SISTEM PENGURUSAN FAIL

DI SEKOLAH
Oleh
ABD RAHIM BIN ABDUL RAHMAN
KETUA UNIT PIAWAIAN
SEKTOR JAMINAN KUALITI
JABATAN PELAJARAN JOHOR
arahim.arahman@moe.gov.my
019 - 7143511

OBJEKTIF CERAMAH
Di akhir ceramah ini peserta diharap akan
dapat:
Memahami apa yang dimaksudkan dengan
sistem fail; dan
Menggunakan pengetahuan ini untuk
mengurus ,menyediakan fail bersistem yang
betul dan piawai bagi penyimpanan rekod
dan dokumen.

DEFINISI SISTEM FAIL

Proses menyimpan segala rekod
dan dokumen untuk rujukan
dengan selamat, mudah diperolehi
dengan cepat bila dikehendaki dan
proses ini meliputi Klasifikasi,
Penyusunan, Penyimpanan Dan
Pelupusan.

Arahan / Punca Kuasa /Sumber

Rujukan
Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail
Memail;
Sistem Fail Arkib Negara Malaysia
* AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA 2003
Sistem Fail Jabatan Pelajaran Johor
* SURAT PELAKSANAAN 2010

Ciri-ciri Sistem Fail Yang Baik :

1.
2.
3.
4.

Bersistem
Mudah dirujuk
Mudah diperolehi
Selamat

Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail

1.
2.
3.
4.

Fail tidak banyak menggunakan ruang;

Mudah disedia dan mudah disimpan;
Murah dan mudah diperolehi;
Cara mudah diperluas dan dipakai
berterusan;
5. Rekod mudah dicari bila diperlukan;
6. Cross reference maklumat berkaitan
dimasukkan dalam fail berkenaan.

Pengkelasan Fail : ARKIB NEGARA

KOD

PERKARA

100

PENGURUSAN

200

BANGUNAN DAN HARTA ( ASET TETAP )

300

KELENGKAPAN & BEKALAN ( ASET ALIH )

400

KEWANGAN

500

SUMBER MANUSIA

600

PENGURUSAN KURIKULUM

700

PENGURUSAN KOKURIKULUM

Tahukah anda..
BERDASARKAN SURAT ARAHAN DARI
SEKTOR PENGURUSAN AKADEMIK , JPN
JOHOR ( 2010 )
: PENGURUSAN FAIL PANITIA

10 FAIL SEDIA ADA DITUKAR KE 7 FAIL

SAHAJA DENGAN 6 FAIL KERAS & 1 FAIL
PUTIH

Tahap Fail : Mengikut Warna Fail

Putih : Terbuka dan terhad
Hijau: SULIT untuk fail individu
Merah Jambu: Rahsia
Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelah
luar kulit. Keselamatan negara bagi kes-kes ISA
Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika fail
sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail dijumpai
masukkan sebagai satu kandungan dan direkod pada
kertas minit

Perkara 53 :FAIL TERBUKA- PUTIH

Maklumat yang terkandung dalam
dokumen ini tidak boleh diberitahu
secara lansung atau tidak lansung
kepada akhbar atau sesiapa yang
tidak dibenarkan
Digunakan untuk fail induk di pejabat
/sekolah

Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit

Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn
Malaysia/Negeri.dan dimaksudkan bagi
makluman orang-orang yang perlu mengetahui
kandungannya dalam masa menjalankan tugastugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung
dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara
lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa
yang tidak dibenarkan
Ada di JPN/PPD/Sekolah
Di sekolah ( Cth : Guru bermasalah )

53(a): RAHSIA BESAR

Dokumen ini ialah hak milik kerajaan
Malaysia/negeridan dimaksudkan bagi
makluman.sendiri dan lain-lain pegawai
yang perlu mengetahui kandunganya dalam
masa menjalankan tugas-tugas rasmi
mereka. Maklumat yang terkandung dalam
dokumen ini tidak boleh diberitahu secara
lansung atau tidak lansung kepada akhbar
atau sesiapa yang tidak dibenarkan.
Tiada di sekolah.

