KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGKELASAN BAHARU KATEGORI STOR DI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA (KPM)

Semua Ketua Jabatan / Bahagian Semua Pengarah Pelajaran Negeri Semua Pengarah Institusi Pendidikan Semua Pegawai Pelajaran Daerah Semua Pengetua / Guru Besar

1.

TUJUAN 1.1 Garis panduan ini bertujuan untuk memaklumkan kepada semua Bahagian / Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) / Pejabat Pelajaran Daerah (PPD) / Institusi Pendidikan dan Sekolah berkenaan Pelaksanaan Pengkelasan Baharu Kategori Stor Di Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM). Garis panduan ini adalah berkaitan prosedur pelaksanaan selepas perubahan kategori stor di Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) berdasarkan keputusan Mesyuarat Penyelarasan Semula Kategori Stor bersama Perbendaharaan pada 16 Mac 2011, Mesyuarat Pelaksanaan Penyelarasan Semula Kategori Stor KPM pada 28 Jun 2011 dan Mesyuarat Antara KPM dan Perbendaharaan Berhubung Penyelarasan Draf Panduan Pelaksanaan Pengkelasan Baharu Kategori Stor Di KPM pada 30 September 2011.

1.2

2.

LATAR BELAKANG 2.1 Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil.5/2009 - Tatacara Pengurusan Stor (TPS), setiap agensi perlu melaksanakan pengkelasan kategori stor bagi memastikan pengurusan Stor Kerajaan 1

dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan. Walaupun KPM melalui agensi-agensinya telah melaksanakan perkara ini, keunikan struktur dan pengurusan stor oleh agensi di bawah KPM telah menyebabkan berlakunya kekeliruan dalam pengkelasan stor terutamanya di sekolah-sekolah. 2.2 Berdasarkan beberapa siri Mesyuarat Penyelarasan Semula Kategori Stor KPM yang telah diadakan dengan Perbendaharaan, semua agensi di KPM perlu menyelaras semula kategori stor masing-masing. Penyelarasan kategori yang terkini adalah berdasarkan kriteria baharu yang ditetapkan oleh Perbendaharaan. Perubahan kategori stor ini akan melibatkan perbezaan dalam pelaksanaan TPS, penggunaan borang (KEW.PS) dan pelantikan pegawai yang terlibat dalam pengurusan stor. Garis panduan ini disediakan bagi pelaksanaan TPS yang berbeza amalannya daripada sebelum ini dengan penekanan terhadap perkara yang berkaitan dengan perubahan status kategori stor dan perbezaan pelaksanaannya. Pekeliling pelaksanaan ini hendaklah dilaksanakan bersama-sama dengan ketetapan yang telah dikuatkuasakan seperti di TPS. TPS adalah asas pertimbangan kepada pelaksanaan panduan ini.

2.3

2.4

2.5

3.

PELAKSANAAN BERDASARKAN PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5/2009 - TATACARA PENGURUSAN STOR (TPS).

3.1

Definisi Stor Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.

3.2

Definisi Stok Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubatubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.

3.3

Kategori Stor di KPM 3.3.1 Pengkelasan stor di KPM adalah berdasarkan kriteria-kriteria khusus yang ditetapkan oleh Perbendaharaan dengan mengambil kira keunikan struktur dan fungsi agensi di KPM dan hanya melibatkan dua (2) kategori stor iaitu: Jadual 1 : Kriteria Pengkelasan dan Kategori Stor

Bil. 1.

Kriteria Kaedah perolehan (pembelian) stok

Stor Utama Menguruskan perolehan (pembelian) stok sendiri

Stor Unit Tidak membuat perolehan (pembelian) barangbarang; ATAU Membuat perolehan stok menggunakan peruntukan bantuan geran per kapita (PCG)

2.

Sumber peruntukan kewangan bagi tujuan perolehan Penggunaan Bekalan Stok

Menggunakan peruntukan belanja mengurus bagi tahun semasa Membekalkan stok kepada Stor Unit; ATAU Membekalkan stok terus kepada pelanggan Permohonan stok dari Stor Unit ke Stor Utama menggunakan KEW.PS10; ATAU Permohonan daripada pelanggan ke Stor Utama menggunakan KEW.PS11.

Menggunakan peruntukan bantuan geran per kapita (PCG) Menerima bekalan stok dari Stor Utama dan membuat bekalan terus kepada pelanggan Permohonan daripada pelanggan menggunakan KEW.PS-11

3.

