Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax.

972-97442444

‫עגול‬-‫סיכום מפגש שולחן‬

Case Studies – BPM

:‫מנחים‬

‫עינת שמעוני‬
‫פיני כהן‬

Page 1 of 15
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫לקוחות נכבדים שלום‪,‬‬

‫תודה למשתתפים במפגש שולחן עגול ‪ Round Table‬בנושא ‪.BPM‬‬

‫בסיכום זה מובא סיכום עיקרי הדברים שעלו במהלך הדיון‪ ,‬שנערך בתצורה של ‪Case‬‬
‫‪.Studies‬‬
‫בתחום ה‪ BPM-‬בשנתיים האחרונות חלה הבשלה מסוימת בשוק המקומי וכמה ארגונים‬
‫החלו ביישום ‪ BPM‬בצורה אסטרטגית בארגון תוך ניהול תהליכי ליבה מרכזיים (לא רק‬
‫תהליכי ‪ workflow‬אדמיניסטרטיביים)‪.‬‬

‫אולם ארגונים מספרים כי הכניסה לתחום ‪ BPM‬מאתגרת ומצריכה היערכות חדשה בארגון‬
‫ושינוי תהליכי עבודה מבחינת תכנון תהליכים‪ ,‬פיתוח‪ ,‬קשר עם מחלקות עסקיות וכן תחזוקה‬
‫וניהול שוטף של תהליכים אלה‪.‬‬

‫במפגש קודם שערכנו בנושא ‪ BPM‬רוב הארגונים היו בשלבים מאוד התחלתיים של בדיקת‬
‫התחום ורק ארגון או שניים יישמו בפועל פתרונות וסיפרו מניסיונם‪ .‬לכן מפגש זה נערך‬
‫בצורה מעט שונה – במקום "דיון חופשי" שני ארגונים הציגו יותר לעומק את היישומים‬
‫שבוצעו אצלם בנושא ‪ BPM‬הלכה למעשה‪ ,‬משתתפי הדיון האחרים הקשיבו ושאלו שאלות‪.‬‬

‫מצ"ב סיכום עקרי הדברים שעלו במהלך המפגש‪ .‬במפגש עלו נושאים מהותיים שתומצתו‬
‫בסיכום כפי שעלו‪ .‬אין בסיכום זה המלצה גורפת ללקוחות אלא מתן פרספרטיבה והצגה של‬
‫ההתלבטויות שעלו במפגש‪ ,‬כלומר ‪" -‬מהשטח"‪.‬‬

‫מסיפורי הלקוח שהוצגו ניתן לראות כי הכניסה לתחום ה‪ BPM-‬מציבה "סט חדש" של‬
‫אתגרים לארגון‪ ,‬וביניהם היערכות ארגונית שונה‪ ,‬שינויים בצורת הניהול השוטף של‬
‫המערכות‪/‬התהליכים החל בפיתוח דרך הבדיקות וכלה בביצועי המערכת‪:‬‬
‫בתור תשתית לפרוייקט יש לבנות סביבת ‪ ESB‬חזקה ויציבה‬ ‫‪‬‬
‫אין להיכנס לפרוייקט ללא הכנה של תשתית שליטה ובקרה מדוייקת לכל רכיבי המערכת‬ ‫‪‬‬
‫ארגונים צריכים לסכם לעצמם איזה סוג לוגיקה תיכנס לשכבת ה‪ BPM -‬ואיזה תישאר‬ ‫‪‬‬
‫באפליקציות המקוריות‪ ,‬כאשר ההמלצה באופן כללי היא להשאיר כמה שיותר מהלוגיקה‬
‫העסקית מחוץ ל"קידוד" הפנימי ב‪.BPM -‬‬
‫לעיתים הפרוייקט מחייב שיפור הזמינות של מערכות הקשורות לפרוייקט‪ ,‬זאת מכיוון‬ ‫‪‬‬
‫שזמינות פרוייקט כזה תלויה בחוליה החלשה ביותר ומטבע הדברים הפרוייקט מחבר‬
‫מערכות רבות‬

‫‪Page 2 of 15‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫לעיתים פרוייקט ‪ BPM‬מלווה בפרוייקט מיפוי תהליכים עסקיים (‪ .)BPA‬האתגר בפרוייקטי‬ ‫‪‬‬
‫מיפוי הנו שמירת העדכניות בטווח הארוך‬

‫יחד עם זאת‪ ,‬ארגונים מדברים על תועלת חשובה – והיא היכולת לבצע שינויים באופן יותר‬
‫דינמי בתהליכים‪ ,‬והשקיפות של התהליכים המאפשרת סוג ניהול שכזה‪.‬‬
‫אנו צופים שבעתיד יותר ויותר ארגונים יישמו טכנולוגיות מתקדמות אלו‪.‬‬

