a. Memulakan Program....................................

2
b. Memasukkan teks dan nombor...................... 5
c. Membuat pengiraan menggunakan Excel........ 7
d. Memformat teks, nombor dan sel. ............... 13
e. Menukar nama helaian............................... 18
f. Membuat Pangkalan Data Excel. ................. 19
g. Menyusun rekod (Sort) mengikut kategori.... 20
h. Menapis maklumat menggunakan AutoFilter 21
i. Mewujudkan kumpulan Data (Groups) ....... 23
j. Menetapkan kawasan cetakan. ................... 25
k. Prapandang Cetakan................................... 26
l. Memasukkan “Header and Footer” .............. 27
m.Menetapkan Page Setup. ............................. 29
n. Mencetak dokumen..................................... 31
Asas Microsoft Excel 2003

Microsoft Excel adalah program spreadsheet yang

memanipulasi nombor dan data dalam baris dan lajur.
Kebaikan menggunakan program MS-Excel adalah, ia
membenarkan pengguna mentafsir maklumat ke dalam
pelbagai bentuk antaranya carta pai, graf horizontal.

a. Memulakan Program

Untuk memulakan program Excel:

A. Klik butang Start.

B. Klik ikon program Excel.

Atau

Klik butang Start  All Programs  Microsoft Excel.

Mukasurat 2
Asas Microsoft Excel 2003

Kenal pasti yang berikut:

A. Program Bar ² menunjukkan program yang sedang

digunakan .
B. Menu Bar ² Menu di mana arahan disimpan.
C. Standard Toolbar ² ikon pintas arahan-arahan yang
kerap digunakan.
D. Formatting Toolbar ² ikon pintas arahan-arahan
berkaitan dengan format.
E. Formula bar ² menunjukkan kandungan sel aktif.
F. Rujukan sel ² menunjukkan lokasi sel aktif.
G. Skrol Bar Menegak- bergerak ke atas atau ke
bawah.
H. Skrol Bar Melintang² untuk bergerak ke kiri atau ke
kanan.
I. Helaian Lembaran ² helaian lembaran kerja .
J. Lajur (A,B,C,D« .) & Baris (1,2,3,4« ).
K. Sel Aktif ² Sel yang sedang digunakan.
Rujukan sel Program Bar Menu Bar Formula bar

Standard toolbar

Formatting Toolbar
Sel aktif
Skrol Bar
Menegak
Baris

Skrol Bar
Melintang

Lajur Helaian Lembaran

Mukasurat 3
Asas Microsoft Excel 2003

Apabila bekerja dalam Excel kita bekerja di dalam sel-sel.

Excel menawarkan 256 lajur dan 65,536 baris untuk kita
bekerja di dalam satu helaian (sheet). Kita boleh ada 255
helaian dalam satu fail.

Kita boleh masukkan teks (label), nombor dan formula

untuk mengira di dalam sel.

Mukasurat 4
Asas Microsoft Excel 2003

b. Memasukkan teks dan nombor

Klik sel untuk memasukkan teks.

A1 ² Rekod Kehadiran Perpustakaan Desa Petaling
A3 ² Kategori Umur A6 ² 13 ² 18 tahun
B3 ² Januari A7 ² 18 - 40 tahun  Anda boleh
C3 ² Februari A8 ² Lebih 40 tahun juga menekan
D3 ² Mac Enter untuk
A4 ² Bawah 7 tahun bergerak satu
sel ke bawah.
A5 ² 7 ² 12 tahun
 Tab untuk
bergerak satu
sel ke kanan

Teks dalam
A1 melimpah
ke sel-sel di
Teks A3 sebelahnya
tersorok di
belakang B3

Apabila teks yang dimasukkan melebihi saiz sel, ianya

akan ¶melimpah· ke sel di sebelahnya. Contohnya teks di
dalam A1.
Jika sel di sebelahnya mempunyai teks seperti A3 dan B3,
teks akan di sorokkan .

Mukasurat 5
Asas Microsoft Excel 2003

Kita perlu membesarkan lajur untuk memaparkan

keseluruhan teks.

Letak anak panah tetikus di

sempadan lajur A dan B, ia
bertukar menjadi anak panah 2
mata ini, tekan dan tarik untuk
membesarkan lajur.

Selepas memasukkan teks, kita masukkan pula nombor-

nombor yang berkaitan.

Perhatikan nombor secara otomatik akan disusun di

sebelah kanan sel sementara teks di sebelah kiri.

Mukasurat 6
Asas Microsoft Excel 2003

c. Membuat pengiraan menggunakan Excel

Di dalam Excel, pengiraan dapat dilakukan

menggunakan formula atau Function yang disediakan.

