วิธีสื่อสารในการประชุม

ความหมายของการประชุม
การประชุม คือ การสื่ อสารอย่างหนึ่งที่คนกลุ่ม หนึ่งมาพบกันตามกําหนดนัดหมายเพื่อ แลกเปลี่ยนความรู ้ ความคิด ปรึ กษาหารื อ ร่ วมกันตัดสิ นใจ รับทราบนโยบาย หรื อเพื่อ จุดประสงค์อื่น ๆ

การประชุมจัดเป็ นการสื่ อสาร

เพราะผูส่งสารและผูรับสารคือ ผูเ้ ข้าประชุม ้ ้ สาร คือ ความรู้ ข้ อเท็จจริง ข้ อมูลต่ าง ๆ อารมณ์ ความรู้ สึกทีแสดงออกมาในทีประชุม ่ ่ สารส่ วนบุคคล เช่ น ข้ อเสนอ สารส่ วนรวม เช่ น มติ

สื่ อ คือ เครื่องมือทีใ่ ช้ ในการประชุม เช่ น

สื่ ออิเล็กทรอนิกส์ เอกสาร รายงานการประชุม

ศัพท์ ทใช้ เกียวกับการประชุม ี่ ่

ศัพท์ ทใช้ เรียกรู ปแบบของการประชุม ี่ ศัพท์ ทใช้ เรียกบุคคลทีเ่ กียวข้ องกับการประชุม ี่ ่ ศัพท์ ทใช้ เรียกเรื่องทีประชุม ี่ ่ ศัพท์ ทใช้ เรียกวิธีสื่อสารในการประชุม ี่

ศัพท์ ทใช้ เรียกรู ปแบบของการประชุม ี่

๑.การประชุมเฉพาะกลุ่ม คือ การประชุมเฉพาะผู ้ มีสิทธิและหน้าที่เข้าประชุมเท่านั้น ได้แก่ การประชุมตามปกติ การประชุมพิเศษ การประชุมลับ

การประชุมตามระเบียบข้อบังคับ มีศพท์ ั เรี ยกว่า การประชุมสามัญ การประชุมวิสามัญ

รูปแบบของการประชุมเฉพาะกลุ่ม ๑. ๒. ๓. ๔. ๕. การประชุ มปรึกษา การประชุ มปฏิบัตการ ิ การสั มมนา การประชุ มชี้แจง การประชุ มใหญ่

๒. การประชุมสาธารณะ
คือ การประชุมทีเ่ ปิ ดโอกาสให้ บุคคลภายนอกเข้ าร่ วมฟังและแสดงความ คิดเห็นเกียวกับประเด็นทีประชุม ่ ่

ศัพท์ ทใช้ เรียกบุคคลทีเ่ กียวข้ องกับการประชุม ี่ ่ ๑. ๒. ๓. ๔. ผู้จดประชุม ั ผู้มสิทธิ์เข้ าประชุม ี ผู้เข้ าประชุม องค์ ประชุม

ตําแหน่ งของบุคคลในการประชุมเฉพาะกลุ่ม
๑. ประธาน ได้ แก่ ประธานในพิธีเปิ ดปิ ด การประชุ ม ๒. ๓. ๔. ๕. ๖. ๗.
ประธานทีทาหน้ าทีดาเนินการและควบคุมการประชุ ม ่ ํ ่ ํ

รองประธาน เลขานุการ ผู้ช่วยเลขานุการ กรรมการ คณะอนุกรรมการ เหรัญญิก ประชาสั มพันธ์

พิธีกร

๑. ระเบียบวาระ คือ หัวข้อที่ประชุม

ศัพท์ ทใช้ เรียกเรื่องทีประชุม ่ี ่

รับรองรายงานการประชุมครั้งที่ ๑ / ๒๕๕๕

วาระที่ ๑ การรับรองรายงานการประชุมครั้งก่อน วาระที่ ๒ การพิจารณาเรื่ องสื บเนื่อง

เรื่องสื บเนื่อง เรื่องแจ้ ง

วาระที่ ๓ การพิจารณาเรื่ องใหม่

เรื่องเสนอพิจารณา

๒. กําหนดการประชุม
ใช้เมื่อเป็ นการประชุมปรึ กษา การประชุมปฏิบติการ หรื อการ ั สัมมนา ซึ่ งมีเรื่ องสําคัญเพียงเรื่ องเดียว ตัวอย่างเช่น - ลงทะเบียนสํ าหรับผู้เข้ าประชุม - พิธีเปิ ด - การบรรยายหรืออภิปราย - การประชุมรวมเพือฟังผลการอภิปรายกลุ่มย่ อย ่ - เวลาอภิปรายทั่วไป
- ปิ ดประชุ ม

