Sjabloon kwetsbaarheidsmatrix

Bedrijfsproces: Datum: Naam:

Kwetsbare activiteit/ Kwetsbaar werkgebied

Verlenen

Uitkeren

Uitbesteden

Innen

handhaven / Inspectie

Beroepen beoordelen

Betalen / Geld

Dossierbehandeling

Contact met derden

Belangenvermenging

Contact met belangrijke informatie of geld

Gebruik van middelen

Ongewenste omgangsvormen

Monopolieposities

Kwetsbare werkgebieden
Contact met derden Bij alle contacten die medewerkers van een organisatie met derden hebben, kunnen risico's ontstaan op niet-integer handelen. Een derde kan druk uitoefenen maar hij/zij kan ook de medewerker verleiden tot het doen (of niet doen) van een handeling die - om welke reden dan ook (vb.: geldelijke waarde of belang) - gewenst is door de derde. In het eerste geval is er sprake van intimidatie van de medewerker, in het tweede geval van omkoping. In de praktijk zal dit zich sneller voordoen bij functies of situaties waarin een medewerker alleen handelt. Druk uitoefenen kan variren van morele druk (zoals we kennen mekaar toch zo goed en dat had ik van jou toch echt niet verwacht) tot dreigementen (zoals ik weet je te vinden). Het verleiden van medewerkers kan in velerlei vormen plaatsvinden zoals het aanbieden van excursies, werkbezoeken, etentjes en geschenken, het verrichten van gratis diensten etc. Het is ook mogelijk dat een ambtenaar zelf degene is die een derde uitlokt (verleidt) tot niet-integer gedrag. Bijvoorbeeld als een ambtenaar van een derde een tegenprestatie vraagt voor het toekennen van een bepaalde opdracht. Nog concreter: een ambtenaar die veel bouwopdrachten verleent, geeft aan een bouwbedrijf te kennen dat hij/zij graag een garage bij zijn/haar huis gebouwd zou willen zien tegen voordelige voorwaarden.

Belangenvermenging Belangenvermenging is het verschijnsel dat medewerkers soms andere belangen (veelal priv-belangen) hebben die strijdig zijn met het organisatiebelang. Situaties waarin dit zich kan voordoen zijn bijvoorbeeld: - de medewerker heeft nevenfuncties die gerelateerd zijn met het werk dat hij/zij doet; - de medewerker heeft toegang tot vertrouwelijke informatie die hij/zij kan gebruiken om er zelf voordeel uit te halen (bijv. bij beleggingen); - de medewerker kan vergunningen of subsidies verlenen, inspraak verlenen of overheidsopdrachten gunnen aan instanties (ondernemingen, organisaties, belangengroepen) die hij/zij om persoonlijke, ideologische of idealistische redenen wil bevoordelen. - door allerlei omstandigheden kunnen vanuit iemands priv-leven soms dingen verwacht worden die problematisch zijn voor de organisatie (o.a. ook de dringende aflossing van grote schulden, geldnood ten gevolge van het verwikkeld zijn in scheidingsprocedures, geldbehoeften voor medische problemen, etc). Contact met belangrijke informatie of geld Als er significante belangen in het spel zijn, is het gevaar op grensoverschrijdend gedrag groter. Indien een medewerker toegang heeft tot (waardevolle) informatie en/of geldstromen is er altijd een potentieel risico voor het misbruiken of doorgeven van deze informatie en/of voor het ontvreemden van dit geld. Als de medewerker betrokken is bij de toekenning van belangrijke vergunningen en/of bij belangrijke controles, is het risico op misbruiken groter.

Gebruik van middelen Voor alle medewerkers in een organisatie bestaat de mogelijkheid de organisatie te benadelen door middelen van de organisatie aan te wenden voor eigen gebruik. Ook het indienen van te hoge onkostennotas, het zich ten onrechte ziek melden of zich niet aan de werktijden houden, kunnen de organisatie onrechtmatig benadelen. Wat het benadelen van de (onpersoonlijke en ogenschijnlijk kapitaalkrachtige) organisatie betreft, is er snel sprake van een cultuur die ruimte laat voor een grijs gebied: in welke mate mogen kantoorartikelen mee naar huis worden genomen; in welke mate mogen personeelsleden te laat komen op het werk etc. Uitgangspunt is uiteraard dat middelen van de organisatie alleen voor werkzaamheden ten behoeve van die organisatie mogen worden gebruikt, maar in geen enkele organisatie kan dat in zijn absoluutheid worden gerealiseerd.

