PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL.

5 TAHUN 2009 TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN (TPS) Bahagian Kawalan dan Pemantauan Perbendaharaan Malaysia

KANDUNGAN PENDAHULUAN Definisi Stor Definisi Stok Kategori Stor Objektif Stor Fungsi Stor Pengurusan Organisasi Stor Fungsi Bahagian Utama Stor Pengurusan kawalan Stok Katalog Memberi Kumpulan Stok Paras Stok Laporan Kedudukan Stok

TATACARA
BAB A PENERIMAAN BAB B - MEREKOD STOK BAB C PENYIMPANAN BAB D PENGELUARAN BAB E PEMERIKSAAN BAB F KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN BAB G PELUPUSAN BAB H KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

PERBENDAHARAAN MALAYSIA JANUARI 2009

TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2009

Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Stor Kerajaan Meliputi:Bab A Penerimaan Bab B Merekod Stok Bab C Penyimpanan Bab D Pengeluaran Bab E Pemeriksaan Bab F Keselamatan dan Kebersihan Bab G Pelupusan Bab H Kehilangan Dan Hapus Kira

PENUBUHAN BAHAGIAN/SEKSYEN/UNIT PENGURUSAN ASET KERAJAAN

1. Kem/Jab/PTJ menubuhkan Bahagian/Seksyen/Unit bagi menguruskan Aset Kerajaan (a) Pengurusan Aset Alih/Aset Hidup (b) Pengurusan Stor 2. Pegawai Aset/Stor hendaklah menjalankan tugas sepenuh masa 3. Perjawatan tertakluk kepada beban tugas/nilai serta bilangan Aset di bawah kawalan 4. Pegawai Aset yang telah dilantik boleh meneruskan Kerajaan

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(a) Memastikan Organisasi Stor di bawah kawalan Bahagian/ Seksyen/Unit Pengurusan Aset Kem/Jab/PTJ.
(b) Menentukan Pegawai khusus melaksanakan pengurusan Stor Pusat Dan Stor Utama. Bagi Stor Unit berasaskan bebanan tugas dan pegangan stok. (c) Memastikan lokasi Stor di tempat yang selamat, mudah pengendalian, senang berurusan dan mesra pelanggan. (d) Memastikan (i) Kajian keperluan menyimpan stok dilakukan (ii) Stor tidak dijadikan tempat menghabiskan peruntukan dengan pembelian barang sehingga simpanan stok berlebihan.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(e) Meluluskan Pindahan Stok selepas pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ yang sama.

(f) Memberi kelulusan penyimpanan Stok maksimum melebihi 12 bulan bagi barang import.
(g) Memastikan laporan prestasi pengurusan stor dibincangkan dalam mesyuarat JKPAK dan JPKA.

(h) Meluluskan hapus kira kekurangan stok.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(i) Mengemukakan Laporan Tahunan berikut ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya (i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) (ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) (iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) (iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16) (v) Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) (vi) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan Pengurusan Stor diuruskan mengikut tatacara seperti berikutnya; (a) Menyediakan Laporan Kedudukan Stok. (b) Mengemukakan Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor kepada JKPAK. (c) Meluluskan Pelarasan Stok di Penyata Pelarasan Stok (d) Mengesyorkan Pindahan Stok yang tidak diperlukan selepas pengiraan/pemeriksaan/verifikasi di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ. (e) Melantik pegawai-pegawai untuk Pemeriksaan Stok. (f) Melantik Pegawai Pemeriksa pelupusan Stok Bernilai Rendah. (g) Memberi perhatian keselamatan dan kebersihan stor.

TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET KEMETERIAN/JABATAN

Unit Pengurusan Aset bertanggungjawab menguruskan Stor seperti berikut: (a) Menyelaras Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor Kem/ Jab/PTJ untuk dibentangkan di mesyuarat JKPAK/JPKA setiap 3 bulan sekali. (b) Menguruskan pelupusan Stok. (c) Mengurus kehilangan dan hapus kira stok. (d) Mengurus pelantikan Pemverifikasi Stor.

TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET KEMETERIAN/JABATAN

(e) Menyelaras penyediaan laporan tahunan daripada Kem/Jab/PTJ untuk dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya; (i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) (ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) (iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) (iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16) (v) Lapopran Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) (vi) Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)

PENGUATKUASAAN
Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/ Jabatan berkuatkuasa mulai 20 Februari 2009. Semua Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan Unit Unit Pengurusan Aset hendaklah memastikan setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan Tatacara Pengurusan Stor (TPS) mengikut PP 5/2009 melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

PEMBATALAN

Peraturan berkaitan pengurusan stor yang terkandung dalam Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS), Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil. 12 Tahun 1995 dan yang lain jika ada adalah dibatalkan

PEMAKAIAN

Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan.

KANDUNGAN TPS
PENDAHULUAN
BAB H KEHILANGAN & HAPUS KIRA BAB A PENERIMAAN

BAB G PELUPUSAN

TPS

BAB B MEREKOD STOK

BAB F KESELAMATAN/ KEBERSIHAN BAB E PEMERIKSAAN

BAB C PENYIMPANAN

BAB D PENGELUARAN

PENDAHULUAN
TPS ialah tatacara bagi menguruskan Stor Kerajaan meliputi:
Bab Bab Bab Bab Bab Bab Bab Bab A B C D E F G H : : : : : : : : Penerimaan Merekod Stok Penyimpanan Pengeluaran Pemeriksaan Keselamatan dan Kebersihan Pelupusan Kehilangan Dan Hapus Kira

DEFINISI STOR

Tempat untuk melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.

DEFINISI STOK
Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk; Bekalan Pejabat/Ubat-Ubatan/Alat Ganti/ Keselamatan/Makmal/Bengkel/Dapur/ Sukan/Pertanian/Latihan/Penyiaran/ Domestik/Dokumen atau Buku Yang Dikawal dan sebagainya

STOR PUSAT
Menyedia, mengurus dan membekal barang-barang kepada pelanggan melalui rangkaian stor di peringkat negeri, daerah, bahagian, Cawangan dan unit.

STOR UTAMA
Menyedia, mengurus dan membekal barang-barang untuk keperluan pelanggan-pelanggan peringkat negeri, daerah, bahagian, Cawangan dan agensi.

STOR UNIT
Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangkapendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.

ORGANISASI STOR
STOR PUSAT STOR UTAMA
Stor Unit

Stor Unit Pembekal

Stor Unit

SMS PDRM Depoh Bekalan Peralatan KEMENTAH

Contoh Stor

JKR / JPS / Hospital Stor Utama di Kementerian

Contoh Stor

Stor Wad / Makmal / Bahagian / Unit / Bengkel

Contoh Stor

OPERASI KATEGORI STOR

STOR PUSAT

STOR UTAMA

STOR UTAMA

STOR UTAMA

Stor Unit

Stor Unit

Stor Unit

Stor Unit

Stor Unit

Stor Unit

Pelanggan

Pelanggan

Pelanggan

Pelanggan

Pelanggan

Pelanggan

*STOR PUSAT SMS (PDRM) Ibupejabat/Kontinjen/IPD - Pelanggan

OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan; (a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan (b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

FUNGSI STOR
Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas berikut;

(a) Menerima, mengesah dan memperaku barang yang dipesan daripada pembekal (b) Menyimpan stok di lokasi yang ditetapkan dengan mengambilkira ruang secara optimum (c) Menjaga dan menyelenggara stok (d) Mengeluarkan stok (e) Menyelenggara rekod setiap transaksi keluar masuk supaya tepat, teratur dan kemaskini

FUNGSI STOR
(f) Merancang, mengurus penokokan stok mengikut paras yang ditetapkan. (g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok. (h) Memeriksa, mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlakunya stok usang, rosak, luput tempoh, perselisihan dan tidak bergerak. (i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan, kebakaran dan penyelenggaraan kebersihan stor. (j) Menguruskan tindakan pelupusan ke atas stok. (k) Menguruskan tindakan hapus kira stok yang hilang.

