JABATAN PENDAFTARAN NEGARA MALAYSIA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI

MS ISO 9001:2008

PROSEDUR KUALITI
No. Dokumen:

PK-JPN-KW-PS-08
Tajuk Prosedur

TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

Sistem Document Online

DOKUMEN TERKAWAL
Disemak oleh:

Diluluskan oleh:

(RIJALUDDIN BIN HAMZAH)

Pengarah
Bahagian Kewangan dan Pembangunan

(ELENA CHIANG ABDULLAH)

Timbalan Ketua Pengarah
(Pengurusan)
Jabatan Pendaftaran Negara, Malaysia
(Wakil Pengurusan)

No. Keluaran

Tarikh Dikeluarkan

01

1 OGOS 2013

SYARAT-SYARAT PENGGUNAAN DOKUMEN INI:

1. Dokumen terkawal ini disediakan dalam bentuk elektronik mengunakan Sistem Document
Online Jabatan Pendaftaran Negara Malaysia.
2. Terdapat perkataan DOKUMEN TERKAWAL berwarna merah di setiap muka depan
dokumen sebagai tanda ianya dokumen terkawal.
3. Tiada bahagian daripada dokumen ini boleh dicetak semula, disalin atau diedar dalam apa
jua bentuk atau cara.
4. Pemilik ID Sistem Document Online bertanggungjawab ke atas kawalan pengunaan
dokumen ini oleh dirinya dan/atau anggota Jabatan yang lain untuk tujuan rujukan dan
panduan.

PROSEDUR KUALITI
TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

KETERANGAN PINDAAN

Pindaan
No

Tarikh

Muka surat/
Seksyen/
Perenggan

Butir-Butir Pindaan Yang

Dibuat

Pindaan
Diluluskan Oleh

1.

2.

3.

4.

5.

6.

PERINGATAN
PINDAAN HANYA DIBENARKAN SEHINGGA 6 (ENAM) PINDAAN SAHAJA
DOKUMEN MESTI DIKELUARKAN DENGAN SEPENUHNYA SELEPAS ITU

No. Dokumen: PK-JPN-KW-PS-08

Muka surat 2 drp. 12
Pindaan : 0

PROSEDUR KUALITI
TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

1.0

TUJUAN
Prosedur ini adalah bertujuan bagi mengendalikan pengurusan stor di
Stor Pusat JPN / Stor JPN Negeri.

2.0

SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh Stor Pusat JPN / Stor JPN Negeri.

3.0

DEFINISI
3.1

Definisi Stor
Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan,
penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.

3.2

Definasi Stok
Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan
untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan
pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel,
dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen
atau buku yang dikawal dan sebagainya.

3.3

Istilah
KPPN

Ketua Pengarah Pendaftaran Negara

TKPPN

Timbalan Ketua Pengarah Pendaftaran Negara

PKW

Pengarah Bahagian Kewangan dan

Pembangunan

PPN

Pengarah Pendaftaran Negeri

TPN

Timbalan Pengarah Negeri

TPK

Timbalan Pengarah Kewangan

PPK

Penolong Pengarah Kewangan

PP

Penolong Pengarah

PPT(L)

Penolong Pegawai Tadbir Logistik

No. Dokumen: PK-JPN-KW-PS-08

Muka surat 3 drp. 12
Pindaan : 0

PROSEDUR KUALITI
TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

PPT

Penolong Pegawai Tadbir

PPK(L)

Pembantu Pendaftaran Kanan Logistik

PPK

Pembantu Pendaftaran Kanan

KPT(S)

Ketua Pembantu Tadbir Stor

PTK(P/O)

Pembantu Tadbir Kanan (Perkeranian/Operasi)

PTK(Kew)

Pembantu Tadbir Kanan (Kewangan)

PP

Pembantu Pendaftaran

PT(Kew)

Pembantu Tadbir (Kewangan)

PT(P/O)

Pembantu Tadbir Perkeranian Operasi

BKW

Bahagian Kewangan Dan Pembangunan

JPNM

Jabatan Pendaftaran Negara Malaysia

JPN

Jabatan Pendaftaran Negara

TPS

Tatacara Pengurusan Stor

Kew.PS 1

Borang Terimaan Barang-Barang

Kew.PS 2

Borang Laporan Terimaan Barang-barang

Kew.PS 3

Kad Kawalan Stok

Kew.PS 4

Kad Petak

Kew.PS 5

Senarai Daftar Kad Kawalan Stok

Kew.PS10

Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok

Kew.PS11

Borang Permohonan Stok

Kew.PS12

Senarai Pembungkusan

Kew.PS14

Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor

Kew.PS 15

Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan

Stor

Kew.PS 17

Penyata Pelarasan Stok

Kew.67

Buku Kaunterfoil

MDKD

Masuk Dulu Keluar Dulu

No. Dokumen: PK-JPN-KW-PS-08

Muka surat 4 drp. 12
Pindaan : 0

PROSEDUR KUALITI
TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

4.0

TANGGUNGJAWAB
PKW dan PPN bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi
semasa melaksanakan tugas pengurusan stok di Stor Pusat dan Stor
Utama JPNM / Stor JPN Negeri.

