zapisa

4.4 Upravljanje zapisima

4..4.1 Zahtevi standarda

Pokazati na vebama:
1. Primer PR.424.01 Procedura upravljanja zapisima 2. Master listu zapisa