Bengkel Training Of Trainers (TOT) Pengurusan Stor Kerajaan

Kursus Pengurusan Kewangan Bagi Inisatif 73 – Latihan Pegawai Bukan Guru

Dalam Program Kewangan Di Bawah Pelan Pembangunan Pendidikan
Malaysia (PPPM) 2013-2025
11 - 14 November 2013 – Hotel Sentral, Malaka
Tujuan
Memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan
Stor Kerajaan

Peranan dan Tanggungjawab Pegawai Pengawal

Mengemukakan Laporan Tahunan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya
i. Laporan Kedudukan stok (Kew.PS-13)
ii. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (Kew.PS-14)
iii. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor
(Kew.PS-15)
iv. Laporan Tahunan Verifikasi Stor (Kew.PS-16)
v. Laporan Tahunan Pelupusan Stok (Kew.PS-20)
vi. Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok
(Kew.PS-22)
2
Tujuan
Memperkemas prosedur pelaksanaan pengurusan stor
selepas pengkelasan baharu kategori stor di KPM

Dibaca bersekali dengan peraturan sedia ada yang

terpakai berkaitan pengurusan stor
Memudah cara prosedur pengurusan stor selaras dengan
struktur KPM yang kompleks berpandukan kepada
pekeliling semasa yang terpakai
Khusus untuk kegunaan KPM dan agensi di bawahnya
sahaja
Berkuatkuasa mulai 27 Februari 2012

3
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan

Bab A - Penerimaan

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab D - Pengeluaran

Bab E - Pemeriksaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira 4

Definasi Stor & Stok

PERKARA STOR STOK

Definisi  Tempat melaksanakan :-  Barang BELUM GUNA dan perlu

- Penerimaan; disimpan untuk tujuan operasi atau
- Perekodan; penyelenggaraan termasuk :-
- Penyimpanan; - Bekalan pejabat
- Penyelenggaraan; - Ubat-ubatan
- Pengendalian; dan - Alat ganti
- Pengeluaran STOK. - Keselamatan
- Makmal
- Bengkel
- Dapur
- Sukan
- Pertanian
- Latihan
- Penyiaran
- Domestik dll 5
 Kategori Stor Kerajaan –
PP5/2009
PER. STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT

Definisi  Membekalkan stok  Mendapatkan bekalan  Mendapatkan

kepada semua Stor daripada Stor Pusat
Utama di Kementerian/ ATAU
Jabatan di bawahnya. i. Menguruskan pembelian
 Permohonan sendiri dan membekalkan
daripada Stor Utama kepada stor unit.
kepada Stor Pusat Permohonan stok daripada
menggunakan KEW.PS- Stor Unit ke Stor Utama
10 guna Kew.PS-10.
ii. Menguruskan pembelian
sendiri dan membekalkan
terus kepada pelanggan.
Permohonan daripada
pelanggan ke Stor Utama
guna Kew.PS-11.
bekalan daripada Stor
Utama dan bekalan
terus dibuat kepada
pelanggan.
 Tidak membuat
perolehan barang-
barang
Permohonan daripada
pelanggan
menggunakan Kew.PS-
11

6
Kategori Stor Kerajaan Di KPM
Berdasarkan Garis Panduan Pelaksanaan Pengkelasan Baharu
Kategori Stor di KPM – 27 Februari 2012
BIL KRITERIA
1 Kaedah perolehan
(pembelian) stok
2 Sumber peruntukan
kewangan bagi tujuan
perolehan
3 Penggunaan Bekalan Stok
4 Penggunaan Borang
5 Ruangan Stor
STOR UTAMA
 menguruskan perolehan
(pembelian) stok sendiri
 Menggunakan peruntukan belanja
mengurus bagi tahun semasa
 Membekalkan stok kepada Stor Unit
; ATAU
 Membekalkan stok terus kepada
pelanggan
 Permohonan stok dari Stor Unit ke
Stor Utama menggunakan KEW.PS-
10; ATAU
 Permohonan daripada pelanggan ke
Stor Utama menggunakan KEW.PS-11
 Mempunyai ruangan / bilik khas bagi
menempatkan peralatan / barang-
barang yang diketegorikan sebagai
stok
STOR UNIT
 Tidak membuat perolehan (pembelian)
barang-barang; ATAU
 Membuat perolehan stok menggunakan
peruntukan bantuan geran per kapita (PCG)
 Menggunakan peruntukan bantuan geran
per kapita (PCG)
 Menerima bekalan stok dari Stor Utama
dan membuat bekalan terus kepada
pelanggan
 Permohonan daripada pelanggan
menggunakan KEW.PS-11
 Tidak Mempunyai ruangan / bilik khas
bagi menempatkan peralatan / barang-
barang yang diketegorikan sebagai stok
7
Kategori Stor Kerajaan Di KPM
Berdasarkan Garis Panduan Pelaksanaan Pengkelasan Baharu
Kategori Stor di KPM – 29 Februari 2012 & Keputusan Mesyuarat JKPAK KPM
Bil. 4/2011 pada 31 Oktober 2011

