SUBJEK: PENGURUSAN KOKURIKULUM PENGURUSAN MESYUARAT DAN AGENDA MESYUARAT

APA ITU MESYUARAT? Mengadakan satu perhimpunan dengan tujuan untuk mengumpulkan idea dan penyatuan fikiran bagi mendapatkan keputusan. Bentuk dan proses mesyuarat boleh dilaksanakan secara informal dan formal. APA ITU AGENDA ? Perkara yang hendak dibincangkan dalam mesyuarat. Untuk menentukan tiada perkara-perkara mustahak yang tertinggal. Untuk menentukan perbincangan dijalankan dengan teratur. Untuk memberitahu ahli-ahli mesyuarat perkara-perkara yang hendak dibincangkan.

TUJUAN MESYUARAT: 1. Cara paling berkesan untuk menyelesaikan tugas dan masalah berkaitan dengan organisasi @ persatuan. Contoh; membincangkan cara mencari dana untuk aktiviti persatuan. 2. Menyebarkan maklumat dan rancangan baharu kepada masyarakat atau ahli secara khususnya. 3. Perlu diadakan bagi membuat sesuatu keputusan atau mandat penting yang berkaitan dengan organisasi @ persatuan. 4. Bagi merancang sesuatu strategi dan program atau untuk mendapatkan idea-idea baharu bagi melaksanakan aktiviti.

JENIS MESYUARAT 1. 2. 3. 4. 5. Mesyuarat Agung Tahunan Mesyuarat Agung Tergempar Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/Biro Mesyuarat Jawatankuasa Sementara

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN Setiap persatuan perlu adakan. Diadakan mengikut undang-undang, iaitu dibawah Akta Pendaftar Pertubuhan. Mesyuarat ini membincangkan mengenai persatuan secara menyeluruh dan melaksanakan pemilihan ahli jawatankuasa kerja yang baharu. Sesetengah persatuan mengadakan mesyuarat ini dua tahun sekali dan dikenali sebagai mesyuarat agung dwitahunan dan ada juga yang mengadakan sekali mesyuarat agung tahunan tetapi pemilihan jawatankuasa kerja adalah dua kali. Agenda yang perlu dimasukkan ke dalam mesyuarat agung tahunan atau dwitahunan; 1.Ucapan pengerusi 2.Membentangkan dan mengesahkan minit mesyuarat agung tahunan yang lepas. 3.Membentangkan dan menerima penyata tahunan tahun lalu. 4.Membentang dan mengesahkan penyata kewangan lalu. 5. Memilih jawatankuasa kerja yang baharu. 6. Membincangkan dan meluluskan usul atau cadangan. 7. Ucapan penangguhan. Notis mesyuarat diedarkan dalam tempoh 14 hari dan perlu ditandatangani oleh setiausaha.

MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA Sebuah mesyuarat yang biasa diadakan oleh sesebuah persatuan bagi menggerakkan persatuan berkenaan. Dihadiri oleh semua ahli jawatankuasa kerja yang dilantik semasa mesyuarat agung tahunan. Agenda mesyuarat biasanya berkaitan dengan aktiviti, perkembangan, pengurusan, dan pentadbiran persatuan berkenaan. Agenda ditentukan oleh pengerusi melalui perbincangan dengan setiausaha dan jawatankuasa lain. Mesyuarat sebegini boleh dilaksanakan beberapa kali mengikut keperluan persatuan.

 Notis dikeluarkan dalam tempoh 2-3 hari kerana urusan penyampaian notis mudah dilakukan. Contoh, notis diedarkan kepada guru yang bekerja di sekolah tersebut.

Agenda mesyuarat jawatankuasa kerja dan jawatankuasa kecil:1. Ucapan pengerusi 2. Mengesahkan minit mesyuarat lepas 3. Perkara-perkara berbangkit 4. Agenda-agenda yang ingin dibincangkan @ laporan daripada ketua biro @ pengerusi jawatankuasa kecil. 5. Hal-hal lain. RUJUKAN Ab. Alim Abdul Rahim (2004), Pengurusan Gerak Kerja Kokurikulum, Selangor Darul Ehsan: Oxford Fajar Sdn.Bhd. Laman web www.scribd.com . Dicetak pada 09.07.2009.

