Project Management (PM)

preporuke dobre prakse

emerli Selim dipl. Ing.
Management consultant

SADRAJ

Uvod
Projektni pristup i osnovni principi
Planiranje projekta
Realizacija projekta
Zatvaranje projekta
Samo su promjene stalne
2

ta je projekt?
Projekt je skup koordiniranih i kontrolisanih
aktivnosti sa utvrenim datumima poetka i
zavretka, poduzet radi ostvarivanja nekog cilja
usklaenog sa specificiranim zahtjevima,
ukljuujui ogranienja vremena, trokova i
resursa. (ISO 9000:2015)

Upravljanje projektima

Upravljanje projektima (Project Management):

Predstavlja skup procesa u kojem rukovodstvo
projekta, ulaui svoje znanje i sposobnosti,
pokree, planira, implementira, nadzire i izvrava
aktivnosti u okviru kojih se upotrebom raspoloivih
resursa postiu zahtjevani ciljevi.

Cilj projekta
Projekt se moe definirati kao proces koji osigurava
realizaciju postavljenog cilja. Ima dvije vane
karakteristike: on je privremen i on je neponovljiv.
Cilj projekta bi trebao da definie ta treba da se
postigne realizacijom projekta, zato je on vaan i
koja je korist za klijenta i preduzee.
Projektni zadatak prua detaljno razlaganje
projektnog cilja.

Problem projekta

Poznavanje
projekta

Veoma kompleksni
projekti koji se rijetko
pojavljuju

Nepoznati

Djelimino poznatii
Vie organizacija/Vie struka

Veliina projekta

Nekoliko organizacija/Nekoliko struka

Poznati

Jedna organizacija/Jedna struka

Veliki

Srednji

Mali
Ukoliko prvi projekt nije u ovom
podruju projekt menaderu je
potrebna dodatna pomo

Upravljanje projektima-istorijat
Sedam svjetskih uda: sauvana samo Keopsova piramida
Sir Cristopher Wren 1632 1723; Thomas Telford 1757 1834; Isambard
Kingdom Brunel i dr.
Projekt Manhattan tajni projekt amerike vlada u drugom svjetskom ratu
1941-1945 za izradu atomske bombe
Project Management Institute, Inc. (PMI)

Tunel ispod Kanala Lamanche

Tuneli probijeni za 37 mjeseci.
Duina tunela: 50 km
Prenik servisnog tunela 4,8 m
Prenici eljeznikih tunela 7,6 m
Dubina od 45 m do 120m ispod mora.
7

Prednosti project managementa

Bri povrat
investicije
Vea
koliina

Vii
kvalitet

Prednosti
Project
managementa

Krai
rok

Nii trokovi
odravanja
Nia
cijena

Project management ne predstavlja laku nego efikasniju metodu rukovoenja!

Obuhvat Project management-a

Upravljanje integracijom projekta.
Upravljanje obuhvatom projekta.
Upravljanje vremenom (rokovima).
Upravljanje trokovima.
Upravljanje kvalitetom.
Upravljanje kadrovskim resursima.
Upravljanje komunikacijama i informacijama.
Upravljanje rizikom.
Upravljanje nabavkom.
Izvor: Body Of Knowledge
Project Management Institute,

Definisanje projekta
Faze projekta
START

VRIJEME

Fizibiliti
studija
Identifikacija
Definisanje

Tehniko
projektovanje
Procjena
trokova
Odobravanje Izrada
Tenderske
dokumentacije

Tenderisanje
Izbor

Izgradnja
Nadzor
Prijem
Odravanje
Marketing

Finansije

FAZA 1

FAZA 2

FAZA 3

FIZIBILITI

PROJEKTOV.

DOKUMENT.