PENGURUSAN ORGANISASI STOR

Organisasi Stor menpunyai 4 bahagian utama iaitu: (a) (b) (c) (d) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun Bahagian Terimaan Bahagian Simpanan Bahagian Bungkusan dan Penghantaran

ORGANISASI STOR

Bekalan, Kawalan dan Akaun (BBKA) Rancang dan urus bekalan stok Sedia & kemaskini Katalog Tentu kuantiti stok dikeluarkan Rekod terimaan & keluaran Urus kuantiti penokokan stok Urus pemeriksaan stok Urus pelupusan & hapus kira Sedia laporan suku tahun

Terimaan (BT)

Simpanan (BS)

Bungkusan dan Penghantaran (BBH)

Memeriksa Menerima Mengesah

Penerimaan Penyimpanan Pengeluaran Kendali dan selenggara stok Catat terimaan & keluaran di Kad Petak Keselamatan Kebersihan Urusan pengiraan stok

Bungkus Dan Hantar

PENGURUSAN KAWALAN STOK

Pengurusan Kawalan Stok bertujuan memastikan stok dapat disediakan kepada pelanggan pada setiap masa.

Kawalan Stok dapat mengelakkan pembaziran seperti stok berlebihan, kos memesan, harga pembelian, modal terlibat dan ruang simpanan dapat dielakkan.
Penguruasan Kawalan Stok dapat memberi faedah seperti ketiadaan stok, keperluan dapat dipenuhi, penggunaan modal yang ekonomik, menumpukan kepada stok yang tinggi pengeluarannya, mengelakkan stok usang/tidak bergerak/luput/rosak dan jimat ruang simpanan.

PENGURUSAN KAWALAN STOK

Pengurusan Kawalan Stok hendaklah melaksanakan perkara-perkara berikut: 1. 2. 3. 4. Katalog Memberi Kumpulan Stok Paras Stok Prestasi Stor

PENGURUSAN KAWALAN STOK

1. KATALOG Bermaksud Senarai Barang Standard dalam Stor Pusat dan Stor Utama yang mengandungi maklumat seperti nombor kod, perihal barang, unit pengukuran dan harga. Bagi Stor Unit hendaklah menyediakan satu senarai barang-barang yang terdapat dalam pegangannya.

PENGURUSAN KAWALAN STOK

KATALOG

a. Katalog hendaklah di sediakan oleh Stor Pusat/Utama untuk; - diedarkan kepada pemesan - menstandardkan barang supaya bilangan penjenisan yang serupa dapat dikurangkan b. Mewujudkan barang baru sebagai Barang Standard hendaklah mendapat kelulusan Pegawai Katalog/Stor; - Permohonan menggunakan borang Tambahan BarangBarang Standard (KEW.PS-6) - Tiada barang pengganti yang memuaskan dalam stok - Barang baru lebih ekonomik - Barang tersebut kerap digunakan dalam jangkamasa lama

PENGURUSAN KAWALAN STOK

KATALOG

- Penggunaan KEW.PS-6 hendaklah dalam 3 salinan iaitu salinan asal dan kedua dikemukakan kepada BBKA dan salinan ketiga disimpan. - Pegawai di BBKA hendaklah membuat keputusan samada; . menjadikan barang tersebut barang standard; atau . memesan dan membeli untuk permintaan itu; atau . menggunakan barang lain dalam katalog sebagai barang pengganti; atau . Menolak dan memulangkan permohonan.

PENGURUSAN KAWALAN STOK

KATALOG

c. Barang yang hendak dikeluarkan dari Katalog hendaklah mematuhi perkara berikut; - pembelian barang yang hampir serupa/seakan dihentikan dan dikeluarkan dari Katalog. - kelulusan Pegawai Melulus diperolehi sebelum stok lama dikeluarkan dari Katalog dengan baki dihabiskan dan menokok stok tidak dilakukan. - stok yang kadar pusingan rendah tetapi bernilai tinggi hendaklah dikeluarkan dari Katalog. - Barang-barang yang dibeli untuk projek khas/pembangunan tidak perlu dimasukkan dalam Katalog.

PENGURUSAN KAWALAN STOK

MEMBERI KUMPULAN STOK

(a) Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah menentukan Kumpulan barang-barang standard seperti berikut; (i) Kumpulan A mengandungi 30% daripada stok yang disimpan mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi (ii) Kumpulan B mengandungi 70% bakinya

PENGURUSAN KAWALAN STOK

MEMBERI KUMPULAN STOK

(b) Menentukan Kumpulan A dan B kepada stok adalah seperti berikut; (i) Stok disenaraikan mengikut seksyen (seperti Alat Tulis, elektrik, bahan kimia, ubat dan lain-lain) dan butiran maklumat stok dilengkapkan dalam borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-7). (ii) Stok hendaklah disenaraikan mengikut pembelian bagi tempoh 2 tahun lepas. (iii) Senaraikan 30% (Kumpulan A) dan 70% (Kumpulan B)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

MEMBERI KUMPULAN STOK

(iv) Kajian semula Kumpulan A/B pada awal tahun sekiranya ada pertambahan atau berkurangan, Pegawai Stor hendaklah menentukan kumpulan baru stok berkenaan. (v) Pegawai Stor hendaklah memberi tumpuan kepada barang-barang dalam Kumpulan A bagi tujuan untuk mengurangkan stok bernilai tinggi disimpan berlebihan.

PENGURUSAN KAWALAN STOK

PARAS STOK

(a) Paras Stok bermaksud jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa seperti berikut; (i) Paras Stok Maksimum - kuantiti tertinggi (ii) Paras Menokok Stok - kuantiti yang boleh memesan baru (iii) Paras Stok Minimum - kuantiti terendah disimpan

PENGURUSAN KAWALAN STOK

PARAS STOK

(b) Menentu paras stok hendaklah dikira kadar penggunaan bulanan dengan mengambil purata pengeluaran 12 bulan sebelum membuat pesanan baru. (c) Paras Stok barang yang dibeli dipasaran tempatan atau diperolehi dari Stor Pusat hendaklah diserahkan tidak lebih 1 bulan. Stok boleh disimpan dalam masa berikut; - Kuantiti Stok Maksimum 3 bulan penggunaan - Angka Menokok Stok 2 bulan penggunaan - Kuantiti Stok Minimum 1 bulan penggunaan

PENGURUSAN KAWALAN STOK

PARAS STOK

(c) Sekiranya tempoh serahan melebihi 1 bulan, Pegawai Stor boleh menentukan tempoh yang sesuai untuk meminda paras stok. (d) Stok Item Kritikal tidak perlu ditetapkan paras seperti vaksin, ubat, dan lain-lain. (e) Barang Diimport paras stok adalah mengikut budi bicara Ketua Jabatan dengan tidak melebihi 12 bulan kecuali mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.

PENGURUSAN KAWALAN STOK

PARAS STOK

(f) Kajian Semula Paras Stok; (i) apabila berlaku perubahan tempoh serahan untuk mengelakkan kehabisan stok; (ii) stok yang dikeluarkan kurang dari 4 kadar pusingan; (iii) membuat pesanan baru; atau (iv) berlaku kecemasan/darurat dimana stok perlu disimpan berlebihan sekiranya keadaan pulih paras stok hendaklah mengikut paras yang ditetapkan. (g) Barang yang mahal dan boleh dibeli dipasaran tempatan tidak perlu distok

PENGURUSAN KAWALAN STOK

PARAS STOK

(h) Pemesanan pertama kali bagi barang baru hendaklah dibuat sekadar keperluan sahaja. (i) Paras Stok di Stor Pusat hendaklah berdasarkan pengeluaran sekurangnya 12 bulan terakhir dan atas anggaran keperluan masa depan. Paras stok dikawal rapi supaya tidak kehabisan stok.