CONTOH:

Minit Mesyuarat Persidangan UMNO Cawangan Kg. Baru Layang-Layang Kanan, 32800 Parit, Perak.

Tarikh Masa Tempat Kehadiran

: 5 Mei 2007 : 2.30 petang : Dewan Orang Ramai Kg. Baru. : 56 orang

Turut hadir bersama

: Wakil Wanita Pn. Kamariah Bt. Bongyamin.

Wakil Bahagian : Ustaz Nizar Bin Zakaria. Pengerusi majlis : Tn. Hj. Ahmad Teridi Bin Harun.

Agenda 1

UCAPAN ALU-ALUAN

Pengerusi mendahului ucapan dengan salam dan terima kasih kepada semua kerana diberi peluang untuk mempengerusikan mesyuarat pada petang ini dan berharap supaya mesyuarat kali ini akan berjalan lancar.

Agenda 2

BACAAN DOA

Bacaan doa telah disempurnakan oleh Cikgu Meor Ishak Bin. Ismail.

Agenda 3

NYANYIAN LAGU UMNO BERSATU DAN LAGU NEGARAKU

Telah dinyanyikan beramai-ramai oleh Ahli UMNO yang hadir dengan penuh semangat.

Agenda 4

PENGUMUMAN PENGERUSI JUMLAH KEHADIRAN

Pengerusi mengumumkan kehadiran seramai -56 orang. Ahli UMNO Cawangan Kg. Baru seramai - 157 orang. Ahli yang beryuran - 157 orang.

Agenda 5

UCAPAN KETUA CAWANGAN ( TN. HJ. ZAHADI BIN YEOP AHMAD )

5.1 5.2 5.3

5.4

Mengucapkan selamat datang kepada wakil bahagian dan wakil wanita yang sudi hadir dan seterusnya kepada semua Ahli UMNO yang hadir pada petang ini. Sebelum beliau memulakan bicara beliau ingin meminta maaf jika ada tutur kata atau terkasar bahasa semasa beliau berucap. Ketua Cawangan berharap supaya kita semua sebagai Ahli UMNO dapat bekerjasama menjaga kawasan kampung kita daripada anasir-anasir jahat yang sedang berleluasa di mana-mana sahaja terutama tentang pendatang tanpa izin yang membanjiri terutamanya di kampungkampung kita ini. Beliau juga berharap supaya kita pandai mencari peluang memajukan kampung kita dengan mengusahakan tanah-tanah terbiar dengan projek-projek yang boleh mendatangkan keuntungan kepada kampung kita.

Agenda 6

UCAPAN DARIPADA WAKIL BAHAGIAN PARIT ( USTAZ NIZAR B. ZAKARIA )

6.1 6.2 6.3

Beliau mengucapkan selamat datang kepada semua Ahli UMNO yang hadir pada petang ini. Beliau berharap supaya semuanya dapat hidup bersatu-padu untuk memajukan kampung kita ini. Beliau juga berharap agar kita semua memberi sepenuhnya kepercayaan kepada pucuk pimpinan kita untuk melaksanakan segala bentuk perubahan yang akan kita rasai bersama.

Agenda 7

UCAPAN DARIPADA WAKIL WANITA (PN. KAMARIAH BT. BONGYAMIN)

7.1 7.2

Pn. Kamariah juga berharap supaya semua penduduk dapat bekerjasama terutamanya kaum wanita demi untuk agama, bangsa dan negara yang kita cintai ini. Harapan beliau juga supaya kaum wanita dapat berikrar untuk memajukan diri dengan merebut peluang-peluang yang ada didepan mata kita untuk meningkatkan taraf ekonomi keluarga kita.

Agenda 8

PESANAN PENGERUSI MESYUARAT

8.1 8.2 8.3

Pengerusi berharap supaya mesyuarat dapat berjalan lancar. Segala masalah peribadi atau bersangkutan dengan orang perseorangan tidak boleh ditimbulkan. Sebarang pertanyaan boleh dibuat dengan memperkenalkan diri terlebih dahulu.