‫בברכה‪,‬‬
‫עינת שמעוני ופיני כהן‬

‫‪Page 3 of 15‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫תוכן‪:‬‬
‫סיפור לקוח‪ :‬יישום ‪ )IBM Process Server( BPM‬בחברת ביטוח ‪5................ ................................‬‬
‫רקע‪5........................ ................................ ................................ ................................ :‬‬
‫תכנון היישום‪5............. ................................ ................................ ................................ :‬‬
‫היישום‪5..................... ................................ ................................ ................................ :‬‬
‫לקחים ודגשים‪6........... ................................ ................................ ................................ :‬‬
‫פרויקט נוסף במקביל – תיעוד ומידול תהליכים עסקיים ‪7....................... ................................‬‬
‫‪ Roadmap‬ותכניות להמשך‪8......................... ................................ ................................ :‬‬
‫תועלות של ‪8....................................... ................................ ................................ :BPM‬‬
‫אמצעים להפחתת סיכונים‪8........................... ................................ ................................ :‬‬
‫קריטריונים לבחירת מוצר‪8............................. ................................ ................................ :‬‬
‫סיפור לקוח – יישום ‪ Oracle BPM‬בחברת תקשורת ‪9.............................. ................................‬‬
‫רקע‪9........................ ................................ ................................ ................................ :‬‬
‫כמה זמן לקח ליישם? ‪10................................ ................................ ................................‬‬
‫תועלות‪10.................. ................................ ................................ ................................ :‬‬
‫‪ Roadmap‬ותכניות להמשך‪10....................... ................................ ................................ :‬‬
‫כמה אנשים תומכים ב‪ BPM-‬בארגון? ‪11........... ................................ ................................‬‬
‫ממה להיזהר? מה לבדוק? ‪11......................... ................................ ................................‬‬
‫תגובות ספקים ויועצים ‪12................................... ................................ ................................‬‬

‫‪Page 4 of 15‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫סיפור לקוח‪ :‬יישום ‪ )IBM Process Server( BPM‬בחברת ביטוח‬

‫רקע‪:‬‬

‫ניהול תהליכים מבוססי מסמכים צבר הרבה תאוצה כבר לפני הרבה שנים בחברת הביטוח‪,‬‬
‫והחברה החלה לעבוד עם "פיילנט" (מערכת ניהול תוכן רחבה) כבר לפני כ‪ 15-‬שנה‪.‬‬
‫המערכת גם כיום עדיין מערכת מרכזית‪ .‬הסביבה המחשובית‪IBM ,VMWARE ,400AS :‬‬
‫‪ Websphere‬ו‪. Linux\ Windows -‬‬

‫לפני כ‪ 3-‬שנים עמדה החברה בפני החלטה שנבעה מהצורך לחדש טכנולוגית את המערכות‪.‬‬
‫האופציות שעמדו בפניה‪:‬‬

‫לשדרג את פיילנט לגרסת ‪ – 8P‬הוחלט לא לשדרג‪ ,‬שכן‪ ,‬חברת הביטוח החליטה אסטרטגית ללכת לכיוון‬ ‫‪.1‬‬
‫‪ BPM‬כולל ולא לכיוון ‪.Document Driven Flow‬‬

‫האופציה השנייה – וזו שאכן נבחרה לפני כשנה וחצי‪ ,‬הייתה ללכת לכיוון ‪Websphere Process‬‬ ‫‪.2‬‬
‫‪ ,Server‬גם בשל העובדה שבארגן קיימת סביבת ‪.Websphere – IBM‬‬

‫תכנון היישום‪:‬‬

‫הוחלט לעשות פיילוט לתהליכים חשובים מצד אחד (תהליך שבו גם יהיה מעורב מנכ"ל‬
‫הארגון)‪ ,‬אך מצד שני לא לתהליכים קריטיים הקשורים להכנסות החברה או ללקוחותיה‬
‫החיצוניים (כך שאם הפרויקט נתקל בבעיות הוא לא משפיע על מה שקורה מחוץ לחברה)‪.‬‬

‫במקביל החליטו ללכת על דברים בתפעול השוטף של החברה אבל עם דדליין רחוק‪:‬‬
‫תהליכים קיימים שכבר מנוהלים אבל הרגולציה משפיעה עליהם ומחייבת לשנותם‪.‬‬

‫היישום‪:‬‬

‫הפרויקט הראשון שפותח הוגדר כתהליך חשוב ומורכב‪ .‬אמנם אין הרבה משתמשים‬
‫שבתהליך זה אבל זהו תהליך מורכב שמערב גורמי חוץ (סוכנים וסוכנויות)‪ .‬התהליך מתחיל‬
‫מגורמי החוץ וקשור לאגפים פנימיים (אקטואריה וחשבות)‪ ,‬הוא מגיע לאישור לגורמים הכי‬
‫בכירים – מנכ"ל‪ ,‬ראש אגף ביטוח חיים‪ .‬מי שמנהל את המידע והתהליך הן המערכות‬
‫התפעוליות‪ .‬ה‪ BPM -‬מבצעת את תזמון התהליך בין המערכות השונות והגורמים האנושיים‬
‫השונים אך לא את הלוגיקה העסקית שלו‪.‬‬

‫‪Page 5 of 15‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫החוקה נמצאת מחוץ לתהליך (מנוע חוקה)‪ .‬התהליכים ב ‪ BPM‬הם פרמטריאליים‪.‬‬

‫לקח קצת פחות משנה לעלייה לאוויר מהרגע שהמוצר היה אצלם ‪ -‬עלה בנובמבר ‪ .2009‬על‬
‫הפרויקט עבדו במשך שנה מפתחת אחת במשרה מלאה וכחצי משרה בתשתיות‪ .‬בתקופה זו‬
‫לא היה ארכיטקט‪ .‬נעשו שינויים בתשתיות לקראת סוף התקופה הזו – על כך בהמשך‪.‬‬

‫קיבלו עזרה מ ‪ IBM‬באותה תקופה‪.‬‬

‫כיום (לאחר שאחת המערכות כבר עלתה לאוויר ועוד ‪ 3‬בדרך) יש כ ‪ 4-5‬מפתחים למערכות‬
‫הנוספות (כלומר‪ ,‬כאדם אחד לכל מערכת – בכל מערכת כמה תהליכים)‪.‬‬