Seperti membuat formula Matematik, Excel ada

peraturan tertentu dalam pembuatan formula pengiraan. Penggunaan
alamat sel di
Mulakan dengan simbol = . dalam
Gunakan alamat sel di dalam pengiraan. pengiraan
Contoh : = B4+C4+D4 memudahkan
Pastikan tiada ruang di antara aksara. kemaskini data
Tekan Enter untuk menerima formula. dilakukan.

Apabila nombor
dalam sel
berubah,
keputusan
kiraan yang
melibatkan sel
tersebut juga
akan
dikemaskinikan
secara otomatik

Selepas formula diterima, sel hanya akan menunjukkan

hasil kiraan, sementara formula bar menunjukkan formula
yang digunakan.

Formula

Hasil kiraan

Mukasurat 7
Asas Microsoft Excel 2003

Untuk membuat pengiraan yang serupa, Excel

membenarkan formula disalin menggunakan teknik
AutoFill.
Gerakkan tetikus ke bucu kanan bawah sel E4, penunjuk
menjadi +, tekan dan tarik ke bawah sehingga E8.
Alamat sel dalam formula akan berubah mengikut arah
AutoFill (ke bawah atau ke kanan).

Anak panah AutoFill

Hasil teknik ini, pengiraan untuk sel E5 hingga E8 dihasilkan

secara otomatik.

Mukasurat 8
Asas Microsoft Excel 2003

Penjumlahan juga boleh dilakukan menggunakan ikon

AutoSum yang terletak di Standard Toolbar.
Klik sel B9. Klik ikon dua kali.

Klik 2 kali
Function SUM
digunakan secara
otomatik untuk jumlah

Anda boleh gunakan AutoFill untuk menyalin Function

ke C9 hingga E9.

Untuk mengira Peratus kategori umur dalam jangka masa

3 bulan itu:

Klik sel F4, taipkan =E4/E9*100 .

Tanda / mewakili simbol ÷ (bahagi) sementara tanda
* mewakili × (darab).

Mukasurat 9
Asas Microsoft Excel 2003

Jika anda hendak menggunakan teknik AutoFill untuk

formula yang berikutnya, anda perlu menetapkan rujukan
sel E9 dalam formula (kerana alamat sel akan berubah
mengikut arah AutoFill).

Untuk menetapkan alamat sel:

Taipkan tanda $(lajur)$(baris).
Contohnya : $E$9

Tekan Enter untuk menerima formula dan gunakan

AutoFill untuk menyalin formula.

Mukasurat 10
Asas Microsoft Excel 2003

Untuk kiraan Purata

Kita gunakan Function Average yang disediakan oleh
Excel.

Klik sel G4.

Klik ikon fx pada formula bar.
Kotak dialog Insert Function akan dipaparkan.

Klik Function
Average untuk
mengira purata

Klik OK

Masukkan alamat sel yang hendak dikira pada kotak

Number1.
Contohnya: B4:D4
(Sel B4 hingga D4 diwakili dengan B4:D4)
Klik OK.

Klik OK untuk
ke langkah
berikutnya

Mukasurat 11
Asas Microsoft Excel 2003

Hasil kiraan akan dipaparkan dalam sel G4.

Perhatikan pada formula bar, =AVERAGE(B4:D4)
ditunjukkan.

Anda boleh isikan sel-sel yang berikutnya menggunakan

AutoFill.

Mukasurat 12
Asas Microsoft Excel 2003

d. Memformat teks, nombor dan sel.

Teks, nombor dan sel boleh diformatkan untuk

menjadikan dokumen lebih mudah difahami.

Memformat Teks
Pilih sel dan klik ikon yang berkaitan pada Formatting
Toolbar.
 Saiz Font Bold Italic Left Right
Merge and center

Jenis Font Underline Center

Teknik memilih:
Tekan dan tarik
Klik sel pertama dan
tarik hingga sel
terakhir

Guna kekunci Shift

Klik sel pertama,
tekan Shift (jangan
lepaskan), klik sel
terakhir. Lepaskan
Pilih A1 hingga G1
Shift
Atau
Klik (Bold) untuk menjadikan tulisan lebih tebal. Klik sel pertama,
Klik (Merge and Center) untuk meletak teks di tekan Shift dan
tengah antara lajur A hingga G. kekunci anak panah
untuk memilih sel
satu persatu

Pilih B3 hingga G3
Klik (Center) untuk meletak teks di tengah sel.

Mukasurat 13
Asas Microsoft Excel 2003

Memformat Nombor

Klik sel yang dikehendaki dan klik ikon berkaitan pada

Formatting toolbar.

