Bab Bab 3 3- - Surat Surat Menyurat Menyurat

Tujuan Tujuan untuk untuk memberi memberi

kefahaman kefahaman dan dan
menambah menambah pengetahuan pengetahuan
mengenai mengenai peraturan peraturan
membuat membuat
surat,mengirim surat,mengirim surat surat
dan dan menerima menerima surat surat
pentadbiran pentadbiran pejabat pejabat
diuruskan diuruskan melalui melalui rekod rekod
bertulis bertulis dan dan surat surat
menyurat menyurat merupakan merupakan
satu satu aspek aspek yang paling yang paling
penting penting. .
Definisi Surat
Sejenis komunikasi bertulis
secara sehala bagi
menyampaikan suatu pesanan
dari satu pihak kepada pihak
yang lain
Klasifikasi Klasifikasi surat surat
Terbuka Terbuka - - dokumen dokumen
rasmi rasmi yang yang tidak tidak
diperingkatkan diperingkatkan Rahsia Rahsia
Besar Besar, , Rahsia Rahsia , , Sulit Sulit
dan dan Terhad Terhad
Terhad Terhad - - Dokumen Dokumen
rasmi,maklumat rasmi,maklumat rasmi rasmi
dan dan bahan bahan rasmiselain rasmiselain
daripada daripada yang yang di di
peringkat peringkat rahsia rahsia Besar Besar, ,
Rahsia Rahsia atau atau Sulit Sulit
tetapi tetapi berkehendakkan berkehendakkan
juga juga diberi diberi satu satu tahap tahap
perlindungan perlindungan
keselamatan keselamatan
Contoh:
Buku-buku jabatan bagi
maksud arahan
Perintah-perintah dan arahan-
arahan biasa jabatan
Sulit Sulit
Dokumen Dokumen rasmi rasmi
, ,maklumat maklumat rasmi rasmi dan dan
bahan bahan rasmi rasmi yang yang jika jika
dideadahkan dideadahkan tanpa tanpa
kebenaran kebenaran walaupun walaupun
tidak tidak membahayakan membahayakan
keselamatan keselamatan negara negara
tetapi tetapi memudaratkan memudaratkan
kepentingan kepentingan atau atau
martabat martabat Malaysia Malaysia atau atau
menyebabkan menyebabkan kesusahan kesusahan
kepada kepada pentadbiran pentadbiran atau atau
menguntungkan menguntungkan sebuah sebuah
kuasa kuasa asing asing. .
Contoh dokumen sulit
Laporan-laporan perisikan
biasa
Laporan kenaikan pangkat
Kertas soalan/keputusan
peperiksaan
dokumen tender
keputusan PPG
Rahsia Rahsia
Dokumen Dokumen
rasmi,maklumat rasmi,maklumat rasmi rasmi
dan dan bahan bahan- -bahan bahan rasmi rasmi, ,
yang yang jika jika didedahkan didedahkan
tanpa tanpa kebenaran kebenaran akan akan
membahayakan membahayakan
keselamatan keselamatan
negara,menyebabkan negara,menyebabkan
kerosakan kerosakan besar besar kepada kepada
kepentingan kepentingan dan dan
martabat martabat sesebuah sesebuah kuasa kuasa
asing asing. .
Contoh Dokumen Rahsia
Surat-surat antara jabatan
mengenai perkara-perkara
dasar yang penting
maklumat-maklumat penting
mengenai pertubuhan-
pertubuhan subversif dan
kegiatan-kegiatannya
Kertas untuk pertimbangan
Jemaah Menteri seperti
permohonan penyelarasan gaji
Rahsia Rahsia Besar Besar
Dokumen Dokumen
rasmi,maklumat rasmi,maklumat rasmi rasmi
dan dan bahan bahan rasmi rasmi yang yang
jika jika didedahkan didedahkan tanpa tanpa
kebenaran kebenaran akan akan
menyebabkan menyebabkan akerosakan akerosakan
yang yang amat amat besar besar kepada kepada
Malaysia. Malaysia.
