Rol en taken van de preventiemedewerker

Wat zijn nu precies de taken van u als preventiemedewerker? Het woord ‘preventie’ geeft al aan dat
het gaat om taken die tot doel hebben ongevallen en verzuim te voorkomen. Dit betekent dat u als
preventiemedewerker een belangrijke rol gaat spelen bij het tot stand komen en het uitvoeren van
de risico-inventarisatie en -evaluatie, bij het verzorgen van voorlichting en onderricht, bij het
opzetten van een managementsysteem en bij het registreren en onderzoeken van ongevallen.
Daarnaast bent u als preventiemedewerker de vraagbaak in de organisatie op het gebied van de
arbeidsomstandigheden en hebt u een belangrijke coördinerende functie met betrekking tot de
andere deskundigen die voor de organisatie werkzaam zijn (arbodienstmedewerkers of deskundigen
die in het kader van de overlegregeling actief zijn). Als preventiemedewerker kunt u een groot aantal
taken op het bordje krijgen. Dit zult u van tevoren goed met uw leidinggevende moeten afspreken.
Taken waaraan u in dit kader kunt denken worden in de volgende paragrafen benoemd. Dit is echter
geen uitputtende lijst; er zijn zeker nog andere taken denkbaar, terwijl daarnaast taken die hier
genoemd worden ook heel goed door anderen uitgevoerd kunnen worden.

Preventiemedewerker en risico-inventarisatie
Iedere organisatie moet beschikken over een deugdelijke en actuele inventarisatie van de gevaren en
de risico's. Deze inventarisatie kan, afhankelijk van de aard en de omvang van de organisatie, zelf
worden uitgevoerd, dan wel in samenwerking met andere deskundigen. Voor kleine organisaties zijn
basis-risico-inventarisaties beschikbaar. Deze kunnen uitstekend door u als preventiemedewerker
zelf worden uitgevoerd. Met het toenemen van de omvang of de complexiteit van de organisatie zal
meer deskundige ondersteuning noodzakelijk zijn. De rol van u als preventiemedewerker verschuift
dan van zelf uitvoerend naar participerend en ondersteunend. Hierbij behoudt u als
preventiemedewerker overigens wel de regievoering. U bent degene die samen met de externe
deskundigen en medewerkers binnen de eigen organisatie nagaat op welke wijze de
risicoinventarisatie het beste kan worden uitgevoerd. Het is tevens aan u als preventiemedewerker
om een goede planning voor het gehele proces te maken en vervolgens faciliterend op te treden
jegens de externe deskundigen. Vervolgens speelt u als preventiemedewerker een belangrijke rol bij
de follow-up van de risico-inventarisatie. U vervult een coördinerende rol bij de totstandkoming van
een plan van aanpak. Daarnaast bent u de bewaker van de uitvoering van het plan van aanpak.
Verstoringen in de uitvoering worden door u gesignaleerd.

Preventiemedewerker en de bedrijfsarts
In de nieuwe Arbowet wordt aangegeven dat de preventiemedewerker overleg moet voeren met de
bedrijfsarts. Dit moet ook vastgelegd zijn in het basiscontract. De bedrijfsarts kan bijvoorbeeld iets
vertellen over het soort en de hoogte van het verzuim, het PMO, duurzame inzetbaarheid en
werkdruk. De preventiemedewerker kan iets vanuit de praktijk vertellen: wat komt hij tegen en
welke (bijna-)ongevallen hebben er plaatsgevonden. Je ziet, onderwerpen genoeg om een of
meerdere malen met de bedrijfsarts te overleggen.
Preventiemedewerker en ondernemingsraad
Een van de nieuwe wettelijk voorgeschreven taken in de nieuwe Arbowet die u als
preventiemedewerker heeft, is het adviseren aan, onderscheidenlijk het nauw samenwerken met, de
ondernemingsraad (or), de personeelsvertegenwoordiging (pvt) of de belanghebbende werknemers
inzake de genomen en de te nemen maatregelen met betrekking tot het
arbeidsomstandighedenbeleid. De overheid wil dat de preventiemedewerker en de or meer met
elkaar samenwerken dan voorheen. De or en de preventiemedewerker vullen elkaar aan, maar
hebben allebei hun eigen verantwoordelijkheden. Dit betekent dat ook ondernemingsraden een
beroep op u kunnen doen om hen te ondersteunen bij hun werkzaamheden. In dit kader is het
belangrijk dat u als preventiemedewerker beseft dat u een adviseur bent. U moet zich er nooit toe
laten verleiden een onderdeel te worden van de ondernemingsraad. Net zomin dat u een onderdeel
wordt van het management. Iedere partij binnen de organisatie moet zijn eigen positie innemen. De
werkgever is verantwoordelijk voor het arbobeleid binnen de organisatie. De ondernemingsraad
toetst dit beleid en spreekt de werkgever daarop aan. Beiden, zowel de werkgever als de
ondernemingsraad, kunnen bij de uitvoering van hun werkzaamheden advies vragen aan de
preventiemedewerker.