5.0

RUJUKAN

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

2. Surat Arahan Daripada KPPN

No. Dokumen: PK-JPN-KW-PS-08

Muka surat 5 drp. 12
Pindaan : 0

PROSEDUR KUALITI
TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

6.0

PROSEDUR

TANGGUNG
JAWAB
PPK/KPT(S)/P
P/PT(P/O)
/PTW
KPT(S)/PP/PT
(P/O)/PTW

TINDAKAN
6.1

KEKANGAN

PENERIMAAN
6.1.1 Memastikan setiap barang-barang
stor yang diterima menepati kualiti,
kuantiti sebenar mengikut pesanan
dalam keadaan baik.
Nota : Jika stok dihantar terdapat
perselisihan terus ke para 6.1.2
6.1.2 Laporkan
kepada
PPT(L)/PPK/
KPT(S) sekiranya barangan yang
diterima tidak mengikut pesanan.
6.1.3 Kembalikan
kepada
pembekal
barang
yang
tidak
mengikut
pesanan beserta borang KEW.PS 2.

KPT(S)/PP/PT
(P/O)/PTW

6.2

PENGESAHAN TERIMAAN BARANG

6.2.1 Membuat
Akuan
Penerimaan
setelah dipastikan semua barang
yang diterima adalah mengikut
pesanan.
6.2.2 Pengesahan
penerimaan
dari
pembekal dibuat dalam KEW.PS 1.

KPT(S)/PP/PT
(P/O)/PTW

6.3

MEREKOD STOK
6.3.1 Merekodkan stok yang diterima di
dalam KEW.PS 3 dan KEW.PS 4
serta KEW. 67 bagi dokumen
keselamatan bersiri .
6.3.2 Menyedia
KEW.PS 5.

dan

mengemaskini

No. Dokumen: PK-JPN-KW-PS-08

Muka surat 6 drp. 12
Pindaan : 0

PROSEDUR KUALITI
TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

TANGGUNG
JAWAB
PS (K)
PPK / PP

TINDAKAN
6.4

KEKANGAN

PENYIMPANAN
TPS bab c
6.4.1. Stok disimpan di
praktikal
bagi
pengendaliannya.

tempat yang
memudahkan

6.4.2. Stok di simpan mengikut lokasi

beserta KEW.PS 4.
6.4.3. Stok disusun
MDKD.
PPK / PS (K)
PP

6.5

mengikut

PENGKODAN STOK BARU

6.5.1 Mewujudkan kod bagi stok baru
dengan mengisi borang KEW.PS 6
dalam 3 salinan
6.5.2 Memasukkan
kedalam
sebagai barang standard .

PS (K)
PPK / PP

sistem

6.6

PEMESANAN
STOK

DAN

TPS 15-19

katalog

PERMOHONAN

6.6.1. Semua pemesanan stok ke Stor TPS 136

Pusat
atau
Stor
Utama
menggunakan KEW.PS10.
6.6.2. Semua pemesanan stok kepada
Stor
utama
atau
Stor
Unit
menggunakan KEW.PS11.
6.6.3. Mendaftarkan KEW.PS 10
memberi nombor pengeluaran

dan TPS 142

6.6.4. Meluluskan kuantiti pengeluaran

6.6.5. Merekodkan
pengeluaran
KEW.PS 3 / KEW 67
6.6.6. Mengeluarkan
pesanan
Kemaskini KEW.PS 4

No. Dokumen: PK-JPN-KW-PS-08

Muka surat 7 drp. 12
Pindaan : 0

di
dan

PROSEDUR KUALITI
TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

TANGGUNG
JAWAB
KPT(S)/PP/PT
(P/O)/PTW

TINDAKAN
6.7

KEKANGAN

PENGELUARAN STOK
6.7.1

Mengeluaran stok yang telah TPS 148

diluluskan seperti di KEW.PS10.

6.7.2 Pengeluaran stok dari Stor Pusat ke TPS 160 stor utama hendaklah mengunakan 163
salinan KEW. PS 10
Nota:
(i).
(ii).

(iii).

Stor
Utama
Negeri

Pembungkusan KEW. PS 12
Stor Utama Malaysia Timur Pembungkusan KEW.PS 12 dan
Penghantaran.
Mengemaskini KEW.PS 3 dan
KEW.PS 4 serta KEW.67 bagi
dokumen keselamatan bersiri.

