SURAT MENYURAT DAN FAIL

Pentadbiran pejabat diuruskan melalui rekod bertulis dan surat menyurat merupakan aspek penting.

PENERIMAAN SURAT
Melayani surat-surat yang diterima Memeriksa surat-surat masuk Memasukkan surat-surat ke dalam fail

REKOD SURATSURAT MASUK Daftar surat-surat yang diterima Daftar surat-surat berpengelasan peringkat keselamatan (a) rekod tarikh tanda tangan pengirim surat (b) no. fail surat dimasukkan

MINIT FAIL
Menulis minit Cara-cara menulis minit Minit untuk mendapat keputusan atau tindakan

BENTUK SURAT RASMI

Jelas Kepala surat rasmi Salaman No. rujukan fail Tajuk No. perenggan dan lampiran Satu perkara sahaja Lampiran ditandakan Tanda nama ringkas penulis/ptr

KIRIMAN SURAT
Jabatan lain Orang ramai atau perseorangan Firma/Badan Berkanun/Pertubuhan Peguam

REKOD SURATSURAT KELUAR Dihantar dengan tangan Secara berdaftar

SISTEM FAIL

Sistem fail adalah sebahagian daripada pengurusan rekod yang melibatkan urusan penyusunan dan penyimpanan mengikut kelasifikasi rekod supaya mudah dikesan dan diperolehi dengan cepat apabila dikehendaki

Setiap organisasi sama ada berbentuk perniagaan atau profesional, kecil atau besar memerlukan penyimpanan rekod yang baik untuk rujukan pada kemudian hari.

Faktor-faktor mustahak mengenai produk, perkhidmatan, data statistik, data pekerja, perlu didapatkan melalui fail-fail yang disimpan secara sistematik.

APAKAH SISTEM FAIL Satu proses kelasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperoleghi dengan segera apabila dikehendaki. .

SISTEM PENGKELASAN FAIL

Abjad Nombor Abjad dan nombor

KEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK

Kepadatan Asesibiliti Ekonomi Keanjalan Lokasi Rujukan silang Retention Kelasifikasi

PENGURUSAN REKODREKOD KERAJAAN

APAKAH DIA REKODKERAJAAN

REKOD

Rekod-rekod kerajaan termasuk surat, dokumen, bahan bercetak, buku, peta, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara yang diterima dan yang dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan Kerajaan dalam menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka.

KEGUNAAN REKOD
Bahan sejarah Proses pentadbiran Bukti Rujukan Penyelidikan/Kajian

PENGURUSAN REKOD
Memelihara rekod yang kekal Memisah dan memindah serta menghapus rekod yang tidak berguna lagi Mengadakan jadual untuk menunjuk tempoh penggunaan rekod Mengadakan alat kelengkapan yang sesuai untuk simpanan rekod

Mengadakan pusat mengelola dan mengawal rekod dalam organisasi Adakan satu buku peraturan mengenai sistem penyimpanan rekod sebagai panduan Menyelia dan melatih kakitangan rekod Mengulangkaji dari masa kesemasa sistem rekod

MEMELIHARA REKOD
Bilik simpan rekod mestilah tidak lembab, bumbong tidak bocor, dinding tidak berlubang dan cukup pusingan udara. Terhindar dari banjir dan bahang matahari Awasi bahaya tikus, anai-anai dan serangga.

Bersihkan dengan alat hampagas supaya habuk tidak berkumpul Rekod-rekod yang basah dianginkan untuk kering Rekod-rekod yang koyak ditampal Sediakan alat pemadam api Bilik rekod tidak digunakan sebagai tempat makan, minum, merokok atau menyimpan asid, dakwat dan minyak.

MENJAGA DAN MENYIMPAN REKOD

Pemeliharaan rekod-rekod kerajaan seksyen 4(1)(d) Undang-undang Arkib Negara 1955 Menjaga rekod-rekod Pertukaran udara untuk tempat simpanan rekod Membersihkan tempat simpanan rekod

Membersih tempat simpan rekod dan kawasannya Penggunaan racun serangga Mengawasi anai-anai Larangan makan Mengawasi daripada api Menyimpan rekod-rekod di tempat yang sesuai

Rekod-rekod yang tidak digunakan Menjaga fail Menyelit semula fail tertanggal Membaiki muka surat yang koyak Membersih rekod-rekod Langkah-langkah menghapuskan serangga Mengeringkan rekod basah Menyelamatkan rekod-rekod terendam air

Selamat Maju Jaya

Terima Kasih