Seminarski rad iz predmeta

Informatika
Naslov rada
Baze podataka u uredskom poslovanju
koritenjem MS Access alata
www.maturski.org
.
Sadraj
Uvod......................................................................................................................1
1.Osnovni pojmovi u MS Access-u.......................................................................2
2. Baza podataka....................................................................................................2
3. Komponente MS Access aze podataka............................................................3
3.1. !a"ice........................................................................................................3
3.2. Upiti............................................................................................................#
3.3. Orasci.......................................................................................................$
3.#. %zvje&taji.....................................................................................................'
3.$. Macros........................................................................................................(
3.'. Modu"es......................................................................................................(
)ak"ju*ak...............................................................................................................+
,iteratura
1. U-O.
Microso/t Access je manji sustav za uprav"janje azom podatka. Operacije koje se mo0u
izvesti u MS Accessu su1
Kreiranje nove aze podatka2 kako kreirati novu ta"icu2 dizajnirati je i redizajnirati2
unositi podatke i dru0e operacije s ta"icama.
3ad s upitima 4 kako dizajnirati upit i dru0e operacije s upitima
3ad s orascima 4 kako dizajnirati orazac
Kreiranje izvje&taja 4 kako kreirati novi i redizajnirati postoje5i izvje&taj
%spisivanje ta"ica2 upita2 orazaca2 izvje&taja
6i"j ovo0 rada jest od0ovoriti na pitanja &to je zapravo Ms access2 kako se njime pos"uiti i
0dje 0a moemo primjeniti2te koje su prednosti koje nje0ovo kori&tenje donosi.
1
1. OS7O-7% 8O9MO-% U MS A66:SS-u
Microso/t Access ; .ataase Mana0ement S<stem 4 .BMS = je manji sustav za uprav"janje
azom podataka2 a sastoji se od1
!a"es 4 ta"ice koje s"ue za or0aniziranje podataka
>ueries 4 upiti koji omo0u5uju rzo prona"aenje i odairanje podataka
?orms - orasci koji s"ue za unos i auriranje podataka
3eports- izvje&taji2 omo0u5uju rzu pripremu izvje&taja2 0ra/ikona i"i na"jepnica
Macros 4 s"ui za kreiranje2 dizajniranje i pokretanje makroa
Modu"es 4 s"ui za kreiranje2 dizajniranje i pokretanje modu"a
8omo5u naredi %mport i ,ink podaci se mo0u dije"iti s dru0im @indoAs pro0ramima.
2. BA)A 8O.A!AKA
BBaza podataka je or0anizirani skup podataka smje&teniC na nekom nosiocu koji se "ako mo0u
doCva5ati2 oraDivati i ispisivati pomo5u pro0ramskiC a"ata.EF
!ipovi or0anizacije aze podataka su1
GijerarCijski u kojima su podaci meDusno povezani stro0im CijerarCijskim vezama
Mreni u kojima su veze meDu podacima u o"iku mree
3e"acijski u kojima su podaci or0anizirani u ta"ice2 a po"ja u ta"icama su u
meDusonim re"acijama *ime je omo0u5eno povezivanje podataka u ta"icama
Ojektni u kojima su podaci u o"iku ojekata koji se upotre"javaju za rukovanje
*injenicama i uzorcima
B7aj*e&5e kori&tene pro/esiona"ne aze podataka namijenjene za ve5i roj korisnika su
O3A6,:2 Microso/t S>, Server2 %7?O3M%H2 8aradoI i dr.EJ
Baze podataka su vr"o korisne te se danas svakodnevno koriste u pos"ovanju jer je uz
ra*una"o oav"janje odreDeniC zadataka re2 isp"ativije i nudi vi&e si0urnosti u to*nost
rezu"tata.
_____________________________
F Mesari52 9.2 )eki5-Su&ac2 M.2 .uki52 B.1 86 u uredskom pos"ovanju2 :konomski /aku"tet u Osijeku2 Osijek2
2KK1.
J Mesari52 9.2 )eki5-Su&ac2 M.2 .uki52 B.1 86 u uredskom pos"ovanju2 :konomski /aku"tet u Osijeku2 Osijek2
2KK1.