‫לקחים ודגשים‪:‬‬

‫במסגרת סקר קוד ש‪ IBM‬ביצעה‪ ,‬למדו שבפרויקט הזה העמיסו יותר מדי על ה ‪ .BPM‬תפקידו של‬ ‫‪‬‬
‫ה‪ BPM‬לנהל את התהליך העסקי‪ .‬אפשר תמיד בעזרת ‪ JAVA‬להוסיף ולבנות עליו (מה שבין הניהול לבין‬
‫הלוגיקה)‪ .‬העמסה על ‪ BPM‬באה לידי ביטוי בנושא תחזוקה (לא כ"כ ביצועים)‪.‬‬

‫אחת מהשאלות שעלו ויש לבחון מראש ‪ -‬באיזה ‪ UI‬להשתמש? בתוך התהליך יש ‪HUMAN TASK‬‬ ‫‪‬‬
‫שהמשתמש צריך לאשר‪ ...‬האם להשתמש ב ‪ UI‬של ‪ BPM‬או ב ‪ UI‬שכבר נמצא בשימוש בארגון – הן ב‪-‬‬
‫‪ UI‬של מערכות קיימות או בנייה של ‪ UI‬באמצעות פיתוח נקי (‪ .net java‬לפי הסטנדרט בארגון)? האם‬
‫לשלב ביניהם? בפיילוט שלהם הם השתמשו ב ‪ UI‬של ה‪ BPM‬תוך שילוב (כי לפעמים ה ‪ UI‬שייך‬
‫למערכות תפעוליות)‪.‬‬

‫עצם ההטמעה של ה ‪ BPM‬מקדמת את תפיסת ה ‪ SOA‬בארגון‪ ,‬מחייב לחשוב בתפיסה של שירותים –‬ ‫‪‬‬
‫הפרדה בין 'שירות' למשהו שהוא חלק מתהליך במערכת תפעולית‪ .‬בונים עכשיו באופן הדרגתי שירותים‬
‫שלא היו קודם‪.‬‬

‫אינטגרציה – אחד הנושאים הכי כואבים‪ .‬ה ‪ – BPM‬שכבת ניהול תהליך שתפקידה להעביר את התהליך‬ ‫‪‬‬
‫ממערכת למערכת‪ ,‬משתמש למשתמש‪ ,‬ממשימה למשימה‪ .‬על התהליך הזה יושבות הרבה מערכות‬
‫אחרות ולכן סוגיית האינטגרציה בין כל המערכות ל‪ BPM -‬בצורה חלקה‪ ,‬אמינה‪ ,‬מנוטרת‪ ,‬מאובטחת‬
‫ועוד – הנה סוגיה מרכזית‪.‬‬

‫האינטגרציה ה זו יוצרת אתגר בנושא תכנון הפיתוח והבדיקה‪ .‬זה ששיניתי משהו קטן זה זניח לעומת‬ ‫‪‬‬
‫איך זה משפיע על התהליך כולו? החלק הגדול של הבדיקות צריך להתרכז באינטגרציה‪ .‬מספיק שמערכת‬
‫אחת למטה וכל התהליך משתבש‪.‬‬

‫‪Page 6 of 15‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫במסגרת הפרויקט עלו שאלות בתחום הארכיטקטורה‪ .‬לדוגמה‪ ,‬כיצד מדווחים על סיום משימה? מי‬ ‫‪‬‬
‫שואל? מי דוגם? האם האפליקציה היא זו שאומרת "גמרתי לעבוד" או שה‪ BPM‬בודק זאת מיוזמתו?‬
‫שתי צורות העבודה נתמכות במערכת‪ ,‬אבל מניסיונם‪ ,‬הם למדו שבמקרים מסוימים צורה אחת יותר‬
‫נכונה‪ ,‬ובמקרים אחרים – השנייה יותר נכונה‪ .‬אם אני כל הזמן דוגם והשרת נפל‪ ,‬אז אני יכול להכניס את‬
‫כל המערכת ל‪ LOOP-‬בעייתי ולפגוע בביצועים של כל הארגון‪ .‬אם שרת נפל (ולאחר כמה זמן יעלה) אז‬
‫אסקלציה של "מישהו לא שלח מסמך בזמן" יישלחו בטעות למנהל העסקי‪.‬‬

‫‪ BPM‬זו סביבה חדשה – לתכניתן ייקח זמן עד שיידע איך נכון לפתח ב ‪.BPM‬‬ ‫‪‬‬

‫טיפ חשוב‪ :‬לבנות מאגר אנשים עם ידע בתוך הארגון ולא רק ידע חיצוני‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ניטור עסקי ‪ – Business Activity Monitoring‬לעלות לאוויר מערכת מסוג זה בלי כלי שמאפשר‬ ‫‪‬‬
‫ניטור עסקי ותשתיתי זה לא נכון‪ ,‬כי אין שום דרך לראות באיזה מצב נמצא התהליך‪ .‬חייב להיות מפותח‬
‫יחד עם התהליך עצמו‪[ .‬הערת ‪ : STKI‬זוהי נקודה חשובה שלרוב‪ ,‬ארגונים נוטים להתעלם ממנה‪ .‬אנו‬
‫ממליצים להתחיל עם רכיב ה‪ BAM-‬ורכיב השו"ב התשתיתי כבר בשלבים ההתחלתיים הן מסיבה‬
‫"שו"בית" של היכולת לנטר את התהליך‪ ,‬והן מבחינה עסקית – שקיפות של התהליך ומה קורה איתו על‬
‫מנת לשפר אותו]‬