4.

Penggunaan Borang

Bil. 5.

Kriteria Ruangan stor

Stor Utama Mempunyai ruangan / bilik khas bagi menempatkan peralatan / barang-barang yang dikategorikan sebagai stok

Stor Unit Tidak mempunyai ruangan / bilik khas bagi menempatkan peralatan / barangbarang yang dikategorikan sebagai stok

3.4. PELANTIKAN PEGAWAI PENGURUSAN STOR 3.4.1 Setiap agensi di KPM hendaklah melantik pegawai bagi memenuhi tuntutan untuk pelaksanaan pengurusan stor seperti berikut: a. Pegawai Stor Pelantikan pegawai stor hendaklah dilaksanakan oleh Ketua Jabatan secara bertulis di peringkat dalaman bagi pegawai yang dirasakan sesuai tanpa mengira gred. b. Pegawai Penerima / Pegawai Pengesah Pegawai penerima / pengesah dilantik secara dalaman sekurang-kurangnya dua (2) orang atau lebih yang diberi tanggungjawab oleh Ketua Jabatan untuk menerima dan mengesahkan barang-barang stor yang diperolehi. c. Pegawai Pemeriksa Stok Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yang diperiksa bagi melaksanakan pemeriksaan sekurang-kurangnya sekali (1) setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa. d. Pegawai Pemverifikasi Stok i. Pelantikan dua (2) orang Pegawai Pemverifikasi Stor di Bahagian / JPN dan Agensi di Peringkat Negeri (contoh: BTPN) adalah di bawah kelulusan Ketua Setiausaha / Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian.

ii.

Pelantikan dua (2) orang Pegawai Pemverifikasi Stor di Institusi Pendidikan / Sekolah adalah di bawah kelulusan Pengarah Bahagian / Rektor/ Pengarah Pelajaran Negeri mengikut induk institusi masingmasing. Pegawai-pegawai yang dilantik seharusnya dilantik dalam kalangan pegawai yang tidak terlibat dengan organisasi / jabatan/ institusi / sekolah yang diverifikasi serta hendaklah sekurang-kurangnya mempunyai kemahiran asas dalam TPS.

3.5 PENGGUNAAN BORANG DI STOR UTAMA DAN STOR UNIT Jadual 2- Senarai Penggunaan Borang di Stor Utama dan Stor Unit Bil. Proses 1. Penerimaan Borang Stor Utama KEW.PS-1, Borang Terimaan BarangBarang. KEW.PS-2, (Borang Laporan Terimaan Barang-Barang) (sekiranya terdapat selisihan) Penyediaan Katalog (senarai perihal barang) KEW.PS-3, Kad Kawalan Stok KEW.PS-4, Kad Petak KEW.PS-5, Senarai Kad Kawalan Stok KEW.PS-6, Tambahan Barang-barang Standard KEW.PS-7, Penentuan Kumpulan Stok (Berdasarkan Penggunaan Dua (2) Tahun) KEW.PS-8, MDKD KEW.PS-9, Senarai Stok Bertarikh Luput Stor Unit KEW.PS-2, Borang Laporan Terimaan Barang-Barang (sekiranya terdapat selisihan)

2. Merekod Stok 3. Penyimpanan

Rekod Senarai Barang KEW.PS-4, (Kad Petak)

KEW.PS-7, Penentuan Kumpulan Stok (Berdasarkan Penggunaan Dua (2) Tahun) KEW.PS-8, MDKD KEW.PS-9, Senarai Stok Bertarikh Luput

Bil.

Proses

Borang Stor Utama KEW.PS-10, Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok (melibatkan Stor Utama dengan Stor agensi stor ke stor) KEW.PS-11, Borang Permohonan Stok. Daripada stor kepada pengguna akhir. KEW.PS-12, Senarai Pembungkusan (penggunaan melibatkan KEW.PS10) KEW.PS-13, Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-14, Laporan Verifikasi Stor KEW.PS-17, Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-18, Perakuan Ambil Alih KEW.PS-19, Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-21, Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai Rendah Stor Unit KEW.PS-11, Borang Permohonan Stok

4.

Pengeluaran

5. Pemeriksaan 6. Kehilangan dan Hapuskira

KEW.PS-14, Laporan Verifikasi Stor KEW.PS-17, Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-18, Perakuan Ambil Alih

KEW.PS-19, Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-21, Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai Rendah

Bil.