FAZA 4
IZGRADNJA

FAZA 5
ODRAVANJE

FAZA 6

FAZA 7

MARKETING

FINANSIJE

KRAJ

10

Projektne aktivnosti
Dijagram projektnih aktivnosti
Odobreno

Budet

Odobreno

Bazni
projekt

Nije
odobren

Projekt

Plan
trokova

Nije
odobren

Odobrenja
vlasti

Dokumentacija

Tender

Fizibiliti

Revizija

Projektovanje

Re-tendering

Trokovi Odobravanje

Predugovorne aktivnosti

CPC

CF

Odravanje

Finansiranje

Marketing

Nije
odobren
Revizija

Izgradnja

Izrada dokumentacije

CF certifikat o podobnosti
CPC certifikat o kompletnosti
Testiranje
i prijem

Izgradnja

Odravanje

Post-ugovorne aktivnosti

11

Uloga project manager-a

- Liderstvo
- Odreivanje ciljeva
- Davanje podstreka
- Motivisanje
- Inspirisanje
- Voenje
- Usmjeravanje

- Planiranje
- Organizacija
- Rukovoenje
- Kontrola
- Predvianje

Koordinacija

- Davanje rjeenja
- Arbitraa
- Rjeavanje konflikata
- Stvaranje kolektivnog duha
- Komunikacije

Rjeavanje problema

Liderstvo

ULOGA
PM
Kontrola
- Supervizija
- Izvjetavanje
- Praenje
- Normiranje
- Dnevno evidentiranje

Sinhronizacija
- Dopunjavanje
- Kompletiranje
- Izrada rasporeda
- Programiranje
- Fino podeavanje
- Orkestriranje

12

Uesnici u realizaciji projekta

Interne i eksterne relacije PM u
toku projekta

ODJELI
MATI NE FIRME

KLIJENT

PROJECT
MANAGER

Ugovaranje i
QA sistem

SPOLJNI
SARADNICI

Marketing i prodaja
SPOLJNI ODNOSI I
UTICAJI

Ininjering

Finansije i
ra unovodstvo

Konsultanti
Tehni ko
projektovanje

Razvoj sistema

Pravni savjetnik
Organi vlasti
Podugovara i

Istra ivanje i
prikupljanje podataka

Banke i finansijeri
Tim gradili ta
(rukovoenje i nadzor)

Krajnji korisnik
Isporu ioci opreme i
materijala

13

Tim projekta

Tim projekta je izabrana grupa ljudi koja ulae zajednike napore da ostvari
zajedniki cilj.
Koncept etvoroetapnog modela izgradnje tima je originalno predloio jo
B.NJ.Tuchman 1965. godine (TAKMANOV MODEL IZGRADNJE TIMA),
koji je identifikovao etiri faze kroz koje prolaze svi timovi.

Faze formiranja tima (transformacija ka efikasnom radnom timu)

1. Formiranje tima [Forming]
2. Pobunjivanje tima [Storming]

3. Normiranje tima [Norming]

4. Djelovanje tima [Performing]

14

Aktivnosti planiranja projekta

Kreirati plan
projekta

Kreirati plan
resursa

Kreirati
budet

Kreirati plan
kvaliteta

Kreirati plan
rizika

Preispitati
plan projekta

Izvriti
ugovaranja

Kreirati plan
nabavke

Kreirati plan
komuniciranja

Kreirati plan
prihvatljivosti

15

Kreiranje plana projekta

Plan projekta je centralni dokument pomou kojeg

se formalno upravlja projektom
Plan projekta sadri listu aktivnosti, poslova i
resursa potrebnih za zavretak projekta i realizaciju
poslovnih koristi sadranih u definiciji projekta

16

Planiranje
Planiranje i terminiranje je kljuna funkcija Project
managementa, posebno za:
Postizanje ugovorenih rokova,

Koordinaciju rada svih ukljuenih strana,

Uoavanje bilo kakvog odstupanja i pokretanje korektivnih
mjera i

Svi planski dokumenti trebaju pokazivati tri grupe

podataka:planski, aktuelni i prognozirani

17

Dokumenti Rukovodioca projekta

Plan realizacije projekta

Plan komuniciranja
Termin plan projekta
Plan upravljanja kvalitetom
Plan upravljanja rizicima
Plan budeta
Plan upravljanja resursima