PENGURUSAN KAWALAN STOK

PRESTASI STOR

(a) Prestasi Stor diukur melalui; (i) Kadar Pusingan Stok - dibuat pengiraan setiap suku tahun mengikut nilai. - Stor Pusat/Utama perlu mencapai sekurang-kurangnya 4 kadar pusingan. - Stor yang baik adalah yang dapat mencapai kadar pusingan tertinggi. - Stok yang aktif adalah yang mengeluarkan 4 kadar pusingan ke atas dalam setahun manakala kurang 4 kadar pusingan adalah stok tidak aktif.

PENGURUSAN KAWALAN STOK

PRESTASI STOR

- Stok Tidak Aktif hendaklah dikaji semula supaya tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok Usang/Tidak Bergerak adalah yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun selepas penerimaannya. - Stok yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek khas tidak perlu diambilkira semasa penyediaan kadar pusingan stok.

PENGURUSAN KAWALAN STOK

PRESTASI STOR

(b) Paras Simpanan

Stor yang menyimpan stok tidak melebihi paras ditetapkan kecuali kecemasan atau darurat.
(c) Paras Perkhidmatan Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah Stor yang mencapai perkhidmatan terbaik.

LAPORAN KEDUDUKAN STOK

Laporan Kedudukan Stok hendaklah disediakan di Stor Pusat dan Stor Utama. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) setiap suku tahun. Mengemukakan kepada Unit Pengurusan Aset Kem/Jab/PTJ untuk dilaporkan ke JKPAK dan JPKA.

Pegawai Pengawal hendaklah menandatangani KEW.PS-13 yang lengkap dan mengemukakan kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

BAB A PENERIMAAN

BAB A - PENERIMAAN

Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab oleh Ketua Jabatan untuk menerima dan mengesahkan stok yang diperolehi. Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.

BAB A - PENERIMAAN
Objektif Penerimaan: (a) Memastikan setiap barang stor diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. (b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan. (c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

(a)

Semua barang-barang hendaklah diterima melalui Stor

(b) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi. (c) Pemeriksaan dan pengesahan teknikal hendaklah dilakukan pegawai Kerajaan yang berkelayakan bersama Pegawai Stor bila perlu.

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

(d) Langkah-langkah yang perlu diambil semasa menerima barang:

- memastikan barang diterima secara fizikal beserta dokumen.

- semak butiran dalam dokumen
(LO, Inbois, Dokumen Kontrak Kad Jaminan, Nota Pembungkusan, Perakuan Kualiti, Surat Jaminan dan )

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

- memastikan barang diterima diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima dan disaksikan oleh pegawai lain sebelum disahkan penerimaan.

- mengesahkan kuantiti sebenar diterima di atas pesanan rasmi, sistem elektronik atau apa-apa dokumen bagi tujuan pembayaran

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat atau dicop Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji.

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL (e) Penerimaan barang dari pembekal hendaklah menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1)

(f)
(g)

Borang KEW.PS-1 disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan Pegawai Pengesah.
KEW.PS-1 disediakan 3 salinan oleh Stor Pusat atau Stor Utama. 1 salinan kepada BBKA untuk direkodkan dalam Kad Kawalan Stok, 1 salinan ke Bhg Simpanan untuk direkodkan di Kad Petak dan 1 salinan ke Bhg Terimaan untuk rujukan.

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

(h)

Bagi Stor Unit, penerimaan barang daripada pembekal direkodkan terus di Kad Petak. Borang Laporan Terimaan Barang (KEW.PS-2) hendaklah digunakan jika terdapat kerosakan, kurang, lebih dan tidak mematuhi spesifikasi

(i)

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

(j)

Pegawai Penerima hendaklah menyemak Pesanan Rasmi serta Nota Hantaran daripada pembekal dan mencatat rujukan penerimaan. KEW.PS-2 disediakan 2 salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Penerima. Salinan pertama dikemukakan kepada pembekal dan salinan kedua disimpan untuk rujukan Stor.

(k)

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL PENGUJIAN KUALITI

Kualiti barang diterima hendaklah mematuhi; Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal. Sampel dihantar untuk diuji. Barang tidak mematuhi kualiti dikembalikan. Menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak.

PERATURAN PENERIMAAN PENERIMAAN DI LUAR KAWASAN STOR

Dilaksana seperti berikut; Ukuran dan keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di kawasan stor Mengikut syarat penyerahan barang yang dipersetujui seperti ditapak projek

PERATURAN PENERIMAAN

Dilaksana seperti berikut; PENERIMAAN DARIPADA STOR PUSAT/UTAMA (a) Pegawai Penerima Stor Utama memastikan barang yang diterima dari Stor Pusat disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok (b) Pegawai Penerima Stor Unit memastikan barang yang diterima dari Stor Pusat/Utama disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok

PERATURAN PENERIMAAN PENERIMAAN DARIPADA STOR PUSAT/UTAMA

(c) Pegawai Penerima hendaklah menyemak dan mengesahkan barang yang diterima sama seperti yang dipesan (d) Sekiranya terdapat perselisihan, Pegawai Penerima hendaklah merujuk dengan Stor Pusat/Utama menggunakan Borang Penolakan Barang KEW.PS-2

PERATURAN PENERIMAAN
BARANG YANG DIKEMBALIKAN OLEH STOR PENERIMA

Stor Pusat/Utama boleh menerima barang yang dikembalikan oleh pemesan dengan mengambil tindakan seperti berikut; (a) Direkodkan semula dalam Kad Kawalan Stok dan Kad Petak asal sebagai barang belum guna (b) Bagi stok separa guna hendaklah direkod dalam borang yang disediakan sendiri oleh Stor bagi tujuan kawalan Keluar-Masuk

PERATURAN PENERIMAAN PELABELAN BARANG-BARANG DITERIMA

Pegawai Penerima di Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah melabelkan nombor kod dan nama barang kepada semua barang yang diterima atau bekasnya bagi memnudahkan penyimpanan

PERATURAN PENERIMAAN PENERIMAAN BARANG IMPORT DITEMPAT PENDARATAN Pegawai Penerima memastikan; (a) Bungkusan barang tidak mempunyai tanda rosak atau terusik (b) Jika terdapat tanda maka hendaklah dibuka serta merta dihadapan agen/wakil penghantaran serta dibandingkan dengan butir-butir penghantaran (c) Sekiranya berlaku kerosakan/kehilangan/tidak cukup bekal ke atas konsainan maka sijil/perakuan kerosakan hendaklah diperolehi daripada pembekal

PERATURAN PENERIMAAN PENERIMAAN BARANG MUDAH TERBAKAR/KIMIA

Pegawai Penerima memastikan; Semua barang-barang mudah terbakar atau bahan-bahan kimia hendaklah terus ke stor khas bahan mudah terbakar atau stor bahan kimia.

BAB B MEREKOD STOK

BAB B MEREKOD STOK

OBJEKTIF

JENIS-JENIS REKOD
REKOD KOMPONEN/ ALAT GANTI YANG BOLEH GUNA

MEREKOD STOK BUTIRAN MAKLUMAT

REKOD MELALUI SISTEM

PENEMPATAN KAD PETAK

TATACARA MEREKOD

Objektif Merekod Stok

Mengetahui kedudukan stok dalam simpanan

Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat

Membolehkan keadaan stok diketahui

Mengawal paras stok

MEREKOD STOK JENIS-JENIS REKOD Pegawai Stor hendaklah merekod stok menggunakan; (a) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) - Untuk Stor Pusat dan Stor Utama - Berwarna Putih (b) Kad Petak (KEW.PS-4) - Untuk Stor Pusat, Utama dan Unit - Berwarna Hijau Semua Kad boleh dicetak sendiri dengan menggunakan format yang sama.

