Panduan Setiausaha Prosedur mengendalikan mesyuarat 1. Cara hebahan mesyuarat.

Membuat panggilan mesyuarat 7 hari (kecuali kes kecemasan) sebelum tarikh mesyuarat melalui 3 cara berikut : a. Mencatat dalam Buku Siaran Dalaman dan pastikan semua AJK telah tanda tangan sebelum tarikh mesyuarat. b. Sistem Automasi Kehadiran Guru taipkan hebahan maklumat ringkas. c. Menghantar melalui email sertakan minit mesyuarat lepas (pindaan) dan agenda mesyuarat akan datang. 2. Sebelum mesyuarat S/U dikehendaki : a. b. c. d. Berjumpa dengan pengerusi untuk bincang agenda / tajuk mesyuarat Menyediakan tempat mesyuarat Menyediakan keperluan alatan / bahan contoh: komputer, projector, PA sistem, dan lain-lain Mengeluarkan Surat Panggilan Mesyuarat dan mesti disahkan oleh GURU BESAR sebelum diedarkan kepada semua AJK. e. Menyediakan Borang Kehadiran Mesyuarat dan Format (kosong) mencatat minit mesyuarat f. Menyediakan Minit Mesyuarat lepas (samada yang ada / tidak ada pindaan) 3. Semasa mesyuarat dijalankan S/U dikehendaki : a. Mengedarkan Borang Kehadiran AJK dan Minit Mesyuarat lepas. b. Mempamerkan agenda mesyuarat di depan tempat mesyuarat. c. Meminta AJK tanda tangan lebih dari satu kali jika didapati mesyuarat mempunyai slot yang berbeza. d. Mencatat rumusan / butiran perbincangan yang penting pada Format (kosong) mencatat minit mesyuarat. e. Mengajukan penjelasan jika ada kesulitan merekod isi perbincangan. f. Merekodkan siapakan yang akan ambil tindakan bagi semua tajuk perbincangan. g. Membentangkan minit mesyuarat yang lepas dan mencatat pindaan yang dibuat. 4. Selepas mesyuarat, S/U perlu hantar 1 set dokumen berikut kepada Guru Besar: a. Satu salinan Surat Panggilan Mesyuarat (fotostat dari Buku Siaran Dalaman) b. Satu salinan cetakan Surat Panggilan Mesyuarat melalui email (perlu ada masa dan tarikh hantaran) c. Borang Kehadiran Mesyuarat (salinan asal) d. Minit Mesyuarat lepas yang ada pindaan. e. Minit Mesyuarat semasa yang telah disemak oleh Pengerusi Mesyuarat. Selepas disemak wajib diemailkan kepada semua AJK samada ada / tidak hadir. Satu salinan hard-copy diserahkan kepada Guru Besar dan Pengerusi Mesyuarat. f. Fail Mesyuarat yang berkaitan. Sila pastikan no. fail dan bilangan adalah betul pada Minit Mesyuarat. Disediakan oleh: GURU BESAR SK BANDAR SUNWAY