Planiranje i organizacija doga aja

ta su doga aji?
Doga aji su skupovi ograni enog trajanja, odre eni mestom, vremenom odr avanja, u esnicima, motivima i ciljevima okupljanja.

Odlike doga aja:

privremen planiran utvr en ograni enog trajanja redovan

Naj ira podela:

SPECIJALNI DOGA AJI HALLMARK DOGA AJI MEGA DOGA AJI

Detaljnije:
kulturne sve anosti umetnost i zabava biznis i trgovina sportska takmi enja obrazovni i nau ni doga aji rekreativni politi ki i dr avni privatni doga aji (ro endani, svadbe, godi njice) ....

Specijalni doga aji

Okupljanje, u trajanju od nekoliko asova do nekoliko dana, u svrhu proslavljanja, odavanja po asti, diskutovanja, posmatranja, prodaje, podu avanja, davanja podr ke, i/ili drugih na ina uticaja na ljude, u esnike...

Modeli specijalnih doga aja (po Vendorfu):

Specijalni doga aji vezani za iru zajednicu Aukcije Predstave Sportski doga aji Doga aji vezani za nagrade i priznanja

Va a razmi ljanja... Za to se organizuju doga aji? ta vi obi no o ekujete od doga aja?

Ciljevi doga aja:

Komunikacija, preno enje poruke Marketing, prodaja, promocija Do ivljaj

Klju na re - DO IVLJAJ:
Zabavni Obrazovni Eskapisti ki Estetski

Analiza postoje ih doga aja

ta se OVDE nudi od doga aja?
(analiza vrsta, u estalosti i kvaliteta doga aja koji se organizuju u gradu/op tini) - Rad u grupama -

Doga aji...
Gde ste VI u svemu tome? Mogu e uloge kancelarije za mlade i mladih:
Koje vrste doga aja (bi mogli da) organizujete? Sa kim naj e e sara ujete? ta se o ekuje od vas?

Recimo...
Konferencija za novinare Tribine, okrugli stolovi Promocije Koncerti Izlo be ....

Da krenemo od - po etka
Kada vas pozovu da pomognete u organizaciji doga aja:
Razjasnite do tan ina ta se od vas o ekuje Saznajte sa kim ete ta no sara ivati Saznajte ili defini ite ko je glavna osoba za kontakt i koordinaciju Ustanovite rokove Raspitajte se o bud etu, na inima pla anja i sl.

Va a kontakt lista

Kome je potrebna? Za to? Koga sve obuhvatiti?

Kontakt lista
Sa inite kontakt listu svih lokalnih aktera klju nih za organizaciju bilo kog doga aja:
Nadle ni iz op tine (predsednik op tine, na elnik op tinske uprave, ef odeljenja nadle nog za rad kancelarije, osoba zadu ena za PR op tine (ukoliko postoji)... Ustanove i institucije od va nosti za kancelariju i organizaciju doga aja ( kole, dom kulture, bibilioteka, muzej, bioskop, sportski klubovi...) Mediji (TV, radio, tampa, dopisni tva...)

Hajde da isplaniramo doga aj!

4 klju na elementa specijalnog doga aja Odre ivanje ciljeva Planiranje Organizacija Administracija

Upravljajte doga ajem:

FINANSIJE LJUDSKI RESURSI INFORMACIJE NABAVKA INTERESNE STRANE SISTEMI VREME

Pitanje br. 1: ZA TO? Glavni cilj svrha ta elimo da postignemo? Kada znamo ZA TO lak e emo odrediti kakvo OKRU ENJE, AMBIJENT elimo da stvorimo i ta sve treba da PLANIRAMO Uvek imajte na umu KRAJNJI rezultat

Pitanje br. 2: ZA KOGA?

Koga predvi amo za PUBLIKU i KOLIKO njih e do i? Napravite LISTU POZVANIH Prilagodite na in organizacije potrebama publike Da li e publika imati dodatne potrebe? Koje? Kako to da re imo? Kako da znate ko e se zaista pojaviti? (pozivnice, podsetnici...)