Bil. Kategori Bahagian / Agensi / Institusi

1. Stor Utama (i) Semua bahagian / agensi;
(ii) Jabatan Pelajaran Negeri
(iii) Pejabat Pelajaran Daerah;
(iv) Institut Pendidikan Guru Malaysia (induk dan semua kampus IPG);
(v) Kolej Matrikulasi KPM;
(vi) Sekolah Sukan;
(vii) Sekolah Seni;
(viii) Sekolah Berasrama Penuh; dan
(ix) Sekolah Menengah Teknik dan Vokasional
2. Stor Unit sekolah harian, serta mana-mana institusi yang tidak disenaraikan
sebagai Stor Utama
8
Tujuan Diwujudkan Kategori Stor

Pusingan
• Dapatkan & nilai Stok • Stor Unit
keseluruhan • Kuantiti kecil &
stok • Tentukan
Kadar jangkamasa
• Stor Pusingan Stok pendek
Utama/Pusat
• Elak simpanan
stok berlebihan
Laporan Pengurusan

9
Kategori Stor Kerajaan

STOR PUSAT

STOR UTAMA STOR UTAMA STOR UTAMA

Stor Stor Stor Stor Stor Stor

Unit Unit Unit Unit Unit Unit

Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan

10
Asas Pengurusan Stor

Pengurusan Stor
• Stok sentiasa ada
• Menepati kehendak
pelanggan

Kawalan Stok
• Stok boleh diguna
• Kaedah penjagaan &
penyelenggaraan yang sempurna

11
Fungsi Stor

Terima ▪ Barang dipesan

▪ Sah dan perakukan barang diterima

Simpan Stok
▪ Guna kaedah dan di lokasi ditetapkan
▪ Mengoptimumkan ruang stor

Penjagaan ▪ Jaga & selenggara stok dengan baik

▪ Pastikan berfungsi untuk digunakan

Pengeluaran
Nationally and
▪ Pergerakan stok ikut keperluan pelanggan
Internationally ▪ Selenggara rekod setiap transaksi
benchmarked

Perancangan
Nationally and
▪ Rancang & urus penokokan stok
Internationally ▪ Pastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan
benchmarked

12
 Fungsi Stor

Pembungkusan
Nationally and ▪ Bungkus dan hantar stok kepada pelanggan
Internationally
benchmarked

Pemeriksaan ▪ Stok dalam simpanan

▪ Kelemahan / usang / terlebih dll

3K ▪ Pastikan keselamatan, kebersihan & Keceriaan

▪ Tindakan pelupusan dilaksanakan

Pelupusan
Nationally and
▪ Stok usang/obselete , osak , expired, melebihi
Internationally keperluan & elak pembaziran
benchmarked
Hapuskira
Nationally and
▪ Dilaksanakan mengikut peraturan
Internationally ▪ Untuk stok yang hilang
benchmarked
13
Organisasi Stor
Stor Pusat / Utama
Rancang & urus pembelian
Bhgn Bekalan,
Kawalan &
Akaun
Kawalan Stok

Akaun

Bahagian Terima & periksa

Terimaan barang dibekal Pengkalan Data

Stor
Pusat /
Utama Terima, Simpan & keluar Stok
Bahagian
Simpanan
Catat dalam Kad Petak