Preventiemedewerker en voorlichting
Voorlichting is een krachtig instrument in het kader van preventie. Wanneer mensen zich bewust zijn
van de gevaren in hun werkomgeving zullen zij daarmee anders omgaan dan wanneer zij zich daarvan
niet bewust zijn. Op basis van de risico-inventarisatie ontwikkelt de preventiemedewerker per functie
of functiegroep een voorstel voor de noodzakelijke voorlichting en onderricht van de betrokken
medewerkers. Van groot belang is dat u als preventiemedewerker goed nadenkt over de wijze
waarop de verschillende onderdelen het beste aan medewerkers kunnen worden overgedragen en
de tijdstippen waarop dat dient te gebeuren. Het is dus aan u om met voorstellen te komen voor de
implementatie van een goed voorlichtings- en onderrichtbeleid. Overigens geschiedt dit in nauwe
samenwerking met de werknemers, de leiding en de andere deskundigen.

Preventiemedewerker en managementsysteem
Arbeidsomstandigheden kunnen alleen dan optimaal zijn wanneer aan dat onderwerp structureel
aandacht wordt besteed. Dit betekent dat in een organisatie taken, verantwoordelijkheden en
bevoegdheden duidelijk moeten worden vastgelegd, dat er procedures moeten zijn en dat het beleid
regelmatig wordt geëvalueerd. Als preventiemedewerker kunt u een belangrijke rol spelen bij het
adviseren van het management met betrekking tot het opzetten van een dergelijk systeem.
Daarnaast treedt u als preventiemedewerker faciliterend op wanneer derden worden ingeschakeld
om een dergelijk managementsysteem binnen de organisatie te implementeren.

Preventiemedewerker en ongevallen
Wanneer er in een organisatie ongevallen gebeuren, dienen deze goed geregistreerd en onderzocht
te worden. Van ongevallen kan men leren, zodat soortgelijke ongevallen in de toekomst kunnen
worden voorkomen. De preventiemedewerker beheert het ongevallenregister. Dit register moet
zodanig opgezet zijn, dat men het uiteindelijk aan analyses kan onderwerpen. Zo moet men met
behulp van het register uitspraken kunnen doen over het tijdstip waarop een ongeval is gebeurd, de
plek waar het zich heeft voorgedaan, de medewerkers die erbij betrokken zijn geweest, en dergelijke.

Alle ongevallen dienen onderzocht te worden. Eenvoudige ongevallen kunt u als

preventiemedewerker zelf onderzoeken. Meer complexe ongevallen zullen onderzocht moeten
worden met behulp van meerdere deskundige derden. Bij ieder onderzoek is het van belang verder
te kijken dan de directe oorzaak. De voorafgaande oorzaken, de basisrisicofactoren, zijn veel
belangrijker, omdat men daaraan iets kan veranderen.

Preventiemedewerker als vraagbaak

Dagelijks lopen medewerkers in een organisatie tegen problemen aan. Het is belangrijk dat hierop
snel een antwoord gegeven kan worden. Ook daarvan kan een belangrijke preventieve werking
uitgaan. Als preventiemedewerker moet u daarom als zodanig in de organisatie bekend staan. Dit
betekent dat u veel moet investeren in uw naamsbekendheid. Veel aanwezig zijn in de organisatie en
veel praten met medewerkers kan daaraan een belangrijke bijdrage leveren. Tevens is van belang dat
de medewerkers weten dat u snel een antwoord krijgt. Dan blijven ze u aanspreken.

Preventiemedewerker als coördinator

Niet alleen de preventiemedewerker houdt zich bezig met de zorg voor arbeidsomstandigheden.
Naast de preventiemedewerker zijn andere deskundigen aan de organisatie verbonden, zoals
veiligheidskundigen en bedrijfsartsen. Zij kunnen afkomstig zijn van een arbodienst of werkzaam zijn
voor andere bureaus of als zelfstandige hun beroep uitoefenen. Verder hebben in de organisatie vele
mensen een taak in het behartigen van de zorg voor arbeidsomstandigheden. Voorkomen moet
worden dat deze mensen langs elkaar heen werken. Als preventiemedewerker speelt u een rol als
afstemmer. Als preventiemedewerker bent u de spin in het web. U bent het centrum van informatie.