Proses

Borang Stor Utama KEW.PS-13, Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-15, Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-16, Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-20, Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-22, Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok Stor Unit KEW.PS-14, Laporan Verifikasi Stor KEW.PS-20, Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-22, Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok

7.

Laporan Tahunan

3.6

PEMBELIAN/ PENERIMAAN STOK 3.6.1 Pembelian stok bagi agensi yang berstatus Stor Utama adalah digalakkan secara berpusat. Pembelian bagi stok yang terdiri daripada jenis yang sama hendaklah dibeli secara pukal oleh Unit Pengurusan Aset yang seterusnya melaksanakan pengagihan kepada stor-stor kecil yang lain. Pemusatan ini boleh membantu daripada segi pengagihan dan perekodan awal stok. 3.6.2 Setiap agensi berstatus Stor Utama dikehendaki melaksanakan perekodan pembelian / penerimaan barang melalui Borang Terimaan Barang-Barang KEW.PS-1. Borang ini hendaklah diisi satu (1) salinan bagi setiap pesanan. 3.6.3 Agensi berstatus Stor Unit hendaklah menerima stok dan merekodkan secara terus ke dalam Kad Petak KEW.PS-4. 3.6.4 Sekiranya terdapat sebarang perselisihan dalam penerimaan barang, kesemua agensi hendaklah melaporkan perselisihan ini di dalam Borang Laporan Terimaan Barang-Barang KEW.PS-2.

3.7 PEREKODAN STOK 3.7.1 Penyediaan Katalog iaitu rekod senarai barang-barang standard dalam pegangan Stor Utama yang mengandungi maklumat-maklumat lengkap mengenai nombor kod, perihal barang, unit pengukuran dan harga hendaklah disediakan mengikut ketetapan TPS. Sekiranya terdapat penambahan di dalam senarai katalog, agensi berstatus Stor Utama hendaklah menggunakan Borang Tambahan Barang-Barang Standard KEW.PS-6. 3.7.2 Stor Unit dikehendaki menyediakan satu senarai barang-barang yang terdapat dalam pegangannya seperti yang dikehendaki di para 15 TPS. 3.7.3 Perekodan stok bagi Stor Utama hendaklah menggunakan Kad Kawalan Stok KEW.PS-3, KEW.PS-4 dan Senarai Kad Kawalan Stok KEW.PS-5. 3.7.4 Stor Unit hanya perlu merekodkan stok ke dalam KEW.PS-4 sahaja, berdasarkan ketetapan dalam TPS. 3.7.5 Perekodan stok bahan-bahan mentah bersifat basah (contoh: ikan, ayam dan sayur-sayuran) di institusi pendidikan hendaklah direkodkan walaupun pembelian dan penggunaan adalah mengikut kadar harian. Format bagi perekodan stok ini adalah berdasarkan kategori bahan mentah seperti yang ditunjukkan di Lampiran A. Konsep kaedah perekodan ini boleh diguna pakai bagi perekodan stok bahan kimia / bahan berbahaya. 3.7.6 Perekodan stok gunasama seperti peralatan pendidikan jasmani/ sukan / makmal / kemahiran hidup (contoh : bola, kayu hoki, baju sukan, radas makmal dan peralatan pertukangan) hendaklah direkodkan dan disimpan secara berasingan setelah dikeluarkan daripada rekod stok. Format bagi perekodan stok gunasama disertakan di Lampiran B.

3.8 PENYIMPANAN 3.8.1 Penyimpanan stok di KPM hendaklah mematuhi pelaksanaan 5S (sisih, sapu, susun, seragam dan sentiasa amal) yang telah diamalkan di agensi masing-masing bagi memastikan kekemasan dan operasi stor dapat berjalan dengan optimum.

3.8.2 Stok yang mempunyai tarikh luput hendaklah dipastikan penyimpanannya diikuti dengan rekod Stok Bertarikh Luput KEW.PS-9 bagi memastikan stok tersebut dapat dikenal pasti tarikh luput dan kadar penggunaannya. Stok yang bertarikh luput hendaklah dikenal pasti melalui manual pengguna stok atau label yang terdapat pada fizikal stok itu sendiri. 3.8.3 Pelaksanaan sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD) KEW.PS-8, hendaklah diamalkan bagi stok yang mempunyai tarikh luput bagi memastikan kelangsungan penggunaan stok dan seterusnya dapat menggunakan stok tersebut secara maksimum. 3.8.4 Pelaksanaan penyimpanan stok yang berstatus bahan berbahaya hendaklah mematuhi peraturan-peraturan yang ditetapkan seperti di TPS dan peraturan yang ditetapkan oleh agensi yang berkaitan.