18

Plan projekta
Najvaniji dokument je Plan projekta ija je svrha
uspostaviti ciljeve projekta i objasniti strategiju kako
ciljeve ostvariti.
U vrijeme pokretanja projekta rukovodilac projekta
priprema potrebne projektne procedure radi
objanjenja:

ta treba uraditi?
Kada to treba uraditi?
Gdje treba raditi?
Kako to uraditi?
Ko e to raditi?
19

Izrada razvijene strukture aktivnosti projekta (WBS)

Radi izrade i praenja termin plana projekta,

potrebno je izvriti logiku dekompoziciju
projekta na aktivnosti i predstaviti
hijerarhijsku razvijenu strukturu projektnih
aktivnosti.
WBS (Work Breakdown Structure) se
izrauje na osnovu definicije projekta.

20

Rasporeivanje aktivnosti na vie nivoa

Istraivanje trita

Projekt

Marketing

Fizibiliti studija

Dizajn

Pribavljanje
dokumentacije

Odreivanje cijena

Pregled lokacije

Identifikacija

Mogunost gradnje

Definisanje

Tehniki elaborat

Idejni projekt

Finans elaborat

Izvedbeni projekt
Urban. saglasnost
Iskolavanje
Dozvole za graenje
Zemljani radovi

Iskop

Betoniranje

Oplata

Graevinski radovi

Izgradnja
Montani radovi

Armatura
Prevent. odravanje

Odravanje
Korekt. odravanje
Odreivanje povrata

Finasije
Kamate

21

Jednostavne metode planiranja

Tabelarno planiranje-izrada programa aktivnosti
RB

Opis planirane aktivnosti

Start

Kraj

Odgovoran Budet (h)

1.

Obilazak terena

02.10.2015. 02. 10.2015.

P.M.

2.

Prikupljanje dokumentacije i podloga

02. 10.2015. 15. 10.2015.

A.R.

42

3.

Izrada idejne skice

15. 10.2015. 25. 10.2015.

E.B.

24

4.

Sastanci radi komentarisanja idejnog

rjeenje

25. 10.2015. 27. 10.2015.

P.M.

22

Ghanttov dijagram

GANTOGRAM ZA PLANIRANJE I PRAENJE PROJEKTA

(Trake na gantogramu obojena plavom bojom je planirano, crvenom bojom je oznaeno napredovanje
(ostvareno). Aktuelni datum je oznaen crtkanom linijom.
Prilikom planiranja koristiti Metoda preticanja (FTI Fast Track Implementation)

23

Kontrola napredovanja
Praenje napredovanja po aktivnostima
RB

Opis aktivnosti

Sati
Planirano
Ostvareno
(h) napredovanje napredovanje
(%)
(%)

Izrada tehnike specifikacija

20

4,4

4,4

Izrada zahtjeva za ponudu

16

3,5

3,5

Objava tendera

1,7

1,7

Dostava tenderske dokumentacije i prijem ponuda

12

2,6

2,6

Analiza ponuda i izrada komparativne tabele

32

7,1

4,4

Izbor isporuilaca

15

3,3

0,6

Zavravanje tenderske procedure

12

2,6

1,3

Ugovaranje sa izabranim isporuiocem

10

2,2

0,2

Praenje i prijem isporuke

20

4,4

0,0

24

Hijerarhijska raspodjela projekta

Work Breakdown Structure (WBS)

Projekt

Faze projekta

Preliminarna
Studija
Analiza

Dizajn

Realizacija

Glavne aktivnosti

Pod-aktivnosti

Finansijska analiza

Inicijalni charter

Dokumentacija

Spec. posl. zahtjeva

Procedure

Spec. IT zahtjeva

Idejni proj. IT sist.

Dizajn procesa

Gl. projekt IT sist.

