Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan
Bab A - Penerimaan
Bab B Merekod Stok
Bab C Penyimpanan
Bab D - Pengeluaran
Bab E - Pemeriksaan
Bab F Keselamatan dan Kebersihan
Bab G Pelupusan
Bab H Kehilangan dan Hapuskira

Definasi Stor & Stok

PERKARA

Definisi

STOR
Tempat melaksanakan :- Penerimaan;
- Perekodan;
- Penyimpanan;
- Penyelenggaraan;
- Pengendalian; dan
- Pengeluaran STOK.

STOK
Barang BELUM GUNA dan perlu
disimpan untuk tujuan operasi atau
penyelenggaraan termasuk :- Bekalan pejabat
- Ubat-ubatan
- Alat ganti
- Keselamatan
- Makmal
- Bengkel
- Dapur
- Sukan
- Pertanian
- Latihan
- Penyiaran
- Domestik dll
3

Kategori Stor Kerajaan

Berdasarkan Keputusan Mesyuarat Penyelarasan Semula Kategori Stor
Bersama Perbendaharaan Pada 16 Mac 2011
PER.

STOR PUSAT

Definisi Membekalkan stok

STOR UTAMA

STOR UNIT

Mendapatkan
Stor Pusat
kepada semua Stor
bekalan daripada Stor
ATAU
Utama di Kementerian/
Utama dan bekalan
i.Menguruskan
pembelian
sendiri
Jabatan di bawahnya.
terus dibuat kepada
dan membekalkan kepada stor unit.
Permohonan
pelanggan.
Permohonan stok daripada Stor Unit
Tidak membuat
daripada Stor Utama
ke Stor Utama guna Kew.PS-10.
kepada Stor Pusat
ii.Menguruskan pembelian sendiri perolehan barangmenggunakan KEW.PS- dan membekalkan terus kepada
barang
pelanggan. Permohonan daripada
Permohonan daripada
10
pelanggan ke Stor Utama guna
Contoh : Stor
pelanggan
Kew.PS-11.
Material Spesifik (SMS)
menggunakan Kew.PSiii. Contoh : Bahagian-bahagian di
PDRM dan Depoh
KPM, Jabatan Pelajaran Negeri dan 11
Contoh : SekolahBekalan Pusat
agensi yang menerima dan
Kementerian
sekolah yang menerima
menggunakan peruntukan OS
Pertahanan
peruntukan PCG
27000
Mendapatkan bekalan daripada

Tujuan Diwujudkan Kategori Stor

Kategori Stor Kerajaan

STOR PUSAT

STOR UTAMA

Stor
Unit

Pelanggan

STOR UTAMA

STOR UTAMA

Stor
Unit

Stor
Unit

Stor
Unit

Stor
Unit

Pelanggan

Pelanggan

Pelanggan

Pelanggan

Stor
Unit

Pelanggan
6

Asas Pengurusan Stor

Fungsi Stor
Terima

Barang dipesan
Sah dan perakukan barang diterima

Simpan Stok

Guna kaedah dan di lokasi ditetapkan

Mengoptimumkan ruang stor

Penjagaan

Jaga & selenggara stok dengan baik

Pastikan berfungsi untuk digunakan

Pergerakan stok ikut keperluan pelanggan

Selenggara rekod setiap transaksi

Rancang & urus penokokan stok

Pastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan

Pengeluaran
Nationally
and
Internationally
benchmarked
Perancangan
Nationally
and
Internationally
benchmarked

Fungsi Stor
Pembungkusan
Nationally
and
Internationally
benchmarked

Bungkus dan hantar stok kepada pelanggan

Pemeriksaan

Barang dipesan
Sah dan perakukan barang diterima

3K

Pastikan Keselamatan, Kebersihan & Keceriaan

Pelupusan

Tindakan pelupusan dilaksanakan

Stok usang/obselete , rosak , expired, melebihi
keperluan & elak pembaziran

Dilaksanakan mengikut peraturan

Untuk stok yang hilang

Nationally and
Internationally
benchmarked

Hapuskira
Nationally
and
Internationally
benchmarked

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan
Bab A - Penerimaan
Bab B Merekod Stok
Bab C Penyimpanan
Bab D - Pengeluaran
Bab E - Pemeriksaan
Bab F Keselamatan dan Kebersihan
Bab G Pelupusan
Bab H Kehilangan dan Hapuskira

