Panduan Pengurusan Mesyuarat

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2/1991

Tanggungjawab Urusetia
3 peringkat tindakan:

PRA

SEMASA

SELEPAS

Tindakan Pra Mesyuarat

Tentukan agenda, tarikh dan tempat

mesyuarat Buat tempahan bilik mesyuarat Tentukan kertas kerja berkaitan disediakan Hantar surat jemputan

PRA SEMASA SELEPAS

Tindakan Pra Mesyuarat

Persediaan kemudahan bilik

mesyuarat Tentukan kehadiran Perbincangan pra mesyuarat Beritahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat
PRA SEMASA SELEPAS

Tindakan semasa mesyuarat

Catatan minit mesyuarat
Senarai

kehadiran Perkara penting yang dibincangkan Keputusan yang dibuat Tindakan susulan yang perlu diambil

PRA

SEMASA

SELEPAS

Tindakan selepas mesyuarat

Penyediaan minit Format minit mesyuarat Susunan nama ahli-ahli Catatan perbincangan Pengesanan maklumbalas

mesyuarat pelaksanaan

keputusan mesyuarat

PRA SEMASA SELEPAS

Tindakan selepas mesyuarat

Laporan maklumbalas

oleh urusetia Tentukan format maklumbalas Sediakan laporan maklumbalas

PRA

SEMASA

SELEPAS

FORMAT MINIT MESYUARAT

FORMAT MINIT MESYUARAT

I II III IV

Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat Perkara-perkara berbangkit Perbincangan Kertas Kerja atau Perkara yang dibincangkan

V VI

Hal-hal lain Penutup

Perutusan Pengerusi
Perkara penting bangkitkan oleh Pengerusi Samada semasa membincangkan perkara berbangkit atau Kertas kerja atau di akhir mesyuarat

Pengesahan Minit Mesyuarat

Catatan minit mesyuarat yang lepas Disahkan tanpa sebarang pindaan atau Disahkan tertakluk kepada pindaan dengan menyatakan pindaan tersebut

Perkara-perkara Berbangkit
Catatan perkara yang dibangkitkan dalam mesyuarat yang lepas

tajuk perkara berbangkit muka surat perenggan minit mesyuarat pihak yang dipertanggungjawabkan mengambil tindakan

Perbincangan Kertas Kerja

Perkara yang perlu dicatatkan Tajuk kertas kerja Pihak (jabatan/unit) yang sediakan kertas kerja Tujuan utama Isu-isu yang dibangkitkan Pandangan ahli mesyuarat ke atas isu Keputusan mesyuarat dan tindakan

Hal-hal Lain
Merekod perkara lain yang tiada di dalam agenda mesyuarat

Penutup
Merekodkan

Bila mesyuarat tamat atau ditangguhkan Ucapan terima kasih daripada Pengerusi Mesyuarat Catatan tarikh mesyuarat akan datang (sekiranya telah ditetapkan)