2
3. KOM8O7:7!: MS A66:SS BA): 8O.A!AKA
Baza podataka kreira se pomo5u1
!a"es - ta"ica
>ueries - upita
?orms - orazaca
3eports - izvje&taja
Macros - makroa
Modu"es - modu"a
3.1. !a"ice ;!a"es=
!a"ice su osnovna2 a ujedno i najvanija kompnenta MS Accessa jer se u njima na"aze svi
podaci sadrani u azi podataka. !o je skup podataka o odreDenoj temi kao &to su na primjer
narude i"i kupci. )a o"ju or0anizaciju i pre0"ednost podataka poe"jno je imati vi&e ta"ica2
a koriste5i odvojene ta"ice za pojedine teme zna*i da podatke spremamo samo jedanput i
tako aza postaje u*inkovitija i smanjuje se mo0u5nost pojave 0re&ke pri unosu podataka.
Sama ta"ica or0anizirana je u po"ja ;en0. co"umns= i redove ;en0.roAs=.
!a"ica se kreira odairom !a"es u 0"avnom izorniku2 nakon *e0a je potreno dvostrukim
k"ikom odarati 6reate ta"e in .esi0en vieA. U prvi stupac ta"ice upisuju se nazivi po"ja2 a
u dru0i tip podataka koji se e"i pCraniti u to po"je2 na primjer tekst2 roj i"i datum. )a nazive
upisujemo teIt2 a za roj i"i datum upisujemo numer.
S"ika 1.
7akon to0a zatvaramo prozor u kojem je naprav"jena ta"ica2 k"iknemo Les i upisujemo naziv
ta"ice. !akoDer je potreno de/inirati i primarni k"ju*. 8rimarni k"ju* i"i identi/ikator je po"je
koje 5e jedinstveno odreDivati svaki s"o0 u ta"ici. )a primarni k"ju* izaire se po"je koje 5e
iti adekvatan identi/ikator2 na primjer Mi/ra2 3.2 itd. Opciju 5e nam pro0ram sam ponuditi te
je potreno samo k"iknuti na Les.
Stvorenu ta"icu potreno je samo otvoriti i unijeti podatke kao &to je prikazano do"je
navedenim primjerom.
S"ika 2.
3.2. >ueries ;Upit=
Upit je komponenta aze podataka koja se koristi kada je potreno na5i i ana"izirati odreDene
podatke iz jedne i"i vi&e ta"ica. Upiti se mo0u koristiti kao pod"o0a za izvje&taje i"i /orme.
S"ue da i uz pomo5 Accessa prikaza"i podatke iz ta"ice koji zadovo"javaju odreDeni uvijet.
Upit se kreira odairom po"ja >uer<es2 nakon *e0a je potreno k"iknuti na 6reate Nuer< in
.esi0en vieA. S"ijede5i koraci su oja&njeni te korisik moe ez pro"ema napraviti upit
prema uputama.
S"ika 3..
#
3.3. Orasci ;?orms=
Orazac je komponenta aze *ija je /unkcija interakcija s korisnikom. Orasce koristimo kada
e"imo podatke iz jedne i"i vi&e ta"ica i"i izvje&taja predo*iti na jednostavniji i 0ra/i*ki
u0odniji na*in..a ismo napravi"i orazac potreno je u 0"avnom izorniku odarati po"je
?orms koje se na"aze s "ijeve strane zatim k"ikuti na po"je 6reate /orm < usin0 Aizard2
odnosno uz pomo5 *aronjaka otvoriti novi prozor sa ponuDenim po"jima. 7akon to0a
potreno je k"iknuti na dvostuke stre"ice kako i se preaci"a sva po"ja. )atim je potreno
k"iknuti na 7eIt2 odarati na*in na koji e"ite prikazati orazac i ponovno 7eIt. 7aziv /orme
odairemo sami2a za zavr&etak je potreno k"iknuti na ?inisC nakon *e0a 5e se prikazati 0otov
orazac.
S"ika #.