ศัพท์ ทใช้ เรียกวิธีส่ื อสารในการประชุม ่ี

๑. เสนอ คือ ให้ ทประชุมพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ี่ ๒. ข้ อเสนอ คือ ข้ อความทีเ่ สนอให้ ทประชุ มพิจารณา ี่ ๓. สนับสนุน คือ การแสดงความคิดเห็น“ เห็นด้ วย” ๔. คัดค้ าน คือ การแสดงความคิดเห็น “ไม่ เห็นด้ วย” ๕. อภิปราย คือ การแสดงความคิดเห็นเชิงสนับสนุนหรือ คัดค้ าน

๖. ผ่ าน คือ ข้ อเสนอเป็ นทียอมรับจากทีประชุม ่ ่ ๗. ตก คือ ข้ อเสนอไม่ เป็ นทียอมรับจากทีประชุม ่ ่ ๘. มติของทีประชุม คือ ข้ อตัดสิ นของทีประชุมเพีอ ่ ่ ่ นําไปปฏิบติ ั ๙. มติโดยเอกฉันท์ คือ ผู้เข้ าประชุมทุกคนเห็นพ้ องด้ วย กับข้ อตัดสิ นนั้น ๑๐. มติโดยเสี ยงข้ างมาก คือ ผู้เข้ าประชุมส่ วนใหญ่ เห็น ด้ วยกับข้ อตัดสิ นนั้น

วิธีสื่อสารและการใช้ ภาษาในการประชุม
๑.วิธีสื่อสารและการใช้ ภาษาสํ าหรับประธาน
- ใช้ ภาษาสอดคล้องกับระดับของการประชุ ม - ใช้ ภาษาให้ ชัดเจน - ไม่ กากวม ํ - ใช้ ภาษาเชิญชวนให้ ผ้ ูเข้ าประชุ มแสดงความคิดเห็น - พูดเพือสมานไมตรี ่ - พูดเพือระงับหรือเลียงสถานการณ์ ขดแย้ งทีกาลังจะนําไปสู่ การทะเลาะ ่ ่ ั ่ํ วิวาท - รักษาบรรยากาศของการประชุ ม

- ใช้ ภาษาที่สื่อความหมายชัดเจน - ไม่ ก่อให้ เกิดความเข้ าใจผิด - เมือจะแสดงความคิดเห็น ควรกล่ าวชี้ประเด็นก่ อน ่ - ควรใช้ คาว่ า “ ขอ ” นําในการพูดเพือแสดงความสุ ภาพ ํ ่ เช่ น ขอเสนอความคิดเห็น

๒. วิธีสื่อสารและการใช้ ภาษาของผู้เข้ าประชุม

ประโยชน์ ของการประชุม
๑. ๒. ๓. ๔. เป็ นการแลกเปลียนความรู้ ความคิดเห็น ข้ อเท็จจริง ่ เป็ นการให้ ความรู้ ความเข้ าใจ ให้ ข่าวสาร ช่ วยในการตัดสิ นใจให้ รอบคอบและถูกต้ อง ช่ วยในการประสานงาน

๑. ๒. ๓. ๔. ๕.

ควรเข้ าประชุมตรงตามเวลา ต้ องยกมือขออนุญาตประธานก่ อนการพูดทุกครั้ง คําแถลง ข้ อคิดเห็น คําถาม ควรสั้ นกระชับ ไม่ วกวน ใช้ คาพูดสุ ภาพ อย่ าแสดงอาการโกรธ ํ การลุกออกจากทีนั่งหรืออกนอกห้ องประชุมต้ องแสดงความ ่ เคารพประธาน ๖. ควรตั้งใจฟังเรื่องทีประชุม ่ ๗. ศึกษารายงานการประชุมให้ เข้ าใจชัดเจนก่ อนการประชุม

มารยาทในการประชุม

ผู้มาประชุม

ครั้งที.่ ............... เมื่อ.......................................... ณ ............................................

รายงานการประชุม

ผู้ไม่ มาประชุม (ถ้ ามี) ผู้เข้ าร่ วมประชุ ม (ถ้ ามี) เริ่มประชุ มเวลา...............

ระเบียบวาระที่ ๑ รับรองรายงานการประชุ มครั้งที.่ ..... ประธานขอให้ ทประชุมพิจารณารับรองรายงานการ ี่ ประชุมครั้งที.่ ..... ทีประชุมพิจารณาแล้ วมีมติรับรองรายงานการประชุมโดย ่ ไม่ มการแก้ ไข ี ทีประชุมพิจารณาแล้ วมีมติรับรองรายงานการประชุมโดย ่ ให้ แก้ ไข ดังนี้

วาระที่ ๒ เรื่องสื บเนื่อง ๒.๑ .................................... ๒.๒ ................................. วาระที่ ๓ เรื่องเสนอพิจารณา ๓.๑ ...................................... ๓.๒ ........................................ เลิกประชุมเวลา ......................

