SUKATAN PEPERIKSAAN SUBJEK JABATAN

UNTUK PEGAWAI TADBIR GRED N41

1.
2.

Tarikh Sukatan
:
Peperiksaan
Berkuatkuasa
Matlamat Sukatan : i)

: ii)

Untuk meningkatkan tahap pengetahuan dan

kefahaman bagi penjawat dalam
perkhidmatan Pegawai Tadbir N41
Untuk mewujudkan budaya kerja cemerlang
supaya matlamat dan objektif Universiti dapat
dicapai dengan berkesan.

: iii) Untuk meningkatkan kemahiran diri dan

menguji kecekapan profesionalisme
jawatannya.
3.

Tujuan Peperiksaan :

Untuk memenuhi sebahagian daripada syaratsyarat untuk pengesahan dalam

perkhidmatan.

4.

Pegawai Yang
Layak

Pegawai Tadbir Gred N41 dalam tempoh

percubaan.

5.

Sukatan
Peperiksaan

Termasuk soalan, markah dan masa

KERTAS I
Soalan-soalan akan ditanya kepada calon-calon berdasarkan perkara-perkara berikut:
Bahagian I
Asas Pengurusan
i)
ii)
iii)
iv)
v)

Fungsi Pengurusan, perancangan, pelaksanaan, penyelarasan, kepimpinan, pengawasan dan

penilaian.
Penyelesaian masalah dan membuat keputusan
Motovasi dan kepimpinan
Kemahiran pengurusan Konsep, Teknikal Manusia
Kualiti Pengurusan

Bahagian II
Aspek Pentadbiran Pejabat
i)

Sistem Fail

ii)
iii)
iv)
v)
vi)
vii)

Surat Menyurat
Teknik Bermesyuarat dan Penulisan MInit
Pengurusan Sistem Rekod.
Arahan Keselamatan
Penulisan-penulisan surat mensyuarat, Kertas Kerja dan Laporan Untuk Majlis, Senat,
Lembaga dan
Jawatankuasa
Pengurusan rekod pelajar

Bahagian III
Kemahiran Komunikasi dan Kaunseling
i)
ii)
iii)
iv)
v)

Teori dan asas komunikasi

Komunikasi di dalam organisasi
Kemahiran komunikasi
Komunikasi dengan pelanggan
Kaunseling dalam pengurusan

Bahagian IV
Undang-Undang Am
i)
ii)
iii)
iv)
v)
vi)
vii)

Undang-Undang Buruh
Akta Rahsia Rasmi
Akta Kontrak
Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerja
Kanun Kesiksaan
Akta Pencegah Rasuah
Akta Hasutan

KERTAS II
Teknologi Maklumat
i)
ii)
iii)

Sistem Aplikasi Universiti

Pakej Kemahiran Komputer Microsoft Office
Internet dan e- mail

KERTAS I
Masa

2 jam

Soalan

Jawab empat (4) soalan daripada lapan (8) soalan berbentuk esei
yang diberikan.
Jawab satu (1) soalan daripada tiap-tiap bahagian. Setiap soalan
bernilai 25 markah.

Bentuk Soalan

Esei

Bahasa

Bahasa Melayu

Markah

100

Markah Lulus

50%

Keputusan

Lulus/Gagal

Masa

1 jam

Soalan

Jawab empat (4) soalan daripada lapan (8) soalan yang diberikan.
Setiap soalan bernilai 25 markah.

KERTAS II

Bentuk Soalan

soalan pendek

Bahasa

Bahasa Melayu

Markah

100

Markah Lulus

50%

Keputusan

Lulus/Gagal

Pemeriksa

Akan dilantik oleh Jawatankuasa Peperiksaan Perkhidmatan UUM

Permohonan

Urusetia Peperiksaan, Jabatan Pendaftar

Kekerapan Peperiksaan

2 kali setahun atau mengikut keperluan

Bahan Rujukan
1.

Arahan Keselamatan

2.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)

3.

Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran

4.

Akta Kontrak 1950 Akta No. 136/1950

5.

Gov`t Contact Act 1949 (disemak 1974) ACT No. 136

6.

Asas-asas Pengurusan Jaafar Muhamad (Leeds Publication)

7.

Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib & Surcaj) 2000 (Akta 605)

8.

Panduan Tuntutan Perjalanan, Kursus dan Perpindahan

9.

Panduan Perkhidmatan UUM

10.

Rozali Mt. Zain, kepimpinan dalam organisasi, Utusan Melayu

11.

Zainal Abidin Muhamad , Pengurusan strategic, Utusan Melayu

12.