MEREKOD STOK BUTIRAN MAKLUMAT Kad Kawalan Stok (Bahagian A); - Mempunyai maklumat-maklumat mengenai stok - Maklumat mengenai pembelian/terimaan bagi setiap suku tahun - Maklumat mengenai keluaran setiap suku tahun - Maklumat mengenai terima/keluaran setiap tahun

Kad Kawalan Stok (Bahagian B);

- Mempunyai maklumat transaksi stok yang dikemaskini setiap masa

MEREKOD STOK PENEMPATAN KAD PETAK

Semua Kategori Stor hendaklah mempunyai Kad Petak Kad Petak hendaklah ditempatkan di dalam Stor bersama dengan Stok

Kad Petak bagi stok bahan kimia, mudah terbakar, sejuk Beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan

MEREKOD STOK TATACARA MEREKOD STOK Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah digunakan untuk merekod setiap satu item sahaja

No Kad (Kad Kawalan Stok/Petak) hendaklah berturutan

Penerimaan barang hendaklah direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran dengan pen berwarna hitam atau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

MEREKOD STOK TATACARA MEREKOD STOK Satu senarai Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5) hendaklah disediakan apabila merekod stok

Pindaan atau pemadaman tidak dibenarkan. Sekiranya ada pembetulan langkah berikut perlu di patuhi:- angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan - angka betul ditulis dibahagian atas angka asal - pembetulan ditandatangani ringkas oleh Pegawai Stor

MEREKOD STOK PENGGUNAAN REKOD MELALUI SISTEM

Sistem merekod/melapor secara elektronik hendaklah mematuhi peraturan seperti berikut:- format yang sama digunapakai - dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa

MEREKOD STOK MEREKOD KOMPONEN/ALAT GANTI YANG MASIH BOLEH GUNA Komponen atau alat ganti yang diluluskan melalui proses pelupusan kaedah tukar ganti (cannibalize) hendaklah dimasukkan ke dalam stok untuk penempatan sementara sebelum dipasang kepada peralatan lain yang sama jenis atau kegunaannya.

Satu senarai berasingan hendaklah disediakan bagi tujuan rekod dalaman.

BAB C PENYIMPANAN

PENYIMPANAN OBJEKTIF PENYIMPANAN

Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s (sisih, susun, sapu, seragam, sentiasa amal) Amalan ini hendaklah dilaksanakan secara terus menerus supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.

PENYIMPANAN SUSUN ATUR

Ruang Stor digunakan sepenuhnya dengan mengutamakan faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran dan kekemasan stor Susun atur stor yang sistematik dan praktik dapat membolehkan aktiviti stor berjalan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa

PENYIMPANAN SUSUN ATUR

Susun atur perlu mengambilkira ruang bagi memudahkan pergerakan kakitangan dan juga alat-alat pengendalian barang (MHE) Rak-rak yang sesuai atau boleh ubahsuai digunakan bagi penyimpanan stok mengikut jenis seperti bertingkat, berbaris, berpetak supaya teratur dan kemas Penyimpanan stok di rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50m daripada siling

PENYIMPANAN LOKASI DAN LETAKAN STOK

Lokasi stok diwujudkan bagi tujuan memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan dengan mematuhi perkara berikut; (a) Carta Lokasi perlu disediakan/dikemaskini (b) Lokasi stok hendaklah direkodkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

LOKASI BARANG
SISTEM PENYIMPANAN BARANG DALAM STOR

Pallet

Rak Keluli

Kad Petak

Stor yang bersih dengan simpanan barang tersusun rapi serta sistem lokasi yang jelas bagi memudahkan pelaksanaan segala aspek Pengurusan stor.

Stor mempunyai rak yang teguh tetapi Jabatan tidak mahir dalam meyususun barang-barang / meggunakan ruang secara maksimum.

PENYIMPANAN LOKASI DAN LETAKAN STOK Stor hendaklah mengamalkan Letakan Stok Tetap Stor juga boleh mengamalkan Letakan Stok Sementara dalam keadaan berikut; (a) Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan (b) Stok baru diterima, belum disusun (c) Ruang yang terhad sebab kuantiti, ukuran dan berat Letakan stok sementara hendaklah diberi tanda pengenalan, perihal stok bagi tujuan memudahkan penyimpanan dan pengeluaran

PENYIMPANAN PENYIMPANAN STOK

1. Menyusun dengan memudahkan kerja-kerja Pengeluaran secara (Masuk-Dahulu-KeluarDahulu) MDKD diberi keutamaan
2. Stok disimpan menggunakan ruang secara optimum 3. Menyusun dengan teratur dan tidak menghalang pengendalian barang-barang dan kerja-kerja kakitangan

PENYIMPANAN PENYIMPANAN STOK

4. Menyimpan ditempat yang sesuai dengan berdasarkan jenis stok; (a) Bilik berhawa dingin/peti sejuk untuk stok memerlukan suhu rendah (b) Ruang yang bersiling untuk mengurangkan suhu panas (c) Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi tujuan pengaliran udara

PENYIMPANAN PENYIMPANAN STOK

5. Penyimpanan stok bergantung kepadaa jenis dan ruang dengan mematuhi perkara berikut;
(a) Ruang stor dibahagikan kepada seksyen atau kumpulan barang (Alat Tulis/Alat Ganti) (b) Setiap seksyen atau kumpulan diberi tanda pengenalan susunan Abjad/Nombor (A-2B2) Sek A, Rak 2, Kotak B2 6. Stok hendaklah disimpan dengan cara berbeza berdasarkan jenis, kandungan dan fizikal

PENYIMPANAN STOK DALAM BEKAS ASAL

1. Stor hendaklah mengekalkan bekas asal seperti bungkusan/ Kotak/ Tin/ Peti/ dan memastikan label dapat dilihat 2. Setiap bekas asal hendaklah mempunyai kod dan rupa bentuk yang sama

PENYIMPANAN BARANG-BARANG MUDAH TERCERAI

Stok yang mudah tercerai hendaklah; (a) (b) Dimasukkan ke dalam bekas standard Disimpan mengikut bilangan/unit bagi memudahkan pengeluaran Barang tercerai yang tidak boleh dibungkus hendaklah disusun dengan kemas

(c)

PENYIMPANAN BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK

Stok berharga dan menarik hendaklah; 1. Disimpan ditempat selamat di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab 2. Mematuhi Arahan Keselamatan yang sedang berkuatkuasa 3. Mematuhi proses pengeluaran dan dilakukan sendiri oleh Pegawai Stor atau Pegawai Yang Diberi Kuasa

PENYIMPANAN BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK

Stok berharga dan menarik hendaklah; 4. Penyimpanan bahan larangan seperti dadah, racun dan bahan terlarang lain mesti mematuhi peraturan penyimpanan yang berkuatkuasa (Peraturan Dadah Berbahaya 1952, Racun 1952, Peraturan Bahan Psikotropik 1989) 5. Stok berunsur keselamatan mematuhi Peraturan Keselamatan yang ditetapkan

PENYIMPANAN STOK YANG MUDAH TERJEJAS AKIBAT HAWA PANAS ATAU LEMBAB

Stor hendaklah mengamalkan; 1. Penyimpanan dalam tempat/bilik berhawa dingin atau peti sejuk yang suhunya boleh dikawal (bahan kimia/baja/racun dll)

2. Stok yang tidak tahan lembab disimpan dibilik kering atau nyah-lembapan (semen/kertas/alatan pejabat dll)

PENYIMPANAN STOK YANG TAHAN CUACA PANAS DAN HUJAN

Stor hendaklah mengamalkan; Penyimpanan stok ini ditempat yang luas atau tempat lapang yang berpagar Kebanyakan stok ini adalah bersaiz besar dan dalam Kuantiti yang banyak (Batu-bata, kayu, pasir, besi dll)

PENYIMPANAN STOK BARANG-BARANG BERAT

Penyimpanan dengan mematuhi perkara berikut:1. Stok barang berat diutamakan di rak yang paling bawah 2. Susunan/Tindanan tidak terlalu tinggi iaitu; (a) senang dikendali dan mudah dikeluarkan sistem MDKD diamalkan (b) Peti/Kotak yang berat berada di paling bawah (c) Barang-barang tersebut mudah dijilat api

PENYIMPANAN STOK BARANG-BARANG BERAT

Penyimpanan dengan mematuhi perkara berikut; (d) memudahkan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi (e) susunan/lapisan paling selamat antara 2-3 meter, melainkan fork lift digunakan

