SISTEM PENGURUSAN FAIL

DI SEKOLAH
Oleh

ABD RAHIM BIN ABDUL RAHMAN

KETUA UNIT PIAWAIAN
SEKTOR JAMINAN KUALITI
JABATAN PELAJARAN JOHOR
arahim.arahman@moe.gov.my
019 - 7143511
 OBJEKTIF CERAMAH

Di akhir ceramah ini peserta diharap akan

dapat:
Memahami apa yang dimaksudkan dengan
sistem fail; dan
Menggunakan pengetahuan ini untuk
mengurus ,menyediakan fail bersistem yang
betul dan piawai bagi penyimpanan rekod
dan dokumen.
 DEFINISI SISTEM FAIL

Proses menyimpan segala rekod
dan dokumen untuk rujukan
dengan selamat, mudah diperolehi
dengan cepat bila dikehendaki dan
proses ini meliputi Klasifikasi,
Penyusunan, Penyimpanan Dan
Pelupusan.
 Arahan / Punca Kuasa /Sumber
Rujukan

Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail

Memail;
Sistem Fail Arkib Negara Malaysia
* AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA 2003
Sistem Fail Jabatan Pelajaran Johor
* SURAT PELAKSANAAN 2010
 Ciri-ciri Sistem Fail Yang Baik :

1. Bersistem
2. Mudah dirujuk
3. Mudah diperolehi
4. Selamat
Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail
1. Fail tidak banyak menggunakan ruang;
2. Mudah disedia dan mudah disimpan;
3. Murah dan mudah diperolehi;
4. Cara mudah diperluas dan dipakai
berterusan;
5. Rekod mudah dicari bila diperlukan;
6. Cross reference maklumat berkaitan
dimasukkan dalam fail berkenaan.
 Pengkelasan Fail : ARKIB NEGARA
KOD PERKARA
100 PENGURUSAN
200 BANGUNAN DAN HARTA ( ASET TETAP )
300 KELENGKAPAN & BEKALAN ( ASET ALIH )
400 KEWANGAN
500 SUMBER MANUSIA
600 PENGURUSAN KURIKULUM
700 PENGURUSAN KOKURIKULUM
 Tahukah anda..

BERDASARKAN SURAT ARAHAN DARI

SEKTOR PENGURUSAN AKADEMIK , JPN
JOHOR ( 2010 )

: PENGURUSAN FAIL PANITIA

10 FAIL SEDIA ADA DITUKAR KE 7 FAIL

SAHAJA DENGAN 6 FAIL KERAS & 1 FAIL
PUTIH
 Tahap Fail : Mengikut Warna Fail
Putih : Terbuka dan terhad

Hijau: SULIT untuk fail individu

Merah Jambu: Rahsia

Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelah

luar kulit. Keselamatan negara bagi kes-kes ISA

Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika fail

sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail dijumpai
masukkan sebagai satu kandungan dan direkod pada
kertas minit
Perkara 53 :FAIL TERBUKA- PUTIH