Pengurusan Strategik Dalam Pendidikan

ORGANISASI DAN PENGURUSAN

1.1 HUBUNGAN ANTARA ORGANISASI DENGAN PENGURUSAN

ebelum seseorang itu meninjau dengan lebih mendalam tentang konsep pengurusan secara
menyeluruh, eloklah sekiranya seseorang itu memahami dengan lebih jelas tentang organisasi dan
ciri-cirinya. Kefahaman yang mendalam tentang konsep organisasi itu penting kerana pengurusan dan
organisasi merupakan satu hubungan yang tidak dapat dipisahkan. Wujudnya sesebuah organisasi itu
sama ada organisasi kecil atau besar, swasta atau awam memerlukan pengurusan atau pengendalian
aktiviti-aktiviti organisasi.
1.1.1 Definisi Organisasi
Organisasi dapat didefinisikan sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang
bekerjasama dan saling bergantung antara satu dengan lain bagi mencapai matlamat individu,
kumpulan, dan organisasi.
Definisi di atas menjelaskan unsur-unsur yang perlu ada di dalam sesebuah organisasi: organisasi
sebagai satu unit sosial, penyatuan usaha, dan hubungan antara seorang individu dengan individu
yang lain.
1.1.2 Organisasi sebagai Unit Sosial
Apabila organisasi itu dianggap sebagai unit sosial, ini bermakna ia mempunyai beberapa orang
pekerja yang telah diberi peranan tertentu untuk menjalankan sesuatu tugas. Mereka perlu
bekerjasama dan berhubung antara satu dengan lain bagi menyiapkan sesuatu tugas itu. Sekiranya
mereka ini menjalankan tugas tanpa memerlukan perkhidmatan dan kerjasama daripada pihak lain,
sudah tentu tugas yang dijalankan itu tidak dapat disiapkan seperti yang dikehendaki sama ada dari
segi masa, kualiti, kuantiti, dan penentuan-penentuan lainnya.
1.1.3 Penyatuan Usaha dan Hubungan di Kalangan Pekerja
Sesebuah organisasi memerlukan pekerja yang menyatupadukan usaha mereka supaya mencapai
matlamat yang dikehendaki. Sekiranya tidak ada perpaduan di kalangan pekerja, sudah tentu
organisasi itu tidak dapat menjalankan aktivitinya dengan berkesan dan sempurna. Keadaan
organisasi akan menjadi kucar-kacir tanpa sebarang haluan yang tertentu. Penyatuan usaha
hendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi bagi menjamin pencapaian yang telah disenaraikan.
Hubungan di kalangan kakitangan dapat menjamin organisasi itu bergerak dengan sempurna,
tersusun dan berkesan. Penyelarasan melalui peraturan dan prosedur yang dibuat dapat
meningkatkan hubungan antara satu fungsi dengan satu fungsi yang lain dan antara individu dengan
individu yang lain.

1.2 CIRI-CIRI ORGANISASI

1. Sesebuah organisasi yang telah dibentuk akan melambangkan identitinya yang tersendiri. Misalnya,
sebuah universiti seharusnya melambangkan tempat untuk menimba ilmu, sebagai sebuah pusat
penyelidikan, dan juga sebagai sebuah institusi yang memberi perkhidmatan dan sumbangan kepada
masyarakat sama ada dalam bentuk bimbingan atau khidmat nasihat, dan pengajaran dan
pembelajaran lain. Untuk mencerminkan identiti atau nilai-nilai tinggi sebagai sebuah menara gading,
universiti hendaklah memainkan peranan yang diharapkan oleh masyarakat kampus khususnya dan
masyarakat awam amnya. Dengan demikian fungsi sesebuah universiti itu didapati berbeza dengan
organisasi-organisasi lain yang mempunyai objektif tertentu.