Tanda , selepas
 Tanda matawang tiap 3 digit

Darab nilai sel Tambah digit Kurangkan

dengan 100 dan lepas titik digit lepas titik
masukkan tanda perpuluhan perpuluhan
%

Pilih sel F4 hingga G9.

Klik ikon (Decrease Decimal) beberapa kali

sehingga tinggal hanya 2 titik perpuluhan.

Mukasurat 14
Asas Microsoft Excel 2003

Untuk mendapatkan format nombor lain, klik menu

Format  Cells.

Kotak dialog Format Cells dipaparkan. Bawah tab

Number anda boleh pilih kategori dan format untuk
nombor yang bersesuaian.

Mukasurat 15
Asas Microsoft Excel 2003

Memformat sel.

Sel boleh diberikan warna dan garis sisi yang berbeza-

beza mengikut pilihan anda.

Klik sel yang dikehendaki dan klik ikon berkaitan pada

Formatting toolbar.

Border untuk menggariskan Fill untuk

sisi sel. mewarnakan sel.

Pilih A3 hingga G9.

Klik ikon border dan pilih (All Border) untuk
memberi garisan pada kesemua sisi sel.

Mukasurat 16
Asas Microsoft Excel 2003

Pilih E3 hingga G9 dan A9 hingga D9.

Memilih 2 kawasan
berbeza:
 Klik dan tarik
untuk pilih
kawasan
pertama,
 Tekan Ctrl
(jangan
Klik ikon Fill dan pilih warna kuning. lepaskan),
 Klik dan tarik
Klik mana-mana sel untuk menghilangkan warna hitam untuk pilih
pilihan. kawasan kedua.
 Lepaskan Ctrl.
Untuk pilihan lebih banyak dalam memilih sisi sel:
Klik menu Format
 Cells
Pilih tab Border.

Untuk pilihan
lebih banyak
dalam memilih
warna sel :
Klik menu
Format  Cells
Pilih tab Pattern.

Mukasurat 17
Asas Microsoft Excel 2003

e. Menukar nama helaian

Nama helaian boleh ditukar dari Sheet1, Sheet2 ke satu

nama yang lebih informatif.

Caranya:

Klik kanan pada tab helaian Sheet1.

Klik arahan Rename.

Apabila nama
helaian dihitamkan,
taipkan nama baru
dan tekan Enter.

Mukasurat 18
Asas Microsoft Excel 2003

f. Membuat Pangkalan Data Excel.

Excel boleh digunakan untuk menyimpan maklumat

dalam bentuk pangkalan data.

Kategori dalam satu sel dan sebaris

Rekod ahli disimpan

berturutan

Data rekod yang berkaitan

dalam satu sel mengikut
kategori dan sebaris

Pangkalan data Excel mempunyai beberapa ciri penting.

a. Label kategori diletakkan dalam satu baris.

b. Setiap kategori diletakkan dalam satu sel.

c. Setiap rekod akan mewakili maklumat seorang ahli

dan disimpan dalam satu baris.

d. Tiada baris kosong di antara rekod.

e. Data disimpan mengikut kategori dalam satu sel.

Mukasurat 19
Asas Microsoft Excel 2003

g. Menyusun rekod (Sort) mengikut kategori / Mengisih

Kita boleh menyusun rekod mengikut kategori.

Contohnya : Nama ahli mengikut abjad dari A-Z
Umur ahli dari kecil ke besar.

Ikon yang digunakan adalah Sort Ascending (Susun

menaik) dan Sort Descending (Susun menurun) pada
Standard Toolbar.

Sort Sort
Ascending Descending

Caranya:
1. Klik nama kategori yang hendak disusun seperti Nama
Ahli.
2. Klik ikon

3. Perhatikan Nama Ahli telah disusun mengikut abjad.

4. Apabila rekod disusun mengikut nama, maklumat
dalam kategori lain akan mengikut kedudukan nama.
Contohnya No. Ahli.
5. Dengan itu kesilapan padanan data tidak berlaku.

Mukasurat 20
Asas Microsoft Excel 2003

h. Menapis maklumat menggunakan AutoFilter

AutoFilter digunakan untuk melihat maklumat dalam

pangkalan data dengan spesifik.

AutoFilter terletak dalam menu Data  Filter  AutoFilter

Setiap label kategori akan menunjukkan butang AutoFilter

masing-masing.

Apabila hendak menapis maklumat yang diperlukan,

contohnya untuk melihat semua rekod ahli lelaki, anda
klik butang AutoFilter untuk Jantina dan pilih kategori L.
 Butang AutoFilter menjadi
biru menunjukkan data
sedang ditapis

Hanya rekod ahli

lelaki ditunjukkan

Bilangan rekod
yang dijumpai

Mukasurat 21
Asas Microsoft Excel 2003

Anda boleh memilih untuk menggunakan lebih dari satu

butang AutoFilter.
Contohnya untuk menjawab soalan :
Siapakah ahli lelaki berumur 7 tahun?