Keselamatan

Bhgn Bungkus &

Pembungkusan & hantar kpd Pengiraan Stok
penghantaran pelanggan

14
Pengurusan Stor

Katalog Kumpulan Stok

Dilaksanakan oleh Stor Pusat

Senarai barang piawai
/Utama

Disediakan oleh Stor Pusat /

Kump. A (30 %) & B (70%)
Utama

Kew.PS-6 – Tambahan barang Kew.PS-7 – Penentuan Kumpulan

dalam Katalog Stok

Mengeluarkan Dari senarai perlu Senarai ikut nilai pembelian utk

kelulusan Pegawai Melulus tempoh dua tahun

Barang Projek pembangunan /

30% - pembelian tertinggi
Khas dikecualikan

Stor Unit – Senarai Barang

Buat setiap awal tahun 15
Dalam Pegangan
Penentuan Kumpulan Stok
KEW.PS-7

Maklumat stok

Maklumat perolehan
untuk 2 tahun

Purata nilai
(rujuk formula)

Peratus
(rujuk formula)

Pengkelasan

16
Pengurusan Stor
Paras Stok
Jumlah stok disimpan pada
satu-satu masa
Paras Maksimum – kuantiti stok
tertinggi (3 bulan penggunaan)
Paras Menokok – indikator
untuk dapatkan stok (2 bulan
penggunaan)
Paras Minimum – kuantiti stok
terendah (1 bulan penggunaan)
Penentuan paras stok – purata
pengeluaran 12 bulan terakhir
Stok kritikal (ubat/vaksin) tidak
ditetapkan aras
Prestasi Stor
Kadar Pusingan Stok
• Pengiraan setiap suku tahun &
tahunan
• Perlu capai sekurang-kurangnya 4
kadar pusingan
• Lebih tinggi lebih bagus
• Kajian semula kalau tidak aktif
(untuk elak usang/obselete)
• Stok pembangunan/projek khas
tidak diambilkira
Paras Simpanan
• Petunjuk pengurusan stor yang
baik.
• Stok tidak melebihi paras
simpanan.
• Kecuali keperluan darurat spt
vaksin ular.
Paras Perkhidmatan
• Stor memenuhi semua pesanan.
• Stor mencapai paras perkhidmatan
yang baik
17
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan

Bab A - Penerimaan

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab D - Pengeluaran

Bab E - Pemeriksaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira 18

 Penerimaan
Istilah

▪ Stor Utama digalakkan laksana pembelian

Pembelian secara berpusat / pukal.
▪ Diagihkan kepada stor unit

Pegawai ▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk

Penerima terima dan sahkan aset yang diperolehi.
▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan

Pegawai ▪ Pegawai yang memiliki kepakaran dalam

Bertauliah bidang tertentu
Objektif

Nationally and
Objektif
▪ Spesifikasi barang-barang stor
Internationally ▪ Kualiti/Kuantiti
benchmarked ▪ Keadaan barang-barang stor 19
Penerimaan
Daripada Pembekal

Semak butiran Periksa Terima – Kew.PS-1

(LO / Inbois / Nota (kira / ukur / (Stor Unit – Kad
serahan dll ) timbang / uji) Petak)

Terima – Kew.PS-2
Perekodan (sekiranya ada
selisihan)

▪ Kew.PS-1 – Borang terimaan Barang-barang (BTB)

▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang
▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak
(catat diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara
diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji. 20
Penerimaan
Daripada Stor Pusat/Utama

Semak butiran Semak (sama

Terima – Kad
(Kew.PS-10 & dengan
Petak
Kew.PS-12) pesanan)

Tidak
Perekodan sempurna –
Kew.PS-2

▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang

▪ Kew.PS-10 – Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok
▪ Kew.PS-12 – Senarai Pembungkusan
▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak
21
Penerimaan
KEW.PS-1 – Borang Terimaan
Barang-barang

Maklumat pembekal

Maklumat perolehan

Maklumat stok yang

diterima

Tandatangan
Pegawai Penerima

Tandatangan
Pegawai Pengesah
22
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan

Bab A - Penerimaan

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab D - Pengeluaran

Bab E - Pemeriksaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira 23

Merekod Stok
Kad Kawalan Stok & Kad Petak

PER. STOR UTAMA STOR UNIT

Rekod di ..  Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok)  Kew.PS-4 (Kad Petak)
 Kew.PS-4 (Kad Petak)
Warna Kad  Kew.PS-3 (Putih)  Kew.PS-3 (Putih)
 Kew.PS-4 (Hijau & Merah Jambu  Kew.PS-4 (Hijau & Merah Jambu
untuk stok bertarikh luput) untuk stok bertarikh luput)
Lokasi Kad  Ditempatkan bersama stok
 Kad petak barangan kimia, mudah terbakar atau stok simpan dalam bilik
beku simpan ditempat berasingan
Tatacara  Penerimaan – Pen dakwat merah
Merekod  pengeluaran – Pen dakwat biru/hitam
 1 kad 1 item & no. kad berturutan
 silap (tidak boleh padam – garis,repair & initial)
Rekod  Ikut format sama
Elektronik  Sentiasa dikemaskini
Cannibalize  direkod dalam senarai berasingan
24
Merekod Stok
KEW.PS-3 – Kad Kawalan Stok

Maklumat Stok

Paras Stok

Maklumat
penerimaan

Maklumat
Pengeluaran

Overall Penerimaan/
Pengeluaran
25
Merekod Stok
KEW.PS-3 – Kad Kawalan Stok (samb ..)

Maklumat Transaksi

Maklumat Baki Stok

Tandatangan
Pegawai Stor
26
Merekod Stok
KEW.PS-4 – Kad Petak

Rujukan nombor KKS

Nombor Kod Stok

Maklumat Stok

Maklumat Transaksi

Maklumat
Pemeriksaan/Pengira
an
27
Merekod Stok
KEW.PS-5 – Senarai Daftar KKS

Rujukan Nombor Kad

Rujukan Nombor Kod

Stok

Butiran Stok

Tandatangan
Pegawai Stor
28
Merekod Stok
Maklumat Tambahan

Stok Bahan Mentah

Stok gunasama
(bersifat basah)

Kegunaan Pra Sekolah Peralatan sukan / makmal /

kemahiran hidup

Bola/ kayu hoki/ baju

Ikan/ayam/ sayuran sukan/ radas makmal /
peralatan pertukangan

Perlu rekod walaupun Rekod dan simpan secara

pembelian berbentuk harian berasingan setelah keluar
daripada rekod

Guna format disedia atau Guna format disedia atau

format lain jika sesuai format lain jika sesuai
29
Merekod Stok
Kew.PS-4 – Disimpan Bersama Stok
Merekod Stok
Kew.PS-4 – Disimpan Bersama Stok

31
Merekod Stok
Kew.PS-4 – Tidak Disimpan Bersama Stok

32
Merekod Stok
Kew.PS-4 – Tidak Disimpan Bersama Stok

33
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan

Bab A - Penerimaan

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab D - Pengeluaran

Bab E - Pemeriksaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira 34

Penyimpanan
Stok Tersusun & Ada Pengenalan

35
Penyimpanan
Stok Tersusun & Ada Pengenalan

36
Penyimpanan
Stok Tidak Tersusun & Tiada Pengenalan

37
Penyimpanan
Stok Tidak Tersusun & Tiada Pengenalan

38
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan

Bab A - Penerimaan

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab D - Pengeluaran

Bab E - Pemeriksaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira 39

 Penyimpanan
Susun Atur
 faktor keselamatan,
pergerakan & kekemasan
 50cm daripada siling
Lokasi Penyimpan Stok
 Penyediaan floor plan  Amalan MDKD
 Catat lokasi pada KKS & KP  Pembahagian ruang ikut
 Letakan tetap & sementara jenis stok (jika boleh)

