EGY HATKONY KONTROLLING RENDSZER ALAPJAI

Dkn Tams-Bcs Zoltn-Kotormn Annamria

GE Hungary Rt, Budapest
Debreceni Egyetem, Agrrgazdasgi s Vidkfejlesztsi Kar
Szmviteli s Pnzgyi Tanszk
sszefoglals:
A hatkony kontrolling rendszerek nagy mrtkben hozzjrulhatnak egy vllalat
eredmnyes mkdshez, egy ilyen rendszer bevezetse eltt azonban rdemes
vgiggondolni azokat az alapkrdseket, amelyek befolysolhatjk ennek sikeressgt.
Az rsomban igyekszem megfogalmazni a legfontosabb alapelveket, a bevezets
alapcljait, meghatrozom egy kltsg kontrolling rendszer bevezetsnek legfontosabb
szakaszait, s felhvom a figyelmet azokra a legfontosabb buktatkra, knnyen
akadlyozhatjk a sikeres indulst Nem clom az egyes terletek rszletes elemzse,
ezekkel ksbbi munkim sorn kvnok foglalkozni.
A versenykpessg fenntartsa elemi rdeke minden gazdasgi vllalkozsnak, hiszen
az egyre nehezebb s sszetettebb piaci felttelek kztt ez lehet az egyetlen t a
megfelel jvedelemszint elrshez. A versenykpessg megtartsnak s javtsnak
szmos mdja lehet, az egyik legkzenfekvbb megolds azonban a vllalkozs
folyamatainak javtsa oly mdon, hogy a vllalkozs a meglv erforrsait egyre
hatkonyabban hasznlja ki. A hatkonyabb erforrs-kihasznls nagyobb termelsi
kapacitst, vagy egysgkltsg-cskkenst eredmnyez, ami hossztvon
szksgszeren segti a magasabb jvedelemszint elrst.
A fentiekre tekintettel egy adott vllalkozs hatkonysgnak mrse s elemzse
kulcsfontossg lehet olyan ipargakban, ahol a fokozd verseny miatt a
kltsghatkonysg jelentheti az egyik legfontosabb versenyelnyt. Ennek a kontrolling
szemlletnek a vizsglata s kialaktsa mg nem rendelkezik nagy hagyomnyokkal a
magyar lelmiszeripari vllalkozsoknl, ezrt fontosnak tartom e tma behatbb
vizsglatt.
A kontrolling szemllet alapjai
A kontrolling rendszer egyik legfontosabb clja, hogy a jvedelmezsget javt
intzkedsek meghozatalt mr a tervezsi idszakban biztostsa, alapvet feladata a
vezetk, a vezeti dntshozatal tmogatsa zemgazdasgi eszkzkkel. (Vry, 2004)
Alapvet feladatai kz tartozik a vezeti dntshez szksges informcik megfelel
mennyisgben - s ami taln mg fontosabb - megfelel minsgben val biztostsa a
dntshozk rszre, ami a gyakorlatban valamilyen vezeti informcis rendszer
kiptsben, illetve karbantartsban valsul meg.
A kontrollingot a fentieken tl rtelmezhetjk a vezets szintjn rvnyesl
koordincis funkciknt, amelyben az egyik legfontosabb cl egy olyan kzs
gondolkodsmd, s egyfajta kzs filozfia kimunklsa s kommuniklsa, melyben
mindenki mindenkori felelssgi s feladatkrn bell hasznlja a kontrolling eszkzeit,
illetve elfogadja a kontrollert. sszessgben a kontrolleren a koordinl tancsadt s