‫פרויקט נוסף במקביל – תיעוד ומידול תהליכים עסקיים‬

‫פרויקט מקביל שהתנהל במחלקת האו"ש הנו תהליך מקיף של מיפוי כל התהליכים העסקיים‬
‫בארגון (שעוד לא לגמרי הסתיים)‪ .‬היום לא ניגשים לפיתוח של אף מערכת בלי שהתהליך‬
‫העסקי מאושר בכלי המידול שנבחר – ‪ .ARIS‬המשתמש בכלי – מחלקת או"ש‪.‬‬

‫בשאלת ה"קשר" בין כלי מידול תהליכים עסקיים (‪ )Aris‬לכלי אקטיבציית התהליכים ב‪IT-‬‬
‫(‪ ,)IBM Websphere Process Modeler‬בכלי ה ‪ BPM‬של ‪ IBM‬יש רכיב מידול‬
‫שנקרא ‪ - MODELER‬שיכול לקבל חבילת תיעוד תהליכים בצורה חצי אוטומטית מה‬
‫‪.ARIS‬‬

‫בכל פעם שיש הגדרה מחדש של תהליך עסקי‪ ,‬הדבר מתבצע ע"י מחלקת האו"ש‪ ,‬או‬
‫לחילופין – באחריות הלקוח העסקי לעדכן את התהליך ב ‪ ARIS‬גם אם זהו לא תהליך חדש‪,‬‬
‫אלא רק שינ וי בתהליך קיים‪ .‬כלומר‪ ,‬נקודת המוצא היא תמיד התהליך העסקי ותיאורו ב‪-‬‬
‫‪ ,ARIS‬המוביל צריך להיות התהליך העסקי‪.‬‬

‫בשלב תהליך האיפיון עובדים מול הלקוח‪ .‬בחלק מהאיפיונים‪ ,‬בייחוד באלה שבהם לא‬
‫הסתיים מידול התהליך ב ‪ ,ARIS‬האו"ש מעורב‪.‬‬

‫‪Page 7 of 15‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫יש תהליכים שקיימים כיום ב ‪ ARIS‬לא ממוכנים עדיין‪ ,‬והם לא בהכרח יהיו ממוכנים‬
‫בהמשך‪.‬‬

‫‪ Roadmap‬ותכניות להמשך‪:‬‬

‫אסטרטגית ממשיכים עם גישת ה‪ BPM-‬וחושבים שזו הדרך הנכונה‪ .‬כרגע רק מערכת אחת‬
‫בייצור (עם מספר תהליכים עסקיים)‪ ,‬ויש עוד ‪ 3‬מערכות נוספות שנמצאות בפיתוח מתקדם‬
‫ואמורות להיכנס בקרוב‪ .‬חלק מהסיבות לעיכוב היא שבתחום הביטוח יש כל הזמן שינויים‬
‫ברגולציה שצריך לעדכן בתהליך מה שמעכב את היציאה לדרך‪ 2010 .‬תהיה "שנת ה‪"BPM‬‬
‫בה יכניסו דברים חדשים שלא היו ממוכנים‪ /‬תהליכים שכיום מנוהלים בטכנולוגיה ישנה‪.‬‬

‫כמו כן‪ ,‬הוחלט על שימוש ב‪ Repository -‬של שירותים ( ‪ )WSRR‬בו השירותים העסקיים‬
‫של הארגון בהיבטים של גרסאות‪ ,‬מחזור חיים ו ‪ - Governance,‬נמצא בשלבי יישום‪.‬‬
‫תשתית זו תהווה שלב ראשון בדרך לשילוב ה ‪ ESB‬לצורך הפעלת השירותים באופן דינמי‬
‫ומבוקר‪ ,‬כולל שרותי ‪.mediation‬‬

‫תועלות של ‪:BPM‬‬

‫נושא של רגולציות בתחום הביטוח הנו נושא המחייב היערכות לביצוע שינויים מהירים‬
‫במערכות‪ .‬כאשר התשתית תהיה סגורה והמתודולוגיה תהיה מסודרת‪ ,‬מאמינים שניתן יהיה‬
‫להגיע לרווחים שניתנים לכימות בנושא תחזוקה ומהירות שינויים‪.‬‬

‫אמצעים להפחתת סיכונים‪:‬‬

‫יש סכנה שתמיד צריך להיזהר ממנה ‪ -‬לעשות משהו ב ‪ BPM‬שיביא לתפעול מאוד קשה‬
‫בארגון‪ .‬לכן חשוב לרוץ עם פיילוט שניתן ללמוד ממנו כמה שיותר‪ ,‬ולהשקיע (בדר"כ כשנה)‬
‫בבנייה מתאימה של ארכיטקטורה ותשתיות‪ .‬בנו שכבת ‪ ,SOA‬מיפו ממשקים שנצרכים‬
‫לצורך אותה מערכת ראשונה שעלתה וחשפו אותם‪.‬‬

‫לשנות כמה שפחות את סביבת העבודה של המשתמש – בארגון הייתה מערכת ישנה קיימת‬
‫שהמשתמש הכיר‪ .‬הם לא רצו "לזעזע" מצד אחד אבל מצד שני היו חייבים לשנות בגלל‬
‫אילוצי רגולציה‪ .‬הפיתרון שנבחר ‪ -‬ה ‪ BPM‬עושה את ניהול התהליכים העסקיים ברקע‪,‬‬
‫והמשתמש עובד ב ‪ UI‬שהוא רגיל‪.‬‬