Jenis Stok Tindakan Penyimpanan Jenis Stok Tindakan Penyimpanan

Stok Dalam  Kekalkan & pastikan label Stok Barang  Lokasi paling bawah & mudahkan
Bekas Asal dapat dilihat Berat urusan
Sediakan palet
Barang Tercerai  Kumpul dalam satu bekas Stok Bertarikh  Teg Biru diletak pada KKS
 kuantiti mudahkan kerja Luput  Kad Petak warna pink
 Kew.PS-8
 Kew.PS-9 (Senarai Stok bertarikh
Luput)
Barang  Ikut Peraturan Stok Bahan  Dilabel
Berharga / Keselamatan Kimia / Mudah  Simpan berasingan
Menarik  Simpan di tempat selamat Terbakar  Pengendalian ikut peraturan
Stok Mudah  Simpan tempat sesuai cth Stok Tidak  Simpan ditempat lapang &
Terjejas dalam peti sejuk atau bilik Mudah Terjejas berpagar
(Panas/Lembap) kering (Panas/Lembap) 40
Pengeluaran
Kaedah & Penggunaan borang

 Kebenaran oleh Pegawai Stor atau Pegawai diberi kuasa secara

bertulis oleh Ketua Jabatan
 Guna sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)

 Guna Kew.PS-10 - Borang Pesanan Pengeluaran Stok

 Permohonan melibatkan stor ke stor

 Guna Kew.PS-11 - Borang Permohonan Stok

 Permohonan pengguna akhir kepada stor

 Kew.PS-10 & 11 Hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Stor

41
Pengeluaran
KEW.PS-11 – Borang Permohonan Stok

Butiran Stok Diminta

Butiran Kelulusan
Diberi

Tandatangan
Pemohon

Tandatangan Pelulus

Pengesahan
Pengeluaran &
Penerimaan
42
Pengeluaran
Maklumat Tambahan

Pengeluaran Pengeluaran
Bahan Kimia Stok Gunasama
Pengeluaran dari
Kegunaan P&P bengkel/makmal/
stor sukan

Keluar ikut keperluan Catat dalam buku

& catat pada kad kawalan dalaman /
petak buku pergerakan

Simpan dalam bekas Stok telah

sementara atau pakai dikeluarkan daripada
habis rekod (kad petak)

Simpanan sementara Guna format disedia

dicatat dalam buku atau format lain jika
kawalan dalaman sesuai
Pengeluaran
Barang Gunahabis

Barang Gunahabis

 barang kerap digunakan atau Contoh :-

 barang mudah rosak atau Kalkulator / gunting / stapler /
 barang bernilai rendah atau penunu bunsen/ pemutar skru/ tali/
 Barang tidak ekonomik dikesan. gelas/ bakul sampah/ sudu / garfu.

• Rekod dan keluarkan terus daripada stok

• Tidak perlu buku kawalan dalaman

44
Pengeluaran
Maklumat Tambahan

Jualan Sisa Stok / Produk Hasilan

Barang Terpakai Daripada Stok
Barang lebihan P&P / Produk utk latihan /kajian
pameran / kajian dll dll

Berat < 1000kg jualan Kraftangan/ landskap/

terus dengan sykt berdaftar hiasan/ peralatan
dgn MOF mekanikal/elektrik dsb

Berat >1000kg perlu ikut Ada nilai perlu

TPA disenaraikan

Kelulusan oleh KJ & hasil Kelulusan oleh KJ/ harga

ke Akaun Kerajaan ditetapkan oleJabatan &
hasil ke Akaun Kerajaan
Pemeriksaan
Jenis Pemeriksaan

Pemeriksaan
Stor

Pengiraan Pemeriksaan Verifikasi

Stok Stok Stor

46
Pemeriksaan
Pengiraan Stok

Soalan Jawapan

Dimana dilaksana ?  Stor Pusat

 Stor Utama
 Stor Unit
Bila ?  Sepanjang Tahun
 Bila ada transaksi masuk atau keluar
Tanggungjawab siapa ?  Pegawai Stor

Apa perlu dibuat ?  Kira baki selepas transaksi

 buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Petak
 Tandatangan & tarikh oleh Pegawai stor
 Stor Utama perlu sediakan Laporan kedudukan Stok
(Kew.PS-13)
Dilaporkan kepada Urusetia JKPAK