10

Penerimaan
Istilah

Pegawai
Penerima

Pegawai
Bertauliah
Objektif

Nationally
and
Objektif
Internationally
benchmarked

Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk

terima dan sahkan aset yang diperolehi
Dilantik oleh Ketua Jabatan

Pegawai yang memiliki kepakaran dalam

bidang tertentu
Dilantik oleh Ketua Jabatan
Spesifikasi barang-barang stor
Kualiti/Kuantiti
Keadaan barang-barang stor
11

Penerimaan
Daripada Pembekal

Kew.PS-1 Borang terimaan Barang-barang (BTB)

Kew.PS-2 Borang Laporan Terimaan Barang-barang
Tidak sempurna kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak
(catat diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara
diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.

12

Penerimaan
Daripada Stor Pusat/Utama

Kew.PS-2 Borang Laporan Terimaan Barang-barang

Kew.PS-10 Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok
Kew.PS-12 Senarai Pembungkusan
Tidak sempurna kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak
13

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan
Bab A - Penerimaan
Bab B Merekod Stok
Bab C Penyimpanan
Bab D - Pengeluaran
Bab E - Pemeriksaan
Bab F Keselamatan dan Kebersihan
Bab G Pelupusan
Bab H Kehilangan dan Hapuskira

14

Merekod Stok
Kad Kawalan Stok & Kad Petak
PER.

STOR PUSAT

STOR UTAMA

STOR UNIT

Rekod
di ..

Kew.PS-3 (Kad Kawalan

Stok)
Kew.PS-4 (Kad Petak)

Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok)

Kew.PS-4 (Kad Petak)

Kew.PS-4 (Kad Petak)

Warna
Kad

Kew.PS-3 (Putih)
Kew.PS-4 (Hijau/Merah
Jambu untuk stok bertarikh
luput & bahan kimia)

Kew.PS-3 (Putih)
Kew.PS-4 (Hijau/Merah
Jambu untuk stok bertarikh
luput & bahan kimia)

Kew.PS-3 (Putih)
(delete)
Kew.PS-4 (Hijau/
Merah Jambu untuk
stok bertarikh luput &
bahan kimia)

Lokasi
Kad

Tatacara
Merekod

Ditempatkan bersama stok

Kad petak barangan kimia, mudah terbakar atau stok simpan dalam bilik beku
simpan ditempat berasingan
Penerimaan Pen dakwat merah

1 kad 1 item & no. kad berturutan

silap (tidak boleh padam garis,repair & initial)

pengeluaran Pen dakwat biru/hitam

Rekod
Elektronik

Ikut format sama

Sentiasa dikemaskini

Cannibali
ze

direkod dalam senarai berasingan

15

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan
Bab A - Penerimaan
Bab B Merekod Stok
Bab C Penyimpanan
Bab D - Pengeluaran
Bab E - Pemeriksaan
Bab F Keselamatan dan Kebersihan
Bab G Pelupusan
Bab H Kehilangan dan Hapuskira

16

Penyimpanan
Susun Atur
faktor keselamatan,
pergerakan & kekemasan
50cm daripada siling
Jenis Stok

Lokasi
Penyediaan floor plan
Catat lokasi pada KKS & KP
Letakan tetap & sementara

Tindakan Penyimpanan

Jenis Stok

Penyimpan Stok
Amalan MDKD
Pembahagian ruang ikut
jenis stok (jika boleh)
Tindakan Penyimpanan