Pitanje br. 3: KADA?

Koliko unapred je potrebno ODREDITI DATUM? Da li nam se datum poklapa sa jo nekim doga ajem, praznikom?

 Pitanje br. 4: GDE?

Na osnovu definisanih potreba REZERVI ITE prostor to je ranije mogu e Na otvorenom ili u zatvorenom prostoru? Rezervna varijanta u slu aju lo eg vremena Iskoristite sve raspolo ive varijante u op tini

Sadr aj doga aja:

Imate li govornike? Izvo a e? Koliko njih, koliko dugo traje njihov nastup? Vodite ra una o pa nji i potrebama publike

Sadr aj doga aja:

Napravite AGENDU lak e ete planirati i sprovoditi doga aj Primer: agenda seminara

Izgled dizajn prostora

Raspored sedenja, stajanja Baneri Natpisi Projekcija Zastave Zavese Prate i materijal (mape doga aja, agenda, fascikle, olovke, poklon i i...)

Pi e i hrana
Voda i sokovi Grickalice Ketering (kada, kako, gde)

Vratimo se na klju ne segmente upravljanja doga ajem:

LJUDSKI RESURSI tim FINANSIJE - bud et

Formiranje tima
Ko su lanovi tima? Koordinator Podela odgovornosti i zadataka Sa kim jo sara ujete? Volonteri Na in komunikacije

BUD ET
Ko sve to pla a? (op tina, projekat, drugo) Podelite tro kove po grupama:
Honorari govornicima, izvo a ima, organizatora (ako su dodatno pla eni) Zakup prostora (sala, stolice, oprema) Tro kovi tampe (flajeri, baneri, materijal...) ....

Administracija neizbe an dodatak na sav posao organizacije

Na in pla anja (preko ra una, u gotovini) Potrebna dokumentacija za pravdanje potro enog (ugovori, blok ra uni, fiskalni ise ci...) Da li je projekat oslobo en pla anja poreza? ta onda? Rokovi pla anja

Jo malo o administraciji...
Da li je potreban izve taj o doga aju? U kojoj formi? Spiskovi prisutnih sa potpisima Fotografije Snimci Finansijski i narativni izve taji

Konferencija za novinare
Prilika za li nu promociju? Promociju grupe? Jasno definisano sredstvo efektnog komuniciranja sa javnostima?

Treba da znamo cilj i poruku

Doga aj od posebne va nosti! Saop tavanje podataka o va nim doga ajima kao to su: Po etak projekta Najava aktivnosti, doga aja Objavljivanje rezultata Otvaranje kancelarije, kole, drugih objekata... Krizne situacije prezentacije zna ajnih proizvoda, objavljivanje finansijskih rezultata, uspe ne privatizacije, potpisivanje ugovora...

Jo jednom proverite...
Postavite sebi pitanje: Da li imamo vest? Da li imamo zanimljivu pri u? Da li je doga aj i povod bitan za medije ili samo za na u organizaciju? DA LI JE ZAISTA POTREBNO ORGANIZOVATI KONFERENCIJU ZA TAMPU?

KANALI KOMUNIKACIJE putevi

Radio i TV stanice tampa (dnevna, nedeljna, specijalizovana, lokalna, nacionalna) Internet (sajtovi, portali, blogovi) Mesne zajednice Op tinske kancelarije Tr ni centri, pijace, prodavnice Parkovi kole, fakulteti, biblioteke Sportsko-rekreativni centri Stanice gradskog prevoza

SREDSTVA KOMUNIKACIJE vozila

Konferencija za tampu TV emisija (izjava, kontakt emisija, debata...) Radio emisije (izjava, kontakt emisija, debata...) Javni skupovi Sastanci Informativni pultovi Saop tenja za novinare Bro ure, posteri, flajeri Web stranice Video i pp prezentacije