a vonalbeli vezetk egyes terleteit ellt informci menedzsert rtjk (Witt, 1994),
aki a vllalatvezets egyik legfontosabb tancsadja.
A kontrolling rendszer kiptsnek buktati
Knnyen belthat, hogy a megfelelen kiptett kontrolling rendszer s szles krben
elterjedt kontrolling szemllet szervesen hozzjrulhat a vllalat eredmnyessgnek
javtshoz, ksbbi vizsglataim sorn is ennek igazolsra trekszem. Ennek ellenre
a tovbbi elemzsek eltt - fontosnak tartom nhny olyan tnyez kiemelst, amely
knnyen tvtra viheti a kontrollert munkja sorn, veszlyeztetve a vllalati
hatkonysgi clok megvalsulst. A felsorolssal nem az a clom, hogy
megkrdjelezzem a kontrolling rendszer kiptsnek szksgessgt, hanem
megprblom felhvni azokra a buktatkra a figyelmet, amelyek elkerlsvel sikeres
rendszer s szemllet pthet ki az adott vllalaton bell.
Gyakorlati tapasztalataim szerint hatkonyan mkd kontrollingot a legtbb esetben a
kvetkez tnyezk akadlyozhatjk meg az eredmnyes mkdsben:
1. A kontrolling- s hozz kapcsold informcis rendszer kiptsnek kltsgei
meghaladjk a rendszer kiptsbl szrmaz hasznokat.
2. A kontrolling rendszer fkuszpontjai tl ltalnosak, a kiptett informcis
rendszer nem a vllalati eredmny szempontjbl legfontosabb terletekre
koncentrl.
3. A kontrolling rendszer jelentsei s zenetei nehezen rtelmezhetk egysgesen s
egyrtelmen az adott vllalaton, csoporton bell, a rendszerbl nyert szmok
lland vitk s alkudozsok trgyai lehetnek, ami knnyen vezethet az adatok
manipullshoz, illetve a vals informcik torzulshoz.
4. A kontrolling rendszer knnyen nclv vlhat akkor, amikor a rendszer ltal
generlt informcik s jelentsek mennyisgi s minsgi szempontjai elvonjk a
figyelmet s az erforrsokat a legfontosabb clrl, a megfelel dntselksztsrl.
Termszetesen nem elgedhetnk meg pusztn az esetleges buktatk felsorolsval,
clszer meghatrozni azokat az eszkzket, eljrsokat, amelyek segthetnek elkerlni
az esetleges kudarcokat:
1. Egy j kontrolling rendszer kiptse ltalban sszekapcsoldik egy informatikai
beruhzssal ltalban maga a beruhzs kti le az erforrsok nagy rszt -, gy
megfelel beruhzsi megtrls-kalkulcival, kltsg-haszon elemzssel
knnyen kikszblhetek a gazdasgossgi problmk. Fontosnak tartom, hogy a
rendszer bevezetse eltt lljon rendelkezsre rszletes specifikci a rendszer
kiptsrl, illetve a bevezets utni beszllti szolgltatsokrl, hiszen gy
elkerlhetek az id kzben meglepetsszeren felmerl extra kiadsok.
2. A megfelel fkuszpontok kialaktshoz a legfontosabb a stakeholderek, a
rendszer vevinek mielbbi bevonsa a rendszer kialaktsba, illetve a vllalati
folyamatok, ok-okozati sszefggsek alapos feltrkpezse.
3. Az adatok s jelentsek egysges rtelmezshez s megkrdjelezhetetlensghez
nagyban hozzjrulhat a vllalaton belli megfelel kommunikci, ami az
rintettek mihamarabbi bevonsval, a kulcsfontossg tnyezk folyamatos
kommuniklsval s rendszeres visszacsatolsokkal valsulhat meg.

4.

A rendszer kialaktsakor figyelembevett szempontok folyamatos rtkelsvel,

illetve fellbrlsval elkerlhet a cltalan, hozzadott rtket nem kpvisel
folyamatok tovbbi fenntartsa.
A felsorolt bukatk mellett mg bizonyra szmos egyb tnyez is htrltathatja a
hatkony kontrolling rendszer kialaktst, m ez nem jelenti a rendszer
szksgessgnek megkrdjelezhetsgt, amit a ksbbiekben felvzolt clrendszer is
igazol.
A kontrolling rendszer legfontosabb cljai
Ahogyan azt mr korbbiakban megfogalmaztuk, a kontrolling alapvet feladata a
vezetk, vezeti dntshozatal tmogatsa zemgazdasgi eszkzkkel, m ehhez
szervesen kapcsoldik a dntsek vgrehajtsnak ellenrzse. A j kontrolling
rendszer teht egyarnt ellenrzi az elmlt idszak esemnyeit az eredmnyessg
szempontjbl, s a meglv adatok, tapasztalatok alapjn a jvre vonatkozan segt a
megfelel dntsek meghozatalban. A rendszer cljai nylvn funkcionlis rszclokk
is lefordthatak, a kvetkez bra az eredmnyessg szempontjbl legfontosabb
rszterletekre hatrozza meg ezeket.
1. bra: A modern kltsg- s teljestmny-elszmols cljai (Forrs: Horvth, 1990)

Vllalati
alapdntsek
rpolitika
rtkestsi
politika

F cl
A dntsek megalapozsa
jvre vonatkozan
Az zleti terletek, termkcsoportok,
termkfajtk eredmnynek periodikus
megtervezse s prognzisa
A knlati rak megllaptsa

Termelsi
programtervezs

rtkestsi terletek, vevk s

vevcsoportok elemzse, a
megrendelsek szerkezetnek
elemzse, az rtkestsi csatornk
rtkelse
Az ellltand termkek fajtjnak s
mennyisgnek megllaptsa