‫קריטריונים לבחירת מוצר‪:‬‬

‫מה הידע שיש בארץ? איזה שירות נותן הונדור?‬

‫‪Page 8 of 15‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫מה נותנת הסוויטה? האם קיימות יכולות ניטור (‪ – )BAM‬יכולת חשובה שלרוב מתעלמים‬
‫ממנה? ניטור תשתיתי הנו חשוב מאוד ולצורך זה הם משתמשים במערכת ניטור ארגונית‬
‫שבודקת המבוססת על קוד פתוח בשם ‪( NAGIOS‬שו"ב ‪ .)OPEN SOURCE‬לוקחים‬
‫נתונים ממנו ומציגים אותו גם ללקוחות לא רק לתשתיות‪ .‬בלי זה אי אפשר לדעת שהתהליך‬
‫עובד כמו שצריך‪ .‬בסופו של דבר המטרה היא להחזיר פידבק ללקוח ולהראות לו איפה‬
‫התהליך תקוע‪.‬‬

‫סיפור לקוח – יישום ‪ Oracle BPM‬בחברת תקשורת‬

‫רקע‪:‬‬
‫לפני הכנסת מערכת ‪ BPM‬בחברה היו קיימים הרבה ‪( WEB SERVICES‬כ‪ )200-‬אך לא‬
‫היה טיפול בצורה ריכוזית וכתוצאה מכך היו מקרים שבהם פותחה אותה לוגיקה פעמיים כמו‬
‫כן לא הייתה קיימת תורת "ניהול תהליכים" בארגון גם תחזוקת הסביבה – המון קשרים של‬
‫‪ point to point‬שמשפיעים אחד על השני הייתה בעייתית‪ .‬הגיעו למסקנה שצריך וכדאי‬
‫להיכנס לנושא ה‪ BPM-‬בין השאר על מנת להפחית כמות של טעויות אנוש‪ ,‬וכן הוחלט‬
‫להיכנס לנושא ה‪ ,ESB-‬תחת אותה פלטפורמה\פרוייקט‪.‬‬
‫החלופות שנבחנו‪ :‬טיבקו‪ ,SUN ,‬אורקל (בתחילה נבחן ‪ BPEL‬ובהמשך – ‪.)BEA‬‬
‫פרמטרים לבחירת המוצר כללו בין השאר‪:‬‬
‫עבודה עם סטנדרטים מקובלים (פתיחות של הכלי)‬ ‫‪‬‬

‫כלי שקל לעבוד איתו‪ ,‬לא קשה ללמוד אותו ("עזיבת ידע" של אנשים מתחלפים בארגון)‬ ‫‪‬‬

‫קונקטיביות למערכות שונות‪ ,‬ויכולת לבצע טרספורציות של מידע מקובץ ‪ XML‬לטבלאות‬ ‫‪‬‬

‫גרסאות – גרסה על גרסה ורק ‪ instances‬חדשים ייכנסו לגרסה החדשה‬ ‫‪‬‬

‫חיבוריות ל ‪ACTIVE DIRECTORY‬‬ ‫‪‬‬

‫עברית‬ ‫‪‬‬

‫יכולת מוניטורינג של תהליכים‬ ‫‪‬‬

‫עבודה עם ‪SLA‬‬ ‫‪‬‬

‫חוויית המשתמש של המפתחים (לאותו כלי יש גם ‪ VIEW‬של או"ש)‬ ‫‪‬‬

‫‪Page 9 of 15‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫הספק והאינטגרטור – מעורבות הספק (היצרן עצמו) ומחויבות שלו לפרויקט‪ .‬גם בחירת‬ ‫‪‬‬
‫האינטגרטור מאוד חשובה‪ .‬עבדו עם מספר אינטגרטורים שונים‪ ,‬כיום ליעם נבחרו לעבוד‬
‫איתם‪.‬‬

‫עוד פרמטר חשוב לבחירה הנו ה‪ POC‬הכי טוב – ביצעו ‪ POC‬של מספר חודשים‬ ‫‪‬‬
‫החליטו על ‪ ,BEA‬שאורקל בדיוק קנו בזמנו‪ ,‬הן לנושא ‪ BPM‬והן לנושא ‪.ESB‬‬

‫הפרויקט הנבחר – תהליך פנייה ללקוחות אשר מצריך אינטראקציה בין משתמש‬
‫לתהליכים אוטומטיים ממוכנים‪.‬‬

‫כמה זמן לקח ליישם?‬

‫הפרויקט ארך חצי שנה‪ ,‬כולל העלאות תשתיות‪ ,‬שרתים‪ ,‬ו‪ BAM-‬אונליין‪ .‬המימוש של‬
‫התהליך עצמו ‪ -‬כחודשיים לא כולל הבדיקות‪.‬‬
‫תהליך ההטמעה מובל על ידי האו"ש‪ ,‬מדידת הצלחות של נציגים נעשה על ידי בדיקה אונליין‬
‫של התהליכים‪.‬‬

‫תועלות‪:‬‬
‫דיווח ב ‪ REAL TIME‬מאפשר למדוד הצלחת נציגים בזמן אמיתי וכן לבדוק "אירועים"‬ ‫‪‬‬
‫שצריך לטפל בהם באופן מיידי‬

‫לפני כן לא הייתה גישת ניהול "תהליכים"‪ .‬התוצאה של הכנסת גישת תהליכים היא שאי‬ ‫‪‬‬
‫אפשר לעשות מעקפים לתהליכים‪.‬‬

‫נושא התמיכה בשינויים (שעלה קודם) ‪ -‬אפשר בקלות לשנות דברים בתהליך ללא צורך‬ ‫‪‬‬
‫בהדרכות‪,‬התהליך מוביל לשינוי‪.‬‬