2. Di dalam sesebuah organisasi, sama ada organisasi kecil atau besar, ia mempunyai hierarki atau
tingkat autoriti. Jika dibandingkan antara kedua-dua organisasi kecil dan besar, sudah tentu ia
berbeza dari segi bilangan hierarki (tingkat) aktiviti dan bilangan kakitangan pengurusan pada setiap
tingkat. Misalnya, organisasi besar mungkin mempunyai lebih daripada tiga tingkat autoriti dan setiap
tingkat autoriti itu akan mempunyai lebih daripada tiga atau empat pegawai yang bertanggung-jawab
kepada ketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebih tinggi lagi.
3. Di dalam sesebuah organisasi, terdapat pembahagian kerja berdasarkan jenis pekerjaan atau
bahagian yang diwujudkan. Pada umumnya, organisasi pembuatan mewujudkan bahagian-bahagian
seperti bahagian pengeluaran dan pentadbiran. Di bahagian pentadbiran, terdapat beberapa unit lain
seperti personel, pemasaran, dan kewangan. Organisasi yang mempunyai tiga bahagian itu
beroperasi secara pembahagian kerja mengikut tanggungjawab yang tertentu.
4. Bagi menentukan aktiviti organisasi supaya berjalan dengan lebih teratur seperti yang
dirancangkan, ia memerlukan sistem pengawasan, penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalanan
aktiviti. Dengan demikian, di dalam sesebuah organisasi, peraturan, dasar, prosedur, dan sistem
hubungan hendaklah dijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan nyata.
Keempat-empat ciri yang disebutkan di atas hendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi.
Penentuan sama ada organisasi itu berkesan, efisien atau tidak, bergantung kepada sejauh mana
keempat-empat ciri itu diseleng-garakan, disusun, dan diamalkan.
1.3 APAKAH YANG DIKATAKAN PENGURUSAN?
Apabila organisasi telah diwujudkan mengikut keempat-empat ciri seperti yang diterangkan di atas,
masalah yang akan timbul ialah bagaimana organisasi itu harus diuruskan dengan sempurna,
berkesan dan mencapai matlamat yang dirancangkan. Tanpa pengurusan yang betul, pelbagai
masalah mungkin akan timbul, baik dari segi kewangan, pemprosesan, dan inventori hinggalah
kepada masalah peribadi di kalangan para pekerja.
Kita pernah mendengar dari media massa tentang beberapa organisasi perniagaan khususnya, yang
telah gagal bukan semata-mata kerana masalah persaingan tetapi juga disebabkan oleh pergolakan di
dalam organisasi itu sendiri seperti tidak ada persefahaman antara pihak atasan dengan peringkat
bawahan, perancangan dan ramalan yang tidak tepat, pembaziran sumber atau penyusunan struktur
yang mengelirukan.
Pengurusan, pada amnya dapat didefinisikan seperti berikut:
1. Pengurusan sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan usaha ahliahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.
2. Pengurusan sebagai proses pengarahan, penyelarasan, dan pengaruh ke atas operasi organisasi
untuk mencapai matlamat yang dikehendaki dan prestasi sepenuhnya.
Definisi di atas, walaupun mempunyai sedikit perbezaan dari segi bilangan dan jenis fungsi
pengurusan, tetapi kedua-dua definisi itu mengandungi perkataan "proses" dan "matlamat". Ini
bermakna, dua aspek penting di dalam pengurusan ialah:
1. Pengurusan sebagai proses: Menjalankan kerja secara sistematik serta memerlukan hubungan
tertentu antara satu aktiviti dengan satu aktiviti yang lain.
2. Mencapai matlamat organisasi: Apabila aktiviti organisasi itu berjalan dengan teratur dan berhubung
atau membantu antara satu dengan lain, maka matlamat organisasi itu dapat dicapai. Matlamat
organisasi dapat berbentuk kualitatif (subjektif) atau kuantitatif (objektif).
1.4 PROSES PENGURUSAN
Proses atau fungsi pengurusan dapat dibahagikan kepada beberapa fungsi bergantung kepada cara
kita mengelaskan fungsi-fungsi perancangan, penyusunan, penyelarasan, penstafan, dan