Stok Dalam
Bekas Asal

Kekalkan & pastikan label

dapat dilihat

Stok Barang
Berat

Lokasi paling bawah & mudahkan

urusan
Sediakan palet

Barang Tercerai

Kumpul dalam satu bekas

kuantiti mudahkan kerja

Stok Bertarikh
Luput

Teg Biru diletak pada KKS

Kad Petak warna pink
Kew.PS-8
Kew.PS-9 (Senarai Stok bertarikh
Luput)

Barang
Berharga /
Menarik

Ikut Peraturan
Keselamatan
Simpan di tempat selamat

Stok Bahan
Kimia / Mudah
Terbakar

Dilabel
Simpan berasingan
Pengendalian ikut peraturan

Stok Mudah
Terjejas
(Panas/Lembap)

Simpan tempat sesuai cth

dalam peti sejuk atau bilik
kering

Stok Tidak
Mudah Terjejas
(Panas/Lembap)

Simpan ditempat lapang &

berpagar
17

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan
Bab A - Penerimaan
Bab B Merekod Stok
Bab C Penyimpanan
Bab D - Pengeluaran
Bab E - Pemeriksaan
Bab F Keselamatan dan Kebersihan
Bab G Pelupusan
Bab H Kehilangan dan Hapuskira

18

Pengeluaran
Kebenaran oleh Pegawai Stor atau Pegawai diberi kuasa secara
bertulis oleh Ketua Jabatan
Guna sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)
Guna Kew.PS-10 - Borang Pesanan Pengeluaran Stok
Permohonan ke Stor Pusat / Utama
Satu stok satu permohonan
5 Salinan

Guna Kew.PS-11 - Borang Permohonan Stok

Pesanan kepada Stor Unit
2 Salinan

Kew.PS-10 & 11 hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Stor

19

Pengeluaran

Barang Gunahabis
barang kerap digunakan atau
barang mudah rosak atau
barang bernilai rendah atau
Barang tidak ekonomik dikesan
Dikeluarkan terus kepada pengguna
Borang kawalan keluar masuk ikut format Jabatan

Rekod utk kawalan dalaman brg2 gunasama cth hard disc

Brg2 lain juga sepatutnya perlu direkod untuk tujuan kawalan
Format perekodan ikut masing2 punya agensi
Isu: berapa nilai utk diketegorikan sbg brg gunahabis?? Per item or agregat.

20

Pengeluaran
Barang Gunahabis

barang kerap digunakan atau

barang mudah rosak atau
barang bernilai rendah atau
barang tidak ekonomik dikesan.

Contoh :Kalkulator / gunting / stapler /

penunu bunsen/ pemutar skru/ tali/
gelas/ bakul sampah/ sudu / garfu.

Barang Gunahabis (Gunasama)

disimpan semula selepas
digunakan
disediakan format khusus
mengikut kesesuaian.

Contoh :Peralatan sukan / uniform sukan

21

Pemeriksaan
Jenis Pemeriksaan

22

Pemeriksaan
Pengiraan Stok
Soalan

Jawapan

Dimana dilaksana ?

Stor Pusat
Stor Utama
Stor Unit

Bila ?

Sepanjang Tahun
Bila ada transaksi masuk atau keluar

Tanggungjawab
siapa ?

Pegawai Stor (Dilantik oleh Ketua Jabatan)

Apa perlu dibuat ?

Kira baki selepas transaksi

buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad
Petak
Tandatangan & tarikh oleh Pegawai stor
23

Pemeriksaan
Pemeriksaan Stok
Soalan

Jawapan

Dimana dilaksana ?

Stor Pusat
Stor Utama

Bila ?

Sekali setahun mulai 1 Oktober

Pemeriksaan terhadap semua stok

Tanggungjawab siapa ?

Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan

Pegawai tidak kena mengena dengan stor

Apa perlu dibuat ?

Guna Kew.PS-14 Laporan Pemeriksaan / Verifikasi

Stor
Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai
Pemverifikasi Stor
buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad
Kawalan Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa)

Ingat !!!