PENYIMPANAN STOK BARANG-BARANG BERAT

3. Susunan atau tindanan hendaklah di selang-seli supaya kedudukan lebih kukuh

4. Landasan, belantan, palet digunakan bagi mengelak dari antara satu atau lantai supaya dapat memberi ruang serta mengurangkan kerosakan kerana penindihan
5. Ruang antara tindanan hendaklah mempunyai lorong/laluan bekerja atau laluan bekerja

PENYIMPANAN STOK BARANG-BARANG BERAT

6. Ukuran palet yang sesuai digunakan untuk menindan stok/barang bagi mengelakkan pembaziran ruang 7. Penindanan stok hendaklah tidak tinggi dan tidak merbahaya kepada kakitangan

PENYIMPANAN STOK BERTARIKH LUPUT Penyimpanan stok bertarikh luput seperti berikut:1. Pegawai Stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya mengarahkan pembekal/pembuat melabelkan Tarikh Luput stok 2. Tarikh Luput hendaklah dicatat di kotak, bekas, bungkusan bertujuan memudahkan Pegawai Stor mengenalpasti dan memantau 3. Tag Biru dikepilkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak (Merah Jambu)

PENYIMPANAN STOK BERTARIKH LUPUT

4. Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan 5. Label MDKD (KEW.PS-8) hendaklah dilekatkan dikotak/bekas, jika sistem MDKD tidak dapat dilaksanakan

6. Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapat yang masuk kemudian tetapi tarikh luputnya lebih awal daripada stok yang masuk dahulu

PENYIMPANAN STOK BERTARIKH LUPUT 7. Satu senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-9) hendaklah disediakan sebelum tempoh 6 bulan tamat tarikh luput stok sebelum

8. Sekiranya tempoh 6 bulan tidak dihabiskan maka perlu mengambil tindakan; - mengemukakan satu senarai ke Stor Pusat/Utama supaya dapat ditawarkan kepada stor lain yg berminat - mengeluarkan bagi tujuan latihan/pembangunan dan pengembangan dan seumpamanya - memulangkan kepada pembekal mengikut syarat - melupuskan mengikut peraturan pelupusan

PENYIMPANAN STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR

Melabel 1. Bekas bahan kimia dan mudah terbakar mesti diberi tanda pengenalan secukupnya 2. Tanda pengenalan hendaklah dilabel dengan terang dan tidak mudah padam
3. Pelabelan hendaklah dilabelkan dengan menunjukkan jenis kandungan dan langkah keselamatan yang perlu dipatuhi 4. Bahan kimia yang berlainan jenis disimpan secara berasingan

PENYIMPANAN STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR

Menyimpan 5. Semua bahan kimia dan mudah terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur, serbuk, mengkakis serta melecur hendaklah disimpan di stor yang berasingan lengkap dengan alat pencegah kebakaran dan bantuan kecemasan

6. Semua jenis asid atau cecair yang boleh terjejas wapnya hendaklah dielak daripada tersentuh disimpan ditempat selamat/dialas/mudah dilihat bertujuan mencegah tindakbalas

PENYIMPANAN STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR Menyimpan 7. Minyak petrol, diesel dalam kuantiti banyak disimpan jauh dari stor serta jika perlu di dalam tangki bawah tanah 8. Stok barang keselamatan (peluru, bahan letupan, dan seumpamanya perlu disimpan ditempat berasingan yang mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut arahan berkuatkuasa

PENYIMPANAN STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR Mengendali 9. Membuka, membungkus, mengangkut dan memunggah stok bahan kimia/mudah terbakar hendaklah dilakukan berhati-hati Cecair mudah meruap hendaklah disimpan di dalam bekas bertutup rapat kerana mudah terbakar, tersejat, keras jika terdedah udara

10.

(astilin, hidrogen, nitrogen, spirit, petrol dll)

PENYIMPANAN STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR

Mengendali 11. Bahan mudah terbakar disimpan di tempat yang kering, mempunyai peredaran udara, jauh dari api atau air kerana mengeluarkan gas memabukkan/ mudah terbakar(kalsium karbid, berilium, kalsium fostat dll) Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, kuprum sulfat, ammonia klorida dll disimpan ditempat kering, peredaran udara, dingin kerana jika terkena air akan mengeluarkan bahang panas. Platform kayu digunakan untuk mengalas bekas tersebut.

12.

PENYIMPANAN STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR Mengendali 13. Langkah berikut hendaklah dipatuhi:(a) Pakaian keselamatan digunakan (b) Bahan kimia mengeluarkan wap memabukkan diuruskan di luar bangunan (c) Pengeluaran bahan dibenarkan dalam bekas asal yang belum dibuka. Sekiranya dibuka untuk agihan hendaklah sesingkat mungkin (d) Mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh pengeluar/pembekal

PENYIMPANAN STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR

14. Jika berlaku kebocoran bekas, tin atau tong

yang boleh dikesan dari baunya maka pemeriksaan segera dilakukan dan bekas yang rosak/bocor hendaklah dikeluarkan dari stor dan dikembalikan kepada pembekal

PENYIMPANAN GAS MAMPAT DALAM TABUNG

Mengendali gas 1. Gas yang tersimpan dalam tabung hendaklah dikawal rapi kerana boleh membakar, memabukkan, mudah terbakar seperti oksigen hidrogen, nitrogen dll. 2. Tabung besi waja berisi gas disimpan ditempat dingin dan kering serta ditutup (Coir Jacket)

PENYIMPANAN GAS MAMPAT DALAM TABUNG

Mengendali
Tabung gas tersebut hendaklah; - dilindungi dari bahang panas - jauh dari minyak, api & bahan mudah terbakar - elakan dari terhempas atau pecah - injap tabung hendaklah ditutup

4. Tabung hendaklah dilekatkan pada dinding dan ditegakkan serta dikunci

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN STOK MUDAH TERBAKAR DAN BAHAN KIMIA

1. Stok mudah terbakar/bahan kimia yang diterima hendaklah dihantar terus kepada stor bahan mudah terbakar untuk disimpan

2. Pengeluaran hendaklah dibuat oleh Pegawai Stor di tempat simpanannya sahaja

PENYIMPANAN PENYELENGGARAAN STOK

1. Stok perlu diselenggara dari masa ke masa bagi mengekalkan keadaan baik dan boleh guna dengan mematuhi perkara berikut; - menyapu minyak untuk elak karat - mengekalkan bungkusan asal - mengawal dari serangan serangga 2. Stok berciri keselamatan hendaklah mematuhi peraturan penyelenggaraan yang berkuatkuasa

BAB C PENGELUARAN

PENGELUARAN KEBENARAN PENGELUARAN STOK

Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor atau pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan

PENGELUARAN SISTEM MASUK DAHULU KELUAR DAHULU

Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem MDKD dengan memastikan stok yang diterima dahulu dapat dikeluarkan dahulu. Sistem yang cekap, teratur dapat mengelakkan:- pengeluaran tanpa kebenaran - pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dipesan - stok yang lama disimpan tidak dikeluarkan

PENGELUARAN PEMESANAN STOK 1. Semua pesanan kepada Stor Pusat/Utama menggunakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10) dalam 5 salinan 2. Pemesan hendaklah mendaftarkan no pesanan dengan merujuk jumlah pesanan dibuat mengikut tahun dan mengisi alamat Stor Pusat/Utama di KEW.PS-10 3. Satu jenis stok boleh dipesan dengan menggunakan satu borang KEW.PS-10

PENGELUARAN PEMESANAN STOK

4. 1 salinan disimpan Stor Pemesan, 4 salinan dikemukakan kepada Bahagian BBKA samada di Stor Pusat atau Stor Utama 5. BBKA hendaklah mengambil tindakan berikut; (a) mendaftarkan KEW.PS-10 dan memberi no pengeluaran merujuk permohonan ikut tahun (b) meluluskan kuantiti pengeluaran (c) merekod pengeluaran (Kad Kawalan Stok B)