Dizajn IT rjeenja
Razvoj

Projekt

Testiranje

Specifikacije
Izvedbeni projekt

Nabavka

Procedure

tampa i distribucija

Tehn. dokumentacija

Aktivnosti

Implementacija
Radne instrukcije

Primjena

Program obuke

Obuka
Plan obuke
Plan podrke

Podrka

Realizacija podrke

25

Prikaz kljunih dogaaja (milestones)

Kljuni dogaaj na
projektu

Procijenjeni datum
zavretka

Revidovani datum
zavretka na dan
20.03.2015.

Odstupanje

Poetak projekta

15.04.2015.

22.04.2015.

1 sedmica

Zavreni temelji

20. 05.2015

20. 05.2015

Nema odstupanja

....

....

....

....

26

Dijagram fizikog napredovanja

% napredovanja

Dead line
100

Zaostatak u
realizaciji

90

Planirano
80

Ostvareno

70
60
50
40
30
20

Kontrolna taka

10

27

Mjeseci

Budet projekta

Budet projekta obuhvata i identificira

finansijske resurse potrebne za realizaciju
projekta, to ukljuuje:
Izradu liste trokova koji e se pojaviti na
projektu, kao to su trokovi rada, opreme,
materijala i administrativnih poslova;
Izradu termin plana trokova kada e trokovi
nastajati na projektu i
Kalkulaciju ukupnih trokova za svaku aktivnost
prema termin planu projekta.
28

Planiranje budeta Cash Flow

Pripr. tro.
A

A
B

Feb

Maj

Juni

Ukupno

ULAZ NOVCA
Faza 1

30.000

35.000

35.000

100.000

Faza 2

30.000

35.000

35.000

100.000

30.000

65.000

70.000

30.000
65.000

35.000
35.000

35.000
35.000

100.000
300.000

9.000

20.000

21.000

11.000

11.000

11.000

83.000

3.000

7.0'00

18.000

5.000

3.000

3.000

39.000

Trokovi opreme

5.000

2.000

5.000

11.000

5.000

5.000

5.000

38.000

Administracija
Gradilite nadzor
Pravna sluba
Podugovarai
Kamate
UKUPNI IZLAZ
Neto ulaz (A-B)
Neto izlaz (C-D)

2.000
1.000
2.000
2.000
12.000
0
12.000

1.000
1.000
1.000
1.000
2.000
20.000
10.000
2.000

1.000
1.000
1.000
1.000
2.000
38.000
27.000
25.000

7.000
6.000
7.000
7.000
3.000
80.000
10.000
15.000

7.000
6.000
2.000
3.000
3.000
42.000
23.000
38.000

7.000
6.000
1.000
3.000
3.000
39.000
4.000
34.000

7.000
6.000
1.000
4.000
3.000
40.000
5.000
29.000

32.000
27.000
15.000
21.000
16.000
271.000

12.000
-12.000

2.00010.000
-2.000

2.000
25.000
25.000

38.000
77.000

34.000
53.000

29.000
130.000

12.000
12.000

Faza 3
UKUPAN ULAZ
IZLAZ NOVCA
Trokovi izgradnje
Infrastruktura

B
C
D

Jan

2015. godina
Mart
April

Finansiranje
Povlaenje
Povrat
F Neto viak
G Viak kumulativno

15.000
39.000

29

Plan komuniciranja
ID

Dogaaj

Opis

Svrha

Metoda

Uestalost

Datum

1.1

Sastanak
projektnog tima

Sastanak ukljuuje sve lanove projektnog

tima radi razgovora o tekuim, nedavno
zavrenim i nadolazeim poslovima.

