PENGURUSAN STOR

UNIT DAN ASET UNIT

RHU

PRESENTER : PPP AHMAD SUHAIDAN BIN CHE MAMAT

TARIKH : 09 MEI 2011
JAM : 08.30 PAGI
 TUJUAN

• Tujuan : Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (TPS) ini bertujuan untuk

menguruskan stok yang meliputi Penerimaan, Merekod, Penyimpanan,
Pengeluaran, Pemeriksaan, Keselamatan, Kebersihan, Pelupusan, Kehilangan
dan Hapus Kira.
 DEFINISI STOR

• Definisi Stor : Tempat bagi melaksanakan penerimaan, merekod,

penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.
 DEFINISI STOK
• Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan atau untuk digunakan terus bagi
tujuan operasi atau penyelenggaraan.
• Antara kriterianya: Dalam bentuk barangan dan bekalan untuk digunakan dalam proses pengeluaran;
• Dalam bentuk barangan atau bekalan untuk digunakan atau diedarkan dalam pembekalan
perkhidmatan;
• Dipegang untuk dijual atau diedar dalam operasi biasa.
• Dalam proses pengeluaran untuk dijual atau diedarkan.
• Antara contoh-contoh stok termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal,
bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen yang dikawal dan
sebagainya.
 3 JENIS STOR

• STOR PUSAT - Menyedia, mengurus dan membekalkan stok secara berpusat

kepada semua Stor Utama dan Stor Unit
• STOR UTAMA- Menyedia, mengurus dan membekalkan barang-barang
kepada Stor Unit dan pelanggan akhir.
• STOR UNIT - Stor yang menyimpan dan membekalkan stok kepada
pelanggan akhir.
 FUNGSI STOR
• Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperakukan serahan barang-barang oleh pembekal
• Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang stor secara
optimum
• Menjaga dan menyenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan
• Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan
• Menyenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat, teratur dan kemas kini
• Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok mengikut paras yang ditetapkan
• Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan
• Menjalankan pengiraan stok bagi mengesan dan mengenal pasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlaku
perselisihan stok, stok rosak, usang, luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak
• Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan kebersihan stor;
• Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/ obselete, rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh
digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan
mengelakkan pembaziran ruang penyimpanan;
• Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.
 FUNGSI UTAMA STOR
• PEMBEKALAN
• Pembekalan Merancang dan menguruskan bekalan stok untuk keperluan pelanggan.
• KAWALAN STOK
• (a) Menyedia dan mengemas kini Katalog dan Kod barang-barang
• (b) Menyemak dan menentukan bahawa setiap Borang Permohonan Stok adalah teratur dan betul
• (c) Menentukan kuantiti stok yang akan dikeluarkan
• (d) Merekodkan penerimaan dan pengeluaran
• (e) Menentukan dan menguruskan kuantiti penokokan stok
• (f) Menguruskan pemeriksaan stok
• (g) Menguruskan pelupusan stok
• (h) Menguruskan kehilangan dan hapus kira stok
• (i) Menyediakan Laporan Suku Tahun dan Tahunan Pengurusan Stor.
• Akaun -Bertanggungjawab mengurus akaun dan kewangan stor.
• Pangkalan Data - Bertanggungjawab mengawal selia data dan penyediaan rekod keseluruhan.
 FUNGSI UTAMA STOR
• Bahagian Terimaan (BT) - Bertanggungjawab untuk memeriksa dan
menerima barang-barang daripada pembekal dengan memastikan langkah-
langkah yang ditetapkan dalam tatacara ini dipatuhi sebelum mengesahkan
penerimaan.
• Bahagian Simpanan (BS) -Bertanggungjawab ke atas penerimaan,
penyimpanan dan pengeluaran stok seperti berikut:
• Mengendali dan menyelenggara stok semasa dalam simpanan;
• Mencatatkan penerimaan dan pengeluaran di Kad Petak;
• Memastikan keselamatan dan kebersihan stor/ stok terpelihara; dan
• Menjalankan urusan pengiraan stok.
 PENGURUSAN KAWALAN STOK

• Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok pada paras keperluan yang sesuai dapat disediakan untuk memenuhi
keperluan pelanggan pada setiap masa. Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga
pembelian dan modal yang terlibat hendaklah diambil kira supaya stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan.
• Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan faedah-faedah berikut
• Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi
• Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat dalam bentuk stok
• Perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar pengeluarannya
• Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang dapat dikurangkan
• Ruang simpanan dapat dioptimumkan.
 PARAS STOK
• ADA 3 JENIS PARAS STOK IAITU
• (i) Paras Stok Maksimum
• Kuantiti stok tertinggi yang di simpan pada satu-satu masa.
• (ii) Paras Menokok Stok
• Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk memesan stok baru kerana baki stok
yang ada hanya cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh pesanan dan serahan.
• (iii) Paras Stok Minimum
• Kuantiti stok terendah yang di simpan pada satu-satu masa.
• Pegawai yang bertugas atau dilantik haruslah periksa kuantiti stok setiap bulan untuk kegunaan 6
bulan ke setahun dan update dalam bin kad.
CONTOH RUJUKAN PENANDA ARAS
TARIKH LUPUT DI RHU
PARAS KEDUDUKAN STOK BARANG
DALAM STOR
CONTOH BIN KAD DI HPUPM
 SISTEM E-STOK/ I-INVENTORY

• Di RHU kita ada menggunakan 1 sistem dipanggil e stor atau I inventory untuk memudahkan stok
keluar masuk ke RHU. Sistem tersebut diperolehi secara percuma dan trial dari web site untuk
kegunaan RHU sahaja sebagai rujukan.
• Kemudahan menggunakan e stor ini adalah untuk memastikan barang yang diterima sama seperti
yang dimohon / diluluskan. Dan juga untuk memudahkan pihak RHU mengedarkan barang-
barang special kepada dewan bedah dan juga icu mengikut keperluan dan kapasiti stor mereka.
• Form pengeluaran juga akan di cetak dan ditandatangani oleh penerima sebagai bukti penerimaan
barang supaya tidak berlaku pertindihan penerimaan barang dan pembuktian penerima barang.
CONTOH FORM PENERIMAAN BARANG DALAM
SISTEM
CONTOH BORANG INDEN STOR MEDIKAL HPUPM
 DEFINISI ASET

• Aset ialah sumber yang dikawal oleh entiti, hasil daripada peristiwa lampau
(perolehan) dan memberi manfaat ekonomi masa hadapan atau potensi
perkhidmatannya dijangka mengalir ke dalam entiti.
 FUNGSI- FUNGSI UNIT ASET
• Urusan pengujian dan pentauliahan (T & C). 
• Memastikan semua aset didaftarkan.
• Menyelaras Pemeriksaan Aset Alih, Pemeriksaan Stok dan Verifikasi stor. 
• Urusan Pelupusan Aset Alih dan barang-barang stor.
• Urusan Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih dan barang-barang stor.
• Memproses kelulusan penerimaan hadiah/ sumbangan dalam bentuk peralatan/ aset alih.
• Menyediakan Laporan Suku Tahun bagi Pengurusan Aset Alih dan Stor.
• Memproses kelulusan pindahan aset alih ke Pusat Tanggung Jawab (PTJ) yang lain.
• Menjadi urusetia bagi Mesyuarat Jawatan Kuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) peringkat hospital.
• Menjadi Urusetia bagi Jawatan Kuasa Pelupusan Aset Alih Kerajaan.
• Menjadi rujukan berkaitan pengurusan aset alih kerajaan dan stor kerjaan kepada semua Jabatan/ Unit/ Wad/
Klinik di hospital ini.
• Memastikan penyelengaraan ke atas aset di laksanakan
• Memastikan penyimpanan aset sesuai dan selamat mengikut arahan pihak keselamatan.
 TUGAS PEGAWAI ASET UNIT/JABATAN YANG
DILANTIK
• Memastikan semua aset yang diterima telah didaftarkan
• Memastikan TnC barangan selesai sebelum penerimaan barang serta terima Salinan borang TnC sebagai rujukan.
• Menyediakan jadual Penyelengaraan peralatan di unit/jabatan tersebut
• Melaporkan kepada unit aset/jabatan aset jika berlaku perpindahan aset serta kehilangan aset.
• Melaporkan dan mengisi borang pelupusan aset jika ada aset yang akan dilupuskan.
• Memastikan semua aset dibawah jabatan/unit sentiasa cukup dan berfungsi untuk kegunaan jabatan/unit.
• Lokasikan tempat aset jika aset tersebut adalah aset boleh alih dan maklumkan kepada Unit aset.
• Menyimpan segala dokumen berkaitan dengan aset tersebut untuk memudahkan proses audit aset berlaku.
• Di HPUPM , PIC yang dilantik akan menjadi pegawai aset unit/jabatan.
• Setiap pembelian aset juga akan melibatkan PIC yang dilantik.
BORANG PENGAGIHAN/PENEMPATAN ASET
BORANG SENARAI SEMAK PEROLEHAN
 SEKIAN TERIMA KASIH
SELAMAT BERBUKA PUASA