Untuk menunjukkan semua data semula ,

klik pada semua butang AutoFilter berwarna biru dan
pilih arahan (All).

Mukasurat 22
Asas Microsoft Excel 2003

i. Mewujudkan kumpulan Data (Groups)

Untuk memudahkan proses cetakan dan pandangan
pangkalan data, kumpulan-kumpulan data boleh
diwujudkan supaya ianya boleh ditunjukkan dan
disorokkan mengikut keperluan.

Dalam rajah di atas , pangkalan data boleh dibahagikan

kepada 2 kumpulan, iaitu maklumat peribadi (Jantina,
Tarikh Lahir dan Umur) dan alamat ahli (Alamat1,
Alamat2, Pekan, Bandar, Poskod, Negeri).

Caranya:
Untuk memilih
Pilih lajur C hingga E (mewakili kategori Jantina hingga keseluruhan
Umur.) lajur, klik dan
tarik pada
Klik menu Data  Group and Outline  Group«
abjad lajur.

Mukasurat 23
Asas Microsoft Excel 2003

Butang penanda Group akan ditunjukkan di atas abjad

lajur.

Apabila butang diklik , lajur C, D dan E akan

disorokkan.
Anda boleh melihat alamat ahli dengan lebih jelas.

Butang bertukar menjadi tanda

menandakan ada lajur yang tersorok.

Klik untuk menunjukkan semula lajur C hingga E.

Untuk
menghilangkan
Groups:
Klik menu Data
Group and
Outline  Clear
Outline .

Mukasurat 24
Asas Microsoft Excel 2003

j. Menetapkan kawasan cetakan.

Apabila kita hendak mencetak dokumen, sebaiknya kita

tetapkan dulu kawasan cetakan kita.

Caranya:
Pilih semua sel yang hendak dicetak.
Klik menu FilePrint Area  Set Print Area .

Mukasurat 25
Asas Microsoft Excel 2003

k. Prapandang Cetakan

Selepas kawasan cetakan ditetapkan, prapandang

dokumen yang hendak dicetak.

Caranya :
Klik menu File  Print Preview atau klik ikon .

Contoh
cetakan
akan
ditunjukkan

Bilangan
mukasurat
yang akan
dicetak

Mukasurat 26
Asas Microsoft Excel 2003

l. Memasukkan “Header and Footer”

Hasil cetakan akan hanya menunjukkan kerja yang

dilakukan di dalam kawasan sel.

Jika kita hendak menambah nombor mukasurat atau

kepala dokumen pada setiap mukasurat , Header and
Footer perlu digunakan.

Caranya:

Dari skrin prapandang cetakan klik butang.

Kotak dialog Page Setup dipaparkan.

Klik tab Header/Footer.

Klik Butang Custom Footer untuk mendapatkan kotak

dialog Footer.

Mukasurat 27
 Asas Microsoft Excel 2003

Taipkan : Muka surat dalam kotak Center section: dan

klik ikon Page Number untuk memasukkan nombor
mukasurat secara otomatik kedalam dokumen.
Kod &[Page] akan ditunjukkan.

Ikon Page
Number

Klik OK untuk kembali ke kotak dialog Page Setup.

Klik OK sekali lagi untuk kembali ke Print Preview.

Nombor mukasurat tertera di bahagian bawah dokumen.

Mukasurat 28
Asas Microsoft Excel 2003

m. Menetapkan Page Setup.

Menetapkan orientasi dokumen.

Caranya:

Dari skrin prapandang cetakan klik butang.

Klik tab Page.

Klik landscape untuk cetak

secara mendatar

Mengecil atau
membesarkan saiz
cetakan

Tetapkan saiz kertas

Hasilnya:

Mukasurat 29
Asas Microsoft Excel 2003

Menetapkan Margin cetakan.

Dari skrin prapandang cetakan klik butang.

Klik tab Margin.

Ukuran dari
tepi kertas
untuk margin

Meletakkan cetakan di tengah

kertas secara mendatar dan
menegak

Setkan ukuran margin bagi setiap bahagian.

Setkan opsyen Center on page untuk mencetak di
tengah-tengah kertas.

Hasilnya:

Mukasurat 30
Asas Microsoft Excel 2003

n. Mencetak dokumen.

Dari skrin prapandang cetakan klik butang.

Kotak dialog Print akan dipaparkan.

Pastikan nama Printer

yang disambungkan

Bilangan salinan
dokumen hendak
dicetak

Klik OK untuk menghantar dokumen ke Printer.

Mukasurat 31