PENGELUARAN PEMESANAN STOK 6. 4 salinan KEW.PS-10 hendaklah dikemukakan oleh BBKA kepada Bhg Simpanan untuk kelulusan pengeluaran stok serta Bhg Simpanan merekod pengeluaran yang diluluskan dalam Kad Petak 5. Bahagian Simpanan mengemukakan setiap 1 salinan KEW.PS-10 seperti berikut ke; (a) Bhg Bungkusan & Penghantaran (b) Stor Pemesan bersama stok (c) BBKA untuk tindakan pelarasan kewangan (d) Bhg Simpanan untuk tujuan rekod

PENGELUARAN
CARTA ALIR KEW.PS-10

4 salinan kemuka ke BBKA

4 salinan kemuka ke Bahagian Simpanan (BS) Keluarkan stok Catat di KEW.PS-4
Salinan 1 pemesan Salinan 2 BBKA Salinan 3 BS Salinan4-Bungkus dan Penghantaran Salinan 5 - Pemesan

BBKA Lulus pengeluaran Catat di KEW.PS-3

BS kemuka I salinan ke Bhgn Bungkus Penghantaran

PENGELUARAN PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)

1. Semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah mengguna Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11) 2. KEW.PS-11 disediakan pemohon dalam 2 salinan

3. 1 salinan kepada Stor Unit dan 1 disimpan oleh pemohon

PENGELUARAN PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)

4. Stor Unit hendaklah mengambil tindakan ke atas KEW.PS-11 seperti berikut; (a) mendaftar KEW.PS-11 dengan memberi no permohonan (b) menentukan kuantiti pengeluaran (c) mendapatkan kelulusan pengeluaran (d) mencatat pengeluaran pada Kad Petak

PENGELUARAN PESANAN STOK YANG TIDAK DAPAT DIBEKALKAN

Sekiranya pesanan disahkan tidak dapat dibekalkan oleh Stor Pusat. Stor pemesan (Utama/Unit) hendaklah membuat perolehan dengan mengikut tatacara perolehan semasa yang berkuatkuasa

PENGELUARAN PENGELUARAN STOK

Stok hanya boleh dikeluarkan atas pesanan dengan kebenaran Pegawai Stor / Pegawai Pelulus yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan Pegawai Stor hendaklah menandatangani KEW.PS-10 dan KEW.PS-11 Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut kuantiti yang diluluskan

BAB D - PENGELUARAN PENGELUARAN BARANG GUNAHABIS

Barang Gunahabis adalah barang yang kerap guna atau mudah rosak atau mudah haus atau tidak ekonomi dikesan satu persatu atau dikeluarkan untuk:Bekalan Pejabat/ Makmal/ Asrama/ Latihan/ Domestik/ Bengkel/Dapur/ Pembedahan/ Pertanian/ Penyelidikan/ Pameran/Keselamatan dan seumpamanya

BAB D - PENGELUARAN BARANG-BARANG GUNAHABIS Seperti; Alat pengira/ pendrive/ gunting/ stepler/ alatan bengkel/ jarum/ tabung uji/ parang/ pisau/ alatan pembedahan/ jlatan pemutar/ bahan pameran/ tali/ wayar/ cadar/ kostum/ tuala/ gelas/ sudu/ garpu/ bakul sampah/ dan seumpamanya (Penggunaan stok/barang gunahabis diguna berulang kali atau sekali guna bagi tujuan gunasama, walau bagaimanapun ianya adalah dikawal)

PENGELUARAN KAWALAN KELUAR-MASUK BARANG GUNAHABIS

1. Barang Gunahabis yang dikeluarkan bagi tujuan

guna sama hendaklah disimpan semula setelah selesai penggunaannya 2. Borang Kawalan Keluar-Masuk barang gunahabis hendaklah disediakan sendiri oleh Kem/Jab/PTJ sebagai rekod penggunaan Sekiranya barang ini tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan maka hendaklah dijual secara sisa atau barang terpakai

PENGELUARAN JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI

1. Sisa Stok atau barang terpakai yang mempunyai nilai jualan atau hasil daripada lebihan (pembelajaran, kajian, penyelidikan, latihan, penyelenggaraan, program-program pembangunan dan pameran) hendaklah dijual setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan - lebihan kayu, besi, tanah, pasir dll hasil program iaitu kerusi, meja, alat elektrik dll

PENGELUARAN JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI

2. Penjualan sisa barang terpakai hendaklah dilaksanakan seperti berikut; (a) barang terpakai yang berkuantiti kecil yang beratnya kurang daripada 1ribu kg (1000kg) boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang membeli barang lusuh (perlu permit); atau (b) barang terpakai yang mempunyai permintaan tinggi dipasaran atau beratnya melebihi 1 ribu kg (1000kg) hendaklah mengikut Tatacara Pengurusan Aset yang berkuatkuasa atau arahan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa 3. Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Kerajaan

PENGELUARAN PRODUK YANG DIHASILKAN MELALUI STOK 1. Produk yang dihasilkan bagi tujuan program pembangunan, latihan, kajian dan penyelidikan, pengembangan dan seumpamanya hendaklah direkod secara berasingan oleh Kem/Jab/PTJ. Seperti barang kraf tangan/ hiasan/ landskap/ pameran/ elektrik/ elektronik dll 2. Bagi produk yang tidak mematuhi standard piawai yang ditetapkan, tidak boleh didaftarkan sebagai aset kerajaan

PENGELUARAN PRODUK YANG DIHASILKAN MELALUI STOK 3. Semua produk dihasilkan melalui stok yang mempunyai nilai jualan hendaklah disenaraikan sebelum dijual. 4. Jualan terus boleh dilaksanakan dengan mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatan dengan mengikut harga yang ditetapkan oleh Jabatan 5. Hasil jualan produk daripada stok dikreditkan ke Akaun Hasil Kerajaan

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN PERATURAN

1. Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran memastikan urusan pembungkusan/penghantaran dijalankan dengan teratur, cermat dan cekap supaya barang diterima pemesan dalam keadaan sempurna

2. Barang yang diterima untuk pembungkusan dan penghantaran hendaklah disemak, diperiksa dan dipastikan sama dicatat pada KEW.PS-10

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN PERATURAN

3. Pegawai Bertanggungjawab hendaklah menurunkan tandatangan dan tarikh pada KEW.PS-10

4. Pembungkusan stok hendaklah mematuhi tatacara pembungkusan yang bersesuaian

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN TATACARA PEMBUNGKUSAN

1. Barang hendaklah dibungkus dengan cermat, kemas dan betul bagi mengelakkan kerosakan dan kecurian semasa penghantaran 2. Barang mudah pecah dibungkus dengan teliti dan simbol/perkataan mudah pecah/fragile dengan dakwat merah ditanda diluar bungkusan

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN TATACARA PEMBUNGKUSAN

3. Kotak atau peti hendaklah diikat rapi menggunakan mesin pengikat atau cara lain yang bersesuaian 4. Barang-barang kecil dan tercerai hendaklah menggunakan bekas standard dan diberi pelekat/ tanda bagi memudahkan pengendalian 5. Barang keselamatan (peluru, bahan letupan, senjata peralatan persenjatan dll) perlu mengikut peraturan keselamatan ATM/PDRM yang berkuatkuasa

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN TATACARA PEMBUNGKUSAN 6. Berat dan ukuran sebenar bungkusan hendaklah dicatat diluar kotak bagi tujuan memudahkan pengendalian. Pegawai bertanggungjawab hendaklah mengutamakan faktor berikut; (a) Cara pengangkutan had berlainan bagi (keretapi-gerabak/ kapal-dek/ pos-bungkusan dan pengangkutan lain (b) Had yang dikenakan oleh syarikat pengangkutan

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN TATACARA PEMBUNGKUSAN (c) jangkaan bilangan pertukaran pengendalian semasa bungkusan dalam perjalanan (d) Destinasi; dan (e) kemudahan pengendalian ditempat penghantaran dan penerimaan serta ditempat penukaran pengangkutan. Jika tenaga manusia digunakan beratnya antara 27-36 kilogram(kg)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN TATACARA PEMBUNGKUSAN

7. Berat kasar dicatat diluar bungkusan. Bungkusan yang berat 1000kg ke atas hendaklah dicatat Muatan Berat serta dicatat berat sebenar pada bungkusan

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN PENYEDIAAN SENARAI PEMBUNGKUSAN

1.