47
Pengiraan Stok
KEW.PS-13 – Laporan Kedudukan Stok

Bil & Nilai Stok Sedia

ada

Bil. & Nilai Stok

Diterima

Bil. & Nilai Stok

Keluar

Bil. & Nilai Stok

Semasa (rujuk
formula)

Kadar Pusingan Stok

(rujuk formula)
48
Pemeriksaan
Pemeriksaan Stok

Soalan Jawapan

Dimana dilaksana ?  Stor Pusat

 Stor Utama
 Stor Unit
Bila ?  Sekali setahun mulai 1 Oktober
 Pemeriksaan terhadap semua stok
Tanggungjawab siapa ?  Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan
 Pegawai tidak kena mengena dengan stor
Apa perlu dibuat ?  Guna Kew.PS-14 – Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor
 Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai
Pemverifikasi Stor
 buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Kawalan
Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa)
Ingat !!!  Tiada transaksi waktu pemeriksaan
 Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa
49
Pemeriksaan
Verifikasi Stor

Soalan Jawapan

Dimana dilaksana ?  Stor Pusat

 Stor Utama
Bila ?  Sekali setahun sebelum 31 Disember
 selepas Pemeriksaan stor dibuat
Tanggungjawab siapa ?  Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh KSU/TKSU
 Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh Pengarah
Bahagian/Rektor/Pengarah JPN
 Tempoh pelantikan 2 Tahun
Apa perlu dibuat ?  Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan
 Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ
 Sediakan Kew.PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan
Pengurusan Stor dan serah kepada KJ

Keanggotaan  Sekurang-kurangnya 2 orang

Pemverifikasi Stor  Tidak bertugas di stor
 Kump. P&P serta sokongan
50
Pemeriksaan
KEW.PS-15 – Laporan Keseluruhan
Pengurusan Stor

Ulasan Pemverifikasi
terhadap Stor

Syor oleh
Pemverifikasi

Pengesahan Ketua
Jabatan

51
Pemeriksaan
KEW.PS-15 – Laporan Keseluruhan
Pengurusan Stor (samb …)

Tandatangan
Pemverifikasi Stor

52
Pemeriksaan
Pelarasan Stok

Soalan Jawapan

Pelarasan Stok ?  Tindakan pembetulan akibat kesilapan kiraan

Bila ?  Selepas Pemeriksaan Stor dan Verifikasi Stor

dilaksanakan

Tanggungjawab siapa ?  Pegawai Stor

Kuasa Melulus  Ketua Jabatan

Borang Diguna  Kew.PS-17 – Penyata Pelarasan Stok

Apa perlu buat ?  Transaksi di ruang Terima – stok terlebih (KKS-Bhgn B)

 Transaksi di ruang Keluar – stok terkurang
 Catat di Kad Petak
 Tandatangan dan tarikh
53
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan

Bab A - Penerimaan

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab D - Pengeluaran

Bab E - Pemeriksaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira 54

Keselamatan & Kebersihan

Suasana stor
yang kondusif

Pelabelan
Patuhi Tujuan yang jelas &
Arahan mudah
Keselamatan difahami
55
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan

Bab A - Penerimaan

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab D - Pengeluaran

Bab E - Pemeriksaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira 56

Pelupusan
Stok bernilai rendah
Proses mengeluarkan stok yang usang, rosak atau lebihan yang tidak diperlukan
(NPA kurang daripada RM 10,000.00)

Laksana berdasar syor Pegawai Pemeriksa atau Pemverifikasi Stok

Pelantikan Pegawai Pemeriksa oleh Ketua Jabatan (secara bertulis)

Pegawai Pemeriksa dua orang – P&P atau Sokongan

Guna Kew.PS-19 – Pelupusan Stok Bernilai Rendah

Tidak perlu Perakuan Pelupusan (PEP)

Kuasa melulus ikut P.U (B) 285 bertarikh 6 Ogos 2009

Serah Kew.PA-18 (musnah) atau Kew.PA-19 (hadiah/pindah/jual)

57
Pelupusan
KEW.PS-19 – Pelupusan Stok Bernilai
Rendah

Maklumat Stok Yang

Hendak Dilupuskan

Tandatangan
Pegawai Pemeriksa

58
Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan

Bab A - Penerimaan

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab D - Pengeluaran

Bab E - Pemeriksaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira 59

Kehilangan & Hapuskira
Stok bernilai rendah

NPA tidak lebih RM250 secara agregat.

