kefahaman kefahaman dan dan menambah menambah pengetahuan pengetahuan mengenai mengenai peraturan peraturan membuat membuat surat,mengirim surat,mengirim surat surat dan dan menerima menerima surat surat pentadbiran pentadbiran pejabat pejabat diuruskan diuruskan melalui melalui rekod rekod bertulis bertulis dan dan surat surat menyurat menyurat merupakan merupakan satu satu aspek aspek yang paling yang paling penting penting. . Definisi Surat Sejenis komunikasi bertulis secara sehala bagi menyampaikan suatu pesanan dari satu pihak kepada pihak yang lain Klasifikasi Klasifikasi surat surat Terbuka Terbuka - - dokumen dokumen rasmi rasmi yang yang tidak tidak diperingkatkan diperingkatkan Rahsia Rahsia Besar Besar, , Rahsia Rahsia , , Sulit Sulit dan dan Terhad Terhad Terhad Terhad - - Dokumen Dokumen rasmi,maklumat rasmi,maklumat rasmi rasmi dan dan bahan bahan rasmiselain rasmiselain daripada daripada yang yang di di peringkat peringkat rahsia rahsia Besar Besar, , Rahsia Rahsia atau atau Sulit Sulit tetapi tetapi berkehendakkan berkehendakkan juga juga diberi diberi satu satu tahap tahap perlindungan perlindungan keselamatan keselamatan Contoh: Buku-buku jabatan bagi maksud arahan Perintah-perintah dan arahan- arahan biasa jabatan Sulit Sulit Dokumen Dokumen rasmi rasmi , ,maklumat maklumat rasmi rasmi dan dan bahan bahan rasmi rasmi yang yang jika jika dideadahkan dideadahkan tanpa tanpa kebenaran kebenaran walaupun walaupun tidak tidak membahayakan membahayakan keselamatan keselamatan negara negara tetapi tetapi memudaratkan memudaratkan kepentingan kepentingan atau atau martabat martabat Malaysia Malaysia atau atau menyebabkan menyebabkan kesusahan kesusahan kepada kepada pentadbiran pentadbiran atau atau menguntungkan menguntungkan sebuah sebuah kuasa kuasa asing asing. . Contoh dokumen sulit Laporan-laporan perisikan biasa Laporan kenaikan pangkat Kertas soalan/keputusan peperiksaan dokumen tender keputusan PPG Rahsia Rahsia Dokumen Dokumen rasmi,maklumat rasmi,maklumat rasmi rasmi dan dan bahan bahan- -bahan bahan rasmi rasmi, , yang yang jika jika didedahkan didedahkan tanpa tanpa kebenaran kebenaran akan akan membahayakan membahayakan keselamatan keselamatan negara,menyebabkan negara,menyebabkan kerosakan kerosakan besar besar kepada kepada kepentingan kepentingan dan dan martabat martabat sesebuah sesebuah kuasa kuasa asing asing. . Contoh Dokumen Rahsia Surat-surat antara jabatan mengenai perkara-perkara dasar yang penting maklumat-maklumat penting mengenai pertubuhan- pertubuhan subversif dan kegiatan-kegiatannya Kertas untuk pertimbangan Jemaah Menteri seperti permohonan penyelarasan gaji Rahsia Rahsia Besar Besar Dokumen Dokumen rasmi,maklumat rasmi,maklumat rasmi rasmi dan dan bahan bahan rasmi rasmi yang yang jika jika didedahkan didedahkan tanpa tanpa kebenaran kebenaran akan akan menyebabkan menyebabkan akerosakan akerosakan yang yang amat amat besar besar kepada kepada Malaysia. Malaysia. Contoh Dokumen Rahsia Besar Maklumat-maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan peperangan angkatan tentera jika berlaku peperangan. Kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama Kerajaan berkaitan perkara-perkara politik dan ekonomi. Bentuk Bentuk Surat Surat Poskad Poskad Surat Surat biasa biasa Surat Surat berdaftar berdaftar Surat Surat berdaftar berdaftar akuan akuan terima terima Bungkusan Bungkusan Membuat Surat Rasmi Kepala Surat - muka petama hendaklah ditaip di atas kertas yang mempunyai nama dan alamat jabatan Nomber fail dan Tajuk Surat - setiap surat perlu ada nomber fail, tarikh dan tajuk Ini dapat mengesan surat- surat dan untuk mengambil tindakan lanjut Rujukan Rujukan Silang Silang- - jika jika suatu suatu surat surat itu itu merupakan merupakan jawapan jawapan kepada kepada surat surat yang yang di di terima terima, , maka maka perlu perlu menyebut menyebut rujukan rujukan surat surat yang yang dibalas dibalas itu itu. . Kata Kata- -kata kata Hormat Hormat - - mulakan mulakan dengan dengan `Tuan `Tuan / / Puan Puan dan dan akhiri akhiri dengan dengan ` `Saya Saya yang yang menurut menurut perintah perintah Tajuk Surat - satu surat dihadkan kepada satu tajuk sahaja. Tajuk membayangkan kandungan surat yang berkenaan. Kandungan Yang Jelas - tiap-tiap surat itu akan terang maksudnya dan tidak akan mengelirukan pembaca Perenggan Bernomber dan Muka Surat Tanda Pengkelasan - Sulit, Rahsia... Surat Surat- -surat surat yang yang diterima diterima Asingkan Asingkan surat surat- -surat surat - - - - Persendirian Persendirian - - Jabatan Jabatan - - Untuk Untuk Perhatian Perhatian - - Tersalah Tersalah Alamat Alamat Buka Surat (Jabatan) Cop tarikh terima masukkan kedalam fail berkenaan minit Mengkandungkan Surat tentukan tajuk dapatkan fail tebuk lubang sebelah kiri nomber kandungan buat catatan di kertas minit Melayani Melayani surat surat- -surat surat yang yang diterima diterima Memerlukan Memerlukan perhatian perhatian segera segera patut patut beri beri kepada kepada pegawai pegawai pada pada hari hari diterima diterima masukkan masukkan surat surat dalam dalam fail fail berkenaan berkenaan dan dan edar edar pada pada pegawai pegawai untuk untuk tindakan tindakan rekod rekod surat surat yang yang diterima diterima surat surat mengandungi mengandungi wang/barang wang/barang berharga berharga- - daftar daftar ikut ikut AP 71 AP 71 Menghantar surat Surat biasa pastikan surat lengkap asing mengikut tempat sampul surta rasmi cop jabatan Surat Surat Berdaftar Berdaftar - - Perkataan Perkataan BERDAFTAR BERDAFTAR - - Buku Buku kira kira- -kira kira belanja belanja pos pos - - Resit Resit pos pos Dengan Tangan/Segera/Fak copkan Hantar Dengan Tangan/Segera/Fak catatkan dalam buku despatch jarak kurang daripada 25 KM Fungsi Fungsi Surat Surat Alat Alat Perhubungan Perhubungan Sebagai Sebagai Rekod Rekod Barang Barang Bukti Bukti Imej Imej