Ongewenste omgangsvormen Ongewenste omgangsvormen binnen de organisatie, zoals discriminatie, seksuele intimidatie of pestgedrag, kunnen ertoe leiden dat medewerkers zich niet veilig voelen en daardoor hun werk niet goed kunnen uitvoeren. Daarnaast bestaat het risico dat er een niet beoogde uitstroom van (goede) medewerkers ontstaat. Bij ongewenste omgangsvormen spelen machtsverhoudingen een belangrijke rol. Hierbij is er vaak een grijs gebied tussen gewenste en ongewenste omgangsvormen. Soms verandert de wenselijkheid of toelaatbaarheid ook doorheen de tijd en/of de omstandigheden. Veelal worden de grenzen bepaald door persoonlijke normen en waarden en het gevoel van een persoon in een bepaalde situatie.

Monopolieposities Monopolieposities waarbij ambtenaren alleen of zeer zelfstandig kwetsbare handelingen uitvoeren, of alleen of zeer zelfstandig besluiten nemen, vormen een zeer groot risico met betrekking tot de kwaliteit van de besluitvorming en de controle op de uitgevoerde handelingen. Vooral in combinatie met andere situaties, maar ook op zichzelf vormt dergelijk solistisch handelen een zwak punt met betrekking tot het garanderen van integriteit.

Kwetsbare situaties
Verlenen Het verlenen van allerlei vergunningen, toelatingen, etc. op grond van wet- en regelgeving die voor de betrokken burgers en/of bedrijven van grote betekenis zijn. Wegens het grote belang kunnen ambtenaren die zich met deze processen bezighouden, onder grote druk en verleiding komen te staan.

Uitkeren Het uitkeren van geld op veschillende wijzen, bijvoorbeeld in de vorm van subsidies, uitkeringen, toelagen, premies en sponsoring. Collega's, burgers en/of bedrijven die voor uitkeringen in aanmerking komen, kunnen ambtenaren in de verleiding brengen te frauderen. Corruptierisicos en belangenconflicten liggen eveneens op de loer. Risicovol is zowel het vaststellen van de uit te keren bedragen, als het daadwerkelijk uitbetalen van de gelden.

Uitbesteden Het gaat hierbij in hoofdzaak om aanbestedingen, opdrachten gunnen en orders/opdrachten plaatsen. Bij dit type overheidsactiviteiten zijn er voor de hand liggende risicos op mededingingsfraude, corruptie en belangenconflicten. Ook kan er bijvoorbeeld sprake zijn van vriendjespolitiek. Innen Hieronder vallen in het algemeen alle processen van W&Z die tot doel hebben inkomsten voor de overheid te verwerven. Denk daarbij aan retributies, erfpachtprijs, administratieve beheerskosten, enzovoort. Zowel het vaststellen van wat moet worden betaald als het daadwerkelijke incasseren van geld is een fraude- en corruptiegevoelig proces. Handhaven / Inspectie Het terrein van toezicht, controle, inspectie. De opzet en uitvoering van deze taken raakt burgers en bedrijven en er kunnen grote belangen op het spel staan. Ambtenaren die zich met deze processen bezighouden, kunnen in de verleiding komen om samen te spannen met belanghebbende burgers en/of bedrijven, maar zij zijn ook kwetsbaar voor intimidatie of benvloeding.

Beroepen beoordelen Dit kan de positie van private personen, bedrijven en personeelsleden benvloeden. Soms is hier intern beroep mogelijk. Omwille van de betrokken belangen zou het het personeelslid dat het beroep beoordeelt, een partijdig oordeel kunnen vellen.

Betalen / Geld Processen waarbij wordt omgegaan met geld of met instrumenten die snel in geld zijn om te zetten, zijn uiterst fraudegevoelig. Geld is meestal nog verleidelijker dan goederen, omdat het gemakkelijk voor allerlei privdoeleinden is in te zetten. Goederen zijn niet altijd gemakkelijk in geld om te zetten en bij het verhandelen ervan moeten vaak derden worden betrokken. Bij dit risicogebied gaat het om contant/giraal geld dat via budgetten, premies, toelagen, etc., ter beschikking komt. Dossierbehandeling Het beschikken over vertrouwelijke kennis, documenten en dossiers. Ongeautoriseerde openbaarmaking van dergelijke informatie zou de belangen aanzienlijk kunnen schaden. Dat leidt tot kwetsbaarheid bij de omgang met deze informatie. Het risico bestaat dat ambtenaren worden omgekocht om vertrouwelijke informatie door te spelen aan belanghebbenden, dat misbruik wordt gemaakt van voorwetenschap of dat belangenconflicten ontstaan.