3.9 PENGELUARAN 3.9.1 Sebarang pengeluaran stok daripada Stor Utama kepada Stor Unit yang lain hendaklah menggunakan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok KEW.PS-10. Penggunaan borang ini hanya bagi pesanan yang melibatkan stor ke stor. 3.9.2 Permohonan yang melibatkan pengguna akhir atau kegunaan dalaman oleh Stor Utama hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok KEW.PS-11. 3.9.3 Pengeluaran bagi bahan kimia yang hendak dikeluarkan bagi kegunaan pengajaran dan pembelajaran (P&P) hendaklah dikeluarkan mengikut kegunaan (contoh: 1 liter atau 100 gram) daripada Kad Petak dan disimpan di dalam bekas simpanan sementara. Simpanan ini dikawal penggunaannya secara dalaman oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan. 3.9.4 Pelaksanaan pengeluaran barang gunasama di bengkel / makmal / stor sukan dilaksanakan dengan menggunakan buku keluar masuk sebagai rekod dalaman. Kaedah ini hendaklah dilaksanakan bagi mengawal selia stok gunasama tersebut. Rekod dalaman ini boleh mengambil contoh seperti Lampiran B.

10

3.10 PEMERIKSAAN 3.10.1 Pemeriksaan stok hendaklah perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenal pasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil. 3.10.2 Pemeriksaan stok dibahagikan kepada tiga (3) iaitu: a. Pengiraan Stok i. Pengiraan stok hendaklah dilaksanakan oleh semua stor dan secara terus menerus sepanjang tahun; Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan hendaklah ditandatangani berserta tarikh oleh Pegawai Stor; dan Melalui pengiraan ini, Stor Utama dikehendaki menyediakan Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-13 bagi tujuan pelaporan kepada urusetia Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK). Prestasi sesebuah stor itu adalah diukur berdasarkan kadar pusingan stoknya di mana kadar optimum ialah empat (4) kadar pusingan.

ii.

iii.

b.

Pemeriksaan Stok i. Pemeriksaan stok hendaklah dilaksanakan oleh Stor Utama dan Stor Unit di mana pemeriksaan ini hendaklah dijalankan sekurang-kurangnya sekali (1) setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa. ii. Ketua Jabatan di dalam hal ini hendaklah melantik secara bertulis sekurang-kurangnya dua (2) pegawai pemeriksa yang tidak terlibat dalam pengurusan stor untuk menjalankan pemeriksaan stok dan menyediakan Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor KEW.PS-14. iii. Setelah pemeriksaan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok (Stor Utama) / 11

Kad Petak (Stor Unit) dan hendaklah ditandatangani berserta tarikh oleh Pegawai Pemeriksa; dan iv. Pelaksanaan pemeriksaan stok ini hendak mematuhi ketetapan dan kriteria pemeriksaan stok yang ditetapkan dalam TPS.

c. Verifikasi Stor i. Kesemua Stor Utama dikehendaki melaksanakan verifikasi stok oleh Pegawai Pemverifikasi Stor yang dilantik oleh Pegawai Pengawal (Bahagian / JPN) atau Pengarah Bahagian / Rektor/ Pengarah Pelajaran Negeri (institusi pendidikan / sekolah) selepas pemeriksaan stok dijalankan. ii. Pemverifikasi stor dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum tahun berakhir iaitu sebelum 31 Disember bagi melengkapkan KEW.PS-14 serta menyediakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15 dan Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-16. 3.10.3 Pelarasan stok hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok dijalankan. Sekiranya terdapat perselisihan berdasarkan dapatan laporan pemeriksaan tersebut, pelarasan dilaksanakan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17 dan hendaklah mendapat kelulusan Ketua Jabatan. Kad Kawalan Stok dan Kad Petak yang terlibat untuk pelarasan hendaklah dikemaskini dan ditandatangani. 3.10.4 Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa dan digalakkan menggunakan Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut - Am.28 (Pin. 1/77) bagi mematuhi Arahan Perbendaharan AP 309 Pemeriksaan Mengejut.