Radni list ciljne grupe

Ciljna grupa: ______________________________________________ Va a o ekivanja - ta biste eleli da ova ciljna grupa uradi? ______________________________________________ Koje su im informacije potrebne da (ih ubedite da) to urade? _____________________________ ________________________________ _____________________________ ________________________________ _____________________________ ________________________________ Koje medije biste anga ovali za Koliko esto treba da dajete informacije? pru anje informacija ovoj grupi? _____________________________ ________________________________ _____________________________ ________________________________ _____________________________ ________________________________ _____________________________ ________________________________ Kako ete oceniti da li je va a informacija bila delotvorna? ______________________________________________________________

Ako smo se odlu ili za KZ , sledi:

Planiranje Priprema Izvr avanje Detaljna evaluacija /ocenjivanje

KZ dalje...
Odrediti listu medija, urednika i novinara Napisati poziv/saop tenje medijima (razli ite forme) Proveriti tekst pozivnog saop tenja sa rukovodstvom Lista mogu ih lokacija prednosti i mane Odrediti lokacije primarnu i alternativnu Lista potencijalnih govornika Odrediti gostuju e govornike Odrediti osnovne vodilje govora/govornika

Treba jo ...
Poslati najavu doga aja/poziv medijima Potvrditi dolazak novinara proceniti potrebu i na in Pripremiti koncepte izlaganja za govornike i proveriti ih Pripremiti press kit/materijal za novinare Proveriti sve materijale sa rukovodiocima i kolegama tampanje i pakovanje materijala Potvrditi prisustvo govornika i koncepte njihovih govora Proveriti mesto odr avanja i postavku Obezbediti potrebnu tehni ku pod ku fotograf, snimatelj...

Na samoj KZ :
Lista prisutnih Proveriti posebne potrebe novinara (dodatni intervjui, dodatne informacije, materijali) Distribuirati materijale Distribuirati saop tenje izabranim medijima Uloga medijatora Formalni i neformalni deo

Press kit/materijal za novinare

Promotivni materijali (fascikla, blok, olovka) Bro ure Razli ite publikacije
Rezultati istra ivanja Nau ni i stru ni rezultati

I NARAVNO...Saop tenje za javnost Pravilo: KISS (Keep it short and simple!)

Sve po inje od ideje...

Diskutovali smo o ponudi doga aja u va em mestu, podsetimo se: Koja vrsta doga aja je najzastupljenija? ta nedostaje? Kako znate? Osmislite doga aj!

Razradite svoju ideju:

Poruka, motiv Publika Vreme Mesto Organizacija (ko, sa kim, kako) Bud et Prate i elementi

Jo par saveta...
Razmi ljajte o publici, ne o svojim eljama Uklopite se u postoje e resurse Ma tovito baratajte sa (uglavnom limitiranim) sredstvima Napravite mre u za podr ku Prepoznajte specijalnosti lanova tima Ne zaboravite da uradite evaluaciju

 Promocije razmi ljajte kako da ih u inite to atraktivnijim: odabir prostora na ina predstavljanja prate ih materijala

Koncerti: - Osim izvo a kog dela sleduje vam i briga o bezbednosti, ulazima, izlazima, osve enju, toaletima... - Dobra strana je to se ve ina ovakvih doga aja ne organizuje prvi put - Iskoristite znanje i ve tine onih koji su ve u estvovali u organizaciji - Sara ujte sa javnim preduze ima, policijom, vatrogascima (vatromet)

Izlo be, tribine... - Okupite ljude koji imaju iskustva u pojedina nim zadacima i u ite od njih - Igrajte se! - Ideja mo e biti vrlo jednostavna, a krajnje efektna

Krizni plan

Planirajte neplanirano:
Potencijalni rizik:................................ Mogu nost doga anja (mala, srednja, velika): ............................................... Ja ina uticaja (slaba, srednja, velika): ............................................................ Preventivne mere: ............................. Odgovorna osoba: ............................

 Organizacija tima Koordinacija Komunikacija u kriznim situacijama

Stigosmo do kraja
Sumiranje Zavr ni komentari Evaluacija