Hierna wordt een voorbeeld gegeven van een functiebeschrijving van een preventiemedewerker. In
de praktijk zult u waarschijnlijk niet alle genoemde taken uitvoeren, op andere momenten zijn er
taken die u uitvoert, maar die hier niet genoemd worden. Het is slechts een voorbeeld. Het zal u en
uw werkgever helpen een echte functiebeschrijving van uw functie op te stellen.

Voorbeeld: taakomschrijving van een preventiemedewerker

Functiebenaming: Preventiemedewerker Hoofdbestanddelen

van de functie:
- Adviseren aan de werkgever en de ondernemingsraad met betrekking tot de
arbeidsomstandigheden. De preventiemedewerker geeft de werkgever en de ondernemingsraad
gevraagd en ongevraagd advies met betrekking tot het verbeteren van de
arbeidsomstandigheden.
- Optreden als intermediair tussen de eigen organisatie en externe deskundigen. De
preventiemedewerker coördineert de werkzaamheden van de medewerkers van de arbodienst
en andere deskundigen met betrekking tot activiteiten binnen de organisatie. De
preventiemedewerker is voor deze deskundigen een eerste aanspreekpunt, voorziet ze van de
nodige informatie en zorgt voor afspraken met andere personen binnen de organisatie. Ook
 verzorgt hij contacten tussen de leidinggevenden van de organisatie en de arbodienst of andere
deskundigen.
- Coördineren van de beleidsvoeringactiviteiten binnen de organisatie. De preventiemedewerker is
verantwoordelijk voor het uitvoeren, dan wel laten uitvoeren van de risico-inventarisatie en
evaluatie. Hij presenteert de resultaten aan de directie en de ondernemingsraad, coördineert de
totstandkoming van het plan van aanpak en bespreekt het concept met de directie en de
ondernemingsraad. Ook communiceert hij over de risico-inventarisatie en -evaluatie en het plan
van aanpak met de werknemers.
- Bewaken van de uitvoering van het vastgestelde beleid. De preventiemedewerker bewaakt de
uitvoering van de plannen zoals die vastgelegd zijn. Hij probeert knelpunten tot een oplossing te
brengen. Indien knelpunten niet kunnen worden opgelost, worden deze voorgelegd aan de
directie.
- Fungeren als centraal meldpunt voor ongevallen, bijna-ongevallen en onveilige situaties. De
preventiemedewerker ontvangt meldingen van ongevallen. Hij maakt voor ieder ongeval een
ongevalformulier op en registreert de ongevallen en bijna-ongevallen in een register. Hij
onderzoekt ongevallen indien daartoe aanleiding bestaat, dan wel laat ongevallen door
deskundigen onderzoeken. Ook analyseert hij regelmatig de registraties en doet op basis daarvan
eventueel aanbevelingen.
- Bijhouden en verspreiden van relevante informatie. Leest relevante literatuur en informatie op
het gebied van de arbeidsomstandigheden. De preventiemedewerker verspreidt deze informatie,
voor zover relevant, aan andere personen in de organisatie.
- Fungeren als vraagbaak op het gebied van arbeidsomstandigheden. De preventiemedewerker
beantwoordt de meest voorkomende vragen van management, ondernemingsraad en
medewerkers. Zet indien noodzakelijk de vragen uit aan derden.
- Verzorgen van externe contacten. De preventiemedewerker onderhoudt contacten met derden,
zoals de arbodienst en de Inspectie SZW.

Boeken
Meer over de preventiemedewerker leest u in de recent geactualiseerde uitgaves:
De Preventiemedewerker, een praktische handleiding, auteurs: P.Diehl, H.Koenders en A.Suikerbuik.
Te bestellen in de Vakmedianetshop >

Preventiemedewerker in 100 vragen, auteurs: mr. H. Koenders, P.J. Diehl, T. Suijkerbuijk.

Te bestellen in de Vakmedianetshop >

Opleidingen
Arbo biedt verschillende opleidingen over uiteenlopende thema’s. Voor preventiemedewerkers
bieden wij ook een online training:
denieuwepreventiemedewerker.nl >

Wil u meer weten over Arbo-opleidingen?

Bekijk de agenda op arbo-online.nl >

Deze whitepaper wordt u aangeboden door