pengawalan. Pada amnya, fungsi pengurusan dibahagikan kepada empat sahaja, iaitu perancangan,
penyusunan, pengarahan, dan pengawalan.
1.4.1 Perancangan
Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti organisasi, perancangan hendaklah dibuat terlebih
dahulu. Pada peringkat perancangan, perkara yang perlu dipersoalkan adalah seperti berikut:
1. Tujuan dan objektif: Ini termasuk mengenal pasti perkara yang ingin dicapai oleh sesebuah
organisasi berdasarkan matlamat penubuhan organisasi tersebut dan prestasi yang diinginkan seperti
kadar pertumbuhan organisasi atau peratusan keuntungan dan lain-lain.
2. Strategi organisasi: Apabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan jelas, organisasi perlu
mencari jalan (strategi) untuk mencapai matlamat dan tujuan seperti yang diharapkan itu. Di dalam
strategi, pihak pengurusan akan membincangkan perkara seperti strategi pemasaran yang meliputi
perletakan harga, perluasan pasaran atau perbezaan barangan agar organisasi itu dapat bersaing
dengan pihak luar.
3. Langkah seterusnya, pihak pengurusan harus mengatur program atau projek mengikut strategi
yang berasaskan matlamat organisasi.
1.4.2 Penyusunan
Penyusunan melibatkan kerja menstruktur organisasi dan penstafan (proses pengambilan
kakitangan). Struktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti (pemasaran,
kewangan, pemprosesan dan lain-lain), tingkat (hierarki) autoriti, penyelarasan melalui peraturan dan
dasar serta prosedur yang dibuat. Penstafan meliputi perancangan sumber manusia, pengambilan
dan pemilihan kakitangan, orientasi dan latihan, penilaian prestasi, sistem pampasan (gaji, upah, dan
faedah), program peningkatan produktiviti dan kualiti, program keselamatan dan kesihatan kakitangan,
dan program kebajikan dan perkhidmatan kakitangan.
1.4.3 Pengarahan
Pengarahan merupakan fungsi penting untuk menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan teratur dan
sempurna dalam suasana yang harmoni. Untuk mencapai matlamat ini faktor-faktor motivasi,
kepimpinan, dan sistem komunikasi perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan.
1.4.4 Pengawalan
Pengawalan merupakan fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi organisasi telah dicapai
mengikut perancangan; masalah dalam penyusunan dikenal pasti dan langkah tertentu diambil; faktorfaktor di dalam organisasi, keinginan dan sifat kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan
tingkah laku perlu diberi perhatian dan diawasi.
1.5 MENGAPAKAH PENGURUSAN?
Pengurusan diperlukan di dalam semua organisasi, tidak kira sama ada organisasi itu kecil atau besar,
swasta atau badan kerajaan. Fungsi pengurusan bukan saja merupakan tanggungjawab seorang
pengurus besar atau pengarah tetapi juga tanggungjawab penyelia atau ketua bahagian yang berada
di dalam organisasi.
Kita pernah mendengar kata-kata seperti: "Masalah yang timbul itu adalah dari pihak pengurusan... ".
Pernyataan seperti ini dimaksudkan kepada mereka yang menduduki tingkat atas di dalam organisasi,
padahal kelemahan dan masalah yang timbul itu berpunca dari semua pihak pada peringkat
pengurusan. Dalam konteks pengurusan, pengurus dimaksudkan kepada mereka yang
bertanggungjawab terhadap pekerjaan orang lain pada semua peringkat.
Setiap pengurus mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tertentu, antaranya:

1. Pengurus ialah penyelaras dan pengarah di dalam organisasi yang mengawasi aliran kerja serta
menyatupadukan semua unsur organisasi. Mereka mempunyai kuasa yang diberikan untuk mengarah
orang lain yang berada di bawah tanggungjawabnya.
2. Pengurus bertanggungjawab menggunakan segala sumber dengan efisien untuk mencapai
matlamat yang telah ditetapkan.
3. Pengurus juga tidak boleh lari daripada bertanggungjawab ke atas kegagalan dan kejayaan orang
di bawah jagaannya. Kegagalan dan kejayaan itu mencerminkan prestasi pengurus berkenaan.
4. Pengurus mengimbangkan matlamat dan menetapkan prioriti seperti menjalankan kerja yang
penting dahulu atau dengan serta-merta.
5. Pengurus mewujudkan matlamat, perancangan, dasar, dan mengimple-mentasikan strategi.
Aktiviti pengurusan berbeza mengikut tingkatan di dalam organisasi. Misalnya, pengurus atasan
menggunakan kebanyakan masa mereka di dalam perancangan jangka panjang, perhubungan awam,
membuat dasar serta menganalisis perkara-perkara yang berlaku di persekitaran luaran. Pengurus
pertengahan atau penyelia sebaliknya memainkan peranan yang lebih di dalam penyelarasan dan
pengawalan kerja pada peringkat operasi. Satu kenyataan yang harus kita terima ialah pengurus lebih
berhadapan dengan faktor-faktor yang tidak dapat dikawal daripada faktor-faktor yang boleh dikawal.
Misalnya, sumber selalunya terhad, kuasa yang diberikan terbatas, pihak atasan mengharapkan
sesuatu yang mesti dicapai dan permintaan orang bawahan memerlukan pertimbangan. Oleh yang
demikian, untuk membolehkan sesuatu perkara itu dilaksanakan, pengurus memerlukan kepakaran,
keyakinan, dan mempunyai kesabaran.
1.6 PENGURUS DI DALAM ORGANISASI
1.6.1 Tingkat Pengurusan
Sudah menjadi kebiasaan untuk membezakan kedudukan pengurus mengikut hierarki kuasa atau
pangkat di dalam organisasi. Perbezaan ini dapat dilihat di dalam rajah 1.1 hierarki pengurusan.