12

3.11

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN Kaedah pelaksanaan bagi keselamatan dan kebersihan adalah tertakluk kepada ketetapan yang dinyatakan seperti di TPS.

3.12

PELUPUSAN 3.12.1 Pelupusan stok adalah proses mengeluarkan stok yang usang, rosak atau lebihan yang tidak diperlukan (dead stock) lagi bagi memaksimumkan ruangan penyimpan dan kadar pusingan stok. 3.12.2 Kesemua stor dikehendaki melaksanakan pelupusan stok berdasarkan syor Pegawai Pemeriksa dan Pegawai Pemverifikasi stok. 3.12.3 Ketua Jabatan hendaklah melantik secara bertulis dua (2) pegawai pemeriksa stok yang mempunyai kepakaran bersesuaian dan tidak terlibat secara langsung dalam menguruskan stok tersebut. Pegawai pemeriksa perlu melengkapkan borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-19. 3.12.4 Pelupusan stok bernilai rendah adalah melibatkan pelupusan stok dengan Nilai Perolehan Asal (NPA) stok kurang daripada RM10,000.00. Namun, sekiranya NPA stok adalah lebih, pelupusan stok hendaklah mengikuti kaedah pelupusan berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) dengan menggunakan Borang Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih KEW.PA-17. 3.12.5 Pegawai Stor hendaklah mengemaskinikan Kad Kawalan Stok dan Kad Petak di ruangan Keluar/ Baki Stok setelah pelupusan dilaksanakan.

3.13

HAPUS KIRA DAN KEHILANGAN 3.13.1 Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan dan seumpamanya dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPA yang sedang berkuat kuasa kecuali Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah.

13

3.13.2 Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah adalah stok yang jumlah NPA kurang daripada RM250 yang kekurangannya adalah akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau kemerosotan/kekurangan yang tidak dapat dielakkan. Kekurangan stok tersebut bukan disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam. 3.13.3 Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stok adalah tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuat kuasa. 3.13.4 Pegawai Stor hendaklah menyediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok KEW.PS-21 dengan merujuk di ruangan syor oleh Pegawai Pemeriksa/Pemverifikasi stor di KEW.PS-14 serta disahkan oleh Ketua Jabatan.

4.

LAPORAN MENGIKUT SUKU TAHUN/ LAPORAN TAHUNAN Semua stor dikehendaki melaporkan prestasi pengurusan stor kepada penyelaras stor Bahagian/ JPN untuk dilaporkan semasa Mesyuarat Jawatankuasa Aset Alih dan Stor Kerajaan. Pelaporan adalah seperti berikut: Jadual 3: Borang- Borang Yang Berkaitan Bagi Penyediaan Laporan Mengikut Suku Tahun Stor Utama Stor Unit KEW.PS-20, Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-22, Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok Pemeriksaan Mengejut oleh Ketua Jabatan

KEW.PS-13, Laporan Kedudukan Stok. KEW.PS-14, Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stok KEW.PS-20, Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-22, Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok Pemeriksaan Mengejut oleh Ketua Jabatan

14

Jadual 4 : Borang-Borang Yang Berkaitan Bagi Penyediaan Laporan Tahunan Stor Utama KEW.PS-13, Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-15, Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-16, Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-20, Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-22, Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok Stor Unit KEW.PS-14, Laporan Pemeriksaan Stok KEW.PS-20, Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-22, Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok

Nota: Sekiranya tiada kes kehilangan atau pelupusan dilaksanakan, nyatakan TIADA di dalam laporan di KEW.PS-20 dan KEW.PS-22.

5. ASPEK YANG PERLU DIURUSKAN

Bil. 1.

Aktiviti Pengiraan Stok

Kekerapan

Tempoh Pelaksanaan

Catatan Dilaksanakan oleh Pegawai Stor

Sebaik-baiknya Sepanjang tahun setiap suku tahun bagi tujuan penyediaan Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-13

2.

Pemeriksaan Stok

Dilaksanakan Dilaksanakan SekurangPegawai kurangnya satu (1) mulai 1 Oktober oleh Pemeriksa tahun semasa kali setahun lantikan Ketua Jabatan SekurangSelepas prosedur kurangnya satu (1) pemeriksaan dijalankan kali setahun (selepas bulan Oktober dan sebelum 31 Disember tahun 15 Dilaksanakan oleh Pegawai Pemverifikasi Stok lantikan Pegawai Pengawal / Pengarah

3.