Agenda 9

MEMBENTANGKAN PENYATA TAHUNAN

Setiausaha membentangkan Penyata Tahunan Cawangan. Disahkan oleh En. Baharuddin b. Tasi.

Agenda 10

MEMBENTANGKAN PERINGATAN PERSIDANGAN YANG LALU

Disahkan oleh En. Mior Ishak b. Ismail. Disokong oleh En. Idris b. Munai.

Agenda 11

MEMBENTANGKAN PENYATA KEWANGAN YANG BERAKHIR

( 31.12.2007 )

Agenda 12

MELANTIK PERWAKILAN UMNO CAWANGAN KE MESYUARAT PERWAKILAN UMNO BAHAGIAN PARIT

1. 2. 3.

En. Abdul Aziz b. Resat. Tn. Hj. Teridi b. Harun. En. Meor Ishak b. Meor Ismail.

Agenda 13

MELANTIK 7 ORANG PERWAKILAN KE PERHIMPUNAN AGUNG UMNO DI KUALA LUMPUR

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

En. Jebat b. Din. En. Fadzil b. Hj. Mohd Lazim. En. Mohd Daim b. Dahalan. En. Yusuf b. Nordin. Dato Hj. Nasruddin b. Hj. Alang Saidin. En. Khairuddin b. Hj. Mohd Kadri. Tn. Hj. Arshad b. Abd Aziz.

Agenda 14

MEMBAHASKAN USUL-USUL

1. Setiap Ahli JKKK yang telah berkhidmat selama lebih kurang 20 tahun, supaya dapat diberikan kepada mereka ini sebidang tanah.

2. Tuan punya senjata api yang telah meninggal dunia telah diambil oleh kerajaan. Minta supaya senjata ini diberikan kepada waris. 3. Tn. Hj. Mior Ishak memberitahu bahawa kawasan jalan menuju ke beberapa buah rumah di tempatnya masih kekurangan lampu jalan ini sangat membahayakan kerana kawasan sekitarnya sangat gelap. 4. Memohon untuk membina pondok untuk menunggu bas atau teksi, depan bengkel menuju ke Bota.

Jawapan daripada En. Khairuddin b. Mohd. Kadri.

1. Masalah senjata api, jika tuan punya meninggal dunia senjata tersebut tidak akan diberikan kepada waris kerana ia bukannya hak persendirian. 2. Beliau memberitahu bahawa satu kampung akan cuma mendapat 7 buah lampu jalan sahaja. 3. Perkara tentang pembinaan pondok menunggu bas, kita akan usulkan ke bahagian untuk tindakan selanjutnya.

UCAPAN PENANGGUHAN

Ketua UMNO Cawangan Kg. Baru Tn. Hj. Zahadi b. Yeop Ahmad merakamkan ucapan terima kasih kepada semua Ahli UMNO yang hadir pada petang ini kerana dengan kerjasama semua mesyuarat telah berjalan dengan lancarnya. Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 5.30 petang.

Senarai Aktiviti Dan Mesyuarat Cawangan Sepanjang 28hb. Februari 2006 hingga 31 hb. Mei 2009 Sahaja

BIL 1.

PERKARA Program Bakti Siswa UITM Seluruh Malaysia

2.

Program membasmi musuh tanaman bersama Anggota Rela

3.

Program Anak Angkat Jabatan Perdana Menteri

4.

Sambutan Maulidul Rasul

5.

Mesyuarat AJK UMNO CAWANGAN kali ke-2

6.

Program SAmbutan Malam Kemerdekaan Bersama Pemuda dan Ketua UMNO Bhg

7.

Program Sekolah Rakyat Kekwa dengan Penduduk Kampung Layang-Layang Kanan Program bersunat beramai-ramai. Perasmian Dato Pegawai Daerah

8.

9.

Menjayakan Sambutan Hari Raya Aidil Fitri Mukim di Layang-Layang Kanan.

Tandatangan Ketua UMNO Cawangan

Tandatangan Setiausaha UMNO Cawangan