PENGURUSAN KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH 1.

0 PENGENALAN Kewangan Pusat Sumber perlu diuruskan secara kemas kini dan sistematis untuk memastikan urusan pentadbiran dan pengurusan PSS berjalan dengan sempurna dan segala rancangan serta aktiviti dapat dilaksanakan sebaik mungkin. Penyelaras PSS perlu mengetahui sumber serta kedudukan kewangan PSS dan memahami prosedur penggunaan kewangan PSS.

2.0 SUMBER KEWANGAN DAN MAKSUD PERBELANJAAN Setiap PSS mempunyai sumber kewangan daripada punca yang boleh digunakan untuk menjalankan rancangan dan aktiviti tahunan. Antara sumber kewangan PSS ialah: 2.1 Peruntukan dar !ada Ke"enter an Pe#a$aran Mengikut surat Pekeliling Kewangan Bil. !ahun "##" bertarikh $$ %ebruari "##& 'KP. $ (&)$() *ld.$ '" + +, jenis Bantuan Per Kapita dan maksud Perbelanjaan adalah seperti berikut: ".$.$ Bantuan Pusat Sumber Sekolah Kumpulan sasar bagi Bantuan Pusat Sumber Sekolah ialah meliputi perbelanjaan bagi Perpustakaan dan Pusat Sumber Pendidikan. ".$." -uran Pelajar -uran pelajar bagi tujuan ini ditentukan tidak melebihi daripada yang telah ditetapkan oleh *abatan Pelajaran .egeri '/M 0.##setiap bagi setiap pelajar SM 1 /M $. # bagi setiap pelajar S/+
Kutipan Yuran Pusat Sumber yang melebihi dari had di atas, mesti mendapat kebenaran dan kelulusan dari Jabatan Pendidikan Negeri melalui permohonan bertulis.

".$.0 2erma atau sumbangan daripada orang perseorangan atau kumpulan 'P3B4, -ayasan, 3nstitusi dan sebagainya+. 5ang Suwa boleh digunakan untuk keperluan pelajar6pelajar bagi tujuan membeli7 i. bahan6bahan bacaan ii. bahan rujukan iii. bahan bantu pembelajaran 'BBM+ iv. perabot v. peralatan untuk pengajaran dan pembelajaran vi. serta tujuan aktiviti6aktiviti berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran 'pertandingan, lawatan,kursus+

Page 1

2.2 Su"%er&Su"%er Ta"%a'an. Pihak sekolah dan Pusat sumber Sekolah boleh mengusahakan punca kewangan tambahan bagi meningkatkan sumber kewangan PSS. Sumber kewangan tambahan yang diusahakan melalui aktiviti6aktiviti ini boleh digunakan bagi tujuan6tujuan khusus ataupun projek6projek khas seperti membuat pengubahasuaian PSS seperti, projek naik tara8 bilik6bilik, mewujudkan unit6unit tambahan dan menjalankan aktiviti6 aktiviti tambahan. 9adangan bagi mendapatkan punca kewangan tambahan, antaranya ialah7 i. Mengadakan hari kantin, hari usahawan dan *ualan barangan terpakai. ii. Aktiviti berterusan, contoh: jualan majalah, surat khabar atau buku6buku. iii. Mengadakan jogathon dan aktiviti seumpamanya. iv. Aktiviti bermusim, seperti jualan kad ucapan sempena hari6hari perayaan, hari guru dan lain6lain. v. Aktiviti bekerja dan mendapatkan upah vi. Aktiviti daripada /adio Sekolah vii. Aktiviti menyewa bahan atau peralatan viii. :pah menaip i;. Khidmat laminating, penjilidan ;. *ualan akhbar lama ;i. !ayangan <ideo ;ii. :pah potong huru8 Polysterin ;iii. Program /iang /ia Satu Sen. ;iv. !abung 2erma hari aktiviti sekolah. ;v. Kui=