‫‪ Roadmap‬ותכניות להמשך‪:‬‬
‫כרגע במחלקת ה‪ IT-‬עובדים עם הכלי ובאו"ש עדיין לא‪ ,‬הכוונה היא כן לחזק את מחלקת‬
‫האו"ש עם כלים כאלה‪.‬‬
‫כיום קצת התהפכו היוצרות והמשתמשים העסקיים מבקשים פיתוח של תהליכים‪ .‬התיעדוף‬
‫של התהליכים תלוי בסוג הפרויקט‪ ,‬דחיפות‪ ,‬וברמת הבשלות‪.‬‬
‫מתכננים בפרויקטים הבאים לעשות יותר דברים במקביל‪ .‬כבר הגדירו תהליכים שיאפיינו מול‬
‫הלקוחות‪.‬‬
‫המשך גישת ה ‪ - SOA‬פיתוח שירותים שיעשו להם ‪.REUSE‬‬

‫‪Page 10 of 15‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫כמה אנשים תומכים ב‪ BPM-‬בארגון?‬

‫יש ארכיטקט (עוסק באיפיון ואיך לעשות דברים בראייה של ‪ 2 ,)SOA‬מפתחים – ‪ ESB‬ו‬
‫‪.BPM‬‬
‫העלייה לאוויר הייתה חלקה‪ .‬גם מבחינת האינטואיטיביות של המשתמשים בעבודה מול ה‬
‫‪ – WORKSPACE‬תור המשימות‪ .‬פרוייקט נוסף בפיילוט בנושא סבב אישורים ‪ -‬קלאסי‪.‬‬
‫כרגע יש את התהליך הזה שהתלהבו ממנו‪ .‬רוצים לנהל את כל המשימות היוצאות שם והם‬
‫כבר באיפיון‪.‬‬
‫‪ ESB‬רץ‪ ,‬רוצים שהכל יעבור דרכו ולא ‪.PEER TO PEER‬‬
‫כתבו שירות כללי לטיפול בשגיאות‪.‬‬
‫ניטור עסקי – אין להם כרגע‪ .‬ה ‪ BAM‬משמש למידע ב ‪ .REAL TIME‬יש שימוש ב ‪BAM‬‬
‫אצל האחמ"שים לראות משימות ופילוחים‪ .‬רואים מידע ב"טלוויזיה" במוקד – על בסיס ה‬
‫‪ BAM‬במוצר‪.‬‬

‫ממה להיזהר? מה לבדוק?‬

‫מכיוון ש‪ BPM -‬היא חבילה סגורה‪ ,‬אין נראות מלאה למה שקורה בתוך הכלי כלומר ב‬ ‫‪‬‬
‫‪ BPM‬יש בעיה שלא יודעים מה קורה בטבלאות‪ .‬כדי לפתור זאת‪ ,‬הם כותבים לטבלה‬
‫חיצונית כדי שה‪ DW‬ייקח ויפתח אם מישהו רוצה דוחות על מה שקורה‪.‬‬

‫ה ‪ WORKSPACE‬של הכלי מוגבל כרגע ולא עונה לגמרי על דרישות המשתתפים (‬ ‫‪‬‬
‫אחד המשתתפים ציין כי ה ‪ UI‬אמור להיות מורחב בגרסה הבאה)‪ .‬הלקוחות דורשים‬
‫דברים פרטניים לגבי ה‪"( UI‬כפתור בצבע הזה")‪ .‬כרגע משתמשים ב ‪ Workspace‬של‬
‫הכלי להראות משימות‪ ,‬שוקלים להעביר את זה לפיתוח פנים ארגוני מבוסס ‪ SPS‬ואולי‬
‫להראות שם משימות‪.‬‬

‫‪Page 11 of 15‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫תגובות ספקים ויועצים‪:‬‬

‫תגובת חברת אדוונטק ‪ -‬חטיבת אורקל (‪)JAVA‬‬

‫כלי ה ‪ BPM‬של היום ביחד עם כלי המידול שבתוכם מאפשרים ליצור מציאות בה האפיון‬
‫והפיתוח יהיו מסונכרנים יותר מתמיד‪ .‬מנתח המערכות שהיה מורגל לתאר את הדרישות‬
‫בצורה תיאורית יכול היום למדל תהליכים וליצור שכבת ביניים בין האפיון לבין הפיתוח‪.‬‬
‫שכבה זו מבטאת בשפה יותר טכנולוגית את האפיון ומאפשרת למאפיין לשולח את התהליך‬
‫לסביבת הפיתוח שם המפתח מקבל קוד שממנו ניתן להתחיל לעבוד‪ .‬מיותר לציין את השורה‬
‫הארוכה של היתרון כגון צמצום זמן פיתוח‪ ,‬יצירת שפה משותפת בין הלקוח‪/‬מאפיין לפיתוח‬
‫ועוד החל מהשנה השנייה או השלישית של פרויקט ה ‪ .BPM‬היכולת ליהנות מפרות אלו‬
‫תגדל במידה וצוות הפרויקט ישמור על מספר עקרונות חשובים‪:‬‬
‫יש לשאוף למצב בו הפיתוח לא צריך לחלוטין לגעת בקוד המגיע מהמידול‪.‬‬ ‫•‬
‫במידה ויש צורך‪ ,‬יש לקבוע סדר פעולות (‪ )Check List‬קבוע של עדכון הקוד בכל פעם כאשר‬ ‫•‬
‫מתקבל מודל חדש כדי לשמור על מסגרת עבודה אחידה‬
‫מאפיינים ומפתחים חייבים לעבוד צמוד מאד כבר משלבי האפיון הראשוניים כדי שהמאפיין ידע‬ ‫•‬
‫לייצר מודלים ברי מימוש‬
‫חשוב להבין שלא קיימת הגדרה חד משמעית היכן יושבת הלוגיקה העסקית‪ .‬לפעמים מטעמי‬ ‫•‬
‫ביצועים וסיבות אחרות לא צריך להיצמד לתיאוריות הקלאסיות של ‪ BPM‬בנושא‪ .‬העיקר זה‬
‫לתעד לטובת הדורות הבאים‪.‬‬
‫יש לחזק ולטפח את האמון ההדדי ושיתוף הפעולה בין האפיון לפיתוח במציאות בה התלות בין‬ ‫•‬
‫הצדדים גבוהה מתמיד בדמות מודלים של המאפיין שהופכים לקוד אצל המפתח‪ .‬נכון שמדובר‬
‫במושגים מעולם משאבי האנוש אך בלעדיהם תשכחו מפרויקט ‪ BPM‬אמיתי ואפקטיבי לאורך זמן‬