8rimjer 0otovo0 orasca1
S"ika $. $
3.#. %zvje&taji ;3eports=
%zvje&taji se u Accessu koriste za raz"i*ite prikaze i 0rupiranja podataka2 prvenstveno za ispis
na pisa*u. Kao i orazac moe se teme"jiti na jednoj i"i vi&e ta"ica i"i upita. U osnovi se ne
raz"ikuje mno0o od orasca2 jedino &to je u izvje&taju mo0u5e samo 0"edati podatke2 a"i zo0
to0a se s"ike mo0u "ak&e dodavati2 ra*unati prosjek i s". 7o *e&5e se teme"ji na upitima2 udu5i
da oni sadre one podatke iz ta"ica koji su nam u odreDenom trenutku potreni.
%zrada izvje&taja1
U 0"avnom izrniku potreno je k"iknuti na 3eports i 6reate report < usin0 Aizard nakon
*e0a je potreno s"ijediti da"jnje korake.
Uko"iko nam se izvje&taj iz neko0 raz"o0a ne sviDa i e"imo 0a redizajnirati postupak je
s"ijede5i1
1. U prozoru .ataase oi"jeimo izvje&taj i zatim aktiviramo tipku .esi0n.
2. 7a a"atnoj traci odairemo naredu !oo"oI.
3. U prozoru za dizajniranje na"aze se *etiri dije"a odvojena sivim Corizonta"nim trakama2
njiCovo zna*enje je1
3eport Geader 4 za0"av"je cije"o0 izvje&taja koji oi*no sadri nas"ov
izvje&taja
8a0e Geader 4 za0"av"je stranice koje sadri nazive po"ja prikazana na stranici
.etai" 4 sadri podatke prikazane u izvje&taju
8a0e ?ooter 4 podnoje stranice koje naj*e&5e sadri datum i roj stranice
Mo0u5e izmjene su1
izmjene na postoje5im kontro"ama u izvje&taju
izmjene dodavanjem noviC kontro"a kori&tenjem !oo"oI a"ata
7akon izmjene u dizajnu potreno je poCraniti izvje&taj naredom ?i"eOSave iz 0"avno0
izornika.

'
8rimjer izvje&taja1
S"ika '.
7
3.$. Macros
Macro je de/iniran skup jedne i"i vi&e akcija kojim se automatski izvr&avaju neke operacije2 na
primjer otvaranje neko0 orasca2 zatvaranje neko0 prozora i"i ispis izvje&taja.
3.'. Modu"es
Modu" je skup naredi pisaniC u -isua" Basic pro0ramskom jeziku koji izvr&avaju neke
operacije s azom podataka.
8
#. )AK,9UPAK
-anost aza podataka na"azi se u tome &to uve"ike o"ak&avaju or0aniziranje podataka
potreniC za svakodnevno pos"ovanje. Baze podataka omo0u5uju pre0"ednost i dostupnost
podataka koji se na"aze na jednom mjestu &to pos"ovanje *ini jednostavnijim i kva"itetnijim.
Koriste5i MS Access u pos"ovanju poduze5a mo0u u svakom trenutku imati uvid u podatke
vezane za oav"janje svakodnevniC zadataka or0aniziraju5i iC i ostav"jaju5i iC dostupnima2 te
su iC poduze5a u stanju vr"o "ako ispraviti i"i nadopuniti. -e"ika prednost je i jednostavnost
kreiranja noviC izvje&taja2 orazaca2 upita i s"i*no. Smatramo da poduze5a koja koriste MS
Access u pos"ovanju imaju odreDenu prednost2 a kako je vrijeme novac2 MS Access moe
pos"ovanje samo u*initi "ak&im i pro/itai"nijim &to je i ci"j svako0 poduze5a.
9
,%!:3A!U3A1
1. Mesari52 9.2 )eki5-Su&ac2 M.2 .uki52 B.1 86 u uredskom pos"ovanju2 :konomski /aku"tet u
Osijeku2 Osijek2 2KK1.
2. Cttp1OOAAA.tutorija"i.netOaccessOta"ica - '.travanj2KK(.
Cttp1OOAAA.tutorija"i.netOaccessOta"ica - '.travanj2KK(.
Cttp1OOAAA.tutorija"i.netOaccessOupiti - '.travanj2KK(.
Cttp1OOAAA.tutorija"i.netOaccessO/orme - '.travanj2KK(.
http://www.ic.ims.hr/office/access2003/access8.html - 6.travanj2008.

www.maturski.org