Kekurangan disebabkan susut akibat dipotong, bancuh, bocor,

sejat dll

Kekurangan disebab kecuaian kena ikut TPA sepenuhnya tanpa

kira NPA

Guna Kew.PS-21 – Laporan Hapuskira Kekurangan Stok

Tidak perlu Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir

kecuai kehilangan libatkan jenayah

Kuasa melulus ikut P.U (B) 285 bertarikh 6 Ogos 2009

60
Tatacara Pengurusan Stor
Maklumat Tambahan

1. Laporan Tahunan Pengurusan Stor

2. Ringkasan Keperluan Pengurusan Stor

3. Ringkasan Penggunaan Borang

61
Maklumat Tambahan
Laporan Tahunan Pengurusan Stor (Suku Tahun)

Semua stor dikehendaki mengemukakan laporan prestasi pengurusan stor

kepada penyelaras stor Bahagian/ JPN untuk dilaporkan semasa Mesyuarat
JKPAK

STOR UTAMA STOR UNIT

 KEW.PS-13 – Laporan Kedudukan  KEW.PS-20 – Laporan Tahunan

Stok
 KEW.PS-14 – Laporan Pemeriksaan
/ Verifikasi Stok
 KEW.PS-20 – Laporan Tahunan
Pelupusan Stok
 KEW.PS-22 – Laporan Tahunan
Kehilangan dan Hapus Kira
 Pemeriksaan Mengejut oleh Ketua
Jabatan
Pelupusan Stok
 KEW.PS-22 – Laporan Tahunan
Kehilangan dan Hapus Kira
 Pemeriksaan Mengejut oleh Ketua
Jabatan
62
Laporan Tahunan
Pemeriksaan Mengejut – AP 309

Dapatan Terhadap
Pemeriksaan
Mengejut

Tandatangan Ketua
Jabatan

63
Maklumat Tambahan
Laporan Tahunan Pengurusan Stor (Tahunan)

STOR UTAMA STOR UNIT

 KEW.PS-13 – Laporan Kedudukan  KEW.PS-14 – Laporan Pemeriksaan

Stok Stok (ruang pemverifikasi dikosongkan)
 KEW.PS-15 – Laporan Tahunan  KEW.PS-20 – Laporan Tahunan
Keseluruhan Pengurusan Stor Pelupusan Stok
 KEW.PS-16 – Laporan Tahunan  KEW.PS-22 – Laporan Tahunan
Verifikasi Stor Kehilangan dan Hapus Kira
 KEW.PS-20 – Laporan Tahunan
Pelupusan Stok
 KEW.PS-22 – Laporan Tahunan
Pelupusan Stok

Catatan : Sekiranya tiada kes kehilangan atau pelupusan dilaksanakan,

nyatakan “ TIADA ” di dalam laporan di KEW.PS-20 dan KEW.PS-22
64
Laporan Tahunan
KEW.PS-16 – Laporan Tahunan Verifikasi
Stor

Nama Agensi

Kategori Stor
(Stor Utama)

Tarikh Verifikasi
Dilakukan

Nilai Keseluruha Stok

65
Laporan Tahunan
KEW.PS-20 – Laporan Tahunan
Pelupusan Stok

Nama Agensi

NPA Stok Yanng

Dilupuskan

Hasil Pelupusan
(jika ada)

Pecahan NPA ikut

kaedah
(mesti sama dengan
NPA stok)

66
Laporan Tahunan
KEW.PS-22 – Laporan Tahunan Verifikasi
Stor

Nama Agensi

Maklumat stok
beserta NPA,Kuantiti
& tarikh kehilangan
serta hapuskira

Pecahan NPA ikut

kaedah
(mesti sama dengan
NPA stok) 67
Tatacara Pengurusan Stor
Maklumat Tambahan