Az eljrs
kivlasztsa

Gyrtsi fokozatok gyrtseljrsainak

megllaptsa

Ellltsi
politika

Sajt termels s kls beszerzs kzti

vlaszts, foglalkoztatspolitika

Beszerzsi
politika

A beszerzsi rak megtlse, fels

hatrainak megllaptsa

s ellenrzse
mltra vonatkozan
A vllalat eredmnyeinek,
akciinak periodikus
ellenrzse
Az r nagysgnak
fellvizsglata
Az rtkestsi terletek,
vevk, rtkestsi utak,
ruk s rucsoportok elrt
fedezeti sszegnek
elemzse
A termelsi program
eredmnystruktrjnak
elemzse
A megvalsult gyrtsi
eljrsok kltsgnek
elemzse
A megvalstott ellltsi
eljrsok kltsgeinek
ellenrzse
A termelsi tnyezk
beszerzsi kltsgeinek
ellenrzse

A vllalkozs mrete, szervezeti felptse s piaci krnyezet nagyban befolysolja,

hogy a fenti clrendszer mely elemei kerlhetnek a kiptett rendszer kzppontjba. Az
rpolitikai s rtkestsi krdsek ktsg kvl rendkvl fontos tnyezk a vllalat
eredmnyessge szempontjbl, de mivel piaci krlmnyek kztt a menedzsment
ltal nehezebben vagy csak kzvetetten kontrolllhatak, kutatsaim sorn elssorban a
kltsgpozcit meghatroz tnyezkre kvnok koncentrlni. A nagyobb vllalatok
gyakorlatban az rtkestsi s rpolitikai krdsek legtbbszr egy koncentrlt dntsi
folyamatban, ltalban az adott cgek kzpontjban dlnek el, mg a kltsgtnyezk
alakulsra a nagyobb szm telephelyeknek is jelents befolysa lehet, ezrt a kltsgkontrollingra trtn koncentrls gyakorlati jelentssge hangslyosabb lehet.
A hatkony kltsgszint elrshez egyarnt fontos a megfelel termelsi program
tervezse s az idelis termelsi eljrs kivlasztsa, ami magban foglalja az ll-,
illetve forgeszkzk hatkony kihasznlst is. Az ellltsi politiknak s a
beszerzsi stratginak pedig kzvetlen hatsa van a termelsi kltsgekre, gy ennek
mrse s elemzse az eredmnyessg szempontjbl kulcsfontossg lehet, klnsen
akkor, amikor ez a fajta kltsghatkonysg jelentheti az egyik legfontosabb
versenyelnyt az adott cg szmra. Jvbeni kutatsaim sorn ezekre a terletekre
szeretnk koncentrlni.
A kltsg-kontrolling rendszer kiptsnek legfontosabb szakaszai
Miutn felvzoltam a kontrolling, s azon bell a kltsg-kontrolling rendszer alapjait, a
rendszer cljait s kiptsnek buktatit, fontosnak tartom meghatrozni egy ilyen
rendszer kiptsnek legfbb szakaszait, az egyes szakaszok rszletes elemzse nlkl.
Horvth et al., 1997 alapjn a rendszer kiptsnek legfbb szakaszai a kvetkezk:
1. A dntsek altmasztst szolgl clok meghatrozsa.
2. A megfelel teljestmny-, kltsgszmts kivlasztsa.
3. A megfelel kltsghely-, kltsgnem-struktrk kivlasztsa. A teljestmny-,
kltsgszmts eljrsainak meghatrozsa s
dokumentlsa (Kalkulci,
eredmny-szmts, kltsghely szmts, kltsgtervezs, kltsg feloszts,
eltrselemzs).
4. A teljestmny- s kltsgszmtsi szoftver tervezete, illetve kivlasztsa,
beillesztse.
5. Megfelel beruhzs-gazdasgossgi mdszerek kivlasztsa.
6. Az informci-input definilsa s kialaktsa.
7. Az informciramls meghatrozsa az rintettek kztt.
8. A munkatrsak kpzse.
Termszetesen a rendszer kiptsnek sikeressge az elzekben emltetteken tl
nagymrtkben azon mlik, hogy ezeket az eljrsi szakaszokat milyen eredmnyesen
valstja meg az adott vllalkozs. A sikeressg kulcsa, hogy a megfogalmazott
clokhoz a rendszer kiptsnek egyes szakaszaiban hogyan talljk meg azokat az
eszkzket, amik egyrszt alkalmazkodnak a vllalkozs specilis jellemzihez (iparg,
piac, szervezeti felpts, stb.), msrszt pedig tmpontot jelentenek a tulajdonosi
elvrsnak val megfelelshez. Az egyes szakaszok technikai kivitelezshez szmtalan
gyakorlati eszkz ltezik, amelyek tovbbi elemzse elengedhetetlenl fontos egy
hatkony rendszer bevezetshez.