Senarai Pembungkusan KEW.PS-12 hendaklah disediakan oleh Bahagian Bungkusan Dan Penghantaran dalam 3 salinan bagi tujuan berikut; (i) menyenaraikan barang di setiap bungkusan (ii) mencatat maklumat di borang KEW.PS-12 (iii) nota pembungkusan kepada Pegawai Pemesan; (iv) akaun penerimaan oleh Pegawai Pemesan

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN PENYEDIAAN SENARAI PEMBUNGKUSAN 2. Nombor pemesanan/pengeluaran di KEW.PS-10 hendaklah dicatatkan di KEW.PS-12 3. KEW.PS-10 dan KEW.PS-12 hendaklah disertakan bersama barang yang dimasukan ke dalam peti atau kotak atau seunpamanya dengan mengambil langkah berikut; (a) dokuman tersebut hendaklah dimasukan ke dalam sampul kalis air

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN PENYEDIAAN SENARAI PEMBUNGKUSAN

(b)
(c)

Sampul berkenaan dilekatkan di bahagian dalam penutup peti atau kotak satu (1) salinan Senarai Pembungkusan hendaklah dihantar terus kepada Pegawai Pemesan

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN TANDA PENGENALAN BUNGKUSAN 1. Tanda pengenalan iaitu nombor rujukan, alamat pengirim/penerima hendaklah ditulis dengan terang dan dengan menggunakan dakwat hitam yang kalis air. Langkah berikut dipatuhi semasa menulis tanda pengenalan (a) huruf dan nombor yang digunakan hendaklah berukuran lebih kurang 5cm tinggi dan perkataan ringkas tidak digalakan

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN TANDA PENGENALAN BUNGKUSAN

(b)

peti, kotak, botol, pasu yang mudah pecah hendaklah ditanda dibahagian atas, tepi dan dikedua-dua belah tepinya tanda pengenalan yang terdahulu pada bekas atau kotak yang digunakan semula hendaklah dipadam

(c)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN BARANG TANPA BERBUNGKUS 1. Bagi barang yang tidak boleh dibungkus tindakan berikut hendaklah diambil:(a) pelekat bersimbol/tag hendaklah dilekat atau di ikat pada sekurangnya 2 unit barang (b) barang diikat/dibalut menjadi satu hendaklah juga ditag/dipelekat; dan (c) jika karung digunakan, tag diikat di cepu karung

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN ARAHAN KHAS PADA BUNGKUSAN

1. Bungkusan yang memerlukan perhatian khas semasa pengendalian, penyimpanan, penghantaran hendaklah dicatat/dilekat dengan tanda atau arahan yang mudah dilihat 2. Bungkusan yang mengandungi barang mudah terbakar arahan menggunakan simbol/ pelekat/ ditulis dengan warna putih di atas permukaan merah

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN ARAHAN KHAS PADA BUNGKUSAN

3. Bungkusan barang-barang lain hendaklah menggunakan simbol/ pelekat/ ditulis dengan

warna merah di atas permukaan putih

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN ARAHAN KHAS PADA PENGHANTARAN

1. Penghantaran barang seberapa boleh dan praktik hendaklah dalam bekas atau bungkusan asalnya seperti yang diterima daripada pembekal Bekas yang bertanda Musnah Selepas Ianya Dikosongkan jangan diguna semula Bekas yang dikenakan deposit hendaklah dipulang mengikut perjanjian

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN ARAHAN KHAS PADA PENGHANTARAN

2. Pegawai Stor hendaklah menyelia kerja-kerja mengendali/ memunggah serta menyemak bungkusan dengan merujuk Senarai Pembungkusan KEW.PS-12 yang diterima/ dihantar oleh agen penghantaran/ pembekal

BAB E PEMERIKSAAN

PEMERIKSAAN PENDAHULUAN

1. Pemeriksaan hendaklah dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengenalpasti kelemahan yang menyebabkan stok rosak/ usang/ luput tempoh/ berlebihan/ berkurangan dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil

PEMERIKSAAN PENDAHULUAN

2. Pemeriksaan dilaksanakan kepada 3 jenis iaitu:(A) (B) (C) Pengiraan Stok Pemeriksaan Stok Verifikasi Stor

PEMERIKSAAN (A) PENGIRAAN STOK

1. Pengiraan Stok hendaklah dilaksanakan di semua stor iaitu Stor Pusat/ Stor Utama/ Stor Unit secara terus menerus sepanjang tahun Pegawai Stor adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan Pengiraan Stok

PEMERIKSAAN PENGIRAAN STOK 2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan Pengiraan Stok mematuhi perkara berikut;

(a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa tepat dengan rekod
(b) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan ditandatangani serta ditarikh oleh Pegawai Stor

PEMERIKSAAN (B) PEMERIKSAAN STOK

1. Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama 2. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawaipegawai yang tidak terlibat dengan stor yang diperiksa

PEMERIKSAAN (B) PEMERIKSAAN STOK

3. Pemeriksaan Stok yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut:(a) pemeriksaan sekali (1) setahun ke atas semua stok 100% mulai Oktober tahun semasa

(b) tiada sebarang transaksi dibenarkan semasa pemeriksaan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa

PEMERIKSAAN (B) PEMERIKSAAN STOK

(c) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi Kad Kawalan Stok dan ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa setelah pemeriksaan dilakukan

(d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor (KEW.PS-14)

PEMERIKSAAN (B) PEMERIKSAAN STOK

(e) KEW.PS-14 tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dan disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor (f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok (bagi stok lebih/kurang yang ditemui dengan dilaksanakan oleh Pegawai Stor melalui Penyata Pelarasan Stok)

PEMERIKSAAN (C) VERIFIKASI STOR

1. Verifikasi Stor hendaklah dilaksanakan selepas Pemeriksaan Stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama 2. Verifikasi Stor dilaksanakan sekali (1) setahun sebelum berakhir pada 31 Disember setiap tahun

PEMERIKSAAN (C) VERIFIKASI STOR

3. Tujuan Verifikasi Stor adalah seperti berikut:(a) mengesahkan ketepatan rekod/ stok secara 100% bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok (b) memastikan pelarasan stok diambil tindakan

PEMERIKSAAN (C) VERIFIKASI STOR

(c) Memastikan stok lebih/ usang/ tidak boleh guna/ rosak/ tidak bergerak/ hampir luput tempoh diambil tindakan pelupusan (d) Memastikan stok kurang/ susut disebabkan dipotong ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira

PEMERIKSAAN (C) VERIFIKASI STOR (e) melengkapkan semua maklumat dan mengesahkan KEW.PS-14 (Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor) (f) melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/pemeriksaan/verifikasi, keselamatan/ kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)

PEMERIKSAAN PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR

1. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah/Timbalan Ketua Pengarah Jabatan adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk

menjalankan Verifikasi Stor

PEMERIKSAAN PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR

2. Tempoh Pelantikan Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun

PEMERIKSAAN KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR

1. Pemverifikasi stor hendaklah terdiri daripada; (a) sekurang-kurang 2 orang ahli

(b) pegawai tidak bertugas di stor yang diverifikasi

(c) pegawai mempunyai pengetahuan serta pengalaman dalam pengurusan stor (d) pegawai Kumpulan Pengurusan/Profesional serta Kumpulan Sokongan 1/ setaraf

PEMERIKSAAN TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR

1. Pemverifikasi stor hendaklah membuat lawatan ke Stor Pusat/Utama berasaskan kepada jadual/ program yang disediakan 2. Pemverifikasi stor hendaklah menyemak semua Stok yang disenaraikan di KEW.PS-14 dan melengkapkan serta mengesahkan butiran maklumat seterusnya mengemukakan kepada Ketua Jabatan