Rajah 1.1. Hierarki pengurusan

1.6.2 Pengurus Atasan

Pengurus yang menduduki peringkat atasan ini terdiri daripada Ketua Eksekutif, Presiden atau
Pengurus Besar yang menetapkan matlamat dan menentukan ia tercapai mengikut tujuan organisasi.
Pengurus atasan ini juga meneliti perkembangan dan peluang yang berlaku di persekitaran luaran
supaya organisasi itu dapat menyesuaikan diri kepada perubahan yang berlaku.
1.6.3 Pengurus Pertengahan
Tugas pengurus pada peringkat ini, termasuklah menyelaras dan menyatupadukan aktiviti bahagian
untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak atasan. Mereka pada peringkat ini terdiri
daripada Pengurus Kawasan, Dekan Pusat Pengajian di universiti, Pengurus Personel dan lain-lain.
1.6.4 Pengurus Bawahan
Penyelia, Fomen, dan Ketua Kumpulan adalah antara mereka yang dimasukkan ke dalam kategori
pengurus bawahan. Tugas mereka mengawasi pekerjaan harian di bahagian operasi seperti bahagian

pengeluaran agar pengeluaran itu mengikut perancangan yang telah ditetapkan oleh pihak
pengurusan pertengahan dan bawahan.
1.7 PERANAN PENGURUS DI DALAM ORGANISASI
Apabila seseorang pengurus memasuki organisasi, tidak kira sama ada organisasi swasta atau
kerajaan, ia diberikan autoriti rasmi dan juga pangkat untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab.
Apabila pengurus itu mempunyai autoriti dan pangkat di dalam organisasi, misalnya sebagai seorang
ketua jabatan atau ketua bagi keseluruhan organisasi, maka peranannya selain tugas rasmi, menjadi
lebih kompleks lagi.
Henry Mintzberg membahagikan peranan pengurus kepada tiga bahagian:
1. Peranan sebagai penghubung atau orang perantaraan.
2. Peranan sebagai penyebar atau penyampai maklumat.
3. Peranan sebagai pembuat keputusan.
Rajah 1.2 di bawah ialah petikan daripada Henry Mintzberg, The manager's job: folklore and fact.
Rajah 1.2. Peranan pengurus
1.7.1 Peranan Penghubung Individu
Terdapat tiga peranan pengurus sebagai penghubung individu. Peranan-peranan ini datangnya terus
daripada autoriti yang dipunyai oleh beliau.
1.7.1.1 Sebagai orang terpenting. Pertama ialah peranan sebagai orang terpenting. Oleh kerana
pengurus itu mempunyai pangkat sebagai seorang ketua unit organisasi, maka beliau mestilah
menjalankan tanggungjawab yang bersifat sosial. Sebagai contoh, seorang pengurus itu perlu
menghadiri majlis perkahwinan kakitangan bawahannya atau seorang pengurus pemasaran melayani
pelanggannya di majlis jamuan. Walaupun peranan ini tidak memerlukan keputusan penting diambil
dan kadang-kadang dianggap biasa, tetapi ia penting demi untuk mengeratkan perhubungan dan rasa
tanggungjawab sebagai seorang ketua yang dihormati.
1.7.1.2 Sebagai pemimpin. Oleh kerana pengurus itu bertanggungjawab kepada unit organisasi, maka
ia bertanggungjawab ke atas kerja-kerja kakitangan unit tersebut. Setiap pengurus memainkan
peranan sebagai
pemimpin yang mendorong dan menggalakkan pekerja untuk bekerja dan menentukan bahawa
matlamat mereka itu sealiran dengan matlamat organisasi.
1.7.1.3 Sebagai pegawai perhubungan. Sebagai pegawai perhubungan, pengurus harus mengadakan
hubungan dengan pihak luar untuk mendapatkan maklumat tentang perkembangan yang berlaku di
luar organisasi. Perhubungan ini dapat dilakukan secara tidak rasmi atau secara persendirian tetapi
mestilah berkesan.
1.7.2 Peranan Penyampai Maklumat
Oleh kerana pengurus itu adalah penghubung individu, maka ia dianggap sebagai nadi penting di
dalam unitnya. Ia mungkin tidak mengetahui segala-galanya tetapi ia tentu mengetahui lebih daripada
kakitangan lain hasil hubungannya dengan kakitangan di dalam dan pihak luar.
1.7.2.1 Sebagai pengawas. Sebagai pengawas, pengurus menjelajahi persekitaran untuk
mendapatkan maklumat. Maklumat dapat diperolehi melalui perbualan, percakapan, dan secara
spekulasi. Memandangkan pengurus itu berhubung dengan pihak lain, maka ia mempunyai kelebihan
mengumpulkan maklumat untuk organisasi.

