INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP DAN FORMAT

SURAT RASMI BERKUALITI

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP PENULISAN SURAT

4C+P
Correct
Clear
Comprehensive
Concise
Polite

(betul)
(jelas)
(Iengkap)
(ringkas)
(bersopan)
2

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP 1:
BETUL (CORRECT)

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

CORRECT (BETUL)
Ejaan
Tatabahasa
Laras Bahasa
(penggunaan ganti nama dan gelaran)

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP 2:
JELAS (CLEAR)

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Clear (Jelas)

Surat yang ditulis bertujuan untuk

disampaikan kepada pihak sasaran.
Mesej yang hendak disampaikan itu
perlulah dinyatakan dengan jelas
dan mudah difahami oleh pembaca.
6

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

2.1 Pengenalan
Pengirim
(nama jabatan, alamat & perhubungan
Rujuan fail dan tarikh
SULIT/BERDAFTAR/DENGAN TANGAN
Penerima (jawatan, alamat dan poskod)
Untuk perhatian (jika perlu)
Melalui (jika perlu)
Rujukan Hormat
7

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

2.2 Isi Surat

Tajuk
Keselarasan rujukan hormat
Pengenalan
Isi utama/isi sokongan
Harapan (Antisipasi)

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

2.3 Akhir surat

Pengakuan/pengakuan kesetiaan
Tandatangan/nama/jawatan/bagi pihak
Slogan (tetap/sementara/Jabatan)
Salinan kepada
Initial pendraf dan penaip

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP 3:
LENGKAP (COMPREHENSIVE)

10

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Comprehensive (Lengkap):
Data,
fakta,
dan
maklumat
yang
diperlukan hendaklah dinyatakan dengan
lengkap.

11

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Data utama dan data sokongan

Spesifikasi yang terperinci
Maklumat yang lengkap
Rasional atau justifikasi

12

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP 4:
RINGKAS (CONCISE)

13

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Concise (Ringkas dan Padat):

Surat rasmi perlu ditulis seberapa

ringkas dan padat.
Ringkas yang dimaksudkan bersifat
relatif.

14

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Tidak perlu menggunakan bahasa

yang
berbunga-bunga
untuk
menerangkan sesuatu hal.
walaupun ditulis ringkas namun
keindahan dan kesopanan perlulah
terpelihara.
15

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP 5:
BERSOPAN (POLITE)

16

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Polite (Kesopanan):

Surat merupakan alat komunikasi.

Nada dan kesopanan surat memainkan
peranan penting.

17

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Untuk memperlihatkan kesopanan dalam surat

terciptalah laras bahasa surat rasmi, wacana,
dan ungkapan tertentu dalam penulisan surat
rasmi.

18

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

MEMO
BERKUALITI

19

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PRINSIP PENULISAN MEMO

4C
Correct
Clear
Comprehensive
Concise

(betul)
(jelas)
(Iengkap)
(ringkas)

20

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

NOTA TAMBAHAN:
LARAS BAHASA
SURAT RASMI-MEMO
21

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

LARAS BAHASA SURAT RASMI

Penggunaan rujukan ganti nama

orang pertama, kedua, dan ketiga.
Penggunaan ganti nama dalam
penulisan surat rasmi dan tidak rasmi
adalah bebeza.
22

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

1. Penggunaan Ganti Nama

Ganti Nama Surat Tidak
Orang
Rasmi

Ganti
Nama
Orang
Pertama

Aku,
teman,
kawan,
hamba

Surat Rasmi

Saya (untuk jumlah

tunggal
dan
kelihatan
bersifat
peribadi)
Kami (untuk jumlah
ramai, mewakili
jabatan, atau
institusi)
23

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Ganti Nama Surat Tidak

Orang
Rasmi

Ganti
Nama
Orang
Kedua

Kau,
Engkau,
kamu,
awak

Surat Rasmi

Tuan, puan (rujukan natural

yang
boleh
digunakan
kepada
sesiapa
sahaja
tanpa mengira pangkat atau
keturunan seseorang.
Gelaran kehormat seperti
Yang
Berbahagia,
Yang
Berhormat, Yang Arif, Yang
Dimuliakan
boleh
digunakan)
24

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

2.

Penggunaan Kata Pemeri

ialah dan adalah

Unsur yang menjadi perangkai di antara

subjek dengan frasa utama dalam
predikat.

25

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Pemeri IALAH digunakan apabila

terdapat persamaan (ekutif) antara
subjek dengan predikat.
Contoh:

Zakaria ialah anak saya.

Subjek/kata pemeri ialah/predikat

26

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Pemeri ADALAH digunakan apabila

subjek menghuraikan predikat.
Contoh:
Zakaria adalah budak baik.
Subjek/kata pemeri adalah/predikat

27

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

2.1

Pemeri ADALAH boleh

hadapan sendi nama.

hadir

di

Contoh:
Hadiah itu adalah untuk adiknya.

28

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

2.2

Pemeri ADALAH boleh hadir di

hadapan kata nafi dan kata adjektif
secara serentak
Contoh:
Kenyataannya adalah tidak benar.

29

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

2.3

Kata pemeri adalah tidak boleh

digunakan bersama-sama dengan
kata kerja.
Contoh:
1. Adalah dimaklumkan... (salah)
Tuan adalah dimaklumkan (betul)
2. Adalah berjalan kaki ke sekolah (?)

30

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

Bersambung ...

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

2.4

Kata pemeri ADALAH tidak boleh

digunakan
tanpa
berfungsi
sebagai
perangkai di antara subjek dengan
predikat.

Contoh:
Adalah saya dengan hormatnya... (salah)
Saya dengan hormatnya (betul)
31

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Mengapakah banyak bentuk

pasif dalam surat rasmi?

32

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

1. Ayat pasif menimbulkan suasana tak peribadian

dan tak bersahaja.
Pelaku tidak disebut memudahkan suasana tak
peribadian, terutamanya dalam suasana perintah.
Contoh: Tuan diminta (pasif)
Saya meminta tuan (aktif)
2. Objek berkenaan yang dipentingkan /
diutamakan. Oleh itu objek dikedepankan.
33

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Sehubungan itu,
Sehubungan dengan itu,

Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En. Saiful

Haris di Unit Hasil, tel 067659980 ext 492.
Segala pertanyaan boleh diajukan kepada En. Saiful
Haris di Unit Perancangan, tel. 06-76559980 samb.
492.
34

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Senarai nama peserta-peserta adalah seperti

berikut:
Senarai nama peserta adalah seperti yang berikut:

Saya Yang Menurut Perintah,

Saya yang menurut perintah,

35

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

KEJANGGALAN BAHASA DALAM SURAT RASMI

Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut.

Saya mohon perhatian tuan terhadap

Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihak

tuan adalah dikesalkan.
Sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan
amat dikesali.
36

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Sila majukan bersama ini satu salinan surat

Sila kemukakan bersama-sama dengan ini
satu salinan surat

Permohonan ini dipanjangkan

Permohonan ini dikemukakan

37

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak

tuan
Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan

Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah

kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih.
Sekian, terima kasih.
Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah
kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih.
Sekian.
38

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Jika ada sebarang masalah, tuan diminta

menggantikan dengan pegawai yang sesuai.
Jika tuan menghadapi sebarang masalah, harap
kiranya mencari pengganti yang sesuai.

39

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Sumber: INTAN & DBP

daudnaim@iab.edu.my
40

DAN_Surat-Memo

PRINSIP-FORMAT SURAT RASMI