SUMBER PSS

SUMBER TAMBAHAN Hari Kantin Jualan Akhbar lama Jualan Buku Nilam Tayangan Video Rakam salin Percetakan Photo copy

KERAJAAN Geran Perkapita PSS

SUWA Terbahagi 2: Y ran Pe!a"ar SM : RM #$%% SR : RM 1$&% P'BG (er)a P'BG

Page 2

(.0. AMALAN&AMALAN )ANG T*DAK HARUS D*LAKUKAN OLEH SEKOLAH DALAM MEMBUAT PEROLEHAN 0.$ Membeli tanpa menggunakan borang pesanan bagi pembelian, kecuali pembelian melalui panjar> wang runcit yang tidak melebihi dari /M #.##. 0." Membeli dari satu kedai tertentu sahaja bagi semua barangan. 0.0 Pembelian yang dibuat secara spontan tanpa ada perancangan awal. 0.& Mengambil barang dahulu dan membuat pesanan kemudian. 0. Membeli dari wang Pengetua)4uru besar sendiri atau lain6lain pegawai dan kemudian dituntut dari sekolah. 0.? !idak mencatat dalam buku da8tar bil 0.( Pembelian dibuat melalui tele8on sahaja. 0.@ Pembelian dari koperasi sekolah. * Pan ar !ang runcit sekolah merupakan se umlah !ang pendahuluan yang pada permulaannya dikeluarkan daripada !ang "#$A di ba!ah butiran yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tu uan tertentu% seperti butiran kantin atau pelbagai&

Page #

+.0. ,ARTA AL*RAN PEMBEL*AN ) ! a Me*+ arat JK ke,angan Sek-!ah

Pa*tikan baki )en. k pi /a!a) b k ,ang t nai

Pa*tikan "eni*0kae/ah0ni!ai pe)be!ian

Senarai pe)be!ian )e!a! i b-rang pe*anan *e)entara

PT J YA

T'(AK

Se/iakan b-rang pe*anan te)patan 1234 Teri)a /an *e)ak b-rang (3 Teri)a in5-i* 0 Bi! Rek-/ (a6tar *t-k

7ap teri)a bi! 0 in5-i*

Merek-/ /a!a) /a6tar bi!$

ta) at

Page 8

+.1. PROSES PEMBEL*AN Pembelian barangan yang menggunakan sumber dari 5ang Kerajaan dan 5ang suwa hendaklah direkod. Pusat Sumber Sekolah hendaklah mengenalpasti pembelian bagi satu6 satu item yang hendak dibeli sama ada perlu dirujuk kepada P!* atau tidak, dan mesti mengikut peraturan kewangan. Barang yang hendak dibeli perlu direkod ke dalam da8tar stok. Bil atau invois hendaklah direkod dalam da8tar bil. Lan-ka' 1 Mesyuarat A*K 3nduk)A*K Kewangan Sekolah Lan-ka' 2 4PM memastikan peruntukan kewangan dalam buku tunai mencukupi dan juga perlu mengetahui sumber kewangan yang akan digunakan. Lan-ka' ( Kelulusan P!* diperlukan jika pembelian melebihi /M ",###.## bagi sekolah menengah dan melebihi /M $,### bagi sekolah rendah. Lan-ka' + Senaraikan jenis pembelian dalam borang pesanan sementara, dan dapatkan kelulusan pentadbir. Lan-ka' . Borang pesanan 'AB+ disediakan dalam 0 salinan dan disahkan oleh pentadbir. Canya " Salinan kepada Pembekal. Lan-ka' / Pastikan barangan)bahan yang diterima sama dengan pesanan, semak borang pesanan. Lan-ka' 0 /ekodkan dalam da8tar stok)rekod perolehan bahan 'buku)bahan bukan buku+serta penuhi perakuan penerimaan dalam borang pesanan. Lan-ka' 1 9ap tarikh terima pada bil)invois Lan-ka' 2 /ekod dalam da8tar bil. Pastikan da8tar bil lengkap dengan nombor invois