1.7.2.2 Sebagai penyampai. Pengurus mestilah berkongsi dan membaha-gikan maklumat yang
diterima dari pihak luar. Sebagai penyampai, pengurus perlu memberikan sebahagian daripada
maklumat yang diperolehi itu terus kepada kakitangan bawahannya yang tidak berpeluang
mendapatkan maklumat tersebut. Apabila kaki-tangannya mempunyai kesukaran untuk berhubung
dengan kakitangan yang lain, maka pengurus kadang kala hendaklah menghantarkan maklumat
tersebut terus kepada kakitangan yang lain itu.
1.7.2.3 Sebagai jurucakap. Sebagai jurucakap, pengurus menghantarkan sebahagian maklumatnya
kepada mereka yang di luar dari unitnya. Sebagai contoh, seorang penyelia pengeluaran di sebuah
gedung mencadangkan kepada pihak pembekal supaya mengubah jadual bekalannya untuk
memenuhi jadual pengeluaran gedungnya.
1.7.3 Peranan sebagai Pembuat Keputusan
Maklumat adalah bahan asas di dalam membuat keputusan. Pengurus memainkan peranan yang
penting untuk membuat keputusan di unitnya. Dengan autoriti yang ada, pengurus dapat
bertanggungjawab dan melibatkan diri di dalam sesuatu tindakan; dan sebagai nadi di dalam sebuah
organisasi, pengurus harus mempunyai maklumat yang lengkap dan kemaskini untuk membuat
keputusan tentang strategi unitnya.
Empat peranan yang menghuraikan pengurus sebagai pembuat keputusan adalah seperti berikut:
1.7.3.1 Sebagai usahawan. Sebagai usahawan, pengurus cuba membaiki unitnya dan
menyesuaikannya dengan keadaan persekitaran yang berubah-ubah. Sebagai pengawas, pengurus
hendaklah berada dalam keadaan berjaga-jaga untuk mendapatkan ilham baru. Apabila ilham yang
baik didapati, beliau akan memulakan projek itu secara bersendiri dahulu atau beliau boleh
mendelegasikan projek tersebut kepada kakitangannya. Sesuatu projek itu, melibatkan perkara seperti
barangan baru, kempen perhubungan awam, peraliran dana yang kemaskini, penyusunan semula
bahagian yang lemah, penyelesaian masalah imej di divisi luar negeri, menyatupadukan operasi
komputer dan lain-lain.
1.7.3.2 Sebagai pengawal gangguan. Oleh kerana perubahan yang berlaku itu di luar kawalan
pengurus, maka ia mestilah mengambil tindakan tertentu untuk mengelakkan keadaan daripada
menjadi bertambah teruk dan tidak terkawal. Dalam kejadian seperti pelanggan utama telah ditimpa
kebankrapan atau pembekal telah melanggar kontrak atau berlakunya mogok oleh pekerja, maka
pengurus hendaklah menumpukan masanya untuk mengatasi masalah tersebut. Gangguan yang
berlaku itu bukanlah disebabkan pengurus lemah dan tidak menghiraukan keadaan, tetapi juga kerana
ia tidak dapat meneka akibat tindakan yang telah diambil, sekalipun ia seorang pengurus yang baik.
1.7.3.3 Sebagai pembahagi sumber. Peranan pembuat keputusan yang ketiga ialah sebagai
pembahagi sumber. Pengurus bertanggungjawab untuk menentukan pihak yang akan mendapat
sesuatu dan banyaknya. Sumber yang penting, pengurus itu harus memperuntukkan masanya kepada
kakitangan supaya mereka dapat berhubung dengannya yang dianggap sebagai nadi dan pembuat
keputusan. Pengurus juga bertanggungjawab dalam membentuk unit struktur, perhubungan rasmi dan
menentukan cara sesuatu kerja itu dibahagikan dan diselaraskan. Pengurus juga meluluskan
keputusan penting sebelum mengimplementasikannya. Dengan menetapkan kuasa ini, pengurus
dapat menentukan bahawa keputusan yang dibuat itu mempunyai hubungan dengan perjalanan
aktiviti dan fungsi-fungsi di dalam organisasi.
1.7.3.4 Sebagai perunding. Pengurus menghabiskan masa yang sewajarnya di dalam perundingan.
Sebagai contoh, pengurus besar mengadakan perundingan dengan kesatuan sekerja atau pengurus
jualan mengadakan perundingan kontrak dengan pembeli atau pengurus akan berunding dengan
penyelia tentang isu-isu kerja dan lain-lain. Perundingan diibaratkan sebagai satu tugas penting
memandangkan pengurus mempunyai autoriti dan maklumat yang cukup untuk mengadakan
perundingan.
Kesepuluh peranan yang dibincangkan di atas amat susah untuk dipisahkan.