Verbalna

Sedmino

Svaki
utorak

1.2

Sastanci
preispitivanja
kvaliteta

Redovni sastanci menadera kvaliteta i

lanova projektnog rima koji su ukljueni u
upravljanje kvalitetom svih rezultata
projekta

Verbalna

Mjeseno

Prvi utorak

1.3

Sastanci
preispitivanja
svake faze

Verbalna

Na kraju faze

5 dana po
zavretku
faze

1.4

Sastanci grupe
za odobravanje
izmjena
Sastanci prijema
od kupca

Formalni sastanci uprave na kraju svake

faze projekta radi identifikacije ukupnog
statusa projekta, kvaliteta ostvarenih
rezultata, rizika, problema ili izmjena na
projektu.
Formalni redovni sastanci radi
preispitivanja zahtjeva za izmjene

Informirati tim o statusu projekta i

osigurati da rjeavanje problema,
rizika i izmjena na projekta budu
pokrenuti zajedniki.
Osigurati da svi problemi kvaliteta
budu identificirani u ranoj fazi,
obezbijediti vrijeme za poboljanje
kvaliteta svih rezultata projekta i
ispunjavanje kriterija kvaliteta.
Kontrola napredovanja projekta
tokom svake faze ciklusa projekta i
poveanje vjerovatnoe uspjeha
projekta
Obezbijediti formalni proces
odobravanja izmjena projekta

Verbalna

Mjeseno

Prva
srijeda

Obezbijediti kontroliran proces

predaje rezultata i osiguranja
ispunjavanja zahtjeva kupca
Obezbijediti saradnju s
dobavljaima radi procjene rada i
rjeenja problema isporuke
Informirati sve interesne grupe o
statusu projekta

Verbalna

Po zavretku
rezultata
projekta
Mjeseno

2 dana po
zavretku

Sedmino

Svaki petak

1.5

1.6

Sastanci o radu
dobavljaa

1.7

Izvjetaji o
statusu

Odravaju se sa kupcem radi postizanja

prihvatljivosti seta rezultata projekta

Redovni sastanci sa svakim dobavljaem

radi dogovora o rjeavanju problema i
statusa isporuke proizvoda
Izvjetaji koji pribavljaju informacije o
realizaciji termin plana, budeta, rizika i
problema

Verbalna

Pisani izvjetaj
o statusu
projekta

Prvi
etvrtak

30

Plan upravljanja kvalitetom

Kvalitet projekta se posmatra iz dvije razliite perspektive:
Kvalitet isporuenog proizvoda i
Kvalitet procesa poduzetih za realizaciju svakog
proizvoda.
Za izradu plana kvaliteta treba poduzeti sljedee korake:
Definisati kvalitet projekta;
Uspostaviti ciljeve kvaliteta;
Identifikovati tehnike osiguranja i kontrole kvaliteta koje
treba poduzeti i

31

Upravljanje rizicima
ta je rizik?
Rizik je mogunost gubitaka

Neeljeni rezultat

Proputena prilika

Anatomija rizika
postoji mogunost da se
Ako se ispuni

uslov

konsekvenca

desi

Vjerovatnoa deavanja

Rizik
Konsekvence: veliina gubitka

32

Proces upravljanja rizicima

Identifikacija rizika

Analiza rizika

Uiti o rizicima

Baza znanja
o rizicima
Plan upravljanja rizicima

Razrjeenje rizika

Praenje rizika

33

Upravljanje rizicima
Sposobnost upravljanja rizikom:

5: Upotreba statistike rizika u cilju poboljanja procesa projekta

4: Primjena kvantitativne analize za odreivanje cost/benefita za projekt
3: Rizici se sistematski kvantifikuju, analiziraju, planiraju, prate i rjeavaju
2: Rizici se obino evidentiraju, prate i obrauju nakon otkrivanja
1: Rizici se ignoriu ili se jedino evidentiraju na ad-hoc nain

34

Opcije za razrjeenje rizika

Izbjei rizike
Izabrati drugu strategiju za dizajn ili implementaciju
Eliminisati korijene uzroka rizika
Transfer rizika sa jednog dijela sistema na drugi
Preraditi odgovornosti/ugovor na projektu
Izmijeniti kritini put (critical path) projekta
Ponovo uraditi bazni ili detaljni design
Ugovoriti osiguranja
Pretpostavka rizika
Uradit planove za nepredviene situacije
Rezervisati budete ili vrijeme, bazirano na uticaju rizika