Page &

..0. ,ARTA AL*RAN PEMBA)ARAN

) ! a

Pa*tikan in5-i* /an *a!inan a*a! b-rang pe*anan /iteri)a ba!ik

Pa*tikan bi!9bi! /i"e!a*kan /a!a) te)p-h #% hari$

Se/iakan ba .er pe)ba+aran 2 *a!ian

(apatkan ke! ! *an Penget a 0 G r Be*ar

T !i* .ek /an .ap * /ah ba+ar pa/a bi!0in5-i* /an /apatkan tan/atangan penan/a tangan +ang /i! ! *kan$

Rek-/ pe)ba+aran /a!a) b k t nai

Hantar .ek /an *a!inan ba .er kepa/a pe)beka!

Rek-/ pe)ba+aran /a!a) /a6tar bi!

:ai!kan ba .er

ta) at

Page ;

..1. PROSES PEMBA)ARAN Pembayaran hendaklah dibuat mengikut peraturan yang betul supaya tidak menimbulkan masalah dalam urusan pengauditan kewangan sekolah. Pembayaran sebaik6baiknya dibuat dalam tempoh 0# hari dari tarikh penerimaan. Baucer hendaklah dibuat dalam " salinan. Penandatangan cek terdiri daripada pegawai yang diluluskan oleh *abatan Akauntan .egara. Lan-ka' 1 Pastikan 3nvois)bil dan salinan asal A.B diterima balik dan jumlahnya betul. Lan-ka' 2 Penjelasan bil6bil hendaklah dipastikan dalam tempoh 0# hari. Lan-ka' ( Baucer pembayaran hendaklah dibuat dalam " salinan. Lan-ka' + 2apatkan kelulusan pihak pentadbir sekolah. Lan-ka' . Bayaran dibuat dengan cek berpalang dan cap sudah dibayar pada baucer dan semua dokumen, serta dapatkan tandatangan pegawai yang dilantik oleh *P.. Lan-ka' / Cantar cek dan salinan baucer kepada pembekal. Lan-ka' 0 /ekod pembayaran dalam da8tar bil. Lan-ka' 1 Simpan salinan baucer di dalam 8ail

La"! ran A

Page <

ANGGARAN PENDAPATAN PUSAT SUMBER SEKOLAH 3NAMA SEKOLAH 4 3 TAHUN 666 5 Bil + . / Perkara Bantuan Pusat "umber sekolah , baki tahun -----& $ang "u!a , baki tahun ---"umber lain0 /&+& "umbangan P1B2 /&.& Jualan kad keahlian /&/& Jualan gambar /&3& Jualan akhbar Jumlah 'R() *atatan 5

J#(4AH B5"AR

2isediakan oleh

2isemak oleh

DDDDDDDDDDDDD ' 4uru Perpustakaan 1 Media +

DDDDDDDDDDDDDDD. ' 4uru Penolong Kanan Pentadbiran +

2isahkan oleh

DDDDDDDDDDD ' Pengetua ) 4uru Besar + !arikh :

Aampiran B ANGGARAN BELANJAWAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

Page =

3NAMA SEKOLAH5 3TAHUN6..5 Bil + Butiran Buku Huraian Nisbah bilangan pela ar dengan buku& *ontoh0 + orang pela ar 0 +6 buku Pertambahan buku tahun ----&& +07 8 R( Pembahagian buku a& 9iksyen b& Bukan ;iksyen Bahasa "ains = (ats Vok = Teknik Kemanusiaan . (a alah /6: <6: +7 : .6: +7: .6: Jumlah 'R()