Maklumat yang terkandung dalam

dokumen ini tidak boleh diberitahu
secara lansung atau tidak lansung
kepada akhbar atau sesiapa yang
tidak dibenarkan
Digunakan untuk fail induk di pejabat
/sekolah
 Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit
Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn
Malaysia/Negeri.dan dimaksudkan bagi
makluman orang-orang yang perlu mengetahui
kandungannya dalam masa menjalankan tugas-
tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung
dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara
lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa
yang tidak dibenarkan
Ada di JPN/PPD/Sekolah
Di sekolah ( Cth : Guru bermasalah )
 53(a): RAHSIA BESAR
Dokumen ini ialah hak milik kerajaan
Malaysia/negeridan dimaksudkan bagi
makluman.sendiri dan lain-lain pegawai
yang perlu mengetahui kandunganya dalam
masa menjalankan tugas-tugas rasmi
mereka. Maklumat yang terkandung dalam
dokumen ini tidak boleh diberitahu secara
lansung atau tidak lansung kepada akhbar
atau sesiapa yang tidak dibenarkan.
Tiada di sekolah.
 Kenyataan lain selain dari 53 (a) (b)
dan (c)
Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah
dikehendaki oleh undang-undang
menyerahkannya kepada Pejabat daerah, Balai
Polis atau Pejabat Angkatan tentera untuk
dihantar ke Pejabat Pegawai keselamatan
Kerajaan beserta dengan keterangan-keterangan
termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana
dijumpai. Menyimpan atau membinasakan
dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu
kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972
Peralatan Yang digunakan untuk Membuka Fail
PERALATAN YANG PERLU:
1. PEN MARKER WARNA HITAM / BIRU SIZE 700
2. PEN DAKWAT KERING WARNA MERAH
3. PEN DAKWAT KERING WARNA HITAM/BIRU
4. PEMBARIS PLASTIK/KAYU/LOGAM
5. PENSIL 2B/HB
6. HURUF BLOK ( STENCIL) : JIKA MAHU
7. PENEBUK LUBANG : 1 LUBANG ( TIKET BAS )
8. KERTAS MINIT
9. GETAH PEMADAM
10. TALI PENGIKAT KERTAS

LIQUID PAPER : HARAM DIGUNAKAN..

 Cara Membuka Fail Terbuka:
Muka Depan : tulis tangan !!
1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )
 Cara Membuka Fail Terbuka:
Muka Depan : tulis tangan !!
1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )
2. Tuliskan Perkara: PANITIA BAHASA MELAYU ( tulis tangan )-
mesti sama dgn apa yg didaftarkan tak boleh singkatan.
Kalau nak pakai huruf blok bolehtapi ada syarat..
3. Tuliskan kod : JBA1056/600-2/3/1
4. Tuliskan tarikh kandung pertama : tarikh minit
pertama dikandungkan & initial ( jika mahu )
5. Didaftarkan dibawah perkara : 600 KURIKULUM

KURIKULUM
6. TEBUK LUBANG , 1 INCI DARI TEPI & 1.5 INCI DARI ATAS KE BAWAH

RAHIM - SJQ - JPNJ

 7. GUNAKAN 1 TALI SAHAJA ,MASUKKAN TALI DARI LUAR FAIL DENGAN
BATANG SENGKANG KELUAR DARI LUBANG SURAT & KERTAS MINIT

BAHAGIAN DALAM FAIL

KIRI FAIL KERTAS MINIT

KANAN FAIL - SURAT

RAHIM - SJQ - JPNJ

8. TULISKAN PADA KERTAS MINIT:
-KERTAS MINIT NO :
-HELAI NO : 1 M/S : 1

RAHIM - SJQ - JPNJ

9. TULISKAN PADA KERTAS MINIT:
-KERTAS MINIT NO :
-HELAI NO : 1 M/S : 2

RAHIM - SJQ - JPNJ

 TALI HIJAU

PENEBUK LUBANG

RAHIM - SJQ - JPNJ

KERTAS MINIT : MESTI ASAL TIDAK BOLEH PHOTOCOPY / BERTAIP DAN
TIDAK BOLEH DITAMPAL DI ATAS KULIT FAILHARAMYE

PENEBUK LUBANG

RAHIM - SJQ - JPNJ

PRINSIP : PROSES SURAT KELUAR
DAN SURAT MASUK

SURAT MASUK : PEN WARNA MERAH

MASUK : MERAH
1 M:M

SURAT KELUAR : PEN WARNA

HITAM/BIRU
2 KELUAR : HITAM/BIRU
K:H/B
PRINSIP : PROSES SURAT KELUAR
DAN SURAT MASUK

BERIKUT ADALAH ATURAN SEBENAR

UNTUK PROSES KELUAR MASUK SURAT
DAN KEADAAN SEBENAR MUNGKIN
BERBEZA DI SEKOLAH ANDA
BERGANTUNG KEPADA BUDI BICARA
PIHAK PENTADBIRJIKA BUAT BETUL..IA
AKAN BETUL SAMPAI BILABILA