sszegzs
A modern kor kvetelmnyeinek megfelelen egyre tbb vllakozs ismeri fel, hogy az
eredmnyes mkdshez nagy mrtkben hozzjrulat egy hatkonyan mkd
kontrolling rendszer. Ennek a szksgessgt mr sokan felismertk, m egy ilyen
rendszer bevezetse eltt nem rt tisztzni azokat az alapkrdseket, amelyek nagyban
befolysolhatjk az alkalmazs sikeressgt. A legfontosabb clok, alapelvek s az
eljrs egyes szakaszainak tgondolsn tl szksg van a legfontosabb lehetsges
buktatk felvzolsra is. Ennl is fontosabb azonban megjegyezni azt, hogy ezek az
ltalnos trvnyszersgek nem adnak garancit a sikeressghez, csupn kapaszkodt
jellhetnek ki a bevezetshez. A hatkony kontrolling rendszer kiptsnek sikeressge
a rszletekben rejlek, amelyhez br tmpontot jelenthetnek a klnbz elemzsek,
tanulmnyok s ms cgek tapasztalatai, de ezek csak httrinformciknt szolglnak
az adott cg zleti folyamatainak rszletes ismerethez, sszefggseinek megrtshez,
amik a siker els szm kritriumai.
Irodalomjegyzk
Hanyecz Lajos (2003): Controlling az agrrium vllalatainak gyakorlatban.
http://www.controllingportal.hu/index.php?doc=tk_t&t=5&d=76 . (2007. janur
12.)
Sabjn Julianna Sutus Imre (2003): Vezeti szmvitel az agrrtermelsben. Szaktuds
Kiad Hz. Budapest
Frank-Jurgen Witt Kerin Witt (1994): Kontrolling kis- s kzpvllalkozsok
szmra. Springer Hungarica Kiad Kft. Budapest
Horvth Pter (1990): Controlling: a sikeres vezets eszkze. Kzgazdasgi s Jogi
Knyvkiad. Budapest
Horvth & Partner (1997): Controlling. t egy hatkony controlling-rendszerhez.
Kzgazdasgi s Jogi Knyvkiad. Budapest
Vry Zoltn (2003): Mezgazdasgi zemek korszer irnytsa II.
http://www.controllingportal.hu/index.php?doc=tk_t&t=8&d=118. (2007. janur
13.)
Vry Zoltn (2004): Vezeti informci-ellts az lelmiszergazdasgban.
http://www.controllingportal.hu/?doc=tk_t&t=22&d=189. (2007. janur 13.)

FOUNDATION OF AN EFFICIENT CONTROLLING SYSTEM

Tams Dkn-Zoltn Bcs-Annamria Kotormn
GE Hungary Rt, Budapest
University of Debrecen, Center of Agricultural Sciences
Faculty of Agricultural Economics and Rural Development
One of the major goal for all agricultural enterprises is to keep or to get their
competitive advantage to reach a satisfying profitability level. There are several ways to
get and to improve competitive advantage, but one of the most evident way is the more
efficient utilization of their own resources, which mean extra capacity and/or unit cost
reduction. Both of it drive the business to a higher profitability level, so measuring and
analyzing the cost-productivity should be a focus point in a tough market situation. This
controlling approach is widely spread, but do not have big tradition in the Hungarian
food industry, so it is important to analyze the implementation of an efficient costcontrolling system.
In the first part of my paper I gave a definition for the controlling thinking, where I
have identified the support of decision making and coordination as the two major roles
of controlling. Then I have try to sort some roadblocks, which can mean difficulties in a
successful controlling system implementation as the followings: inappropriate cost and
benefit analysis of the implementation; too general scope in the new system; not exactly
specified expectation from the stakeholders; low level of communication in the
organization about the new system; etc. In the next section I have identified the major
goals by function and by time orientation. Functional goals of the system depend on the
organization structure, periodical split connected to controlling (analysis of past) and
supporting of decision making (future). In the last part I have listed the key milestones
of successful controlling system implementation, starting from identification the goals
of the new system, ending with the education of the employee how to use the new tools.
Obviously this short paper do not give a chance to describe and analyze successful
implementation in every details, it just try to give general guidelines in some key area.
The previously mentioned goals, milestones and roadblocks can be a subject of a further
research, and these detailed analyses can help us to get closer to understand what are the
main factors in a productive system introduction. Beside these studies there is one more
important inevitable factors: analyzing and understanding the business processes of the
given industry, and learning most relevant characteristics of the enterprise itself.
Professional competence and business understanding are the foundation of an efficient
controlling system.