35

Plan upravljanja resursima

Za izradu plana upravljanja resursima

potrebno je poduzeti sljedee korake:
Izraditi liste vrsta resursa koji e se koristiti na
projektu;
Identificirati broj i svrhu za svaku vrstu
potrebnih resursa;
Identificirati kada e se svaki resurs koristiti
izradom termin plana resursa i
Imenovati resurse za svaku aktivnost projekta
izradom tabele koritenja resursa.
36

Realizacija projekta

37

Realizacija projekta u okviru klasine

organizacije
Direktor
Koordinacija
projekta

Rukovodilac
slube 1

Rukovodilac
slube 2

Rukovodilac
slube 3

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

uto obiljeeni okviri predstavljaju zaposlenike angaovane u realizaciji projekta

38

Realizacija projekta u okviru projektne

organizacije
Direktor

Koordinacija
projekta

Rukovodilac
projekta 1

Rukovodilac
projekta 2

Rukovodilac
projekta 3

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 2

Zaposlenik 2

Zaposlenik 2

Zaposlenik 3

Zaposlenik 3

Zaposlenik 3

uto obiljeeni okviri predstavljaju zaposlenike angaovane u realizaciji projekta

39

Uticaj organizacione strukture na odvijanje

projekta
MATRINA

Tip organizacije
Karakteristike projekta

Funkcionalna

Autoritet Rukovodioca
projekta

% osoblja iz stalne
strukture koje uestvuje
u realizaciji projekta
Radno vrijeme i uloga
Rukovodioca projekta
Zajedniki naziv za
ulogu Projekt
managera
Administrativno osoblje
projekta

Projektna

Slaba
matrina

Balansirana
matrina

Jaka
matrina

Mali ili
nikakav

Ogranien
limitiran

Nizak ili
srednji

Srednji do jak

Jak, esto
totalan

Promjenjiv
i nema

0 25 %

15 60 %

50 95 %

85 100 %

nepuno

nepuno

puno

puno

puno

Koordinator ili
voa projekta

koordinator
ili voa
projekta

Rukovodilac
projekta ili
project officier

Rukovodilac
projekta ili
program
manager

Rukovodilac
projekta ili
program
manager

nepuno

nepuno

nepuno

puno

puno

40

Aktivnosti realizacije projekta

Realizirati
rezultate
Izvriti
primopredaju
Pratiti i
kontrolirati

Upravljati
vremenom

Upravljati
rizicima

Upravljati
trokovima

Upravljati
otvorenim
pitanjima

Upravljati
kvalitetom

Upravljati
nabavkom

Upravljati
promjenama

Upravljati
primopredajom

Upravljati
komunikacijama

41

Zatvaranje projekta

42

Aktivnosti zatvaranja projekta

Rasputaju se resursi i premjetaju na nove
projekte ili procesne aktivnosti.
Pri realizaciji ove aktivnosti se ne vri formalno
preispitivanje ostvarenja ciljeva i poslovnih koristi
u skladu sa definicijom projekta.
Nema jasnog pokazatelja da li je projekt uspjean
ili ne.

43

Izrada izvjetaja o zatvaranju projekta

Izvjetaj o zatvaranju projekta je dokument koji
formalizira zatvaranje projekta.
On obezbjeuje potvrdu da su kriteriji
prihvatljivosti kupca postignuti.
Izvjetaj o zatvaranju projekta priprema
rukovodilac projekta na poetku zatvaranja
projekta i podnosi sponzoru projekta na
potpisivanje.

44

Dokumenti za zatvaranje projekta

Osnovni dokumenti za zatvaranje projekta:

Izvjetaj o tehnikom pregledu
Upotrebna dozvola
Zapisnik o primopredaji sa investitorom
Izvjetaj o kolaudaciji i upisu u stalna sredstva
Finalni izvjetaj o realizaciji projekta
Zapisnik sa zavrnog sastanka

45

Hvala!
Selim emerli, dipl. Ing.,
(cemerlic.selim@gmail.com)

46