Tiada transaksi waktu pemeriksaan

Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa
24

Pemeriksaan
Verifikasi Stor
Soalan

Jawapan

Dimana dilaksana ?

Stor Pusat
Stor Utama

Bila ?

Sekali setahun sebelum 31 Disember

selepas Pemeriksaan stor dibuat

Tanggungjawab siapa ?

Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh Pegawai

Pengawal
Tempoh pelantikan 2 Tahun

Apa perlu dibuat ?

Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan

Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ
Sediakan Kew.PS-15 Laporan Tahunan Keseluruhan
Pengurusan Stor dan serah kepada KJ

Keanggotaan
Pemverifikasi Stor

Sekurang-kurangnya 2 orang
Tidak bertugas di stor
Kump. P&P serta sokongan
25

Pemeriksaan
Tindakan Ketua Jabatan

26

Pemeriksaan
Pelarasan Stok

Soalan

Jawapan

Pelarasan Stok ?

Tindakan pembetulan akibat kesilapan kiraan

Bila ?

Selepas Pemeriksaan Stor dan Verifikasi Stor

dilaksanakan

Tanggungjawab siapa ?

Pegawai Stor

Kuasa Melulus

Ketua Jabatan

Borang Diguna

Kew.PS-17 Penyata Pelarasan Stok

Apa perlu buat ?

Transaksi di ruang Terima stok terlebih (KKS-Bhgn B)

Transaksi di ruang Keluar stok terkurang
Catat di Kad Petak
Tandatangan dan tarikh
27

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan
Bab A - Penerimaan
Bab B Merekod Stok
Bab C Penyimpanan
Bab D - Pengeluaran
Bab E - Pemeriksaan
Bab F Keselamatan dan Kebersihan
Bab G Pelupusan
Bab H Kehilangan dan Hapuskira

28

Keselamatan & Kebersihan

29

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan
Bab A - Penerimaan
Bab B Merekod Stok
Bab C Penyimpanan
Bab D - Pengeluaran
Bab E - Pemeriksaan
Bab F Keselamatan dan Kebersihan
Bab G Pelupusan
Bab H Kehilangan dan Hapuskira

30

Pelupusan
Stok bernilai rendah

31

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan
Bab A - Penerimaan
Bab B Merekod Stok
Bab C Penyimpanan
Bab D - Pengeluaran
Bab E - Pemeriksaan
Bab F Keselamatan dan Kebersihan
Bab G Pelupusan
Bab H Kehilangan dan Hapuskira

32

Kehilangan & Hapuskira

Stok bernilai rendah

33

Tatacara Pengurusan Stor

Peringatan Bersama

Melantik Pegawai Stor, Pegawai Penerima & Pegawai Bertauliah

Melantik Pegawai Pemeriksa Stor
Melantik Pegawai Pemeriksa Pelupusan Stok Bernilai Rendah (jika perlu)
Melaksanakan pemeriksaan 100% stor selepas 1 Oktober tahun semasa *
Melaksanakan Pemverifikasian Stor 100 % ** sebelum 31 Disember
dan selepas Pemeriksaan Stor dijalankan (100 % selepas 1 Oktober)
Mengemukakan Laporan tersebut kepada PPD/JPN apabila diminta : KEW.PS-13 Laporan Kedudukan Stok Tahun
KEW.PS-14 Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor Tahun
KEW.PS-15 Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor Tahun ..
KEW.PS-16 Laporan Tahunan Verifikasi Stor Tahun
KEW.PS-20 Laporan Tahunan Pelupusan Stok Tahun
KEW.PS-22 Laporan Tahunan Kehilangan & Hapuskira Stok Tahun
* Pemeriksaan boleh dilakukan sepanjang tahun tetapi perlu keseluruhan
selepas 1 Oktober tahun semasa
** Pemverifikasi Stor dilantik oleh KSU
34