No. Dokumen: PK-JPN-KW-PS-08

Muka surat 8 drp. 12
Pindaan : 0

PROSEDUR KUALITI
TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

TANGGUNG
JAWAB
KPT(S)/PP/PT
(P/O)/PTW

TINDAKAN

KEKANGAN

6.8 PEMERIKSAAN
6.8.1 Pengiraan Stok
TPS 183
6.8.1.1. Dilakukan
terus
menerus
sepanjang tahun bagi semua
stor.

Pegawai
Pengawal

6.8.2 Pemeriksaan Stok

Pegawai
Pemeriksa
Stok

6.8.2.1. Mengeluarkan surat lantikan

sebagai Pegawai Pemeriksa
Stok.

KPT(S)/PP/PT
(P/O)/PTW

6.8.2.2. Dilakukan mulai 1 Oktober

tahun semasa secara 100%
hanya di Stor Pusat dan Stor
Utama oleh Pemeriksa yg
dilantik Ketua Jabatan.
6.8.2.3. Stok
yang
diperiksa
disenaraikan
dalam
KEW.PS14 dan disahkan oleh
pegawai pemeriksa selepas
pemeriksaan stok dilakukan.
6.8.3 Verifikasi Stor

Pegawai
Pengawal
Pegawai
Pemverifikasi
Stor

6.8.3.1. Mengeluarkan surat lantikan

sebagai Pegawai Pemeriksa
Stok
6.8.3.2. Mengeluarkan surat lantikan
sebagai
Pegawai
Pemverifikasi Stor

No. Dokumen: PK-JPN-KW-PS-08

Muka surat 9 drp. 12
Pindaan : 0

TPS 184

PROSEDUR KUALITI
TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

TANGGUNG
JAWAB

TINDAKAN

KEKANGAN

6.8.3.3. Dilaksanakan
selepas
pemeriksaan stok sekurangkurangnya satu (1) tahun
sekali sebelum 31hb Disember
tahun semasa di Stor Pusat
dan Stor Utama.
6.8.3.4. Pegawai
pemverifikasi
hendaklah melengkap
dan
mengesah KEW.PS14 serta
melaporkan pengurusan stor
keseluruhan
melalui
KEW. PS15.
6.8.4 Pelarasan Stok

TPS 185

6.8.4.1. Tindakan
Pelarasan
Stok
dilakukan sekiranya terdapat
sebarang perselisihan
stok
berlaku ke dalam KEW. PS17.

7.0

REKOD KUALITI
Bil.

Jenis Borang

Tempoh Simpanan

Lokasi

Baucar
Terimaan
Barang
(KEW. PS1)
Kad Kawalan Stok
(KEW.PS 3)

7 Tahun

Stor Pusat/Stor
Bahagian/Stor JPN
Negeri
Stor Pusat/ Stor
Bahagian/Stor JPN
Negeri

3.

Kad Petak
(KEW. PS4)

7 Tahun

Stor Pusat/ Stor

Bahagian/Stor JPN
Negeri

4.

Buku Akaun Stok

(KEW. 67)

Kekal

Stor Pusat/ Stor

Bahagian/Stor JPN
Negeri

1.

2.

7 Tahun

No. Dokumen: PK-JPN-KW-PS-08

Muka surat 10 drp. 12
Pindaan : 0

PROSEDUR KUALITI
TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

8.0

PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KPI)

1. Penerimaan stok diproses dalam masa dua hari selepas penerimaan.
2. Permohonan pengeluaran stok diproses dalam masa 2 hari setelah
mendapat kelulusan.

9.0

LAMPIRAN-LAMPIRAN
1. Proses Mapping

No. Dokumen: PK-JPN-KW-PS-08

Muka surat 11 drp. 12
Pindaan : 0

PROSEDUR KUALITI
TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

TIDAK
MENGIKUT
PESANAN

6.1
PENERIMAAN

PENERIMAAN
BARANG

LENGKAP

PPK/KPT(S)/PP/PT(P/O)/PTW
KPT(S)/PP/PT(P/O)/PTW

TPS 15-19

TPS 136 & 142

TPS 85

TPS Bab C

6.2
PENGESAHAN
TERIMAAN
BARANG

6.3
MEREKOD STOK

6.4
PENYIMPANAN

KPT(S)/PP/PT(P/O)/
PTW

KPT(S)/PP/PT(P/O)/
PTW

PS(K)/PPK/PP

TPS 183,184 & 185

TPS 148, 160 -163

6.5
PENGKODAN
STOK BARU

6.6
PEMESANAN
DAN
PERMOHONAN
STOK

6.7
PENGELUARAN
STOK

PPK/PS(K) PP

PS(K) PPK/PP

KPT(S)/PP/PT(P/O)/
PTW

6.8
PEMERIKSAAN

SELESAI

KPT(S)/PP/PT(P/O)/
PTW/Pegawai
Pengawal/Pegawai
Pemeriksa Stok

PK-JPN-KW-PS-08

No. Dokumen: PK-JPN-KW-PS-08

Muka surat 12 drp. 12
Pindaan : 0