1. Laporan Tahunan Pengurusan Stor

2. Ringkasan Pengurusan Stor

3. Ringkasan Penggunaan Borang

68
 Maklumat Tambahan
Ringkasan Keperluan Pengurusan Stor

BIL AKTIVITI KEKERAPAN TEMPOH CATATAN

PELAKSANAAN
1 Pengiraan Stok Sebaik-baiknya setuiap Sepanjang Tahun Dilaksanakan
suku tahun bagi tujuan oleh Pegawai
penyediaan KEW.PS-13 Stor
2 Pemeriksaan Sekurang-kurangnya Dilaksanakan mulai 1 Dilaksanakan
Stor satu (1) kali setahun Oktober tahun semasa oleh Pegawai
Pemeriksa
3 Verifikasi Stor Sekurang-kurangnya Selepas prosedur Dilaksanakan
satu (1) kali setahun pemeriksaan dijalankan oleh Pegawai
(selepas Oktober dan Pemverifikasi
sebelum 31 Dis tahun Stok
semasa
4 Pemeriksaan Sekurang-kurangnya Sepanjang Tahun Dilaksanakan
Mengejut dua (2) kali setahun oleh Ketua
Jabatan
5 Laporan Setiap suku tahun Sepanjang Tahun Jika ada
Pelupusan dan
69
Hapus Kira
Tatacara Pengurusan Stor
Maklumat Tambahan

1. Laporan Tahunan Pengurusan Stor

2. Ringkasan Pengurusan Stor

3. Ringkasan Penggunaan Borang

70
Maklumat Tambahan
Ringkasan Penggunaan Borang

BIL PROSES BORANG

STOR UTAMA STOR UNIT
1 Penerimaan i. KEW.PS-1 – Borang i. KEW.PS-2 – Borang Laporan
Terimaan Barang-barang terimaan Barang-barang (jika
ii. KEW.PS-2 – Borang ada selisihan)
Laporan terimaan Barang-
barang (jika ada selisihan)
2 Merekod i. Katalog Stor i. Rekod Senarai Barang
Stok ii. KEW.PS-3 – Kad Kawalan ii. KEW.PS-4 – Kad Petak
Stok
iii. KEW.PS-4 – Kad Petak
iv. KEW.PS-5 - Senarai KKS
3 Penyimpanan i. KEW.PS-6 – Tambahan i. KEW.PS-7 – Penentuan
Barang-barang Standard Kumpulan Stok
ii. KEW.PS-7 – Penentuan ii. KEW.PS-8 – MDKD
Kumpulan Stok iii. KEW.PS-9 - Senarai Stok
iii. KEW.PS-8 – MDKD Bertarikh Luput
iv. KEW.PS-9 - Senarai Stok
Bertarikh Luput 71
Maklumat Tambahan
Ringkasan Penggunaan Borang

BIL PROSES BORANG

STOR UTAMA STOR UNIT
4 Pengeluaran i. KEW.PS-10 – Borang Pesanan i. KEW.PS-11 – Borang
dan Pengeluaran Stok Permohonan Stok
ii. KEW.PS-11 – Borang
Permohonan Stok
iii. KEW.PS-12 – Senarai
Pembungkusan
5 Pemeriksaan i. KEW.PS-13 – Laporan i. KEW.PS-14 – Laporan
Kedudukan Stok Verifikasi Stok
ii. KEW.PS-14 – Laporan Verifikasi ii. KEW.PS-17 - Penyata
Stok Pelarasan Stok
iii. KEW.PS-17 - Penyata iii. KEW.PS-18 – Perakuan
Pelarasan Stok Ambil Alih
iv. KEW.PS-18 – Perakuan Ambil
Alih
6 Kehilangan i. KEW.PS-19 – Laporan i. KEW.PS-19 – Laporan
dan Hapsukira Pelupusan Stok Bernilai Rendah Pelupusan Stok Bernilai
ii. KEW.PS-21 – Laporan Hapus Rendah
Kira Kekurangan Stok ii. KEW.PS-21 – Laporan Hapus
72
Kira Kekurangan Stok
Tatacara Pengurusan Stor
Pertanyaan

Unit Pengurusan Aset Alih

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset
Kementerian Pelajaran Malaysia
Aras 5, Blok E2, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 Putrajaya

73