Rajah 1.3. Talian pengurus dengan sektor-sektor di dalam organisasi

1.8 KEMAHIRAN PENGURUS

Sebahagian besar masa seseorang pengurus itu digunakan untuk berkomunikasi, membuat
keputusan, dan berinteraksi dengan orang lain. Sekiranya pengurus itu mencapai prestasi yang tinggi,
ini bererti beliau telah berkesan melalui proses yang tersebut di atas. Dalam hal kebolehan seseorang
pengurus itu, mereka yang tidak faham dengan pengertian kemahiran atau kebolehan menganggap
bahawa kemahiran teknik dan kemahiran pengurusan sama. Padahal kedua-dua kemahiran itu dapat
kita definisikan secara berasingan dan berbeza.
1.8.1 Kemahiran Teknik
Kemahiran teknik adalah kemahiran atau kebolehan yang khusus dalam sesuatu bidang. Contohnya,
kemahiran dalam bidang kejuruteraan, pengeluaran, kewangan, dan pemasaran. Bidang-bidangnya
memerlukan latihan sebelum dapat menjalankan pekerjaan.
1.8.2 Kemahiran Pengurusan
Kemahiran pengurusan atau kebolehan mengurus adalah berhubung dengan proses pengarahan,
penyelarasan, atau pengawasan pekerjaan orang lain.
Kepentingan kemahiran teknik atau kemahiran pengurusan bergantung kepada tingkat pengurus itu
berada dalam organisasi dan keadaan operasi yang dijalankan. Semakin rendah pangkat seseorang
pengurus itu, semakin tinggi ia memerlukan kemahiran teknik untuk menjalankan tugas pada
peringkat operasi.

Rajah 1.4. Hubungan antara kemahiran dengan pengurus

1.9 PENGURUSAN DAN PROSES PENGURUSAN
Pihak pengurusan ialah gabungan individu yang mengendalikan sesebuah organisasi. Secara
akademik definisi seperti ini sangatlah terhad pengertiannya. Oleh kerana pengurusan itu bukannya
individu atau sekumpulan individu, maka untuk tujuan kita, ia boleh didefinisikan sebagai proses
perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan penggunaan sumber untuk mencapai
tujuan dan matlamat organisasi.
1.9.1 Empat Fungsi Pengurusan
Perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan merupakan empat fungsi asas pengurusan.
1.9.1.1 Perancangan. Sebelum organisasi itu menjalankan kegiatannya, ia mesti merancang, iaitu
menentukan terlebih dahulu perkara yang hendak dicapai olehnya. Ini termasuklah menetapkan
tujuan, objektif, strategi, program, projek, dan kerja yang akan dimainkan oleh organisasi.
1.9.1.2 Penyusunan. Di dalam penyusunan, sumber manusia dan bahan disusun, dan dibahagikan
mengikut gabungan yang tepat bagi menentukan perancangan itu berjalan dan mencapai
matlamatnya. Ini termasuklah menyusun tingkat kuasa, membahagikan unit-unit atau bahagian, serta
memilih kakitangan untuk memenuhi jawatan yang diwujudkan.
1.9.1.3 Pengarahan. Pengarahan memberikan panduan, bimbingan, dan perangsang kepada tenaga
pekerja untuk mencapai matlamat organisasi. Perkara yang dilakukan termasuklah memberi
kepimpinan, dorongan, dan berkomunikasi di dalam organisasi.

1.9.1.4 Pengawalan. Pengawalan merujuk kepada langkah-langkah mengawasi prestasi,

membandingkan keputusan dengan matlamat organisasi dan mengambil tindakan yang betul
sekiranya berlaku kesisihan.
Bab-bab seterusnya akan membincangkan empat fungsi pengurusan dengan lebih mendalam.
1.10 PENGURUSAN SEBAGAI BIDANG SAINS ATAU SENI
Persoalan sama ada pengurusan itu dianggap sebagai satu bidang sains atau seni masih lagi pada
peringkat perbincangan dan perdebatan. Gulick menyifatkan pengurusan itu hanya dapat diakui
sebagai bidang sains apabila:
1. Teorinya berkeupayaan untuk memberi panduan dan memberitahu pengurus tentang sesuatu
keputusan yang mesti diambil di dalam sesuatu keadaan.
2. Teorinya juga dapat menentukan akibat yang akan berlaku hasil tindakan pengurus.
Berdasarkan Gulick, kita boleh menyifatkan bahawa pengurusan itu satu seni kerana keputusan yang
diambil oleh pengurus itu berdasarkan pandangan, pertimbangan, dan gerak hati pengurus itu sendiri
dengan berpandukan maklumat yang terhad. Kita mengakui bahawa sebahagian aspek pengurusan
ada mengandungi ciri-ciri saintifik tetapi pada keseluruhannya pengurusan kekal sebagai seni.
1.11 PENGURUS SEBAGAI PENGHUBUNG DI DALAM ORGANISASI
Pengurus yang berada di dalam tingkat pengurusan, sama ada pada peringkat penyeliaan atau
sehingga ke peringkat atasan, memainkan peranan sebagai penghubung antara tingkat pengurusan
(Rensis Likert, 1961). Menerusi pengurus bahagian (fungsi) yang mewakili bahagian masing-masing,
perbincangan, perundingan, dan penyelarasan berhubung dengan tugas, dan tanggungjawab dapat
diadakan. Sebarang maklumat dari peringkat bawahan dapat disalurkan ke peringkat atasan menerusi
pengurus bahagian. Begitu juga perhubungan dan penyelarasan antara satu bahagian dengan
bahagian yang lain tentang sesuatu perkara dapat dibuat dan diselaraskan pada peringkat pengurus
bahagian.