8 R( 8 R( 8 R( 8 R( J#(4AH

4angganan selama setahun a& >e!an masyarakat '+.?R(3&76) b& >e!an Pela ar '+.?R(3&76) c& Pelita Bahasa '+.?R(/&66) J#(4AH 4angganan selama setahun a& Berita Harian '/6?R(+&.6?+.) b& #tusan (alaysia '/6?R(+&.6?+.) J#(4AH a& b& c& d& e& a& b& c& d& a& b& c& a& b& c& d& e& ;& g& Kocek buku Kad Buku "lip Tarikh 4abel Buku 2am J#(4AH 9ail kertas Pen (aker "tapler 1nk printer >V> cakra Pita audio BHP ;ilem J#(4AH (inggu pusat sumber Perkembangan sta; Penghasilan bahan Kursus dalaman 4a!atan penanda aras "i il dan hadiah Pameran bertopik J#(4AH

Akhbar

Bahan@Bahan Proses Teknik

Alat Tulis = Alatan Pe abat Bahan AP> dan BB(

<

AktiCiti Pusat "umber

Pro ek Khas

a& Pondok 1lmu b& 4aluan 1lmu c& Keceriaan

Page >

d& 4aman in;ormasi e& Program Khas J#(4AH JUMLAH BESAR 2isediakan oleh 2isemak oleh

DDDDDDDDDDDDD ' 4uru Perpustakaan 1 Media +

DDDDDDDDDDDDDDD. ' 4uru Penolong Kanan Pentadbiran +

2isahkan oleh

DDDDDDDDDDDDD.. ' Pengetua ) 4uru Besar + !arikh :

Aampiran 9 PERBELANJAAN PUSAT SUMBER SEKOLAH TAHUN66666666666. PENDAPATAN Perkara *umlah '/M+ $. Bantuan Perkapita PSS ". Bantuan wang suwa PERBELANJAAN Perkara *umlah '/M+

Page 1%

0. Sumber lain &. . ?. (. @. E. $#.

JUMLAH

JUMLAH

PERMOHONAN MENGELUARKAN PESANAN KERAJAAN UNTUK PEMBEL*AN BARANGAN 7PERKH*DMATAN TAHUN 4 6666.. Lampiran D Senarai ini hendaklah disertakan bersama-sama dengan PESANAN KERAJAAN No: Saya ingin memesan barangan)perkhidmatan yang tersebut di bawah ini dari peruntukan >5A.4 S:5A)5A.4 KF/A*AA. di bawah Pecahan Kepala : P:SA! S:MBF/ dari Syarikat :

Page 11

Alamat : Carga seunit '/M+ *umlah '/M+

Bil $ " 0 &

Perihal)Penentuan

Kuantiti

*:MAAC 2isediakan oleh 2isahkan oleh

DDDDDDDDDDDDD ' 4uru Perpustakaan 1 Media +

DDDDDDDDDDDDDDD. ' 4uru Penolong Kanan Pentadbiran +

Permohonan ini diluluskan atau tidak diluluskan

DDDDDDDDDDDDDD ' Pengetua ) 4uru Besar + !arikh : .AMA SFKBAACDDDDDDDDDDDDDD AAAMA! :DDDDDDDDDDDDDDDDD .o.!ele8on:DDDD.D. Kepada Pengarah *abatan Pelajaran .egeri *ohor DDDDDDDDDDDD /uj. !uan /uj.Kami !arikh : : :

PERBELANJAAN LEB*H DAR*PADA RM 28000.007RM 18000.00 Sa9a n- n "e":':n ke#u#u;an untuk !er%e#an$aan k'a; #e% ' dar !ada RM28000.007RM18000.00 ;e!ert d %a<a'4&