‫‪Page 12 of 15‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫תגובת חברת ‪ - One1‬ליעם‬

‫ה‪, workspace -‬המשמש כממשק המשתמש (‪ ,)task list‬מספק פונקציונאליות רבה העונה‬
‫על מרבית דרישות המשתמשים‪ .‬יכולת חשובה של הכלי היא היכולת להתאימו (לקסטמו)‬
‫למשתמשים שונים‪ .‬בנוסף מספק ה‪ API BPM-‬עשיר ‪ ,‬עבור לקוחות המעדיפים להשתמש‬
‫בממשק שונה (‪ ,email‬או ממשק אחר הקיים בארגון) ‪.‬‬
‫בגרסה הקרובה של המוצר‪ ,‬ממשק ה‪ workspace -‬יהיה מבוסס על ‪ , Oracle ADF‬וכך‬
‫יורחבו משמעותית יכולותיו‪.‬‬
‫לגבי נראות התהליכים ‪ .‬ה‪ BPM-‬שומר מידע רב לגבי התהלכים‪ ,‬הן לגבי התהליכים‬
‫הקיימים והן לגבי אלה שזה מכבר הסתיימו‪ .‬באמצעות ‪ API‬שמסופק עם הכלי ומערך‬
‫‪ , DASHBOARDS‬ניתן להציג מידע מדויק על מצב התהליכים וכן לבצע ניתוח היסטורי‪.‬‬
‫בנוסף ניתן להגדיר ‪ )key performance indictors( KPI‬ובאמצעותם לבצע ניתוח ביצועים‬
‫של התהליכים‪.‬‬
‫נקודות נוספות שיש לחשוב עליהם בעת מימוש פתרון ‪: BPM‬‬
‫תהליך ‪-BPM‬י ‪ ,‬המבצע אינטגרציה עם מספר מערכות ‪ ,‬מועד להיכשל כתוצאה מבעיה באחת‬ ‫‪‬‬
‫המערכות ‪ .‬על כן יש לייחס חשיבות גדולה לטיפול בחריגות וכישלונות‪ .‬יש לוודא שקיימת היכולת‬
‫לשליטה ידנ ית על זרימת התהליך‪ ,‬כך שניתן יהיה להחזיר תהליך לנקודה בה כשל (לאחר טיפול‬
‫בבעיה) או לשנות את זרימת התהליך ‪ .‬כמו כן יש לוודא שהוגדרו תהליכי פיצוי (‪)compensation‬‬
‫על מנת להחזיר המצב לקדמותו במידה ולא ניתן להמשיך בתהליך‪.‬‬
‫תהליכים ‪–BPM‬ים עשויים להיות ארוכי טווח ומנגד קיים לעיתים קיים צורך לשנותם‪ .‬בזמן עדכון‬ ‫‪‬‬
‫תהליך יש לתת משקל להשפעת העדכון על תהליכים רצים ‪ .‬באמצעות מנגנון עדכון גרסאות יעיל‬
‫ניתן לעדכן תהליך רץ באופן כזה שלא יפגע בו ועם זאת יאפשר לו להחיל את השינויים‪.‬‬

‫‪Page 13 of 15‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫תגובת חברת ‪IFN‬‬

‫יש להפריד בין מנועי ‪ BPM‬לצורך אינטגרציה בין תהליכים ותתי‪-‬מערכות באירגון למנועי‬
‫‪ BPM‬לתמיכה בתהליך אירגוני עיסקי כמו יישוב תביעה או אישור תיק בנייה‪.‬‬
‫בעקבות חוסר הגמישות של תהליכי ‪ PBM‬לטיפול בחריגים (למשל‪ ,‬פיצול תהליך בנקודה‬
‫מסויימת) עולם התוכנה משתדרג לבזוורד חדש‪ Case Management :‬שהוא מושג רחב‬
‫יותר להתנהגות ‪ per case‬על בסיס מנוע חוקים ‪/data +‬מסמכים ‪ +‬היסטוריה ותבניות‪.‬‬