Kenyataan lain selain dari 53 (a) (b)

dan (c)
Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah
dikehendaki oleh undang-undang
menyerahkannya kepada Pejabat daerah, Balai
Polis atau Pejabat Angkatan tentera untuk
dihantar ke Pejabat Pegawai keselamatan
Kerajaan beserta dengan keterangan-keterangan
termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana
dijumpai. Menyimpan atau membinasakan
dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu
kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972

Peralatan Yang digunakan untuk Membuka Fail

PERALATAN YANG PERLU:
1. PEN MARKER WARNA HITAM / BIRU SIZE 700
2. PEN DAKWAT KERING WARNA MERAH
3. PEN DAKWAT KERING WARNA HITAM/BIRU
4. PEMBARIS PLASTIK/KAYU/LOGAM
5. PENSIL 2B/HB
6. HURUF BLOK ( STENCIL) : JIKA MAHU
7. PENEBUK LUBANG : 1 LUBANG ( TIKET BAS )
8. KERTAS MINIT
9. GETAH PEMADAM
10. TALI PENGIKAT KERTAS
LIQUID PAPER : HARAM DIGUNAKAN..

Cara Membuka Fail Terbuka:

Muka Depan : tulis tangan !!
1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )

Cara Membuka Fail Terbuka:

Muka Depan : tulis tangan !!
1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )

2. Tuliskan Perkara: PANITIA BAHASA MELAYU ( tulis tangan )mesti sama dgn apa yg didaftarkan tak boleh singkatan.
Kalau nak pakai huruf blok bolehtapi ada syarat..

3. Tuliskan kod : JBA1056/600-2/3/1

4. Tuliskan tarikh kandung pertama : tarikh minit

pertama dikandungkan & initial ( jika mahu )

5. Didaftarkan dibawah perkara : 600 KURIKULUM

KURIKULUM

6. TEBUK LUBANG , 1 INCI DARI TEPI & 1.5 INCI DARI ATAS KE BAWAH

RAHIM - SJQ - JPNJ

7. GUNAKAN 1 TALI SAHAJA ,MASUKKAN TALI DARI LUAR FAIL DENGAN

BATANG SENGKANG KELUAR DARI LUBANG SURAT & KERTAS MINIT

BAHAGIAN DALAM FAIL

KIRI FAIL KERTAS MINIT

KANAN FAIL - SURAT

RAHIM - SJQ - JPNJ

8. TULISKAN PADA KERTAS MINIT:

-KERTAS MINIT NO :
-HELAI NO : 1 M/S : 1

RAHIM - SJQ - JPNJ

9. TULISKAN PADA KERTAS MINIT:

-KERTAS MINIT NO :
-HELAI NO : 1 M/S : 2

RAHIM - SJQ - JPNJ

TALI HIJAU

PENEBUK LUBANG
RAHIM - SJQ - JPNJ

KERTAS MINIT : MESTI ASAL TIDAK BOLEH PHOTOCOPY / BERTAIP DAN

TIDAK BOLEH DITAMPAL DI ATAS KULIT FAILHARAMYE

PENEBUK LUBANG
RAHIM - SJQ - JPNJ

PRINSIP : PROSES SURAT KELUAR

DAN SURAT MASUK
SURAT MASUK : PEN WARNA MERAH
MASUK : MERAH
M:M

SURAT KELUAR : PEN WARNA

HITAM/BIRU
KELUAR : HITAM/BIRU
K:H/B

PRINSIP : PROSES SURAT KELUAR

DAN SURAT MASUK

BERIKUT ADALAH ATURAN SEBENAR

UNTUK PROSES KELUAR MASUK SURAT
DAN KEADAAN SEBENAR MUNGKIN
BERBEZA DI SEKOLAH ANDA
BERGANTUNG KEPADA BUDI BICARA
PIHAK PENTADBIRJIKA BUAT BETUL..IA
AKAN BETUL SAMPAI BILABILA