ชื่อ............................ ผู้จดบันทึก

ฝึ กแก้ ไขข้ อความในรายงานการประชุม

๑. คําใดจะเขียนแทนคําที่ขีดเส้นใต้ได้ถูกต้องตามลําดับ “จากการประชุม ประธานได้ เตรียมเรื่องเสนอทีประชุ ม ่ ตามข้ อเสนอของสมาชิกในทีประชุ มในทีสุดก็ได้ ข้อตกลง ่ ่ เพือนําไปปฏิบัตดงนี้ ” ่ ิ ั วาระ ญัตติ มติ

๒. คําใดแทนคําที่ขีดเส้นใต้อย่างมีลาดับถูกต้อง ํ “ ในทีสุดผู้เข้ าประชุมทั้งหมดก็ได้ เห็นพ้องต้ องกันให้ ่ ผู้จดการประชุมทําระเบียบวาระการประชุมและบันทึกรายงาน ั การประชุมเป็ นผู้ตดตามเรื่องดังกล่ าวมาเสนอในคราวต่ อไป ” ิ

ทีประชุม มีมติเป็ นเอกฉันท์ เลขานุการ ่

๓. ผู้เข้ าประชุมอาจ..........ข้ อเสนอ หรืออาจ........... เพื่อ แสดงความไม่ เห็นด้ วยกับข้ อเสนอนั้น ข้ อเสนอเป็ นที่ ยอมรับของทีประชุมเรียกว่ า ........แต่ ถ้าไม่ ยอมรับเรียก ่ ว่ า ......... ” สนับสนุน คัดค้ าน ผ่ าน ตก

๔. คําใดจะแทนคําที่ขีดเส้นใต้ได้อย่างมีลาดับถูกต้อง ํ “ ในการประชุมเมือวานนี้ ได้ มีการแสดงความคิดเห็นกัน ่ อย่ างกว้ างขวาง ทั้งฝ่ ายที่เห็นชอบกับข้ อเสนอและฝ่ ายที่ โต้ แย้ ง ” อภิปราย สนับสนุน คัดค้ าน

๕.ข้ อใดเป็ นคําทีใช้ แทนข้ อความทีขดเส้ นใต้ ได้ ถูกต้ อง ่ ่ ี “ในการประชุมเรื่องไปทัศนศึกษาทีเ่ ชียงใหม่ คณะครู แสดง ความคิดเห็นอย่ างหลากหลายเกียวกับกําหนดการ ่ เดินทาง มีท้งฝ่ ายที่เห็นด้ วยและไม่ เห็นด้ วย” ั อภิปราย สนับสนุน คัดค้ าน

๖. ข้ อใดใช้ ศัพท์ ในการประชุมตามข้ อความทีขดเส้ นใต้ ได้ ่ ี ถูกต้ องตามลําดับ “การประชุมคณะกรรมการของสมาคมในวันนีมีบุคคลทีมสิทธิ์ ้ ่ ี เข้ าประชุมท่ านหนึ่งได้ บอกให้ ทประชุมพิจารณาเรื่องการ ่ี จัดหารายได้ สนับสนุนกิจกรรมของสมาคมทีประชุมได้ ่ แสดงความคิดเห็นอย่ างกว้ างขวาง” ผู้เข้ าประชุ ม เสนอ อภิปราย

๗. ข้ อใดใช้ ศัพท์ เฉพาะในการประชุมแทนข้ อความทีขดเส้ นใต้ ได้ ่ ี ถูกต้ องตามลําดับ “ในการประชุมเพือจัดงานวันภาษาไทยแห่ งชาติประจําปี ่ ๒๕๕๔ ของสมาคมครู ภาษาไทย ผู้ทําหน้ าทีพจารณาเรื่องที่ ่ ิ อยู่ในวาระการประชุม ได้ อภิปรายเพือกําหนดแนวการจัด ่ กิจกรรมต่ างๆ และเสนอให้ ผู้ทาหน้ าทีควบคุมการประชุม ํ ่ แต่ งตั้งคณะบุคคลทําหน้ าทีจดนิทรรศการการประกวดผลงาน ่ั วิชาการของครู ภาษาไทย”

ผู้เข้ าประชุ ม ประธาน คณะอนุกรรมการ