Page 12

a+ Perkakas yang hendak dibeliDDDDDDDDDDDDDDDD.. b+ Carga yang dianggarkanDDDDDDDDDDDDDDDDDD. c+ Perbelanjaan ini akan dibayar dari aktivitiDDDDDDDDDDD dan baki yang belum dipertanggungjawabkan itu ialah /M DDD.. d+ Sebab6sebab perkara itu mustahakDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD.. e+ 2isahkan barang) perkakas tersebut tidak terdapat dalam mana6mana kontrak kerajaan 'sama ada kontrak Perbelanjaan)l kontrakKementerian Pelajaran atau kontrak *abatan Pelajaran .egeriDDDD..+ dan sebut harga yang dipanggil dari syarikat6syarikat berikut'tidak kurang dari syarikat+:6 i+DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD ii+DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD iii+DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD iv+DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD v+DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD 8+ %irma68irma tersebut telah memberikan harga6harga seperti berikut: i+DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD ii+DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD iii+DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD iv+DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD v+DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD g+ *awatankuasa sebutharga sekolah telah menerima tawaran berikut dengan sebab:6 i+ SyarikatDDDDDDDDDDDDDD.. /MDDDDDD. ii+ Sebab6sebab mengapa menerima tawaran di atas:6 DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD... DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD...

DDDDDDDDD Pengetua) 4uru Besar !arikh:DDDDDD

Bahagian B. Kepada Pengetua)4uru Besar DDDDDDDDDDDDDDDDD DDDDDDDDDDDDDDDDD Perbelanjaan di atas diluluskan ) tidak diluluskan DDDDDDDDDDD

Page 1#

b.p Pengarah Pelajaran .egeri DDDDDD.. !arikh:DDDDDDDDDD.

BORANG BAU,ER BA)ARAN KFPA2A .B BA:9F/ PF/:.!:KA. !arikh Bekalan : : : Butir6Butir Khidmat) Bekalan *:MAAC '/M+

Page 18

.o. 3nvois Saya sahkan bahawa khidmat)beklan di atas telah dilaksanakan) diterima dengan betul dan bayaran dikenakan berjumlah: ' /M + BUT*R&BUT*R BA)ARAN 4 .o. 9ek : !arikh 9ek : Amaun :

DDDDDDDDDDDDDDDD. '!andatangan Pengetua)4uru Besar+ !arikh : N:ta4 a+Sediakan baucer dalam " salinan. Asal simpanan sekolah, pendua salinan penerima 'dilekatkan pada cek+ b+4unakan kertas lain warna bagi tiap6tiap salinan c+> Potong mana yang tidak sesuai BAHAG*AN B 2iterima dari pengetua) 4uru BesarDDDD..D 9ek bernomborDDDD..wang tunai bernilai '/M + melalui baucer nomborDDDDDD. bertarikhDDD.. kerana khidmat ) bekalan di atas yang saya bekalkan. DDDDDDDDDDDD.. .ama dan 9ap Pembekal !arikh : Aampiran 4 Surat Pekeliling Kewangan Bil tahun "##" Bertarikh : $( Bktober "##" PEMBER*AN BANTUAN PERKAP*TA UNTUK SEKOLAH&SEKOLAH *enis Bantuan $## murid dan $#$ G ## #$6$### murid ke bawah Murid PSS Sekolah /M $ ##.## /M $ ## H /M ( #@? H /endah /M$&.## seorang /M$0.## seorang murid melebihi murid melebihi $## orang ## orang PSS Sekolah Menengah /M $ ##.## /M $ ## H /M$&.## seorang murid melebihi /M ( #@? H /M$0.## seorang murid melebihi $### dan ke atas /M $0 (0 H /M$".## seorang murid melebihi $### orang /M $0 (0 H /M$".## seorang murid

Page 1&

$## orang

## orang

melebihi $### orang

Mak;ud Per%e#an$aan Meliputi perbelanjaan bagi Perpustakaan dan Pusat Sumber Pendidikan seperti berikut : 3+ Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran 33+ Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain6 lain yang bersesuaian untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran 333+ Penyelenggaraan peralatan termasuk komputer yang digunakan untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran. 3<+ Program berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan atau hari persekolahan. <+ Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan. <3+ Program Pendidikan Khas 3ntegrasi Melengkapkan stesen pembelajaran bagi program pendidikan khas integrasi.

Page 1;