‫התיחסות ל‪ case study-‬הראשון‪ :‬לפני נסיוננו‪ ,‬הטריגר למרבית התהליכים באירגונים מונע‬
‫ממיסמכים‪ :‬תביעה שהתקבלה בדואר‪ ,‬חוזה שהתקבל בפקס‪ ,‬חשבונית שהתקבלה באימייל‪.‬‬
‫הבסיס להצלחה הינו ב‪ Collaboration -‬ובשיתוף מידע ב‪ kit -‬של מסמכים בפורמטים‬
‫שונים‪ ,‬ממערכות שונות‪ ,‬מידע מובנה ולא מובנה‪ ,‬קבצי וידיאו‪ ,‬אמיילים תוך הגדרת מנוע‬
‫החוקים בתהליך‪ .‬היכולת להפעיל מנגנוני ‪ BPM‬על תשתית ‪( ECM‬ניהול תוכן אירגוני)‬
‫אחודה‪ ,‬איחסון התוכן האירגוני באופן יעיל‪ ,‬תוך אפשרות מיפתוח וחיפוש על כלל המידע‬
‫האירגוני הינו מפתח להצלחה‪.‬‬
‫חשובה היכולת לתייק תוך כדי התהליך מסמכים‪ ,‬אמיילים‪ ,‬פקס וכן לשלב במנוע החוקים‬
‫פעולה על סמך מסמך או ערך במסמך או סוג מסמך שהתקבל ושהוזנק לתהליך‪.‬‬
‫ועוד טיפ‪ :‬שיהיה לכם מנוע סימולציה ל ‪ .BPM -‬לבדיקת משמעויות פיצול תהליך‪/‬הוספת‬
‫אם‬ ‫שלב? כמה זמן יקח לסגור תביעה אם נוריד את זמן התקן לטיפול בשלב מסויים?‬
‫משולב מנוע ‪ BI‬ב – ‪ ,PBM‬תוכלו להעזר במידע על סמך היסטוריה של תהליכים שנסגרו‪.‬‬

‫‪Page 14 of 15‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫תגובת חברת מטריקס‬

‫נסיוננו בשטח מראה‪ ,‬כי מרבית ההשקעה במערכות תהליכיות‪ ,‬כאלה שמבוססות על‬
‫פלטפורמות ‪ BPM‬או על פיתוח עצמי‪ ,‬הוא דווקא בשינויים ותחזוקה של התהליך העסקי בו‬
‫אותן מערכות תומכות‪ .‬התועלת של מערכת ‪ BPM‬צריכה גם להמדד במידה שאותה‬
‫פלטפורמה ערוכה לתחזוקה שוטפת של אותם "חלקים נעים" במערכות התהליכיות‪ ,‬באופן‬
‫שיראה חסכון במשאבים הדרושים לתחזוקת התהליך מול פיתוח עצמי‪.‬‬
‫עבור לקוחותינו‪ ,‬במיוחד במגזר הפיננסי‪ ,‬חשובה היכולת לעצב תהליכים קיימים בהתאם‬
‫לדרישות השוק או הרגולטור‪ ,‬בצורה מבוקרת‪ ,‬אשר תאפשר הרצה ובדיקות של השינויים ע"י‬
‫כלי אופטימיזציה אוטומטיים אותם המוצר מספק‪ ,‬תוך כדי הסתמכות על יכולות מובנות‬
‫במוצר המבטיחות תיעוד מלא של כל השינויים על גרסאותיהם מחד‪ ,‬ותאפשר דינאמיות‬
‫עסקית בפרטים של התהליך באופן שיהיה ניתן לתחזוקה במשאבים מינימאליים‪ ,‬ואף יאפשר‬
‫שיקוף ברור לקבוצות העסקיות המנחות את התהליך מאידך‪.‬‬
‫כמו כן‪ ,‬אחד התחומים הנמצאים במוקד תשומת הלב של ארגונים פיננסיים רבים‪ ,‬הם‬
‫תהליכים "רכים" ההולמים את תהליכי הליבה של הארגון‪ ,‬ומאפשרים שיתוף פעולה‬
‫אינטואיטיבי בין הגורמים המקצועיים בארגון המניעים את התהליך‪ .‬לקוחות‬
‫רבים משתמשים באינטגרציה הטבעית של מוצרי ‪ BPM‬מסויימים לסביבת הפורטל הארגוני‬
‫של מיקרוסופט )‪ ,(SharePoint‬כדי לענות על צרכים בתחום ‪ .Case Management‬יישום‬
‫לדוגמא הוא כזה המטפל בתביעות ביטוח הדורשות עבודת מחקר ובירור‪ .‬כלי ה‪BPM -‬‬
‫מנהל תהליכים מובנים סביב מחזור החיים של התביעה‪ ,‬כגון איסוף חומר מהשטח‬
‫(תצלומים‪ ,‬עדויות)‪ ,‬טיפול של המחלקה המשפטית ודואג לאכיפה של תהליך תקין וזמני‬
‫תגובה שירותיים‪ .‬החיבור עם ‪ SharePoint‬תומך בעבודה משותפת של הצוותים המנהלים‬
‫את מחזור החיים של התביעה ויוצר פורטל עסקי‪ ,‬אליו ניגשים חברי הצוות ביוזמתם‪ ,‬או‬
‫כחלק מהתהליך המובנה‪ ,‬כדי לנהל את התוכן ה"רך" של התהליך‪ ,‬כגון מסמכים ותצלומים‪,‬‬
‫או כדי לחלוק מידע לגבי נושאי המפתח המגדירים התומכים בתהליך‪ .‬עבור הארגון‪ ,‬אותו‬
‫פורטל משימתי והתהליכים הקשורים אליו‪ ,‬הם יישות אחת הנשמרת ומתועדת במאגרי‬
‫החברה‪ .‬לכן‪ ,‬פעמים רבות הגדרת התהליך הארגוני כוללת גם הגדרה של מאפיינים מתחום‬
‫ניהול תוכן או מסמכים‪.‬‬

‫‪Page 15 of 15‬‬