PEMERIKSAAN TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR

3. Pemverifikasi stor hendaklah mengira dan merekod baki fizikal stok serta mengesahkan ketepatan rekod dengan Kad Kawalan Stok 4. Menentukan tiada transaksi semasa verifikasi dilaksanakan

5. Menyediakan KEW.PS-15 (Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor) dan kemukakan kepada Ketua Jabatan

PEMERIKSAAN TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

1. Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan ke atas syor pindahan, hapus kira dan pelarasan stok di KEW.PS-14 seperti berikut; (a) syor pindahan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan (b) syor pelupusan/ hapus kira dengan merujuk Bab G dan Bab H (c) syor pelarasan stok (kurang/lebih) sebab silap pengiraan diluluskan

PEMERIKSAAN TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

2. Menyemak, mengesah, mengesyor penambahbaikan dan mengemuka KEW.PS-14/ KEW.PS-15 kepada Urusetia Pengurusan Aset bagi mendapat kelulusan Pegawai Pengawal 3. Mengambil tindakan ke atas syor Pegawai Pengawal di KEW.PS-15 4. Melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa

PEMERIKSAAN PELARASAN STOK

1. Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok berlebihan/berkurangan disebabkan silap pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17 2. Ketua Jabatan hendaklah meluluskan Pelarasan Stok di KEW.PS-17

PEMERIKSAAN PELARASAN STOK

3. Pegawai Stor hendaklah merekod teransaksi pelarasan stok di ruang Terima bagi stok lebih atau di ruang Keluar bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak serta ditandatangani.

PEMERIKSAAN TANGGUNGJAWAB URUSETIA PENGURUSAN ASET

1. Urusetia Pengurusan Aset hendaklah menyemak KEW.PS-14 dan KEW.PS-15 2. Menyediakan KEW.PS-16 untuk perakuan dan tandatangan Pegawai Pengawal

3. Mengemukakan KEW.PS-15 dan KEW.PS-16 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya

PEMERIKSAAN MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR

1. Apabila berlaku pertukaran Pegawai Stor tindakan berikut hendaklah diambil;

(a) menyedia Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 dalam tempoh 2 minggu dari tarikh ambil alih (b) membuat semakan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak 100% bagi memastikan baki stok adalah sama

PEMERIKSAAN MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR

(c) Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 hendaklah disediakan dan ditandatangani pegawai berkenaan dengan disahkan oleh Ketua Jabatan (d) Pegawai Stor yang mengambil alih tugas hendaklah melakukan pelarasan stok di para 198, jika terdapat stok lebih atau kurang

BAB F
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN PERATURAN

1. Keselamatan dan Kebersihan Stor hendaklah sentiasa diberi perhatian oleh Ketua Jabatan dengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan 2. Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan keselamatan yang sesuai dan berkesan dalam mengawal stor/stok terpelihara 3. Stor hendaklah dihindarkan bahaya banjir, bahang matahari dan ancaman makhluk perosak

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN PERATURAN

4. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan ruang pejabat yang sesuai bagi Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor 5. Stor hendaklah mempunyai sistem peredaran udara seperti pemasangan alat penghawa dingin, exhaust fan atau kipas

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN PERATURAN

6. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan stok barang-barang belum guna dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang rosak, usang dan sebagainya

7. Penyelenggaraan stor dan stok hendaklah dilaksanakan dari semasa ke semasa

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KAWALAN KESELAMATAN STOR

1. Bangunan stor seberapa boleh ditempatkan secara berasingan daripada bangunan lain untuk mewujudkan sistem keselamatan yang sempurna dan berkesan

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KAWALAN KESELAMATAN STOR

1. Sistem keselamatan yang sesuai bergantung kepada keperluan dan kesesuaian Stor Pusat/ Utama/ Unit dengan mematuhi:-

(a) sekeliling stor hendaklah berpagar

(b) kawalan 24 jam oleh Pengawal Keselamatan (c) pemasangan lampu limpah (d) pemasangan alat amaran (e) tanda keselamatan ditempat yang tertentu (f) penggunaan pas keluar-masuk (g) peraturan penggunaan kunci mematuhi Arahan Keselamatan

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KAWALAN KEBAKARAN

1. Stor perlu dilengkapi dengan sistem kawalan kebakaran seperti fire alarm, smoke detector, water sprinkler dll 2. Alat pemadam api fire extinguisher, hose reel diletakan di tempat yang strategik 3. Mempamerkan plan lantai yang menunjukkan arah keluar-masuk KELUAR

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KAWALAN KEBAKARAN

4. Mempamerkan tanda amaran seperti Dilarang Merokok , Mudah Terbakar dan sebagainya 5. Ketua Jabatan mendapatkan nasihat Jabatan Bomba & Penyelamat 6. Mengatur latihan mengawal kebakaran kepada Pegawai-pegawai Stor

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KEBERSIHAN

1. Ketua Jabatan hendaklah memastikan stor sentiasa bersih supaya kualiti stor terjamin 2. Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala

BAB G PELUPUSAN

PELUPUSAN PENDAHULUAN

1. Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak, luput, tidak boleh guna, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi stor.

PELUPUSAN PENDAHULUAN

2. Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yang sedang berkuatkuasa

PELUPUSAN PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH

1. Pelupusan stok bernilai rendah hendaklah dilaksanakan bagi stok nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada RM10,000 bagi nilai agregatnya dalam satu permohonan

PELUPUSAN PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH

2. Ketua Jabatan hendaklah melantik dua (2) orang pegawai untuk memeriksa stok yang hendak dilupuskan 3. Pegawai Pemeriksa adalah dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf 4. Pegawai Pemeriksa yang dilantik adalah tidak terlibat dalam menguruskan stok berkenaan

PELUPUSAN PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH 5. Pegawai Pemeriksa stok yang hendak dilupuskan menggunakan borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-19) 6. Pegawai Pemeriksa hendaklah mencatatkan keadaan stok serta memberi syor kaedah pelupusan yang sesuai untuk kelulusan Ketua Jabatan 7. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok dan Kad Petak di ruang Keluar/Baki stok

PELUPUSAN KUASA MELULUS PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH

Kuasa Melulus pelupusan stok bernilai rendah tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa (P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

PELUPUSAN PERAKUAN PELUPUSAN

Semua pelupusan stok tidak memerlukan Perakuan Pelupusan (PEP)

PELUPUSAN URUSETIA PELUPUSAN

Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab/PTJ adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Pelupusan Stok

PELUPUSAN LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN STOK

Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya

BAB H
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA PENDAHULUAN

Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan, kehilangan dan seumpamanya dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yang sedang berkuatkuasa kecuali Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK YANG BERNILAI RENDAH

Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah keseluruhan nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada RM250 yang kekurangannya disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau kemerosotan/kekurangan yang tidak dapat dielakkan

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK YANG BERNILAI RENDAH

Kekurangan stok tersebut bukan disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA KUASA MELULUS HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK

Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stok tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa

(P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK

1. Pegawai Stor hendaklah menyediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok (KEW.PS-21) dengan merujuk di ruangan syor oleh Pegawai Pemeriksa/Pemverifikasi Stor di KEW.PS-14 2. KEW.PS-21 hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan sebelum dikemukakan kepada Kuasa Melulus untuk kelulusan hapus kira

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK

3. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak di ruang keluar dan baki 4. Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir tidak diperlukan bagi kes Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah kecuali sesuatu kehilangan melibatkan jenayah

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA URUSETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK

Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Kehilangan Dan Hapus Kira Stok

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK

Pegawai Pengawal hendaklah melaporkan semua kes kehilangan dan hapus kira stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok di KEW.PS-22

KEW.PS-22 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya

PENJELASAN PEKELILING
SEKSYEN PENGURUSAN ASET BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP) PERBENDAHARAAN MALAYSIA Tingkat 4, Blok Selatan Kompleks Kementerian Kewangan Presint 2, 62592 PUTRAJAYA. hamidah.hamid@treasury.gov.my 03-88823686

SEKIAN TERIMA KASIH