Verifikasi Stor

Bil.

Aktiviti

Kekerapan

Tempoh Pelaksanaan semasa)

Catatan Bahagian / Rektor / Pengarah Pelajaran Negeri Dilaksanakan oleh Ketua Jabatan Sekiranya ada

4.

Pemeriksaan Mengejut Laporan bagi Pelupusan dan Hapus Kira

Sepanjang tahun Sekurangkurangnya dua (2) kali setahun Setiap suku tahun Sepanjang tahun

5.

6. PENUTUP 6.1 Pematuhan kepada garis panduan ini adalah penting bagi memastikan pengurusan stor dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkualiti. Bagi mencapai hasrat ini, semua pegawai yang menguruskan stor hendaklah memainkan peranan masing-masing bagi mematuhi garis panduan yang ditetapkan. 6.2 Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab bagi memastikan peraturan bagi perkara ini dipatuhi sepenuhnya oleh Bahagian / Jabatan / Institusi di bawah seliaan masing-masing. Bagi tujuan ini, semua ketua jabatan adalah bertanggungjawab memastikan bahawa garis panduan ini diedarkan kepada institusi di bawah seliaan masing-masing. 7. PEMAKAIAN DAN PEMATUHAN Pekeling ini hendaklah dibaca bersama-sama Arahan Perbendaharaan (SAP), rujukan S/K.KEW/PK/PP/1100/000000/10/31 Jld. 28 SK.6 (4) bertarikh 30 Disember 2009.

16

8. TARIKH KUAT KUASA Garis panduan ini hendaklah disifatkan berkuatkuasa mulai tarikh pekeliling ini dikeluarkan. Sekian, terima kasih.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah,

(HAJI KAMARUZAMAN BIN HUSAIN) Setiausaha Bahagian Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia Tarikh: s.k: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia Timbalan-Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Timbalan-Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Penasihat Undang-Undang Kementerian Pelajaran Pegawai Perhubungan Awam Kementerian Pelajaran

17

Glosari
Pegawai Pengawal - Ketua Setiausaha Kementerian. Ketua Jabatan - Setiausaha Bahagian/ Pengarah/ Rektor/ Pengetua dan Guru Besar. Barang guna habis - Barang yang kerap guna, mudah rosak, mudah haus, tidak ekonomi dikesan satu persatu atau mengikut aturan manual penggunaan yang dikeluarkan terus kepada pengguna. Barang gunasama - Stok yang dikeluarkan namun untuk kegunaan bersama dan ekonomi untuk dikesan seperti bola, baju jersi, alat radas makmal dan alatan kemahiran (tukul dan gergaji). NPA - Nilai perolehan asal iaitu nilai pembelian awal berdasarkan punca perolehan. MDKD - Masuk dahulu keluar dahulu (first in, first out) merujuk kepada keutamaan kepada stok yang datang lebih awal dikeluarkan terlebih dahulu.

18

LAMPIRAN A

PELAKSANAAN PEREKODAN STOK BAHAN MENTAH

KEW.PS-4 No. Kad: .................. KAD PETAK
(Tatacara Pengurusan Stor 53)

Contoh :
Ruj. Kawalan Stok*: Perihal Stok: Kumpulan Stok: Daging (Ayam & Lembu) Lokasi Stok: Stor Bahan Bermasak - Pra Sekolah Nombor Kod: 001

Kuantiti Bil. Tarikh No. Ruj. BTB atau No. Ruj. BPPS Terima Seunit (RM) Keluar Baki

Tandatangan Pegawai Stor

Baki dibawa ke hadapan 1 1.10.2011 001 10kg 50.00 10kg 0 T.T

19

LAMPIRAN B

DAFTAR PERGERAKAN PERALATAN / STOK GUNASAMA

Jenis Jenama dan Model No. Siri Pendaftaran Lokasi Pegawai Penyelia Tarikh Ketika Dikeluarkan Nama Pegawai Tarikh Dikeluarkan Jangka Dipulangkan Pinjaman Pemulangan Tandatangan Peminjam Ketika Dipulangkan Nama Pegawai Tarikh

: : : :

Catatan

Bil

Nama Peminjam

20