Contoh Dokumen Rahsia Besar
Maklumat-maklumat yang
sangat penting mengenai
perancangan gerakan dan
penempatan barisan
peperangan angkatan tentera
jika berlaku peperangan.
Kertas Jemaah Menteri yang
sangat penting mengenai
dasar utama Kerajaan
berkaitan perkara-perkara
politik dan ekonomi.
Bentuk Bentuk Surat Surat
Poskad Poskad
Surat Surat biasa biasa
Surat Surat berdaftar berdaftar
Surat Surat berdaftar berdaftar akuan akuan
terima terima
Bungkusan Bungkusan
Membuat Surat Rasmi
Kepala Surat - muka
petama hendaklah ditaip di
atas kertas yang mempunyai
nama dan alamat jabatan
Nomber fail dan Tajuk
Surat - setiap surat perlu ada
nomber fail, tarikh dan tajuk
Ini dapat mengesan surat-
surat dan untuk mengambil
tindakan lanjut
Rujukan Rujukan Silang Silang- - jika jika
suatu suatu surat surat itu itu
merupakan merupakan jawapan jawapan
kepada kepada surat surat yang yang di di
terima terima, , maka maka perlu perlu
menyebut menyebut rujukan rujukan
surat surat yang yang dibalas dibalas itu itu. .
Kata Kata- -kata kata Hormat Hormat - -
mulakan mulakan dengan dengan `Tuan `Tuan
/ / Puan Puan dan dan akhiri akhiri
dengan dengan ` `Saya Saya yang yang
menurut menurut perintah perintah
Tajuk Surat - satu surat
dihadkan kepada satu tajuk
sahaja. Tajuk
membayangkan kandungan
surat yang berkenaan.
Kandungan Yang Jelas -
tiap-tiap surat itu akan
terang maksudnya dan tidak
akan mengelirukan pembaca
Perenggan Bernomber
dan Muka Surat
Tanda Pengkelasan - Sulit,
Rahsia...
Surat Surat- -surat surat yang yang diterima diterima
Asingkan Asingkan surat surat- -surat surat - -
- - Persendirian Persendirian
- - Jabatan Jabatan
- - Untuk Untuk Perhatian Perhatian
- - Tersalah Tersalah Alamat Alamat
Buka Surat (Jabatan)
Cop tarikh terima
masukkan kedalam fail
berkenaan
minit
Mengkandungkan Surat
tentukan tajuk
dapatkan fail
tebuk lubang sebelah kiri
nomber kandungan
buat catatan di kertas minit
Melayani Melayani surat surat- -surat surat yang yang
diterima diterima
Memerlukan Memerlukan perhatian perhatian
segera segera
patut patut beri beri kepada kepada
pegawai pegawai pada pada hari hari
diterima diterima
masukkan masukkan surat surat dalam dalam
fail fail berkenaan berkenaan dan dan edar edar
pada pada pegawai pegawai untuk untuk
tindakan tindakan
rekod rekod surat surat yang yang
diterima diterima
surat surat mengandungi mengandungi
wang/barang wang/barang berharga berharga- -
daftar daftar ikut ikut AP 71 AP 71
Menghantar surat
Surat biasa
pastikan surat lengkap
asing mengikut tempat
sampul surta rasmi
cop jabatan
Surat Surat Berdaftar Berdaftar
- - Perkataan Perkataan
BERDAFTAR BERDAFTAR
- - Buku Buku kira kira- -kira kira
belanja belanja pos pos
- - Resit Resit pos pos
Dengan Tangan/Segera/Fak
copkan Hantar Dengan
Tangan/Segera/Fak
catatkan dalam buku
despatch
jarak kurang daripada 25
KM
Fungsi Fungsi Surat Surat
Alat Alat Perhubungan Perhubungan
Sebagai Sebagai Rekod Rekod
Barang Barang Bukti Bukti
Imej Imej