Rajah 1.5. Pengurus sebagai penghubung di dalam organisasi

1.12 KECEKPAN, KEBERKESANAN, PRODUKTIVITI, DAN KUALITI

Kejayaan mengurus sesebuah organisasi boleh diukur dari aspek kecekapan, keberkesanan,
produktiviti dan kualiti produk, dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh organisasi.
Kecekapan organisasi boleh diukur dari aspek kuantiti input yang digunakan oleh organisasi untuk
menghasilkan satu unit pengeluaran atau perkhidmatan. Contohnya, apabila organisasi berupaya
menambahkan bilangan produk atau perkhidmatan dengan menggunakan kuantiti input yang sama
atau kurang, organisasi tersebut dianggap telah meningkatkan kecekapannya. Kecekapan juga
bermaksud apabila pengurus membuat tugasnya dengan betul.
Keberkesanan boleh diukur dari segi sama ada pengurus membuat kerja yang betul dan matlamat
organisasi berjaya dicapai. Contohnya, organisasi disifatkan tidak berkesan apabila ia gagal mencapai
matlamatnya disebabkan oleh pelaksanaan rancangan yang lemah atau kerana kegagalan pihak
pengurusan meramal perubahan persekitaran organisasi dengan lebih tepat.
Produktiviti disifatkan sebagia nisbah output yang dikeluarkan dibandingkan dengan input (sumber)
yang digunakan dalam proses pengeluaran produk atau perkhidmatan. Input dalam sistem
pengeluaran termasuk: tanah, bahan, mesin, wang, masa, dan tenaga pekerja. Produktiviti pekerja
boleh diukur dari segi bilangan produk yang dikeluar atau bilangan pelanggan yang diberi
perkhidmatan dalam jangka masa yang tertentu. Manakala produktiviti pengurus atau penyelia boleh

diukur dari segi kecekapannya menggunakan tenaga pekerja ke tahap paling optimum. Sekiranya
pekerja tidak dapat menjalankan kerja dengan lebih cekap atau pekerja terpaksa menunggu atau
memperlahankan kerja kerana kelemahan sistem penyusunan dan penugasan, pengurus yang
bertanggungjawab disifatkan tidak cekap dan tidak berkesan. Organisasi yang produktif berupaya
bersaing pada peringkat nasional dan antarabangsa. Contohnya,
organisasi yang menggunakan teknologi moden dan terkini boleh memperbaiki produktiviti kerana ia
mampu mengeluarkan produk dan perkhidmatan baru dengan harga yang lebih kompetitif. Persaingan
sengit, perubahan cita rasa pengguna serta peningkatan tahap pendidikan masyarakat, kekurangan
tenaga pekerja dan kekurangan bekalan sumber pengeluaran menyebabkan organisasi memberi
penuh perhatian kepada program peningkatan produktiviti dan kualiti.
Kualiti produk atau perkhidmatan boleh diukur dari segi kepuasan pengguna atau pelanggan. Kualiti
produk atau perkhidmatan merangkumi aspek daya tarikan produk, pembungkusan, kesenian, dan
kehalusan kerja (pertukangan), layanan, hubungan inter-peribadi dan komunikasi, perkhidmatan
sokongan, dan perkhidmatan lepas jualan.
Sama ada sesebuah organisasi ini organisasi sektor awam atau swasta, perkhidmatan atau keluaran
industri, produktiviti dan kualiti adalah faktor penting yang boleh memimpin daya saing dan daya maju
organisasi.
1.13 RUMUSAN
Pengurusan adalah satu bidang yang luas, merangkumi bidang-bidang sains sosial seperti sosiologi,
antropologi, sains politik, ekonomi, dan juga psikologi. Kemahiran di dalam pengurusan bukan sahaja
diperolehi melalui bacaan dan kefahaman tentang konsep dan prinsip-prinsip yang telah dikemukakan
di dalam buku-buku teks. Malahan kemahiran ini dapat diperolehi melalui pengalaman yang dialami
oleh pihak pengurusan semasa menjalankan tugas.
Peranan pengurus bukan sahaja tertumpu kepada aspek pengawasan dan pengawalan kakitangan,
bahkan ia juga merangkumi tugas yang tidak tercatat di dalam gambaran tugasnya seperti peranan
sebagai penyampai maklumat atau sebagai pendorong kakitangan atau sebagai seorang pemimpin
atau tokoh.